Các bước lập kế hoạch kinh doanh: 3 cách viết business plan hiệu quả

Theo khảo sát của nhiều tổ chức hỗ trợ khởi nghiệp, hơn 50% doanh nghiệp nhỏ thất bại trong 5 năm đầu, và một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là không có kế hoạch kinh doanh rõ ràng. Rất nhiều người bắt đầu kinh doanh bằng cảm hứng, nhưng lại thiếu định hướng cụ thể về tài chính, thị trường và cách vận hành.

Nếu bạn đang tìm hiểu các bước lập kế hoạch kinh doanh, muốn biết cách viết một bản kế hoạch bài bản để gọi vốn, quản lý chi phí và phát triển bền vững, thì đây chính là nội dung dành cho bạn.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• Kế hoạch kinh doanh là gì và vì sao bắt buộc phải có

• Cách xác định mục tiêu tài chính và định vị thị trường

• Từng bước xây dựng bản kế hoạch dễ áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ

• Cách biến ý tưởng thành chiến lược hành động cụ thể

Thay vì lý thuyết phức tạp, bạn sẽ được hướng dẫn từng bước lập kế hoạch kinh doanh theo cách đơn giản, sát thực tế tại Việt Nam, giúp bạn tự tin bắt đầu hoặc tối ưu hoạt động kinh doanh hiện tại.

Cách 1: Chuẩn bị viết kế hoạch kinh doanh cho startup nhỏ

Bước 1: Chọn loại kế hoạch kinh doanh phù hợp

1. Kế hoạch kinh doanh ngắn gọn (Mini plan)

Phù hợp khi bạn đang kiểm tra ý tưởng hoặc mới bắt đầu tìm hiểu thị trường.

• Độ dài thường dưới 10 trang.

• Tập trung vào: ý tưởng kinh doanh, khách hàng mục tiêu, lợi thế cạnh tranh và ước tính chi phí ban đầu.

• Dùng để:

  • Thăm dò phản ứng của đối tác hoặc nhà đầu tư.

  • Làm bản nháp trước khi xây dựng kế hoạch chi tiết hơn.

  • Kiểm tra tính khả thi ban đầu của mô hình kinh doanh.

Đây là bước khởi đầu lý tưởng trong các bước lập kế hoạch kinh doanh cho người mới, giúp tránh đầu tư quá sớm khi chưa rõ thị trường.

2. Kế hoạch kinh doanh chi tiết (Working plan)

Đây là bản kế hoạch đầy đủ để vận hành doanh nghiệp thực tế.

• Trình bày rõ:

  1. Mô hình kinh doanh.

  2. Phân tích thị trường và đối thủ.

  3. Kế hoạch marketing và bán hàng.

  4. Dự báo tài chính và dòng tiền.

• Không quá chú trọng hình thức, ưu tiên tính thực tế và khả năng triển khai.

• Được dùng nội bộ để theo dõi tiến độ, kiểm soát chi phí và đạt mục tiêu doanh thu.

Nếu bạn đang xây dựng kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ, đây là tài liệu bạn sẽ sử dụng thường xuyên nhất.

3. Kế hoạch kinh doanh để gọi vốn (Presentation plan)

Đây là phiên bản được chỉnh sửa từ bản chi tiết nhưng tập trung vào tính thuyết phục.

• Viết dành cho:

  • Nhà đầu tư.

  • Ngân hàng.

  • Đối tác chiến lược.

• Nhấn mạnh vào:

  • Tiềm năng tăng trưởng.

  • Lợi nhuận dự kiến.

  • Chiến lược mở rộng thị trường.

• Trình bày chuyên nghiệp, số liệu rõ ràng, ngôn ngữ chuẩn mực kinh doanh.

Nếu mục tiêu của bạn là gọi vốn hoặc vay ngân hàng, việc tối ưu bản kế hoạch kinh doanh gọi vốn là yếu tố quyết định khả năng được chấp thuận.

Bước 2: Cấu trúc cơ bản của kế hoạch kinh doanh

1. Mô tả ý tưởng kinh doanh (Business concept)

Đây là nền tảng của toàn bộ bản kế hoạch.

