Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp lịch sử làm việc của mình – chẳng hạn khi xin việc, làm hồ sơ xin giấy phép hành nghề, hoặc đăng ký hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Đây là thông tin quan trọng giúp nhà tuyển dụng, cơ quan quản lý hoặc đơn vị bảo hiểm xác minh quá trình công tác của bạn.

Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng nhớ chính xác đã làm ở đâu, vào thời gian nào, đặc biệt nếu từng trải qua nhiều công việc ngắn hạn, thời vụ hoặc tạm thời. Điều này dễ gây khó khăn khi cần kê khai đầy đủ và chính xác.

Tin vui là bạn hoàn toàn có thể tra cứu lịch sử việc làm bằng nhiều cách đơn giản và hợp pháp, từ hồ sơ cá nhân, giấy tờ bảo hiểm, đến dữ liệu lưu trữ trực tuyến. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• Tại sao cần nắm được lịch sử làm việc.

• Những cách phổ biến và đáng tin cậy để tra cứu.

• Lời khuyên thực tế để bổ sung thông tin còn thiếu.

Việc chủ động quản lý thông tin nghề nghiệp không chỉ giúp hồ sơ của bạn chuyên nghiệp hơn mà còn là “chìa khóa” bảo vệ quyền lợi lâu dài.

Cách tra cứu lịch sử làm việc nhanh và chính xác

Khi cần kê khai quá trình công tác để xin việc, làm hồ sơ hưởng bảo hiểm hay chứng minh kinh nghiệm nghề nghiệp, bạn có thể dễ dàng tra cứu lịch sử làm việc bằng những cách sau:

• Yêu cầu cơ quan an sinh xã hội (Social Security) cấp thông tin

  • Điền vào mẫu Request for Earnings Information.

  • Nộp kèm khoản phí theo quy định và gửi tới văn phòng An sinh xã hội.

  • Sau khoảng 120 ngày, bạn sẽ nhận được bảng chi tiết quá trình làm việc và thu nhập.

• Tra cứu thông tin từ cơ quan thuế (IRS)

  • Gửi mẫu Form 4506 để xin bản sao tờ khai thuế.

  • Trong đó sẽ có danh sách các đơn vị từng trả lương cho bạn – đây cũng là căn cứ xác định lịch sử công việc.

Lưu ý thực tế từ kinh nghiệm luật sư:

• Hãy giữ lại hợp đồng lao động, phiếu lương hoặc hồ sơ bảo hiểm xã hội để đối chiếu khi cần.

• Nên yêu cầu các cơ quan cấp bản sao càng sớm càng tốt vì thủ tục thường mất nhiều tuần đến vài tháng.

• Việc tra cứu lịch sử làm việc chính xác giúp bạn tiết kiệm thời gian khi hoàn thiện hồ sơ và bảo vệ quyền lợi lao động về sau.

Cách 1: Tra cứu lịch sử việc làm qua SSA: Hướng dẫn điền và gửi mẫu SSA-7050

Bước 1: Cách lấy mẫu tra cứu thông tin thu nhập và lịch sử làm việc

Cơ quan An sinh xã hội (Social Security Administration – SSA) lưu giữ toàn bộ quá trình đóng góp của bạn để tính quyền lợi hưởng lương hưu và các chế độ liên quan. Do đó, bạn có thể yêu cầu cung cấp lịch sử làm việc và thu nhập thông qua mẫu đơn chính thức.

• Tải mẫu đơn trực tuyến

  • Truy cập website của SSA để tải mẫu Request for Earnings Information tại địa chỉ: ssa.gov/forms/ssa-7050.pdf.

  • Có thể điền trực tiếp trên máy tính rồi in ra, hoặc in mẫu trắng để viết tay.

• Xin mẫu giấy trực tiếp tại văn phòng SSA

  • Nếu không tiện tải online, bạn có thể đến văn phòng An sinh xã hội gần nhất và yêu cầu cấp mẫu giấy.

