Bạn là vợ hoặc chồng của người đang làm việc tại Mỹ bằng visa H-1B? Tin vui là bạn có thể đủ điều kiện để được cấp giấy phép lao động H-4 EAD, giúp bạn hợp pháp làm việc, tự do tìm việc, hoặc thậm chí khởi nghiệp tại Mỹ.

Để có được H-4 EAD, bạn cần nộp mẫu đơn I-765 đến Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS), kèm theo hồ sơ cần thiết và lệ phí theo quy định. Chỉ khi USCIS phê duyệt và cấp EAD, bạn mới chính thức được phép bắt đầu công việc tại Mỹ.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về:

• Điều kiện để xin H-4 EAD

• Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Các bước nộp đơn I-765

• Lưu ý quan trọng để tránh sai sót

Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin chính xác và cập nhật để bắt đầu sự nghiệp hợp pháp tại Mỹ với tư cách là vợ/chồng phụ thuộc H-4, thì đây chính là bài viết dành cho bạn.

Phần 1: Cách điền Form I-765 để xin H4 EAD chính xác nhất

Bước 1: Điều kiện để xin H-4 EAD tại Mỹ

Không phải tất cả vợ/chồng phụ thuộc H-4 đều có thể nộp đơn xin giấy phép lao động (H-4 EAD). Bạn chỉ đủ điều kiện nếu đáp ứng một trong các trường hợp sau:

• Người giữ visa H-1B là vợ/chồng của bạn đã được cấp quyền lưu trú theo điều khoản 106(a) hoặc 106(b) của Đạo luật AC21.

• Hoặc vợ/chồng bạn (người có visa H-1B) là người thụ hưởng của mẫu đơn I-140 đã được USCIS chấp thuận (I-140 là đơn xin cấp Thẻ Xanh cho lao động có tay nghề).

Lời khuyên từ kinh nghiệm thực tế:

• Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra kỹ tình trạng hồ sơ H-1B hoặc I-140 của vợ/chồng để chắc chắn bạn đủ điều kiện.

• Nếu chưa rõ về tình trạng hồ sơ, bạn có thể gọi trực tiếp USCIS qua số 1-800-375-5283 để được hỗ trợ.

• Trong những trường hợp phức tạp, hãy tham khảo ý kiến của một luật sư di trú giàu kinh nghiệm để tránh sai sót có thể khiến hồ sơ bị chậm hoặc từ chối.

Bước 2: Tải mẫu đơn I-765 và hướng dẫn mới nhất

Khi xin giấy phép lao động H-4 EAD, bước đầu tiên quan trọng nhất là tải mẫu đơn I-765 và hướng dẫn đi kèm từ trang web chính thức của USCIS tại: https://www.uscis.gov/i-765.

Một số lưu ý thực tế:

• Luôn dùng phiên bản mới nhất: USCIS thường xuyên cập nhật biểu mẫu. Nếu bạn nộp đơn bằng bản cũ, hồ sơ sẽ không được chấp nhận và bạn phải làm lại từ đầu, gây mất thời gian và lệ phí.

• Đọc kỹ hướng dẫn: Tài liệu đi kèm có đầy đủ chỉ dẫn chi tiết. Việc điền sai hoặc thiếu thông tin có thể khiến hồ sơ bị trì hoãn hoặc bị từ chối.

• Nhiều hồ sơ bị trả lại chỉ vì lỗi nhỏ như điền nhầm ngày tháng, ký sai vị trí hoặc dùng phiên bản cũ của mẫu đơn. Vì vậy, hãy kiểm tra ít nhất 2 lần trước khi gửi.

Bước 3: Cách điền đơn I-765 xin H-4 EAD

Khi điền đơn I-765, bạn cần cung cấp thông tin cá nhân của mình và của vợ/chồng (người giữ visa H-1B). Có hai cách để hoàn thành đơn:

• Điền trực tiếp trên máy tính, sau đó in ra và ký tên.

