Đi làm muộn đôi khi là điều khó tránh, từ kẹt xe đến con ốm bất ngờ. Tuy nhiên, cách bạn xin lỗi sếp không chỉ giúp giữ hình ảnh chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ứng xử khéo léo, lời xin lỗi chân thành, và cách giải thích lý do đi muộn sao cho sếp cảm thấy dễ hiểu và thông cảm. Dù là lần đầu hay đã trễ nhiều lần, bạn vẫn có thể tạo ấn tượng tích cực bằng cách giao tiếp đúng cách.

Bí quyết 1: Mẫu thư xin lỗi sếp khi đi làm muộn: Viết sao cho chuyên nghiệp

Bước 1: Cách xin lỗi sếp khi đi làm muộn qua email hoặc thư chính thức

• Gửi email hoặc thư xin lỗi khi đi muộn quá mức: Nếu bạn đi làm muộn đáng kể, ví dụ hơn 1 giờ, ngoài việc xin lỗi trực tiếp với sếp, hãy viết một email hoặc thư ngắn gọn. Điều này thể hiện sự chân thành và trách nhiệm của bạn.

• Thư xin lỗi giúp lấy lại niềm tin: Một bức thư được soạn thảo cẩn thận sẽ giúp sếp cảm nhận được bạn thực sự hối lỗi, đồng thời duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt công ty.

• Viết thư khi đã trễ nhiều lần hoặc gây hậu quả nghiêm trọng: Nếu bạn từng đi muộn nhiều lần, hoặc sự chậm trễ của bạn gây ảnh hưởng lớn như mất khách hàng, sai sót an toàn, hãy gửi thư xin lỗi để giải thích và cam kết khắc phục.

• Giữ lời xin lỗi ngắn gọn, chân thành và minh bạch: Không cần dài dòng, chỉ cần nói rõ lý do, nhận trách nhiệm và thể hiện sự mong muốn cải thiện để sếp dễ đồng cảm.

• Kết hợp lời xin lỗi trực tiếp và bằng văn bản: Đây là cách giúp bạn vừa thể hiện sự tôn trọng, vừa có bằng chứng về thái độ chuyên nghiệp khi gặp sự cố đi muộn.

Bước 2: Cách viết thư xin lỗi sếp khi đi làm muộn theo cấu trúc chính thức

• Thông tin cá nhân ở đầu thư: Bắt đầu bằng việc ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại và email của bạn ở phần trên cùng của thư. Đây là bước cơ bản để sếp có thể nhận biết và liên hệ lại nếu cần.

• Ghi ngày tháng viết thư: Dòng tiếp theo ghi ngày bạn soạn thư. Việc này giúp thư có tính lịch sử và minh bạch về thời gian.

• Thông tin người nhận: Ghi rõ tên sếp, email và địa chỉ công ty. Nếu bạn làm việc cho một tập đoàn lớn, nên ghi địa chỉ văn phòng nơi bạn làm việc thay vì trụ sở chính để đảm bảo thư đến đúng nơi cần xử lý.

• Cấu trúc thư:

  • Lời mở đầu: Xin lỗi chân thành về việc đi muộn.

  • Giải thích lý do: Ngắn gọn, trung thực, không biện minh.

  • Cam kết: Nêu biện pháp bạn sẽ thực hiện để tránh tái diễn.

  • Kết thúc: Cảm ơn sếp đã thông cảm và thể hiện mong muốn được duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp.

Bước 3: Cách mở đầu thư xin lỗi sếp khi đi làm muộn

• Sử dụng lời chào truyền thống: Bắt đầu thư bằng từ “Kính gửi,” hoặc “Dear” (nếu muốn giữ phong cách quốc tế), kèm theo chức danh và họ của sếp. Ví dụ: “Kính gửi Anh Nguyễn Văn A,” hoặc “Dear Mr. Nguyen,”.

• Không dùng tên riêng một cách thân mật: Dù bạn thường nói chuyện thân thiện với sếp, trong thư xin lỗi đi muộn, không nên dùng tên riêng hoặc biệt danh. Việc này giúp duy trì sự tôn trọng và chuyên nghiệp.