  • Cách này phù hợp nếu bạn muốn được nhân viên hỗ trợ trực tiếp khi điền thông tin.

Mẹo nhỏ từ kinh nghiệm thực tế:

• Chuẩn bị sẵn giấy tờ tùy thân hợp lệ khi đến văn phòng SSA.

• Nếu muốn tiết kiệm thời gian, nên điền sẵn thông tin trước khi nộp.

• Giữ lại bản sao để đối chiếu khi cần bổ sung hồ sơ xin việc, xin cấp phép hành nghề hoặc hưởng trợ cấp.

Bước 2: Cách điền mẫu yêu cầu sao kê lịch sử làm việc và thu nhập

Khi làm thủ tục tra cứu, bạn cần điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn. Một số điểm quan trọng cần lưu ý:

• Thông tin cá nhân bắt buộc

  • Họ và tên đầy đủ.

  • Số An sinh xã hội (Social Security Number).

  • Ngày tháng năm sinh.

• Nội dung yêu cầu

  • Đánh dấu lựa chọn xin cấp sao kê chi tiết thu nhập (itemized statement of earnings).

  • Ghi rõ khoảng thời gian (năm bắt đầu – năm kết thúc) mà bạn muốn tra cứu.

• Thông tin trong sao kê

  • Danh sách tên và địa chỉ tất cả các đơn vị đã từng tuyển dụng bạn trong giai đoạn yêu cầu.

  • Thông tin thu nhập được cơ quan An sinh xã hội lưu giữ để tính quyền lợi sau này.

• Lưu ý khi điền tay

  • Chỉ sử dụng bút mực xanh hoặc đen.

  • Viết rõ ràng, tránh tẩy xóa để tránh bị trả hồ sơ.

Kinh nghiệm thực tế:

• Trước khi gửi, hãy rà soát kỹ thông tin cá nhân và thời gian yêu cầu để tránh sai sót.

• Nếu đã từng đổi tên hoặc thay đổi thông tin cá nhân, nên đính kèm giấy tờ chứng minh để hồ sơ được xử lý nhanh hơn.

Bước 3: Gửi mẫu đơn và thanh toán phí tra cứu lịch sử làm việc

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn cần gửi mẫu đơn kèm phí đến Division of Earnings Record Operations theo địa chỉ in trên biểu mẫu.

• Mức phí hiện hành

  • 136 USD: sao kê chi tiết thu nhập không chứng nhận (non-certified).

  • 192 USD: sao kê chi tiết thu nhập có chứng nhận (certified).

• Chọn loại sao kê phù hợp

  • Nếu chỉ dùng để tham khảo hoặc lưu giữ cá nhân → chọn bản không chứng nhận.

  • Nếu được cơ quan, tòa án hoặc đơn vị tuyển dụng yêu cầu bản chính thức → mới cần bản có chứng nhận.

• Phương thức thanh toán

  • Thẻ tín dụng (nhập thông tin thẻ trực tiếp ở trang cuối của mẫu đơn).

  • Séc (check).

  • Lệnh chuyển tiền (money order).

Kinh nghiệm thực tế:

• Hãy kiểm tra kỹ địa chỉ nhận trước khi gửi để tránh thất lạc.

• Nên dùng hình thức bưu điện bảo đảm để có chứng từ xác nhận đã gửi hồ sơ.

• Giữ lại bản sao đơn và biên lai thanh toán để đối chiếu khi cần.

Bước 4: Thời gian chờ nhận kết quả tra cứu lịch sử làm việc

• Sau khi gửi hồ sơ, Cơ quan An sinh xã hội (SSA) có thể mất tối đa 120 ngày để xử lý yêu cầu của bạn.

• Nếu đã quá 120 ngày mà vẫn chưa nhận được sao kê thu nhập và lịch sử công việc, bạn có thể:

  • Gọi trực tiếp đến số 1-800-772-1213 của SSA.

  • Yêu cầu cập nhật tình trạng hồ sơ và xác nhận khi nào sẽ nhận được kết quả.