• In mẫu trắng và viết tay, nhớ dùng mực đen để USCIS dễ đọc.

Một số lưu ý quan trọng từ kinh nghiệm thực tế:

• Trả lời đầy đủ và chính xác: USCIS có thể từ chối nếu thông tin thiếu hoặc sai.

• Nếu câu hỏi không áp dụng, hãy ghi rõ “None” hoặc “N/A”. Không được để trống.

• Kiểm tra kỹ trước khi nộp, đặc biệt là ngày tháng, chữ ký và thông tin về tình trạng visa của vợ/chồng.

Bước 4: Ký và ghi ngày trên đơn I-765

Sau khi đã điền xong đơn I-765 để xin giấy phép lao động H-4 EAD, bạn cần thực hiện bước quan trọng cuối cùng: ký tên và ghi ngày nộp hồ sơ.

Một số lưu ý quan trọng:

• Kiểm tra kỹ toàn bộ đơn trước khi ký để đảm bảo không còn lỗi chính tả, sai thông tin hoặc câu trả lời bị bỏ sót.

• Chỉ ký bằng mực đen. USCIS sẽ không chấp nhận chữ ký photo, scan hoặc chỉ gõ tên thay cho chữ ký.

• Nếu bạn điền đơn trên máy tính, hãy in ra bản cứng rồi ký tay.

• Một lỗi nhỏ như quên ký tên có thể khiến hồ sơ của bạn bị trả lại và mất thêm nhiều tuần xử lý.

Rất nhiều hồ sơ bị trì hoãn chỉ vì thiếu chữ ký hoặc ký sai vị trí. Vì vậy, sau khi ký, hãy nhờ một người khác kiểm tra lại hồ sơ trước khi gửi đi.

Phần 2: Chuẩn bị hồ sơ xin H4 EAD: Danh sách giấy tờ cần thiết

Bước 1: Cung cấp bằng chứng về tình trạng H-4 của bạn

Khi nộp đơn I-765 xin giấy phép lao động H-4 EAD, bạn phải chứng minh mình đang giữ tình trạng hợp pháp H-4. Các giấy tờ thường dùng gồm:

• Bản sao Form I-94 (Arrival/Departure Record) thể hiện bạn nhập cảnh và được cấp diện H-4.

• Hoặc bản sao Form I-797 (Notice of Action) xác nhận chấp thuận đơn I-539 xin hoặc gia hạn tình trạng H-4.

Một số lưu ý quan trọng:

• Chỉ sử dụng giấy tờ còn hiệu lực. Nếu I-94 hoặc I-797 đã hết hạn, hồ sơ của bạn có thể bị từ chối.

• Hãy kiểm tra ngày hết hạn thật kỹ trước khi nộp để tránh mất thời gian xử lý.

• Trong thực tế, nhiều hồ sơ bị chậm chỉ vì người nộp quên gia hạn H-4 trước khi nộp I-765.

Bước 2: Nộp bản sao giấy tờ tùy thân có ảnh

Để chứng minh danh tính khi xin giấy phép lao động H-4 EAD, bạn cần nộp một bản sao giấy tờ tùy thân có ảnh do cơ quan chính phủ cấp. Những giấy tờ thường được chấp nhận gồm:

• Hộ chiếu (trang thông tin cá nhân/biometric page).

• Visa Mỹ còn hiệu lực.

• Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân từ quốc gia của bạn (nếu vẫn còn giá trị).

• Giấy khai sinh kèm ảnh (trường hợp quốc gia của bạn có cấp dạng này).

• EAD cũ nếu bạn từng được cấp giấy phép lao động trước đây.

Lưu ý thực tế:

• Luôn dùng bản sao rõ nét, đầy đủ thông tin và còn hiệu lực.

• Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, nên gia hạn sớm để tránh ảnh hưởng đến hồ sơ.

• USCIS thường ưu tiên hộ chiếu hoặc visa vì đây là giấy tờ phổ biến và dễ xác minh.