• Trả lời rõ:

  1. Doanh nghiệp của bạn kinh doanh gì?

  2. Sản phẩm/dịch vụ giải quyết vấn đề gì cho khách hàng?

  3. Thị trường mục tiêu là ai?

• Làm rõ:

  • Mô hình kinh doanh (bán lẻ, online, nhượng quyền…).

  • Cơ cấu tổ chức và đội ngũ quản lý.

  • Lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

Phần này giúp người đọc hiểu nhanh doanh nghiệp của bạn tồn tại để làm gì và có tiềm năng ra sao. Nếu trình bày mơ hồ, toàn bộ kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ sẽ thiếu sức thuyết phục.

2. Phân tích thị trường (Market analysis)

Nhiều doanh nghiệp thất bại không phải vì sản phẩm kém, mà vì hiểu sai thị trường.

Trong phần này, bạn cần làm rõ:

• Đặc điểm khách hàng mục tiêu:

  • Độ tuổi, thu nhập, khu vực sinh sống.

  • Thói quen và hành vi mua hàng.

• Nhu cầu và vấn đề thực sự của khách hàng.

• Phân tích đối thủ cạnh tranh:

  • Họ đang làm tốt điều gì?

  • Điểm yếu nào bạn có thể khai thác?

• Quy mô và xu hướng thị trường.

Đây là phần quan trọng trong các bước lập kế hoạch kinh doanh, vì nó quyết định chiến lược marketing, định giá và phát triển sản phẩm sau này.

3. Phân tích tài chính (Financial analysis)

Nếu hai phần trên trả lời “bán cho ai và bán cái gì”, thì phần này trả lời “kiếm tiền như thế nào”.

Một bản kế hoạch tài chính trong kế hoạch kinh doanh cần có:

1. Dự báo doanh thu và chi phí.

2. Dòng tiền dự kiến theo tháng/quý.

3. Chi phí đầu tư ban đầu (vốn, trang thiết bị, marketing…).

4. Thời điểm hòa vốn (break-even point).

5. Kế hoạch sử dụng vốn nếu có gọi vốn hoặc vay ngân hàng.

Đối với doanh nghiệp mới, các con số là dự báo, nhưng phải dựa trên cơ sở thực tế như khảo sát thị trường, giá bán trung bình và chi phí vận hành cụ thể.

Bước 3: Tìm sự hỗ trợ phù hợp khi lập kế hoạch kinh doanh

Sau khi nắm các thành phần lớn, bạn sẽ triển khai cụ thể thành 7 phần dưới đây. Đây là cấu trúc phổ biến trong hầu hết các mẫu kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ hiện nay.

1. Mô tả doanh nghiệp (Company description)

   • Giới thiệu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào.

   • Tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu phát triển.

   • Lợi thế cạnh tranh cốt lõi.

2. Phân tích thị trường (Market analysis)

   • Chân dung khách hàng mục tiêu.

   • Xu hướng ngành và quy mô thị trường.

   • Phân tích đối thủ cạnh tranh.

3. Cơ cấu tổ chức và quản lý (Organization structure and management)

   • Sơ đồ tổ chức.

   • Vai trò của từng vị trí chủ chốt.

   • Năng lực và kinh nghiệm đội ngũ quản lý.

4. Sản phẩm và dịch vụ (Products and services)

   • Mô tả chi tiết sản phẩm/dịch vụ.

   • Điểm khác biệt so với thị trường.

   • Vòng đời sản phẩm và kế hoạch phát triển.

5. Chiến lược marketing và bán hàng (Marketing and sales)

   • Cách tiếp cận khách hàng.

   • Kênh bán hàng (online, offline, đại lý…).

   • Chính sách giá và khuyến mãi.

6. Yêu cầu gọi vốn (Request for funding)

   • Số vốn cần huy động.

   • Mục đích sử dụng vốn.

   • Kế hoạch hoàn vốn hoặc chia lợi nhuận.

7. Phân tích tài chính (Financial projections)

   • Dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận.