Kinh nghiệm thực tế:

• Hãy lưu lại ngày gửi hồ sơ và phương thức gửi để dễ dàng tra cứu khi cần.

• Nếu cần gấp để kịp hạn nộp hồ sơ xin việc hoặc xin cấp phép hành nghề, bạn nên gọi sớm cho SSA để được hỗ trợ.

Cách 2: Tra cứu lịch sử việc làm bằng mẫu IRS 4506: Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tra cứu lịch sử làm việc từ hồ sơ thuế cá nhân

Một cách đơn giản để kiểm tra quá trình công tác là đối chiếu từ chính hồ sơ thuế bạn đã khai nộp hằng năm:

• Sử dụng biểu mẫu W-2

  • Mỗi khi khai thuế, bạn sẽ nộp kèm W-2 từ từng nhà tuyển dụng.

  • Trên đó có ghi tên, địa chỉ công ty và thời gian bạn làm việc.

• Tìm lại hồ sơ khai thuế đã lưu

  • Nếu bạn còn giữ bản sao hồ sơ thuế cũ, có thể tra cứu ngay để điền vào các khoảng trống trong lịch sử làm việc.

• Tra cứu qua dịch vụ khai thuế trực tuyến

  • Nếu từng dùng dịch vụ khai thuế online, bạn có thể đăng nhập lại tài khoản để xem các tờ khai cũ.

  • Thường bạn chỉ xem được hồ sơ đã làm trên dịch vụ đó, nhưng nếu nhớ chính xác mình dùng nền tảng nào cho từng năm, bạn có thể lấy đủ bản sao miễn phí.

Kinh nghiệm thực tế:

• Nên lưu trữ hồ sơ thuế (bản giấy hoặc bản điện tử) ít nhất 7 năm để tiện đối chiếu.

• Nếu bị thất lạc, bạn có thể liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ khai thuế để xin cấp lại.

Bước 2: Sử dụng mẫu IRS Form 4506 để tra cứu lịch sử làm việc

Nếu bạn cần tìm lại tên và địa chỉ nhà tuyển dụng để hoàn thiện lịch sử công việc, thông tin này có trong tờ khai thuế hằng năm. Để xin lại bản sao tờ khai, bạn cần:

• Tải mẫu đơn IRS Form 4506

  • Mẫu được cung cấp miễn phí trên website chính thức của IRS: irs.gov/pub/irs-pdf/f4506.pdf.

  • Bạn có thể tải về, điền trực tiếp trên máy tính rồi in ra, hoặc in mẫu trắng để viết tay.

• Mục đích của Form 4506

  • Cho phép bạn yêu cầu bản sao tờ khai thuế đã nộp.

  • Trong bản sao có thông tin tên công ty, địa chỉ và dữ liệu thu nhập – giúp bạn điền đầy đủ lịch sử làm việc.

Kinh nghiệm thực tế:

• Chỉ nên dùng Form 4506 khi bạn không còn giữ bản sao hồ sơ thuế cũ.

• Quá trình xử lý có thể mất vài tuần, vì vậy hãy nộp sớm nếu cần hồ sơ gấp để xin việc hoặc xin cấp phép hành nghề.

Bước 3: Cách điền mẫu IRS Form 4506 để tra cứu lịch sử làm việc

Khi muốn xin lại bản sao tờ khai thuế nhằm tìm thông tin về nhà tuyển dụng và thu nhập, bạn cần điền đầy đủ Form 4506. Một số điểm quan trọng:

• Hình thức điền mẫu

  • Tải về trên máy tính, điền trực tiếp rồi in ra.

  • Hoặc in mẫu trắng để viết tay (chỉ dùng bút mực xanh hoặc đen).

• Thông tin bắt buộc

  • Họ tên đúng như trong tờ khai thuế đã nộp.

  • Số An sinh xã hội (Social Security Number).

  • Nếu khai thuế chung với vợ/chồng, phải điền cả tên và số An sinh xã hội của người khai cùng.

