Cách từ chối ứng viên xin việc: 12 bước thông báo khéo léo và chuyên nghiệp

Trong tuyển dụng, việc thông báo “không đạt” cho ứng viên luôn là bước khó xử, nhất là khi họ đã đầu tư thời gian và kỳ vọng vào vị trí. Nhiều nhà tuyển dụng tại Việt Nam thường băn khoăn: nên gọi điện hay gửi email? Nói sao cho rõ ràng mà vẫn giữ được sự tôn trọng?

Bài viết này sẽ giúp bạn nắm được cách từ chối ứng viên xin việc một cách lịch sự, thẳng thắn và phù hợp văn hoá, để vừa bảo vệ hình ảnh doanh nghiệp, vừa tạo trải nghiệm tích cực cho ứng viên. Chỉ cần vài nguyên tắc đơn giản, bạn sẽ biết cách xử lý tình huống tế nhị này một cách nhẹ nhàng và hiệu quả.

Phần 1: Cách từ chối ứng viên qua điện thoại khéo léo

Bước 1: Gọi điện trực tiếp cho ứng viên đã phỏng vấn

Việc gửi email có thể giúp bạn tránh một cuộc trò chuyện khó xử, nhưng trong thực tế tuyển dụng, thông báo kết quả qua điện thoại luôn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Đây cũng là cách xử lý phù hợp khi bạn cần từ chối ứng viên xin việc sau buổi phỏng vấn trực tiếp.

Vì sao nên gọi điện thay vì email

• Thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và nỗ lực của ứng viên.

• Tạo cảm giác minh bạch và chuyên nghiệp, phù hợp kỳ vọng trong tuyển dụng tại Việt Nam.

• Giúp bạn giải thích ngắn gọn lý do và giữ mối quan hệ tốt cho các lần ứng tuyển sau.

Gọi vào thời điểm phù hợp

• Thực hiện cuộc gọi trong giờ hành chính để tránh làm phiền khi ứng viên đang ăn tối hoặc bận việc cá nhân.

• Nếu ứng viên không nghe máy, bạn có thể để lại lời nhắn ngắn gọn và lịch sự, sau đó gửi email bổ sung.

Cách trao đổi hiệu quả khi gọi điện

• Giới thiệu nhanh và đi thẳng vào mục đích cuộc gọi để ứng viên không hồi hộp quá lâu.

• Thông báo kết quả rõ ràng, ngắn gọn, tránh vòng vo.

• Cảm ơn vì sự quan tâm của họ và khuyến khích họ ứng tuyển các vị trí phù hợp khác trong tương lai.

Bước 2: Giữ nội dung trao đổi ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề

Khi thực hiện cách từ chối ứng viên xin việc, bạn nên tập trung vào mục đích chính và tránh lan man. Điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian và cảm xúc của ứng viên.

Không trò chuyện xã giao

• Tránh hỏi thăm đời sống cá nhân, chuyện gia đình, thời tiết hoặc bất kỳ chủ đề không liên quan.

• Không đùa giỡn hay tạo không khí quá thoải mái, vì có thể khiến ứng viên hiểu sai ý bạn.

Giữ cuộc gọi dưới 5 phút

• Chuẩn bị sẵn nội dung để nói ngắn gọn và rõ ràng.

• Nhận diện bản thân, nhắc lại buổi phỏng vấn và đi ngay vào thông báo kết quả.

• Cách làm này giúp ứng viên cảm nhận được sự chuyên nghiệp và rằng bạn không muốn làm mất thời gian của họ.

Ví dụ về điều nên tránh

• Không nên mở đầu theo kiểu:
  “Xin chào Ben, tôi là Susan từ Vitamin World. Rất vui vì đã gặp bạn hôm trước. À mà thời tiết chỗ bạn thế nào? Nghe nói có cảnh báo lốc xoáy?”

• Những câu hỏi như vậy khiến cuộc gọi trở nên dài dòng và thiếu tập trung vào thông tin quan trọng.

Bước 3: Thông báo rõ ràng rằng công ty đã chọn một ứng viên khác

Khi thực hiện cách từ chối ứng viên xin việc, điều quan trọng nhất là nói thẳng nhưng nhẹ nhàng, tránh vòng vo. Việc thông báo sớm ngay sau lời chào giúp ứng viên hiểu ngay mục đích cuộc gọi và giảm cảm giác hồi hộp.

Nói rõ quyết định tuyển dụng

• Giải thích ngắn gọn rằng công ty đã chọn một ứng viên khác cho vị trí.