   • Dòng tiền theo giai đoạn.

   • Thời điểm hòa vốn.

Trong toàn bộ các bước lập kế hoạch kinh doanh, việc hiểu rõ cấu trúc 7 phần này sẽ giúp bạn viết đúng trọng tâm, không thiếu ý quan trọng và dễ dàng điều chỉnh khi cần gọi vốn hoặc mở rộng quy mô.

Cách 2: Mẹo viết kế hoạch kinh doanh chi tiết, dễ áp dụng

Bước 1: Trình bày kế hoạch kinh doanh đúng chuẩn

Một bản kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp không chỉ nằm ở nội dung mà còn ở cách trình bày. Khi làm việc với ngân hàng và nhà đầu tư, tôi nhận thấy tài liệu có cấu trúc rõ ràng, đánh số khoa học sẽ tạo cảm giác tin cậy ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn nên trình bày các phần theo thứ tự số La Mã để đảm bảo tính chuẩn mực và dễ theo dõi.

Ví dụ cấu trúc cơ bản:

I. Company Description
II. Market Analysis
III. Organization and Management
IV. Products and Services
V. Marketing and Sales
VI. Request for Funding
VII. Financial Projections

Cách đánh số này giúp người đọc nhanh chóng tra cứu nội dung, đặc biệt quan trọng khi bạn đang chuẩn bị kế hoạch kinh doanh gọi vốn hoặc gửi hồ sơ vay vốn.

Tóm tắt điều hành (Executive Summary) nên viết sau cùng

Mặc dù phần I thường là Tóm tắt điều hành, nhưng trên thực tế bạn nên viết phần này cuối cùng.

Lý do rất đơn giản:

• Phần này tổng hợp toàn bộ nội dung từ các phần còn lại.

• Cần có số liệu tài chính, chiến lược marketing và phân tích thị trường đầy đủ để viết chính xác.

• Đây là phần nhà đầu tư đọc đầu tiên nhưng lại phụ thuộc vào 100% nội dung phía sau.

Khi hoàn thiện, Executive Summary trong kế hoạch kinh doanh nên:

1. Tóm gọn mô hình kinh doanh.

2. Nêu rõ thị trường mục tiêu.

3. Trình bày lợi thế cạnh tranh chính.

4. Đưa ra nhu cầu vốn và tiềm năng lợi nhuận.

Một bản tóm tắt súc tích, rõ ràng sẽ quyết định người đọc có tiếp tục xem toàn bộ tài liệu hay không. Trong thực tế triển khai các bước lập kế hoạch kinh doanh, nhiều người mắc sai lầm khi viết phần này quá sớm, dẫn đến nội dung thiếu chính xác hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần.

Bước 2: Viết phần mô tả doanh nghiệp rõ ràng, thuyết phục

1. Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp

• Tên doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động.

• Quy mô (doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng cá nhân, startup…).

• Địa điểm kinh doanh hoặc khu vực phục vụ.

Mục tiêu là giúp người đọc hiểu ngay bạn đang làm gì chỉ trong vài dòng đầu tiên.

2. Xác định nhu cầu thị trường

• Sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn giải quyết vấn đề gì?

• Thị trường hiện đang thiếu điều gì?

• Vì sao khách hàng cần giải pháp của bạn ngay lúc này?

Đây là phần giúp bản kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ có tính thực tế thay vì chỉ là ý tưởng.

3. Mô tả khách hàng mục tiêu

• Họ là ai (độ tuổi, nghề nghiệp, thu nhập)?

• Họ thường mua hàng ở đâu và vì sao?

• Điều gì khiến họ ra quyết định mua?

Càng cụ thể, phần phân tích khách hàng trong kế hoạch kinh doanh càng thuyết phục.

4. Nêu rõ lợi thế cạnh tranh và định hướng thành công

• Vị trí thuận lợi?

• Sản phẩm chất lượng cao?

• Giá cả cạnh tranh?

• Trải nghiệm khách hàng vượt trội?

Bạn cần cho thấy vì sao doanh nghiệp có khả năng tồn tại và phát triển.