Bước 3: Nộp bản sao giấy đăng ký kết hôn

Vì tình trạng H-4 phụ thuộc trực tiếp vào hôn nhân với người giữ visa H-1B, USCIS sẽ yêu cầu bạn chứng minh mối quan hệ này. Do đó, trong hồ sơ xin H-4 EAD, bạn cần:

• Bản sao giấy đăng ký kết hôn để xác nhận mối quan hệ vợ/chồng.

• Nếu giấy đăng ký kết hôn được cấp ở nước ngoài và không phải tiếng Anh, bạn phải kèm theo bản dịch công chứng/được chứng nhận hợp lệ.

Kinh nghiệm thực tế:

• Nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung chỉ vì nộp bản dịch không được chứng nhận. Vì vậy, hãy dùng bản dịch công chứng chuẩn USCIS ngay từ đầu.

• Giữ lại cả bản gốc lẫn bản sao, vì đôi khi USCIS có thể yêu cầu xuất trình bản gốc trong quá trình xử lý.

Bước 4: Cung cấp bằng chứng đủ điều kiện xin H-4 EAD

Để USCIS chấp thuận đơn I-765, bạn cần chứng minh mình thực sự đủ điều kiện xin H-4 EAD. Các giấy tờ thường được yêu cầu gồm:

• Bằng chứng về tình trạng H-1B của vợ/chồng, ví dụ:

  • Bản sao I-797 Approval Notice (chấp thuận H-1B).

  • Bản sao visa H-1B còn hiệu lực.

  • Bản sao I-94 của vợ/chồng.

• Nếu hồ sơ dựa trên mẫu đơn I-140 (đơn xin thẻ xanh cho lao động) đã được chấp thuận hoặc đang chờ xét duyệt, bạn cần nộp:

  • Bản sao Approval Notice I-140; hoặc

  • Bản sao Receipt Notice nếu I-140 vẫn đang chờ xử lý.

Kinh nghiệm thực tế:

• Rất nhiều hồ sơ bị chậm chỉ vì người nộp quên kèm Approval Notice hoặc nộp bản sao mờ, khó đọc.

• Luôn chuẩn bị bản sao rõ ràng, còn hiệu lực.

• Nếu bạn không chắc cần nộp loại giấy tờ nào, hãy gọi USCIS 1-800-375-5283 hoặc tham khảo luật sư di trú giàu kinh nghiệm để tránh sai sót.

Bước 5: Chuẩn bị ảnh hộ chiếu để nộp cùng đơn H-4 EAD

Trong hồ sơ xin giấy phép lao động H-4 EAD, bạn cần nộp 02 ảnh hộ chiếu giống hệt nhau theo tiêu chuẩn USCIS.

Một số lưu ý quan trọng:

• Chụp ảnh mới nhất: Ngay cả khi bạn có ảnh chụp vài tháng trước, hãy chụp lại để đảm bảo tính cập nhật.

• Địa điểm chụp: Có thể chụp ở hiệu ảnh chuyên nghiệp, hiệu thuốc lớn hoặc các dịch vụ in ấn, chuyển phát tại Mỹ.

• Yêu cầu kỹ thuật theo chuẩn Mỹ:

  • Ảnh màu, in trên giấy ảnh chất lượng cao.

  • Kích thước: 2 x 2 inch (5,1 cm x 5,1 cm).

  • Khoảng cách từ cằm đến đỉnh đầu: 1 – 1,375 inch (2,54 – 3,49 cm).

  • Phông nền trắng, khuôn mặt nhìn thẳng, không đeo kính hoặc che mặt.

Kinh nghiệm thực tế:

• Ảnh không đúng chuẩn là một trong những lý do phổ biến khiến USCIS yêu cầu bổ sung hồ sơ.

• Hãy nhắc rõ với tiệm ảnh rằng ảnh dùng để nộp cho USCIS (Immigration) để họ chụp đúng tiêu chuẩn.

