Hồ sơ lý lịch tư pháp (hay còn gọi là phiếu lý lịch tư pháp) thường được dùng khi xin việc, đi học, định cư, hoặc làm thủ tục pháp lý quan trọng. Tuy nhiên, không phải lúc nào thông tin trong hồ sơ cũng chính xác 100%. Sai sót có thể đến từ dữ liệu lưu trữ, cơ quan quản lý, hoặc nhầm lẫn khi tổng hợp hồ sơ.

Tin vui là bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu sửa thông tin sai trong lý lịch tư pháp của mình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách phát hiện lỗi, làm đơn yêu cầu đính chính, bổ sung giấy tờ cần thiết và làm việc với cơ quan chức năng để hồ sơ của bạn được điều chỉnh kịp thời.

Những điều cần biết khi sửa hồ sơ lý lịch tư pháp bị sai

• Kiểm tra kỹ hồ sơ của bạn: Nhận bản cứng (hoặc bản PDF chính thức) của hồ sơ lý lịch tư pháp và đánh dấu những thông tin nghi ngờ sai, chẳng hạn như tiền án, tiền sự hoặc thông tin cá nhân.

• Liên hệ cơ quan hoặc công ty cung cấp hồ sơ: Thông báo rằng bạn muốn khiếu nại thông tin sai. Làm theo hướng dẫn của họ và cung cấp bằng chứng rõ ràng để chứng minh lỗi.

• Khiếu nại nếu không được xử lý: Nếu công ty hoặc cơ quan không phản hồi hoặc từ chối xem xét khiếu nại, bạn có thể gửi đơn khiếu nại tới cơ quan chức năng, ví dụ như Cục Bảo vệ Người tiêu dùng (FTC – www.ftc.gov) hoặc cơ quan tương đương tại Việt Nam.

Phần 1: Cách phát hiện lỗi trong báo cáo lý lịch cá nhân

Bước 1: Nhận bản sao hồ sơ lý lịch tư pháp của bạn

• Quyền được nhận hồ sơ: Nếu nhà tuyển dụng phát hiện thông tin trong hồ sơ lý lịch tư pháp của bạn mà có thể khiến họ không tuyển dụng, luật yêu cầu họ phải cung cấp cho bạn một bản sao hồ sơ trước khi đưa ra quyết định từ chối.

• Thông tin về quyền lợi của bạn: Khi nhận hồ sơ, bạn cũng sẽ được giải thích rõ về quyền của mình theo pháp luật, bao gồm quyền kiểm tra và khiếu nại các thông tin sai lệch trong hồ sơ.

Bước 2: Kiểm tra kỹ hồ sơ để phát hiện lỗi

• Đọc kỹ từng phần của hồ sơ: Hãy xem xét toàn bộ hồ sơ lý lịch tư pháp của bạn và xác định tất cả thông tin sai lệch mà bạn muốn khiếu nại. Nên phát hiện tất cả lỗi cùng lúc để việc sửa chữa trở nên nhanh gọn hơn.

• Đánh dấu thông tin sai: Dùng bút highlight để đánh dấu các thông tin không chính xác. Nếu cần ghi chú thêm, bạn có thể dùng giấy note dán vào vị trí tương ứng.

Bước 3: Những lỗi thường gặp trong hồ sơ lý lịch tư pháp

• Nhầm lẫn danh tính: Bạn có thể bị ghép với người khác có tên giống hoặc gần giống.

• Báo cáo sai về án tích: Hồ sơ có thể liệt kê các lần bị bắt mà không nói rõ là không có truy tố hay kết án.

• Tiết lộ thông tin đã được xoá hoặc phong tỏa: Một số thông tin lẽ ra phải được giữ kín vẫn xuất hiện trong hồ sơ.

• Lặp lại cùng một tội danh nhiều lần: Một án tích có thể bị ghi nhiều lần, gây hiểu lầm.

• Phân loại sai mức độ tội phạm: Các vi phạm nhẹ (misdemeanor) đôi khi bị ghi nhầm thành tội nghiêm trọng (felony).

Bước 4: Xác định nguồn gốc lỗi trong hồ sơ lý lịch tư pháp

• Hồ sơ lý lịch tư pháp lấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: Các công ty kiểm tra lý lịch thường tổng hợp dữ liệu từ nhiều nơi, vì vậy sai sót có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau.

• Các loại thông tin phổ biến trong hồ sơ:

  • Hồ sơ lái xe

  • Tiền án, tiền sự

  • Hồ sơ quân đội

  • Quá trình học tập

  • Lịch sử công việc trước đây

  • Hồ sơ tín dụng

• Lợi ích của việc biết nguồn lỗi: Khi bạn xác định được thông tin sai đến từ đâu, việc thu thập bằng chứng và yêu cầu sửa hồ sơ sẽ nhanh chóng và chính xác hơn.