• Tránh dùng các cụm từ mơ hồ dễ khiến ứng viên hiểu sai hoặc hy vọng tiếp tục.

Thể hiện sự trân trọng

• Nhắc lại rằng bạn đánh giá cao việc ứng viên dành thời gian đến phỏng vấn.

• Khẳng định hồ sơ và buổi gặp gỡ để lại ấn tượng tốt, nhưng lựa chọn cuối cùng dựa trên sự phù hợp tổng thể.

Thông báo sớm trong cuộc gọi

• Sau khi chào hỏi, hãy chuyển ngay vào nội dung chính.

• Cách làm này giúp cuộc trò chuyện rõ ràng, tôn trọng thời gian của ứng viên và tránh tạo cảm giác kéo dài không cần thiết.

Ví dụ cách diễn đạt phù hợp

• Bạn có thể nói theo cách tự nhiên và chuyên nghiệp như:
  “Chào Ruth, tôi là Mike Fritz từ AAA Tech Services. Cảm ơn bạn đã đến phỏng vấn tuần trước, chúng tôi rất vui khi được gặp bạn và đánh giá cao kinh nghiệm của bạn. Tuy nhiên, tôi muốn thông báo rằng công ty đã quyết định trao cơ hội cho một ứng viên khác phù hợp hơn với nhu cầu hiện tại.”

Bước 4: Nêu rõ một vài điểm mạnh nổi bật của ứng viên được chọn

Khi thực hiện cách từ chối ứng viên xin việc, việc chia sẻ ngắn gọn lý do tuyển dụng là điều nhiều ứng viên mong muốn. Bạn không cần phân tích chi tiết từng điểm trong hồ sơ, nhưng nên đề cập một vài ưu thế rõ ràng của người được tuyển để ứng viên hiểu và chấp nhận kết quả.

Giải thích lý do một cách thực tế và đơn giản

• Chọn 1–2 điểm mạnh nổi bật mà ứng viên trúng tuyển sở hữu.

• Tập trung vào yếu tố khách quan như kinh nghiệm, chuyên môn hoặc kỹ năng đặc thù.

• Tránh phê bình trực tiếp ứng viên đang nghe, chỉ nêu sự khác biệt của người được chọn.

Giúp ứng viên hiểu vì sao quyết định được đưa ra

• Nhiều ứng viên muốn biết họ thiếu điều gì để rút kinh nghiệm cho lần sau.

• Cách trình bày minh bạch, ngắn gọn giúp họ cảm thấy được tôn trọng và nhìn nhận kết quả nhẹ nhàng hơn.

Ví dụ diễn đạt phù hợp và chuyên nghiệp

• “Chúng tôi rất trân trọng kinh nghiệm làm việc nhiều năm của bạn, nhưng ứng viên được chọn có bằng thạc sĩ – yếu tố đang được công ty ưu tiên cho vị trí này.”

• “Ứng viên mà chúng tôi quyết định tuyển đã làm đúng vị trí này tại một công ty khác, nên khả năng hòa nhập và chuyển giao công việc sẽ nhanh hơn.”

Bước 5: Nhắc lại rằng có nhiều ứng viên giỏi cùng tham gia tuyển chọn

Trong quá trình từ chối ứng viên xin việc, một số ứng viên có thể cảm thấy hụt hẫng hoặc nghĩ rằng mình đã làm sai điều gì. Việc nhấn mạnh rằng họ đang cạnh tranh với nhiều ứng viên mạnh khác giúp họ nhìn sự việc khách quan hơn và bớt áp lực lên bản thân.

Giải thích bối cảnh cạnh tranh thật tế

• Nhắc rằng vị trí này thu hút rất nhiều ứng viên có kinh nghiệm và năng lực tốt.

• Làm rõ rằng việc không được chọn không đồng nghĩa họ kém cỏi hay thiếu khả năng.

• Nhấn mạnh rằng quyết định cuối cùng dựa trên sự phù hợp cao nhất, không phải sự thất bại cá nhân.

Giúp ứng viên cảm nhận sự công bằng

• Khi hiểu rằng họ đang trong một cuộc cạnh tranh lớn, ứng viên thường dễ chấp nhận kết quả hơn.

• Cách giải thích này cũng cho thấy doanh nghiệp minh bạch và tôn trọng ứng viên.