  • Địa chỉ hiện tại và (nếu khác) địa chỉ đã khai trong hồ sơ thuế cũ.

• Khoảng thời gian yêu cầu

  • Ghi rõ năm hoặc dải năm bạn muốn xin bản sao hồ sơ thuế.

Kinh nghiệm thực tế:

• Hãy rà soát kỹ thông tin trước khi gửi để tránh bị trả hồ sơ.

• Nếu bạn từng thay đổi tên hoặc địa chỉ, nên đính kèm giấy tờ chứng minh để hồ sơ được xử lý nhanh hơn.

• Chỉ yêu cầu trong phạm vi năm thật sự cần, để tiết kiệm phí và rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 4: Phí xử lý khi yêu cầu bản sao tờ khai thuế (Form 4506)

Khi dùng IRS Form 4506 để xin lại hồ sơ thuế nhằm bổ sung lịch sử làm việc, bạn cần tính trước khoản phí:

• Mức phí: 50 USD cho mỗi năm khai thuế được yêu cầu.

  • Ví dụ: nếu cần 5 năm → tổng phí là 250 USD.

• Cách thanh toán:

  • Viết séc (check) hoặc lệnh chuyển tiền (money order).

  • Người nhận ghi rõ: United States Treasury.

Kinh nghiệm thực tế:

• Chỉ yêu cầu đúng số năm cần thiết để tránh tốn kém.

• Kiểm tra kỹ thông tin thanh toán để hồ sơ không bị trả lại.

• Nên gửi kèm bản sao biên lai thanh toán để tiện theo dõi.

Bước 5: Gửi mẫu Form 4506 kèm lệ phí đến IRS

Sau khi điền đầy đủ thông tin và chuẩn bị phí xử lý, bạn cần gửi hồ sơ cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) theo hướng dẫn:

• Xác định địa chỉ gửi

  • Trong mẫu Form 4506 có bảng địa chỉ tương ứng theo từng bang.

  • Dựa vào bang bạn sinh sống trong năm đã nộp tờ khai thuế để chọn đúng địa chỉ gửi.

• Trường hợp có nhiều địa chỉ

  • Nếu từng sống ở hai bang khác nhau, hãy gửi theo địa chỉ của bang nơi bạn nộp tờ khai thuế gần nhất.

• Kèm theo hồ sơ

  • Đơn Form 4506 đã điền đầy đủ.

  • Séc hoặc lệnh chuyển tiền (money order) thanh toán phí.

Kinh nghiệm thực tế:

• Nên dùng dịch vụ bưu điện bảo đảm để có bằng chứng đã gửi.

• Kiểm tra kỹ địa chỉ trước khi gửi, vì nộp sai nơi có thể khiến hồ sơ bị chậm xử lý.

• Giữ lại bản sao hồ sơ và biên lai thanh toán để đối chiếu khi cần.

Bước 6: Thời gian chờ nhận bản sao tờ khai thuế từ IRS

• Sau khi gửi mẫu Form 4506 kèm lệ phí, Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) có thể mất tối đa 75 ngày để xử lý và gửi lại bản sao hồ sơ thuế cho bạn.

• Trong thời gian này, hãy lưu lại ngày gửi hồ sơ và biên lai thanh toán để thuận tiện theo dõi.

Kinh nghiệm thực tế:

• Nếu cần gấp để bổ sung hồ sơ xin việc hay chứng minh lịch sử làm việc, bạn nên nộp sớm.

• Trong trường hợp quá 75 ngày chưa nhận được, hãy liên hệ trực tiếp với IRS để kiểm tra tình trạng hồ sơ.

Cách 3: Tra cứu thông tin nhà tuyển dụng từ Experian, TransUnion và Equifax

Bước 1: Hạn chế khi tra cứu lịch sử làm việc qua báo cáo tín dụng

• Các công ty báo cáo tín dụng không lưu giữ đầy đủ lịch sử công việc của bạn.

• Thông tin họ có được thường chỉ xuất hiện khi được ngân hàng hoặc công ty thẻ tín dụng cung cấp.