• Nếu không thoải mái với “Dear”: Bạn có thể bỏ “Dear” và chỉ viết “Anh Nguyễn Văn A,” kèm dấu phẩy. Điều quan trọng là giữ giọng điệu lịch sự, không quá thân mật.

• Tránh giọng quá gần gũi: Việc viết thư quá thân mật có thể khiến sếp cảm thấy thiếu tôn trọng. Hãy giữ phong cách trang trọng, ngắn gọn, và chân thành.

Bước 4: Cách trình bày lời xin lỗi trong thân thư

• Nêu rõ mục đích của thư: Giải thích rằng bạn viết thư này để thể hiện sự hối lỗi nhiều hơn một lời xin lỗi miệng thông thường.

• Tóm tắt lý do đi muộn: Ngắn gọn, trung thực, kể cả khi bạn đã nói chuyện trực tiếp với sếp. Ghi rõ ngày và giờ để sếp hiểu bối cảnh.

  • Ví dụ: “Tôi muốn gửi lời xin lỗi chân thành vì đã đến muộn hai giờ vào thứ Sáu, ngày 10/8/2018. Tôi gặp một tình huống bất ngờ tại nhà cần giải quyết ngay. Tôi hiểu rằng sự vắng mặt của tôi đã gây phiền hà vào thời điểm quan trọng của công ty, và một lần nữa tôi thật sự xin lỗi.”

• Giữ thân thư ngắn gọn: Chỉ nên gồm vài câu chính: lời mở đầu, lý do đi muộn, và xác nhận lỗi lầm. Viết dài dòng sẽ làm giảm sự chân thành và tập trung của thư.

• Giữ giọng điệu chân thành và trang trọng: Đây là yếu tố quan trọng để sếp cảm nhận được bạn thực sự nhận trách nhiệm và tôn trọng công việc.

Bước 5: Thể hiện sự nhận thức về hậu quả của việc đi muộn

• Thừa nhận tác động tiêu cực: Trong thư xin lỗi, hãy ghi rõ rằng bạn hiểu việc đi muộn đã ảnh hưởng đến sếp, đồng nghiệp hoặc công việc của công ty. Vì giọng điệu khó truyền tải qua văn bản, một câu thừa nhận sẽ giúp sếp cảm nhận được sự chân thành.

• Nêu cụ thể hậu quả: Nếu việc đi muộn gây thiệt hại tài chính, mất khách hàng, hoặc làm gián đoạn công việc, hãy đề cập một cách trung thực.

  • Ví dụ: “Tôi nhận ra rằng việc tôi bỏ lỡ cuộc hẹn lúc 10 giờ sáng không chỉ làm mất một khách hàng tiềm năng mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong việc cung cấp dịch vụ đáng tin cậy và chú trọng sự hài lòng của khách hàng.”

• Giữ giọng điệu chân thành: Thể hiện sự hối lỗi và cam kết cải thiện trong tương lai để sếp thấy bạn thực sự nhận trách nhiệm.

Bước 6: Kết thúc thư bằng cam kết khắc phục và tránh tái phạm

• Nêu cách bù đắp lỗi lầm: Kết thúc thư bằng việc trình bày bạn sẽ làm gì để sửa sai, ví dụ hoàn thành công việc còn dang dở hoặc hỗ trợ đồng nghiệp.

• Giải thích biện pháp tránh đi muộn trong tương lai: Hãy nêu rõ các bước cụ thể mà bạn sẽ thực hiện để không lặp lại tình huống.

  • Ví dụ: “Tôi đã nhờ hàng xóm đáng tin cậy giúp trông chó để tình huống sáng nay không xảy ra lần nữa.”

  • Hoặc: “Tôi sẽ xuất phát sớm hơn 30 phút và sắp xếp các cuộc hẹn cá nhân hợp lý để đảm bảo đến công ty đúng giờ.”