Phần 2: Quy trình khiếu nại sai sót trong báo cáo lý lịch

Bước 1: Liên hệ với công ty kiểm tra lý lịch tư pháp

• Nhận thông tin công ty kiểm tra: Nhà tuyển dụng có nghĩa vụ cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty thực hiện kiểm tra lý lịch.

• Hành động nhanh chóng: Nếu bạn muốn sửa thông tin sai trước khi nhà tuyển dụng ra quyết định tuyển dụng, hãy liên hệ ngay để không bị chậm trễ.

• Quy trình khiếu nại riêng: Mỗi công ty kiểm tra lý lịch có quy trình riêng để xử lý tranh chấp, nhưng tất cả đều phải xem xét và điều tra lỗi một cách nhanh chóng.

• Không tốn phí: Việc điều tra lại thông tin sai không mất phí cho bạn.

Bước 2: Điền đơn khiếu nại thông tin sai trong hồ sơ lý lịch tư pháp

• Sử dụng mẫu đơn của công ty kiểm tra: Nhiều công ty kiểm tra lý lịch sẽ có mẫu đơn khiếu nại mà bạn cần điền.

• Thông tin thường yêu cầu trong đơn:

  • Thông tin liên hệ và nhận dạng của bạn

  • Thông tin trong hồ sơ mà bạn muốn khiếu nại

  • Địa chỉ mà bạn muốn nhận kết quả điều tra

• Lưu ý: Điền đầy đủ và chính xác sẽ giúp công ty xử lý tranh chấp nhanh hơn và hồ sơ được sửa đúng.

Bước 3: Chờ kết quả khiếu nại hồ sơ lý lịch tư pháp

• Thời gian điều tra lại: Theo quy định, công ty kiểm tra lý lịch thường có 30 ngày để xem xét và xử lý khiếu nại của bạn.

• Sửa hồ sơ nếu lỗi từ công ty kiểm tra: Nếu công ty xác nhận thông tin sai, họ sẽ cập nhật và sửa hồ sơ của bạn.

• Xác định lỗi từ nguồn khác: Đôi khi lỗi không phải do công ty kiểm tra mà đến từ báo cáo tín dụng hoặc hồ sơ công cộng (ví dụ hồ sơ tiền án, tiền sự). Trong trường hợp này, bạn cần gửi khiếu nại trực tiếp tới cơ quan quản lý tương ứng để yêu cầu sửa thông tin.

Bước 4: Khiếu nại công ty kiểm tra lý lịch tư pháp nếu không xử lý lỗi

• Khi công ty từ chối xem xét hoặc sửa lỗi: Nếu công ty kiểm tra hồ sơ không chịu điều tra hoặc sửa thông tin sai, bạn có quyền khiếu nại lên cơ quan quản lý.

• Tham khảo cơ quan tại Mỹ: Tại Mỹ, bạn có thể khiếu nại lên Cục Bảo vệ Người tiêu dùng (FTC) – cơ quan có quyền điều tra và xử phạt công ty không tuân thủ luật.

• Thông tin liên hệ: Truy cập trang web www.ftc.gov hoặc gọi số 1-877-382-4357 để gửi khiếu nại.

• Tại Việt Nam: Nếu gặp tình huống tương tự, bạn nên liên hệ với Cục Quản lý Cạnh tranh – Bộ Công Thương hoặc cơ quan công quyền quản lý thông tin công dân để khiếu nại.

Phần 3: Xử lý thông tin tín dụng không chính xác nhanh chóng

Bước 1: Soạn thư khiếu nại thông tin sai trong hồ sơ lý lịch

• Liên hệ cơ quan quản lý thông tin: Nếu phát hiện thông tin sai trong hồ sơ lý lịch tư pháp hoặc báo cáo tín dụng, bạn nên gửi thư khiếu nại trực tiếp tới cơ quan lưu trữ thông tin (ví dụ: cơ quan báo cáo tín dụng hoặc cơ quan công quyền quản lý hồ sơ).

• Gửi thư tới tất cả các nguồn liên quan: Nếu thông tin sai xuất hiện ở nhiều cơ quan, hãy gửi thư tới tất cả các nơi liên quan để đảm bảo xử lý đầy đủ.

• Nội dung cần có trong thư:

  • Thông tin cá nhân: họ tên, địa chỉ, ngày sinh, số định danh (ví dụ số CMND/CCCD hoặc SSN nếu ở Mỹ).