Ví dụ cách diễn đạt tự nhiên, chuyên nghiệp

• “Mặc dù bạn là một ứng viên rất tiềm năng, nhưng vị trí này có khá nhiều người ứng tuyển với hồ sơ mạnh. Vì vậy, chúng tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng bạn chưa phải là lựa chọn cuối cùng.”

• Cách nói này vừa giữ được sự tôn trọng, vừa giúp ứng viên hiểu rõ bối cảnh tuyển dụng.

Bước 6: Mời ứng viên kết nối với công ty trên các kênh chuyên nghiệp

Khi thực hiện cách từ chối ứng viên xin việc, cuộc trò chuyện đôi khi khá nhạy cảm. Việc mở lời mời kết nối trên mạng xã hội nghề nghiệp giúp không khí nhẹ nhàng hơn và cho thấy doanh nghiệp vẫn trân trọng họ.

Giữ mối liên hệ chuyên nghiệp

• Khuyến khích ứng viên kết nối với công ty qua LinkedIn hoặc các kênh truyền thông chính thức.

• Điều này thể hiện rằng doanh nghiệp không có bất kỳ cảm giác tiêu cực nào và vẫn coi họ là ứng viên tiềm năng.

Tạo cơ hội cho tương lai

• Cho biết công ty sẵn sàng xem xét họ cho các vị trí phù hợp khác.

• Đây là cách mở ra cánh cửa mới cho ứng viên, đặc biệt trong những ngành có nhu cầu tuyển dụng liên tục.

Ví dụ cách diễn đạt tự nhiên

• “Chúng tôi rất mong tiếp tục giữ bạn trong danh sách ứng viên tiềm năng cho những vị trí mới. Bạn có thể gửi lời mời kết nối LinkedIn đến bộ phận nhân sự được không?”

• “Công ty đang có nhiều chương trình mới. Nếu bạn quan tâm, hãy theo dõi chúng tôi trên các kênh chính thức để cập nhật thông tin.”

Bước 7: Kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự nếu ứng viên cố tranh luận

Trong quá trình từ chối ứng viên xin việc, đôi khi ứng viên có thể phản ứng cảm xúc và tìm cách thuyết phục bạn xem xét lại. Lúc này, bạn cần giữ thái độ bình tĩnh, không tranh luận chi tiết và kết thúc cuộc gọi một cách tôn trọng.

Không đi vào tranh luận

• Tránh phân tích lại buổi phỏng vấn, chỉ ra từng điểm họ làm chưa tốt hoặc so sánh họ với ứng viên khác.

• Việc tranh luận chỉ khiến cuộc gọi kéo dài và dễ gây hiểu lầm không cần thiết.

• Tập trung giữ ranh giới rõ ràng về quyết định tuyển dụng.

Giữ thái độ nhẹ nhàng và hỗ trợ

• Công nhận nỗ lực của ứng viên, giúp họ bớt cảm giác thất vọng.

• Nhắc lại rằng quyết định đã được đưa ra và không thể thay đổi.

• Trấn an họ rằng việc chưa được chọn không đồng nghĩa thiếu năng lực.

Cách diễn đạt lịch sự và phù hợp

• Bạn có thể nói:
  “Dù chúng tôi phải chọn một ứng viên khác, điều đó không có nghĩa là bạn làm gì sai. Tôi tin rằng bạn sẽ sớm tìm được một công việc thật phù hợp.”

• Cách trả lời này vừa chấm dứt cuộc trao đổi đúng lúc, vừa giữ được sự tôn trọng và tinh tế.

Bước 8: Khuyến khích ứng viên mạnh tiếp tục ứng tuyển trong tương lai

Khi thực hiện cách từ chối ứng viên xin việc, đừng bỏ lỡ cơ hội giữ lại những ứng viên có tiềm năng. Việc họ chưa phù hợp cho vị trí hiện tại không có nghĩa là họ không phù hợp với công ty trong tương lai. Giữ mối quan hệ tốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tuyển dụng và mở rộng nguồn ứng viên chất lượng.

Giải thích rõ ràng rằng họ vẫn là ứng viên tốt

• Nhấn mạnh rằng họ có nhiều điểm mạnh đáng ghi nhận.

• Làm rõ rằng sự không phù hợp chỉ liên quan đến vị trí này, không phải năng lực tổng thể của họ.

• Tạo cảm giác tích cực để họ không nản lòng khi ứng tuyển lại.

Mời họ ứng tuyển lần sau

• Khuyến khích ứng viên theo dõi các cơ hội mới tại công ty.