• Tập trung vào giải pháp cụ thể, không biện minh chung chung: Thể hiện rằng bạn quan tâm đến hành động thực tế và chịu trách nhiệm, thay vì chỉ đưa ra lời xin lỗi suông.

Bước 7: Bày tỏ lòng biết ơn trước khi kết thúc thư

• Cảm ơn sếp vì sự thông cảm và kiên nhẫn: Trước khi ký tên, hãy gửi lời cảm ơn sếp đã dành thời gian đọc thư và lắng nghe lý do của bạn.

• Kết thúc thư bằng giọng điệu tích cực: Một câu kết ngắn gọn, chân thành sẽ giúp xoa dịu bất kỳ cảm giác bực bội còn sót lại và tạo nền tảng tốt cho mối quan hệ công việc trong tương lai.

  • Ví dụ: “Tôi rất biết ơn vì sếp đã thông cảm trong suốt tình huống này, và tôi mong có cơ hội chứng minh sự tận tâm của mình với công ty.”

  • Hoặc: “Cảm ơn sếp đã hiểu và hỗ trợ những kế hoạch tôi đưa ra để khắc phục sự việc.”

• Giữ giọng điệu trang trọng và chân thành: Không cần cầu kỳ, chỉ cần lời cảm ơn đơn giản nhưng thật lòng.

Bước 8: Ký tên và kết thúc thư

• Ký tên thủ công hoặc đánh máy: Nếu gửi thư in, hãy để một khoảng trống phía dưới lời kết để ký tên tay. Nếu gửi email, chỉ cần gõ đầy đủ họ tên bạn. Luôn dùng tên mà bạn thường được biết đến tại nơi làm việc.

• Dòng kết thúc trang trọng: Trước khi ký tên, có thể thêm một dòng chào kết như “Trân trọng,” hoặc “Kính thư,” để tăng tính chuyên nghiệp.

• Ghi chức danh nếu cần: Nếu công ty lớn, nhiều phòng ban, bạn có thể ghi thêm chức danh bên dưới tên để sếp dễ nhận diện.

Bí quyết 2: Cách gọi điện xin lỗi khi trễ giờ làm: Mẹo ứng xử chuyên nghiệp

Bước 1: Đánh giá mức độ đi muộn và thông báo kịp thời

• Ước lượng thời gian trễ: Xác định nguyên nhân khiến bạn đi muộn và ước lượng bạn sẽ đến công ty trong bao lâu. Một vài phút trễ nhỏ có thể không ảnh hưởng lớn, nhưng nếu sẽ muộn lâu, bạn cần thông báo ngay.

• Tính toán dựa trên tình huống thực tế: Ví dụ nếu kẹt xe, hãy dùng ứng dụng dẫn đường có cập nhật tình hình giao thông để ước lượng thời gian còn lại một cách chính xác.

• Thông báo cho sếp hoặc bộ phận liên quan: Khi cho họ biết thời gian bạn dự kiến đến, sếp sẽ an tâm và có thể điều chỉnh lịch trình hoặc công việc phù hợp.

Bước 2: Gọi điện thông báo khi đi muộn

• Gọi điện nếu bạn trễ hơn 5 phút: Nếu có nguy cơ không đến đúng giờ, hãy gọi ngay cho sếp hoặc bộ phận liên quan để thông báo tình hình.

• Thông báo rõ ràng: Nói rõ lý do bạn bị trễ và ước lượng thời gian bạn sẽ đến nơi. Điều này giúp sếp sắp xếp công việc hợp lý và giảm áp lực cho đồng nghiệp.

• Không chắc chắn về thời gian đến: Nếu bạn không biết chính xác mình sẽ trễ bao lâu, vẫn nên gọi để thông báo. Thà thông báo trước còn hơn để sếp phải đoán hoặc gặp bất tiện.

Bước 3: Xem xét tình hình công việc trước khi thông báo

• Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc đi muộn: Trước khi gọi, hãy cân nhắc các sự kiện trong ngày. Nếu bạn có cuộc họp quan trọng hoặc công ty đang chạy chương trình khuyến mãi lớn, việc đi muộn có thể gây ảnh hưởng đáng kể.