  • Thông tin sai: nêu rõ các mục bạn cho là không chính xác và giải thích lý do.

  • Yêu cầu: ghi rõ bạn mong muốn cơ quan xóa bỏ hoặc chỉnh sửa thông tin sai trong hồ sơ.

Bước 2: Gửi thư khiếu nại thông tin sai trong hồ sơ lý lịch

• Gửi bằng thư đảm bảo: Nên gửi thư bằng hình thức thư bảo đảm có xác nhận đã nhận. Lưu lại biên nhận làm bằng chứng rằng cơ quan đã nhận được thư.

• Gửi tới các cơ quan lưu trữ thông tin (nếu ở Mỹ):

  • Experian: National Consumer Assistance Center, P.O. Box 4500, Allen, TX 75013

  • Equifax: Information Services, LLC, P.O. Box 740256, Atlanta, GA 30374

  • TransUnion: LLC, Consumer Dispute Center, P.O. Box 2000, Chester, PA 19016

• Lưu ý với người Việt Nam: Nếu bạn gửi khiếu nại tại Việt Nam, hãy gửi thư tới cơ quan lưu trữ hồ sơ công dân, cơ quan quản lý tín dụng hoặc cơ quan quản lý công chứng bằng hình thức có xác nhận đã nhận để đảm bảo quyền lợi.

Bước 3: Báo cáo thông tin sai trực tuyến trong hồ sơ lý lịch

• Sử dụng hệ thống trực tuyến: Nhiều cơ quan lưu trữ hồ sơ (CRA) ưu tiên xử lý khiếu nại thông tin sai qua hệ thống trực tuyến. Đây là cách nhanh chóng và thuận tiện.

• Vẫn nên gửi thư: Dù báo cáo trực tuyến, bạn vẫn nên gửi thư khiếu nại có xác nhận đã nhận để làm bằng chứng vật lý rằng bạn đã báo lỗi.

• Hướng dẫn truy cập hệ thống trực tuyến (nếu ở Mỹ):

  • Equifax: Vào website, chọn Credit Report Assistance, sau đó chọn Dispute info on credit report và điền thông tin theo yêu cầu.

  • Experian: Vào website, chọn Disputes dưới mục Consumer Assistance.

  • TransUnion: Vào website, chọn Credit Report Assistance ở đầu trang và làm theo hướng dẫn.

• Lưu ý với người Việt Nam: Nếu khiếu nại hồ sơ lý lịch tư pháp tại Việt Nam, bạn có thể sử dụng hệ thống trực tuyến của cơ quan quản lý hồ sơ công dân hoặc tín dụng nếu có, kết hợp với thư xác nhận để đảm bảo quyền lợi.

Bước 4: Chờ phản hồi từ cơ quan lưu trữ hồ sơ

• Thời gian xử lý: Thông thường, cơ quan lưu trữ hồ sơ (CRA) phải xem xét và điều tra khiếu nại của bạn trong vòng 30 ngày.

• Quy trình điều tra: CRA sẽ chuyển thông tin của bạn đến bên cung cấp thông tin (ví dụ: ngân hàng, cơ quan tín dụng) để họ kiểm tra và phản hồi.

• Thông báo kết quả: Khi kết thúc điều tra, CRA sẽ gửi kết quả điều tra cho bạn, đồng thời cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại của các bên đã báo cáo thông tin sai.

• Lưu ý với người Việt Nam: Nếu khiếu nại hồ sơ lý lịch tư pháp tại Việt Nam, cơ quan quản lý hồ sơ công dân hoặc cơ quan tín dụng thường cũng có thời gian xử lý và thông báo kết quả tương tự, giúp bạn biết chính xác thông tin nào đã được sửa.

Bước 5: Thêm tuyên bố khiếu nại nếu cần

• Khi cơ quan lưu trữ hồ sơ giữ nguyên thông tin: Nếu cơ quan cho rằng thông tin trong hồ sơ là chính xác, bạn vẫn có thể yêu cầu thêm một “tuyên bố khiếu nại”. Tuyên bố này sẽ xuất hiện trong các báo cáo sau này.

• Gửi tuyên bố tới các bên đã tra cứu hồ sơ: Một số cơ quan cho phép bạn trả phí để chuyển tuyên bố đến tất cả những ai gần đây đã yêu cầu bản sao hồ sơ.

• Cân nhắc trước khi thêm tuyên bố:

  • Tuyên bố chỉ hữu ích nếu bạn có lý do rõ ràng, ví dụ như khó khăn y tế khiến bạn chậm trả nợ.