Ví dụ minh họa đơn giản:

“Mộc Coffee là quán cà phê quy mô nhỏ đặt tại khu trung tâm gần trường đại học X. Quán tập trung phục vụ cà phê rang xay chất lượng cao và bánh ngọt tươi trong không gian yên tĩnh, hiện đại. Đối tượng khách hàng chính là sinh viên, giảng viên và nhân viên văn phòng khu vực lân cận. Với lợi thế vị trí thuận tiện, không gian học tập thoải mái và dịch vụ thân thiện, Mộc Coffee hướng đến trở thành điểm hẹn quen thuộc cho việc học tập, làm việc và gặp gỡ.”

Bước 3: Cách viết phân tích thị trường trong kế hoạch kinh doanh

1. Xác định thị trường mục tiêu rõ ràng

Bạn cần trả lời cụ thể các câu hỏi sau:

• Khách hàng mục tiêu là ai?

  • Độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập.

  • Khu vực sinh sống hoặc làm việc.

• Họ có nhu cầu gì?

• Họ quan tâm điều gì khi mua sản phẩm/dịch vụ?

• Họ thường mua ở đâu và qua kênh nào (online, cửa hàng, sàn thương mại điện tử)?

Trong các bước lập kế hoạch kinh doanh, đây là phần giúp bạn tránh tình trạng “bán cho tất cả mọi người nhưng không thực sự phù hợp với ai”.

Ví dụ: Nếu bạn mở quán cà phê gần trường đại học, khách hàng mục tiêu có thể là sinh viên 18–24 tuổi, ưu tiên giá hợp lý, không gian học tập yên tĩnh và wifi ổn định.

2. Phân tích quy mô và xu hướng thị trường

• Thị trường đang tăng trưởng hay bão hòa?

• Xu hướng tiêu dùng hiện tại là gì?

• Có yếu tố công nghệ hoặc thay đổi hành vi nào ảnh hưởng đến ngành?

Phần này giúp bản kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ có tính chiến lược dài hạn thay vì chỉ nhìn ngắn hạn.

3. Phân tích đối thủ cạnh tranh

Đây là phần nhiều người làm qua loa nhưng lại rất quan trọng.

Bạn cần:

• Liệt kê 3–5 đối thủ trực tiếp.

• Phân tích điểm mạnh của họ:

  • Thương hiệu mạnh?

  • Giá thấp?

  • Vị trí đẹp?

• Phân tích điểm yếu của họ:

  • Dịch vụ chưa tốt?

  • Ít đổi mới sản phẩm?

  • Chưa khai thác online hiệu quả?

Sau đó, trả lời câu hỏi quan trọng nhất:

Doanh nghiệp của bạn sẽ giành thị phần bằng cách nào?

• Tập trung vào phân khúc ngách?

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng?

• Cải thiện chất lượng sản phẩm?

• Tối ưu giá hoặc mô hình vận hành?

Một bản phân tích cạnh tranh trong kế hoạch kinh doanh tốt không chỉ liệt kê đối thủ mà còn chỉ ra chiến lược cụ thể để tận dụng điểm yếu của họ.

Bước 4: Cách mô tả cơ cấu tổ chức và quản lý doanh nghiệp

1. Giới thiệu chủ sở hữu và đội ngũ quản lý chủ chốt

Bạn nên nêu rõ:

• Ai là người sáng lập hoặc chủ doanh nghiệp?

• Vai trò cụ thể của từng người trong công ty.

• Kinh nghiệm chuyên môn liên quan đến ngành.

• Thành tích hoặc dự án đã thực hiện trước đó.

Nếu đội ngũ có nhiều năm kinh nghiệm hoặc từng quản lý thành công dự án tương tự, hãy làm nổi bật điều đó. Đây là yếu tố tăng độ tin cậy cho toàn bộ kế hoạch kinh doanh gọi vốn.

2. Trình bày chuyên môn và năng lực của đội ngũ

Không chỉ liệt kê chức danh, bạn cần làm rõ:

• Kỹ năng cốt lõi của từng vị trí (tài chính, marketing, vận hành…).