• Vì vậy, dữ liệu có thể thiếu sót hoặc lỗi thời, không phản ánh toàn bộ quá trình công tác.

• Tuy nhiên, những thông tin này đôi khi vẫn hữu ích để gợi nhớ lại nhà tuyển dụng cũ khi bạn quên.

Kinh nghiệm thực tế:

• Đừng phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo tín dụng để chứng minh lịch sử làm việc.

• Hãy kết hợp nhiều nguồn khác như hồ sơ thuế, BHXH, hợp đồng lao động để có bức tranh chính xác nhất.

Bước 2: Tra cứu báo cáo tín dụng miễn phí tại annualcreditreport.com

• Mỗi năm, bạn có quyền nhận một bản báo cáo tín dụng miễn phí từ website annualcreditreport.com – đây là dịch vụ duy nhất được Ủy ban Thương mại Liên bang Hoa Kỳ (FTC) cho phép.

• Tránh dùng các website khác, vì có thể bị lừa đảo hoặc mất tiền vào các gói dịch vụ không cần thiết.

• Điểm mạnh của báo cáo tín dụng:

  • Hoàn toàn miễn phí.

  • Giúp bạn có thêm dữ liệu tham khảo khi cần nhớ lại lịch sử công việc, dù thông tin không đầy đủ bằng dữ liệu từ SSA hay IRS.

• Lợi ích khác:

  • Nếu đang tìm việc hoặc muốn chuyển nghề, bạn nên kiểm tra báo cáo tín dụng của mình.

  • Một số nhà tuyển dụng có thể tham khảo báo cáo này khi đánh giá ứng viên.

Kinh nghiệm thực tế:

• Sử dụng báo cáo tín dụng như nguồn tham khảo bổ sung, không thay thế cho hồ sơ thuế hoặc hồ sơ An sinh xã hội.

• Kiểm tra định kỳ giúp bạn vừa nắm thông tin nghề nghiệp, vừa phát hiện sớm dấu hiệu gian lận tài chính.

Bước 3: Kiểm tra thông tin việc làm trong báo cáo tín dụng từ 3 cơ quan lớn

Bạn có thể liên hệ trực tiếp với ba công ty báo cáo tín dụng lớn để xem thông tin việc làm được ghi nhận:

• Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin

  • Xem dữ liệu trong từng báo cáo.

  • Nếu phát hiện sai sót, chỉ cần gửi yêu cầu đơn giản là cơ quan tín dụng sẽ điều chỉnh hoặc xóa bỏ.

• Thông tin mỗi cơ quan cung cấp có thể khác nhau:

  • Experian: hiển thị nhà tuyển dụng và chức danh gần nhất, nhưng không có ngày làm việc cụ thể.

  • TransUnion: hiển thị nhà tuyển dụng hiện tại, nghề nghiệp, cộng thêm một số công ty trước đây.

  • Cả hai thường ghi ngày xác minh việc làm, ngày bắt đầu, hoặc ngày thông tin được báo cáo.

Kinh nghiệm thực tế:

• Đừng coi báo cáo tín dụng là nguồn chính để chứng minh lịch sử làm việc, vì thông tin thường thiếu và không chi tiết.

• Tuy nhiên, đây vẫn là công cụ hữu ích để rà soát nhanh hoặc phát hiện lỗi cần chỉnh sửa.

Cách 4: Mẹo tự tra cứu lịch sử làm việc: Email, mạng xã hội, bạn bè

Bước 1: Tìm lại lịch sử làm việc qua hồ sơ trực tuyến và mạng xã hội cũ

• Tìm kiếm hồ sơ cá nhân cũ trên internet

  • Sử dụng tên đầy đủ hoặc các phiên bản tên bạn từng dùng.

  • Kết hợp với các thông tin khác như thành phố hoặc bang bạn từng sống để thu hẹp kết quả.

• Những gì nên tìm

  • Hồ sơ xin việc, CV, hoặc tiểu sử nghề nghiệp cũ.