  • Một số chuyên gia khuyên không nên thêm tuyên bố, vì điều này có thể xác nhận thông tin bị khiếu nại.

  • Tiết lộ thông tin nhạy cảm, như vấn đề y tế, có thể khiến nhà tuyển dụng hoặc các bên khác đánh giá bạn rủi ro hơn.

Phần 4: Hướng dẫn liên hệ cơ quan nhà nước để sửa hồ sơ sai

Bước 1: Tìm cơ quan quản lý hồ sơ hình sự tại địa phương

• Liên hệ với cơ quan phù hợp: Nếu bạn muốn khiếu nại thông tin sai trong hồ sơ hình sự, bạn cần liên hệ với cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hình sự tại bang hoặc tỉnh.

• Tên cơ quan khác nhau tùy nơi: Tùy từng địa phương, cơ quan này có thể được gọi là Cục Điều tra Hình sự, Sở Tư pháp, Cục Nhận dạng hoặc tương tự.

• Liên hệ tòa án nếu cần: Ở một số nơi, bạn có thể phải liên hệ trực tiếp với tòa án nơi hồ sơ hình sự được lập. Thông tin liên hệ của tòa án thường có thể tìm thấy trên Internet.

Bước 2: Khiếu nại thông tin sai trong hồ sơ hình sự

• Liên hệ cơ quan nhà nước: Để thách thức thông tin sai trong hồ sơ hình sự, bạn cần liên hệ với cơ quan quản lý hồ sơ hình sự tại bang hoặc tỉnh. Có thể liên hệ qua điện thoại hoặc gửi thư.

• Thông tin cần chuẩn bị:

  • Hồ sơ cụ thể mà bạn cho là không chính xác

  • Cách bạn muốn hồ sơ được sửa chữa

  • Lý do và bằng chứng chứng minh việc chỉnh sửa là hợp lý

• Lưu ý: Chuẩn bị đầy đủ thông tin và bằng chứng sẽ giúp cơ quan xử lý nhanh hơn và tăng khả năng hồ sơ được sửa đúng.

Bước 3: Chờ kết quả khiếu nại hồ sơ hình sự

• Cơ quan xem xét hồ sơ: Sau khi nhận yêu cầu, cơ quan nhà nước sẽ điều tra thông tin bạn khiếu nại. Nếu họ đồng ý, hồ sơ sẽ được sửa chữa chính xác.

• Nếu cơ quan không đồng ý: Hỏi rõ các bước tiếp theo để bảo vệ quyền lợi của bạn. Ở một số nơi, bạn có thể cần nộp đơn lên Tòa án để yêu cầu thay đổi hồ sơ.

• Lưu ý với người Việt Nam: Khiếu nại hồ sơ lý lịch tư pháp hoặc hồ sơ hình sự tại Việt Nam cũng có quy trình tương tự: nếu cơ quan quản lý từ chối, bạn có thể thực hiện khiếu nại cấp cao hơn hoặc nhờ tòa án can thiệp.

Bước 4: Liên hệ tòa án để sửa hồ sơ vụ kiện dân sự sai

• Khi hồ sơ sai về vụ kiện: Nếu hồ sơ lý lịch tư pháp hoặc báo cáo kiểm tra lý lịch ghi nhầm rằng bạn từng bị kiện, bạn cần liên hệ trực tiếp với tòa án nơi hồ sơ được lập để yêu cầu sửa.

• Tìm thông tin liên hệ:

  • Kiểm tra hồ sơ kiểm tra lý lịch để biết tòa án nơi vụ kiện được ghi nhận.

  • Tra cứu số điện thoại trên Internet bằng cách nhập tên hạt/quận + bang + courthouse.

• Liên hệ và cung cấp thông tin:

  • Gọi điện và nói rằng bạn muốn sửa hồ sơ tòa án sai.

  • Chuẩn bị năm vụ án và nếu có, tên vụ án.

  • Mỗi tòa án có quy trình xử lý khác nhau, bạn cần làm theo hướng dẫn của họ.

Nguồn tham khảo

1. https://privacyrights.org/consumer-guides/employment-background-checks-jobseekers-guide
2. https://www.findlaw.com/legalblogs/law-and-life/how-to-fix-errors-on-a-background-check/
3. https://ows01.hireright.com/consumer_request/0.do;jsessionid=DAC1DA0A55516EB638ADE4ECCEFB2352?event=DEFAULT&create=true&_ga=1.75446231.497403549.1454339499
4. http://www.consumer.ftc.gov/articles/0151-disputing-errors-credit-reports
5. http://www.experian.com/disputes/how-to-dispute.html

Biên dịch: Ashley Wright Nguyen.