• Nhắc rằng bạn rất sẵn sàng xem xét hồ sơ của họ một lần nữa.

• Điều này giúp họ hiểu rằng cánh cửa không hề đóng lại.

Xem xét giới thiệu họ sang bộ phận khác

• Nếu họ thật sự mạnh và bạn cảm thấy họ phù hợp ở vị trí khác, hãy chủ động kết nối họ với phòng ban liên quan.

• Đây là cách tận dụng tối đa nguồn nhân tài và giúp ứng viên tìm được vị trí thích hợp hơn.

Ví dụ diễn đạt tự nhiên và chuyên nghiệp

• “Nếu công ty có đăng tuyển vị trí mới, đừng ngần ngại ứng tuyển lại nhé. Bạn suýt được chọn cho vị trí này và hoàn toàn phù hợp để thử sức lần nữa.”

• Với ứng viên đặc biệt mạnh:
  “Tôi nghĩ bạn có thể phù hợp với một vị trí khác trong công ty. Nếu bạn muốn, tôi có thể kết nối bạn với bộ phận liên quan để trao đổi thêm.”

Phần 2: Mẫu email từ chối ứng viên chuyên nghiệp, dễ dùng

Bước 1: Gửi email thông báo ngay khi đã chọn ứng viên khác

Đối với những ứng viên không tham gia phỏng vấn, cách từ chối ứng viên xin việc phù hợp nhất là thông báo qua email. Việc chủ động gửi sớm giúp họ không nuôi hy vọng và có thể tiếp tục tìm kiếm cơ hội mới mà không bị chậm trễ.

Gửi email trong thời gian sớm nhất có thể

• Khi công ty đã chính thức chọn được ứng viên trúng tuyển, hãy gửi email từ chối ngay cho những người còn lại.

• Điều này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng.

Thời điểm gửi email lý tưởng

• Nên thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo sau khi có quyết định tuyển dụng.

• Tránh để ứng viên chờ đợi quá lâu vì điều đó dễ tạo cảm giác mơ hồ và ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ.

Lợi ích của việc thông báo sớm

• Ứng viên không bị “treo” hy vọng và có thể chủ động tìm công việc khác.

• Doanh nghiệp xây dựng hình ảnh minh bạch, tôn trọng ứng viên ngay cả khi họ không được chọn.

• Giảm nguy cơ nhận email thắc mắc hoặc phản hồi tiêu cực do chờ đợi quá lâu.

Bước 2: Soạn email từ chối ngắn gọn trong 3–4 câu

Với những ứng viên chưa tham gia phỏng vấn, cách từ chối ứng viên xin việc qua email cần ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự. Nội dung không cần quá chi tiết nhưng phải đủ thông tin để ứng viên hiểu kết quả và cảm nhận sự tôn trọng từ phía doanh nghiệp.

Giữ email ngắn, chỉ 3–4 câu

• Xưng hô bằng họ tên đầy đủ để thể hiện sự chuyên nghiệp.

• Cảm ơn ứng viên vì đã nộp hồ sơ và thể hiện sự quan tâm của họ đối với vị trí.

• Thông báo rõ ràng rằng công ty đã chọn một ứng viên khác.

• Chúc họ may mắn và tiếp tục thành công trong hành trình nghề nghiệp.

Kiểm tra kỹ trước khi gửi

• Rà soát lỗi chính tả, tên ứng viên và tên vị trí.

• Ký tên ở cuối email để tăng tính tin cậy.

Ví dụ email ngắn gọn, phù hợp thực tế

• “Nguyễn Văn A,
  Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vị trí Creative Director tại ABC Advertising. Chúng tôi đánh giá cao hồ sơ của bạn, nhưng hiện công ty đã lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn. Chúc bạn nhiều thành công trong con đường sự nghiệp sắp tới.
  Trân trọng,
  [Tên người gửi]”

Bước 3: Không xin lỗi trong email từ chối ứng viên

Khi gửi email theo cách từ chối ứng viên xin việc, bạn cần giữ sự chuyên nghiệp và nhất quán với quyết định tuyển dụng. Việc xin lỗi hoặc thể hiện rằng bạn không đồng ý với quyết định của công ty có thể tạo cảm giác thiếu thống nhất và gây hiểu lầm cho ứng viên.

Giữ giọng văn trung lập và chuyên nghiệp

• Tránh dùng lời xin lỗi như “rất tiếc” theo cách thể hiện cảm giác có lỗi.