• Lợi thế cạnh tranh từ kinh nghiệm thực tế.

• Mối quan hệ trong ngành (nếu có).

Trong thực tế triển khai các bước lập kế hoạch kinh doanh, nhà đầu tư thường quan tâm đến việc: đội ngũ có đủ khả năng xử lý rủi ro và phát triển dài hạn hay không.

3. Cách thức ra quyết định và vận hành

Bạn nên mô tả ngắn gọn:

• Ai chịu trách nhiệm ra quyết định chiến lược?

• Quy trình phê duyệt tài chính như thế nào?

• Cơ chế báo cáo và kiểm soát nội bộ ra sao?

Phần này giúp chứng minh doanh nghiệp hoạt động có hệ thống, không phụ thuộc hoàn toàn vào cảm tính cá nhân.

4. Sơ đồ tổ chức (Organizational chart)

Nếu có, bạn nên đưa vào:

• Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các phòng ban.

• Tuyến báo cáo trực tiếp của từng vị trí.

Với kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp, một sơ đồ tổ chức rõ ràng giúp người đọc nhanh chóng hình dung cấu trúc vận hành và trách nhiệm của từng bộ phận.

Bước 5: Cách mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ trong kế hoạch kinh doanh

1. Bạn đang bán gì?

Hãy mô tả rõ ràng:

• Tên sản phẩm hoặc dịch vụ chính.

• Đặc điểm nổi bật.

• Phân khúc giá (cao cấp, trung cấp, phổ thông).

Tránh mô tả chung chung. Trong các bước lập kế hoạch kinh doanh, sự cụ thể giúp tăng độ tin cậy và khả năng triển khai thực tế.

2. Giá trị nổi bật của sản phẩm/dịch vụ

Bạn cần trả lời:

• Sản phẩm của bạn giải quyết vấn đề gì?

• Điểm khác biệt so với đối thủ là gì?

• Vì sao khách hàng sẽ sẵn sàng trả tiền?

Có thể khác biệt ở:

• Chất lượng cao hơn.

• Giá hợp lý hơn.

• Trải nghiệm tốt hơn.

• Tính tiện lợi hoặc cá nhân hóa cao.

Trong thực tế, lợi thế cạnh tranh càng rõ ràng thì phần chiến lược marketing trong kế hoạch kinh doanh càng dễ xây dựng.

3. Lợi ích cụ thể khách hàng nhận được

Đừng chỉ nói về tính năng, hãy nói về lợi ích.

Ví dụ:

• Tiết kiệm thời gian.

• Giảm chi phí.

• Cải thiện trải nghiệm.

• Tăng hiệu suất công việc.

Khách hàng mua lợi ích, không chỉ mua sản phẩm.

4. So sánh với đối thủ cạnh tranh

Bạn nên chỉ ra:

• Đối thủ đang cung cấp gì?

• Sản phẩm của bạn vượt trội ở điểm nào?

• Bạn đang khai thác khoảng trống nào trên thị trường?

Phần này cần thống nhất với phân tích thị trường trong kế hoạch kinh doanh để đảm bảo logic xuyên suốt.

5. Vòng đời sản phẩm và kế hoạch phát triển

Đây là yếu tố nhiều người bỏ qua nhưng rất quan trọng.

Bạn nên đề cập:

• Sản phẩm đang ở giai đoạn nào (ý tưởng, thử nghiệm, đã bán ra thị trường)?

• Có kế hoạch ra mắt phiên bản mới hoặc mở rộng danh mục không?

• Có đăng ký bản quyền, sáng chế hoặc bảo hộ thương hiệu không?

• Có đang phát triển nguyên mẫu (prototype) nếu là sản phẩm mới?

Những thông tin này giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy cho toàn bộ kế hoạch kinh doanh gọi vốn.

Ví dụ minh họa đơn giản

Nếu viết cho một quán cà phê, bạn có thể trình bày:

• Cung cấp 5 nhóm đồ uống chính: cà phê rang xay, trà, sinh tố, nước giải khát và socola nóng.