  • Các bài đăng trên mạng xã hội, bài viết, hoặc bình luận có thể gợi nhớ về đồng nghiệp, công ty hoặc thời gian làm việc.

• Lợi ích thực tế

  • Giúp bạn điền đầy đủ các khoảng trống trong lịch sử làm việc.

  • Đôi khi thông tin nhỏ, như một bài viết hay bình luận cũ, cũng có thể nhắc bạn về công việc từng làm.

Kinh nghiệm thực tế:

• Ghi chú lại các thông tin xác thực ngay khi tìm được để tiện điền vào hồ sơ lao động hoặc khai báo khi cần.

• Lưu ý kiểm tra tính chính xác, vì các thông tin trên mạng đôi khi bị sai lệch hoặc lỗi thời.

Bước 2: Kiểm tra lịch sử làm việc qua email cũ

• Tìm trong hộp thư điện tử cũ

  • Nếu bạn còn lưu trữ email cũ hoặc vẫn truy cập được tài khoản cũ, hãy sử dụng chức năng tìm kiếm.

  • Dùng các từ khóa liên quan đến công việc, như tên công ty, dự án, đồng nghiệp hoặc chức danh, để tìm thông tin về các nhà tuyển dụng trước đây.

• Lợi ích thực tế

  • Giúp bạn nhớ lại khoảng thời gian làm việc và công ty từng làm.

  • Cung cấp thông tin xác thực để điền vào hồ sơ lao động hoặc khai báo khi cần.

Kinh nghiệm thực tế:

• Lọc kỹ email liên quan công việc, tránh nhầm lẫn với thông tin cá nhân.

• Ghi chú ngay các chi tiết quan trọng như tên công ty, chức danh, thời gian làm việc để tiện sử dụng sau này.

Bước 3: Kiểm tra danh bạ cũ để nhớ lại công việc trước đây

• Dò tìm trong danh bạ điện thoại hoặc máy tính

  • Kiểm tra xem danh bạ lưu số điện thoại của quản lý, đồng nghiệp hoặc công ty cũ.

  • Nhiều khi bạn đã thêm số công ty, quản lý hoặc đồng nghiệp nhưng quên xóa khi chuyển việc.

• Lợi ích thực tế

  • Giúp bạn xác định được tên công ty, chức danh và đồng nghiệp cũ.

  • Có thể liên hệ để xác nhận lịch sử làm việc nếu cần.

Kinh nghiệm thực tế:

• Lưu lại các thông tin quan trọng ngay khi phát hiện.

• Kết hợp với các nguồn khác như email cũ, CV, mạng xã hội để hoàn thiện lịch sử công việc một cách chính xác.

Bước 4: Hỏi ý kiến bạn bè và người thân để nhớ lại công việc cũ

• Tra cứu ký ức từ những người quen

  • Bạn bè, người thân hoặc cha mẹ có thể nhắc bạn về các công việc thời học sinh, sinh viên hoặc những công việc ngắn hạn mà bạn quên.

  • Họ cũng có thể cung cấp chi tiết về đồng nghiệp, chức danh, hoặc khoảng thời gian làm việc, giúp bạn điền đầy đủ lịch sử công việc.

• Lợi ích thực tế

  • Giúp điền vào các khoảng trống trong hồ sơ lao động.

  • Cung cấp thông tin xác thực khi xin việc hoặc khai báo quyền lợi.

Kinh nghiệm thực tế:

• Hỏi những người bạn tin tưởng và ghi chú lại thông tin ngay.

• Kết hợp với các nguồn khác như email cũ, CV, hồ sơ thuế, hoặc mạng xã hội để tạo bức tranh đầy đủ về quá trình công tác.

Nguồn tham khảo

1. https://www.ssa.gov/forms/ssa-7050.pdf
2. https://www.ssa.gov/agency/contact/phone.html
3. https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f4506.pdf
4. https://consumer.ftc.gov/articles/free-credit-reports

Biên dịch: Sidney Bailey Hoang.