• Không ám chỉ rằng bạn muốn tuyển ứng viên nhưng người khác trong công ty không đồng ý.

• Mục tiêu là thông báo rõ ràng, không truyền tải cảm xúc cá nhân hoặc ý kiến trái chiều.

Tránh gây hiểu lầm về quyết định tuyển dụng

• Email từ chối chỉ nên nêu kết quả, không nói về bất kỳ tranh luận nội bộ nào.

• Tuyệt đối không để ứng viên cảm thấy họ bị từ chối vì mâu thuẫn trong đội ngũ tuyển dụng.

Ví dụ về cách diễn đạt nên tránh

• “Tôi rất muốn tuyển bạn, nhưng quản lý tuyển dụng lại có ý kiến khác.”

• Câu này có thể khiến ứng viên hiểu sai và làm giảm tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Bước 4: Trả lời ngắn gọn nếu ứng viên phản hồi và đặt câu hỏi

Khi thực hiện cách từ chối ứng viên xin việc, đôi khi ứng viên sẽ gửi email hỏi thêm về lý do họ không được chọn. Lúc này, bạn chỉ cần trả lời ngắn gọn, khách quan trong 3–4 câu để tránh kéo dài trao đổi và vẫn giữ sự tôn trọng.

Giữ câu trả lời súc tích và trung lập

• Tập trung vào 1–2 yếu tố rõ ràng liên quan đến kinh nghiệm hoặc mức độ phù hợp với vị trí.

• Không phân tích quá sâu hay phản hồi theo hướng tranh luận.

• Tránh dùng ngôn ngữ phê bình cá nhân; chỉ nêu sự khác biệt dẫn đến quyết định tuyển dụng.

Mục tiêu là giải thích ngắn gọn, không mở ra trao đổi dài

• Trả lời đủ để ứng viên hiểu bối cảnh, nhưng không cung cấp quá nhiều thông tin chi tiết.

• Điều này giữ cho quá trình trao đổi chuyên nghiệp và tránh những hiểu lầm không cần thiết.

Ví dụ câu trả lời phù hợp

• “Chúng tôi đánh giá cao hồ sơ của bạn, nhưng sự khác biệt chủ yếu đến từ kinh nghiệm làm việc. Ứng viên được chọn có lịch sử công việc ổn định và liên tục hơn, phù hợp với yêu cầu vị trí. Chúng tôi trân trọng sự quan tâm của bạn và chúc bạn sớm tìm được cơ hội phù hợp.”

Kết thúc cuộc gọi nhanh gọn và rõ ràng

Khi thực hiện cách từ chối ứng viên xin việc, bạn cần kiểm soát thời lượng cuộc gọi để tránh rơi vào những trao đổi dài dòng hoặc gây căng thẳng cho cả hai bên.

Giữ cuộc gọi dưới 5 phút

• Sau khi thông báo kết quả, nhắc nhẹ rằng họ đã cạnh tranh với nhiều ứng viên mạnh khác.

• Khuyến khích họ ứng tuyển lại nếu công ty mở vị trí mới.

• Kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự, tránh để cuộc trò chuyện kéo dài không cần thiết.

Tối ưu quy trình phỏng vấn để giảm số cuộc gọi từ chối

• Mỗi lần tuyển dụng chỉ nên phỏng vấn khoảng 5–6 ứng viên phù hợp nhất.

• Điều này giúp bạn chỉ cần thực hiện 4–5 cuộc gọi từ chối, tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng trao đổi với từng ứng viên.

Luôn trung thực khi giải thích lý do

• Không bịa lý do hoặc làm sai lệch sự thật để tránh gây rắc rối sau này.

• Ngay cả khi ứng viên chưa thể hiện tốt, hãy trình bày theo cách tôn trọng và mang tính xây dựng.

• Tập trung vào yêu cầu của vị trí hoặc mức độ phù hợp, thay vì phê bình trực tiếp ứng viên.

Nguồn tham khảo

1. https://www.forbes.com/sites/lizryan/2015/01/28/how-to-tell-a-job-candidate-no-thanks/#3fcf4200776c
2. https://www.themuse.com/advice/what-to-say-to-the-candidates-you-dont-hire
3. https://www.forbes.com/sites/lizryan/2015/01/28/how-to-tell-a-job-candidate-no-thanks/#4b0ceea4776c
4. https://yourerc.com/blog/you-didnt-get-the-job-4-tips-for-communicating-with-applicants/

Biên dịch: Sidney Bailey Hoang.