• Định vị là quán có thực đơn đa dạng phục vụ sinh viên và nhân viên văn phòng.

• Điểm khác biệt: không gian học tập yên tĩnh, wifi mạnh, menu phong phú hơn các quán lân cận chỉ tập trung vào cà phê truyền thống.

Sau phần tóm tắt giá trị khác biệt, bạn có thể đính kèm thực đơn chi tiết.

Bước 6: Cách xây dựng chiến lược marketing và bán hàng

1. Chiến lược thâm nhập thị trường

Bạn cần xác định:

• Phân khúc khách hàng ưu tiên tiếp cận trước.

• Lợi thế cạnh tranh dùng để thu hút khách hàng ban đầu.

• Chính sách giá khi mới ra mắt (giá thâm nhập, khuyến mãi khai trương…).

Ví dụ: tập trung vào nhóm khách hàng trẻ, sử dụng ưu đãi mở bán để tạo lưu lượng ban đầu.

2. Kế hoạch truyền thông và quảng bá

Trong phần chiến lược marketing trong kế hoạch kinh doanh, hãy nêu rõ kênh sử dụng thay vì nói chung chung.

Bạn có thể chọn:

• Marketing mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram).

• Quảng cáo trả phí (Google Ads, Facebook Ads).

• Phát tờ rơi tại khu vực mục tiêu.

• Treo bảng hiệu, billboard tại vị trí đông người.

• Hợp tác với KOL hoặc đối tác địa phương.

Hãy làm rõ:

• Ngân sách dự kiến cho từng kênh.

• Thời gian triển khai.

• Mục tiêu cụ thể (tăng nhận diện thương hiệu, tạo khách hàng tiềm năng, tăng doanh số).

3. Chiến lược bán hàng

Đây là phần quan trọng trong các bước lập kế hoạch kinh doanh vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

Bạn cần trả lời:

• Bán trực tiếp tại cửa hàng hay online?

• Có đội ngũ nhân viên kinh doanh không?

• Có sử dụng cộng tác viên hoặc đại lý phân phối không?

• Chính sách hoa hồng và thưởng doanh số thế nào?

Nếu bán online, hãy nêu rõ:

• Bán qua website riêng hay sàn thương mại điện tử?

• Quy trình xử lý đơn hàng và chăm sóc sau bán ra sao?

4. Kế hoạch quản lý tăng trưởng

Một bản kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp không chỉ nói về giai đoạn khởi đầu mà còn cần tính đến mở rộng.

Bạn nên xác định:

• Khi đạt mốc doanh thu X, sẽ mở thêm chi nhánh hoặc tăng sản lượng.

• Khi lượng khách ổn định, sẽ mở rộng sang phân khúc mới.

• Kế hoạch tái đầu tư lợi nhuận.

5. Cách giao tiếp và giữ chân khách hàng

Chi phí giữ khách cũ thường thấp hơn tìm khách mới. Vì vậy, cần làm rõ:

• Chính sách chăm sóc khách hàng.

• Chương trình khách hàng thân thiết.

• Thu thập phản hồi và cải thiện dịch vụ.

Tóm lại, phần marketing và bán hàng trong kế hoạch kinh doanh gọi vốn cần cụ thể, có kênh rõ ràng, có ngân sách và có mục tiêu đo lường. Nếu bạn trình bày được cách tiếp cận thị trường thực tế và khả thi, bản kế hoạch sẽ thuyết phục hơn rất nhiều so với những cam kết chung chung.

Bước 7: Cách viết phần yêu cầu gọi vốn trong kế hoạch kinh doanh

1. Xác định số vốn cần huy động

Bạn cần nêu rõ:

• Tổng số tiền cần để bắt đầu kinh doanh.

• Số vốn cần duy trì hoạt động trong 6–12 tháng đầu.

• Nguồn vốn tự có và số vốn cần huy động thêm.

Trong thực tế triển khai các bước lập kế hoạch kinh doanh, con số càng cụ thể càng tăng độ tin cậy.