• Gọi điện sớm nếu cần thiết: Khi gọi sớm, sếp hoặc đồng nghiệp có thể bố trí người khác tạm thời đảm nhận công việc của bạn cho đến khi bạn đến.

• Giúp giảm phiền phức cho công ty: Thông báo kịp thời không chỉ thể hiện trách nhiệm mà còn giúp công việc diễn ra suôn sẻ, giảm áp lực cho đồng nghiệp.

Bước 4: Nói chuyện trực tiếp với sếp khi thông báo đi muộn

• Yêu cầu nói trực tiếp với sếp: Khi gọi điện, hãy nhờ được nối máy với quản lý trực tiếp, trưởng ca, hoặc cấp trên trực tiếp của bạn để đảm bảo thông tin được truyền chính xác.

• Để lại thông tin với trợ lý hoặc lễ tân nếu cần: Nếu sếp bận, bạn có thể gửi thông tin cho lễ tân hoặc trợ lý. Họ thường ghi chú, đảm bảo có bằng chứng về cuộc gọi.

• Tránh nhờ đồng nghiệp truyền tin: Đừng để đồng nghiệp báo giúp, vì họ có thể bận hoặc quên, khiến thông tin không đến tay sếp đúng lúc.

Bí quyết 3: Gặp sếp khi đi làm trễ: Nên nói gì để gây thiện cảm?

Bước 1: Xin lỗi trực tiếp khi đến nơi làm việc

• Ưu tiên xin lỗi ngay khi đến công ty: Ngay khi bước vào văn phòng, hãy coi việc xin lỗi sếp là ưu tiên số 1. Điều này giúp sếp thấy bạn nhận trách nhiệm và tôn trọng công việc.

• Xin lỗi trực tiếp dù đã thông báo trước: Ngay cả khi bạn đã gọi điện báo trễ, việc gặp trực tiếp sếp và nói lời xin lỗi sẽ tạo ấn tượng chân thành hơn.

• Đừng trì hoãn xin lỗi: Nếu bạn chần chừ vì bận rộn hoặc ngại gặp sếp, bạn có thể để lại hình ảnh thiếu trách nhiệm, gây ấn tượng xấu trong mắt sếp và đồng nghiệp.

Bước 2: Giải thích ngắn gọn lý do đi muộn khi gặp sếp

• Trình bày nguyên nhân một cách ngắn gọn và trung thực: Khi sếp đã nghe bạn, hãy nói rõ lý do khiến bạn đi muộn. Lời giải thích nên trực tiếp, chân thành và súc tích.

• Không kể dài dòng: Một câu ngắn là đủ. Ví dụ: “Xin lỗi hôm nay tôi đến muộn vài phút. Con út của tôi đột ngột ốm khi tôi chuẩn bị ra khỏi nhà.”

• Tránh thông tin không phù hợp với công việc: Nếu bạn đi muộn vì lý do cá nhân nhạy cảm hoặc không liên quan đến công việc, tốt hơn là không nên đưa ra chi tiết. Điều này giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp.

Bước 3: Thể hiện sự chân thành khi xin lỗi

• Thật lòng và nhận trách nhiệm: Khi xin lỗi, hãy nói một cách chân thành. Sếp sẽ nhận ra nếu bạn không thực sự nghiêm túc. Thẳng thắn thừa nhận lỗi là cách tốt nhất để duy trì sự chuyên nghiệp.

• Tránh đùa cợt hoặc xem nhẹ: Không cười, trêu đùa, hay nói rằng việc trễ là chuyện nhỏ. Làm vậy có thể khiến sếp cảm thấy bạn thiếu tôn trọng.

Bước 4: Kết thúc cuộc trò chuyện bằng lời cảm ơn

• Cảm ơn sếp bất kể kết quả: Dù sếp có nghiêm khắc hay bỏ qua sự việc, hãy dành vài giây để bày tỏ sự biết ơn. Sau cùng, họ là lý do bạn còn công việc.