Phần 3: Gửi đơn H4 EAD: Hướng dẫn đóng phí, điền Form G-1145 và gửi hồ sơ

Bước 1: Xác định địa chỉ nộp hồ sơ I-765

Địa chỉ gửi đơn I-765 của bạn sẽ phụ thuộc vào nhóm đủ điều kiện (eligibility category) mà bạn khai trong Câu hỏi số 16 của mẫu đơn.

Các bước thực hiện:

• Kiểm tra mục 16 trên đơn I-765 để biết bạn thuộc diện nào.

• Truy cập trang chính thức của USCIS tại: https://www.uscis.gov/i-765-addresses.

• Chọn đúng eligibility category để lấy địa chỉ chính xác nơi nộp hồ sơ.

Kinh nghiệm thực tế:

• Nếu gửi hồ sơ sai địa chỉ, USCIS sẽ trả lại và bạn phải gửi lại từ đầu → vừa mất thời gian vừa có nguy cơ làm chậm tiến trình.

• Nên in địa chỉ trực tiếp từ trang USCIS thay vì dựa vào nguồn khác (vì địa chỉ có thể thay đổi theo thời gian).

• Khi gửi hồ sơ bằng bưu điện, hãy chọn dịch vụ có tracking number để dễ dàng theo dõi tình trạng giao nhận.

Bước 2: Đính kèm mẫu thông báo G-1145

Nếu bạn muốn nhận thông báo qua email hoặc tin nhắn SMS ngay khi USCIS tiếp nhận hồ sơ I-765 xin H-4 EAD, hãy nộp kèm Form G-1145 – E-Notification of Application/Petition Acceptance.

• Tải mẫu mới nhất tại trang chính thức USCIS: https://www.uscis.gov/g-1145.

• Điền thông tin liên hệ của bạn (email và số điện thoại di động).

• Gắn Form G-1145 ngay trang đầu tiên của bộ hồ sơ trước khi gửi.

Kinh nghiệm thực tế:

• Đây là cách nhanh nhất để biết hồ sơ đã được USCIS tiếp nhận mà không cần chờ thư giấy.

• Thông báo này chỉ xác nhận việc tiếp nhận, không phải chấp thuận.

• Nhiều đương đơn quên đính kèm G-1145 nên phải chờ lâu mới biết tình trạng hồ sơ – vì vậy hãy chuẩn bị ngay từ đầu.

Bước 3: Chuẩn bị lệ phí nộp đơn I-765 (H-4 EAD)

Khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động H-4 EAD, bạn cần chuẩn bị lệ phí theo quy định của USCIS.

• Phí nộp đơn I-765: 410 USD.

• Một số trường hợp (ví dụ: vợ/chồng hoặc con chưa kết hôn của đương đơn I-140) có thể phải nộp thêm 85 USD phí sinh trắc học.

Hình thức thanh toán được chấp nhận:

• Check cá nhân hoặc money order, rút từ ngân hàng tại Mỹ và thanh toán bằng USD.

• Viết check trả cho: U.S. Department of Homeland Security (không viết tắt).

• Trên dòng memo của check, ghi rõ: “Form I-765”.

• Ngày trên check phải theo định dạng Mỹ: tháng/ngày/năm (MM/DD/YYYY).

Kinh nghiệm thực tế:

• Rất nhiều hồ sơ bị trả lại chỉ vì viết sai tên cơ quan thụ hưởng (ví dụ: viết tắt “DHS” thay vì viết đầy đủ).

• Luôn kẹp check hoặc money order ở ngay đầu hồ sơ để USCIS dễ xử lý.

• Nếu dùng money order, hãy giữ lại biên lai gốc để theo dõi.

Bước 4: Sắp xếp hồ sơ I-765 theo đúng thứ tự

Để USCIS xử lý nhanh chóng và tránh bị yêu cầu bổ sung, bạn nên sắp xếp hồ sơ xin H-4 EAD theo thứ tự khuyến nghị:

1. Check hoặc money order nộp lệ phí – đặt trên cùng bộ hồ sơ.

2. Form G-1145 (nếu bạn muốn nhận thông báo qua email/SMS).

3. Form I-765 đã hoàn tất và ký tên.

4. Các giấy tờ chứng minh đi kèm, sắp xếp theo thứ tự được liệt kê trong hướng dẫn điền đơn I-765 (ví dụ: I-94, I-797, giấy kết hôn, hộ chiếu, visa, ảnh hộ chiếu, giấy tờ của H-1B spouse, v.v.).

Lưu ý quan trọng:

• Chỉ nộp bản sao rõ ràng của giấy tờ gốc. Nếu bạn gửi bản gốc, chúng sẽ trở thành tài liệu lưu giữ của USCIS và bạn sẽ không được trả lại.

• Dùng kẹp giấy thay vì bấm ghim để USCIS dễ tháo rời khi xử lý.

• Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ một lần nữa trước khi cho vào phong bì gửi đi.

Việc sắp xếp hồ sơ gọn gàng, đúng thứ tự giúp USCIS xử lý nhanh hơn và giảm nguy cơ hồ sơ bị trả lại hoặc chậm trễ.

Bước 5: Gửi hồ sơ I-765 đến đúng địa chỉ USCIS

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin H-4 EAD, bạn cần gửi toàn bộ bộ hồ sơ đến địa chỉ USCIS phù hợp.

Một số hướng dẫn quan trọng:

• Sử dụng phong bì manila kích thước đủ lớn để đựng hồ sơ mà không phải gấp giấy tờ.

• Bạn có thể gửi qua US Postal Service (USPS) hoặc các dịch vụ chuyển phát tư nhân như UPS, FedEx.

• Địa chỉ nộp hồ sơ khác nhau tùy theo bạn dùng USPS hay hãng chuyển phát tư nhân. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ trên trang chính thức USCIS trước khi gửi.

• Luôn kiểm tra địa chỉ 2 lần. Nếu gửi nhầm, hồ sơ sẽ bị trả lại và bạn phải nộp lại từ đầu.

Kinh nghiệm thực tế:

• Nên chọn dịch vụ gửi có tracking number để dễ dàng theo dõi hành trình hồ sơ.

• Ghi rõ địa chỉ USCIS ở ngoài phong bì và giữ lại biên lai gửi để làm bằng chứng.

• Nếu gần hạn visa, nên chọn dịch vụ chuyển phát nhanh để tránh chậm trễ.

Bước 6: Theo dõi và chờ USCIS xử lý hồ sơ

Sau khi gửi đơn I-765, bạn sẽ cần chờ USCIS xét duyệt.

• Thời gian xử lý: Thông thường mất vài tháng để USCIS xem xét và cấp thẻ EAD.

• Trong thời gian này, bạn không được phép làm việc cho đến khi nhận được thẻ EAD hợp lệ.

• Nếu hồ sơ đã chờ trên 90 ngày mà chưa có kết quả, bạn có thể gửi yêu cầu tra cứu (case inquiry) đến trung tâm USCIS đang xử lý hồ sơ của mình.

Kinh nghiệm thực tế:

• Sau khi nhận được biên lai (Receipt Notice), bạn có thể theo dõi tình trạng hồ sơ online trên trang USCIS Case Status.

• Luôn giữ lại số biên lai (receipt number) để tra cứu và liên hệ khi cần.

• Nếu hồ sơ bị chậm bất thường, bạn có thể nhờ luật sư di trú hỗ trợ gửi inquiry hoặc escalate hồ sơ.

Nguồn tham khảo

1. https://www.uscis.gov/working-in-the-united-states/temporary-workers/h-1b-specialty-occupations/employment-authorization-for-certain-h-4-dependent-spouses
2. https://www.uscis.gov/i-765
3. https://www.uscis.gov/forms/filing-fees
4. https://www.uscis.gov/forms/filing-guidance/tips-for-filing-forms-by-mail

Biên dịch: Leigh Kennedy Ly.