• Thể hiện sự trân trọng và cam kết: Một câu đơn giản như: “Cảm ơn sếp đã thông cảm. Tôi hứa sẽ không để chuyện này xảy ra lần nữa” vừa thể hiện sự chân thành, vừa giúp xoa dịu tình hình nếu sếp đang bực bội.

• Giữ thái độ khiêm tốn và lịch sự: Dù khó chịu khi phải nhún nhường trước cấp trên, đây là cách xử lý khôn ngoan và ngoại giao nhất, đặc biệt khi bạn đi muộn do lỗi của bản thân.

Bí quyết 4: Cách xây dựng hình ảnh nhân viên đáng tin sau khi đi trễ

Bước 1: Tránh nói dối hoặc biện minh khi đi muộn

• Không bịa chuyện hay phóng đại: Dù bạn có muốn “tạo lý do” để bào chữa, hãy kiềm chế. Lý do bạn đi muộn quan trọng ít hơn việc thể hiện bạn sẽ cố gắng hết sức để không tái phạm. Nếu bị phát hiện nói dối, tình hình sẽ tệ hơn rất nhiều.

• Cẩn thận với những lời giải thích nhỏ: Ngay cả chi tiết nhỏ cũng có thể bị kiểm chứng, ví dụ báo cáo giao thông có thể phủ nhận lý do kẹt xe bạn đưa ra.

• Tập trung vào ảnh hưởng của hành động với người khác: Việc thừa nhận tác động đến sếp hoặc đồng nghiệp tạo ấn tượng tốt hơn là cố gắng giảm nhẹ lỗi lầm.

  • Ví dụ: “Cảm ơn sếp đã điều chỉnh lịch làm việc vào phút chót” sẽ ấn tượng hơn là “Tôi bị kẹt xe trên đường cao tốc.”

Bước 2: Chờ đến sau cuộc họp mới xin lỗi nếu cần

• Không xin lỗi ngay khi cuộc họp đang diễn ra: Nếu bạn đến muộn trong lúc có cuộc họp quan trọng, hãy đi thẳng vào và tham gia. Lời xin lỗi có thể dành cho sau cuộc họp.

• Tránh gây chú ý không cần thiết: Bước vào phòng họp nhẹ nhàng, hạn chế tiếng động để không làm gián đoạn buổi họp hoặc thu hút sự chú ý.

• Lý do: Xin lỗi ngay trong cuộc họp không chỉ làm gián đoạn nội dung, mà còn khiến bạn cảm thấy xấu hổ khi phải thừa nhận lỗi trước sếp và đồng nghiệp.

Bước 3: Cố gắng tránh đi muộn trong tương lai

• Đừng để trở thành thói quen: Ai cũng có lúc đi muộn, nhưng nếu lặp lại thường xuyên, bạn sẽ bị đánh giá là nhân viên thiếu đáng tin cậy. Dù giải thích thế nào, việc lặp lại lỗi sẽ khiến sếp nghĩ bạn không thật sự hối lỗi.

• Hậu quả nghiêm trọng: Đi muộn liên tục có thể dẫn đến khiển trách, phạt, hoặc thậm chí mất việc.

• Các biện pháp cụ thể:

  • Dậy sớm hơn 30 phút để có thêm thời gian chuẩn bị và di chuyển.

  • Chuẩn bị mọi thứ từ tối hôm trước, như quần áo, túi xách, đồ ăn sáng, để ra khỏi nhà nhanh hơn.

Nguồn tham khảo

1. https://www.greatsampleresume.com/letters/personal-letters/apology-for-being-late
2. https://www.perfectapology.com/apology-letter-to-boss.html
3. https://www.greatsampleresume.com/letters/personal-letters/apology-for-being-late
   
4. https://www.nmu.edu/writingcenter/parts-business-letter
5. https://www.inc.com/john-boitnott/are-you-late-for-work-right-now-do-one-of-these-4-things.html

Biên dịch: Ashley Wright Nguyen.