2. Trình bày chi tiết cách sử dụng vốn

Hãy lập bảng phân bổ vốn theo từng hạng mục, ví dụ:

• Chi phí thuê mặt bằng.

• Trang thiết bị và máy móc.

• Nguyên vật liệu ban đầu.

• Chi phí marketing.

• Chi phí nhân sự 3–6 tháng đầu.

• Dự phòng rủi ro.

Việc liệt kê rõ ràng giúp nhà đầu tư thấy bạn đã tính toán thực tế, không sử dụng vốn một cách cảm tính.

3. Đưa ra lộ trình sử dụng vốn

Bạn nên nêu:

• Khi nào nhận vốn?

• Trong 3 tháng đầu sẽ chi cho những hạng mục nào?

• Khi nào bắt đầu tạo doanh thu ổn định?

Phần này cho thấy bạn có kế hoạch triển khai cụ thể thay vì chỉ có ý tưởng.

4. Chuẩn bị báo cáo tài chính hỗ trợ

Đây là phần bắt buộc trong kế hoạch tài chính trong kế hoạch kinh doanh.

Bạn cần chuẩn bị:

• Báo cáo kết quả kinh doanh (Profit & Loss).

• Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement).

• Dự toán chi phí vận hành.

Nếu doanh nghiệp đã hoạt động, hãy cung cấp dữ liệu lịch sử.
Nếu là doanh nghiệp mới, bạn cần dự báo tài chính dựa trên phân tích thị trường và chiến lược bán hàng.

Trong năm đầu tiên:

• Trình bày báo cáo theo tháng hoặc theo quý.

Từ năm thứ hai trở đi:

• Trình bày báo cáo theo năm.

Các tài liệu này thường được đặt ở phần phụ lục của kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ.

5. Dự báo dòng tiền dài hạn

Để tăng tính chuyên nghiệp, bạn nên:

• Dự báo dòng tiền tối thiểu 5–6 năm.

• Xác định thời điểm hòa vốn.

• Thể hiện giai đoạn tăng trưởng ổn định.

Nếu có thể, bạn nên đưa vào phương pháp định giá doanh nghiệp dựa trên dòng tiền chiết khấu (Discounted Cash Flow). Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang xây dựng kế hoạch kinh doanh để gọi vốn đầu tư.

6. Cân nhắc thuê chuyên gia hỗ trợ

Nếu bạn không có nền tảng tài chính vững, nên:

• Nhờ kế toán lập báo cáo chuẩn.

• Tham khảo ý kiến luật sư về cấu trúc góp vốn và cổ phần.

Chi phí thuê chuyên gia ban đầu có thể cao, nhưng sẽ giúp hồ sơ của bạn chuyên nghiệp hơn và giảm rủi ro pháp lý về sau.

Bước 8: Cách viết tóm tắt điều hành trong kế hoạch kinh doanh

1. Giới thiệu tổng quan và sứ mệnh doanh nghiệp

• Tên doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động.

• Tuyên bố sứ mệnh (doanh nghiệp tồn tại để làm gì).

• Giá trị cốt lõi và định hướng dài hạn.

Phần này giúp người đọc hiểu nhanh mục tiêu và tầm nhìn trong kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ.

2. Tóm tắt sản phẩm hoặc dịch vụ

• Bạn cung cấp sản phẩm/dịch vụ gì?

• Điểm khác biệt nổi bật so với đối thủ.

• Lợi ích chính mang lại cho khách hàng.

Chỉ nên trình bày ngắn gọn nhưng đủ thuyết phục để thể hiện lợi thế cạnh tranh.

3. Thị trường mục tiêu

• Khách hàng chính là ai?

• Quy mô và tiềm năng thị trường.

• Xu hướng tăng trưởng của ngành.

Đây là phần giúp bản kế hoạch kinh doanh gọi vốn thể hiện cơ hội phát triển thực tế.

4. Mục tiêu và định hướng phát triển

• Mục tiêu doanh thu trong 1–3 năm.

• Kế hoạch mở rộng quy mô.

• Chiến lược tăng trưởng chính.

Phần này nên thống nhất với dự báo tài chính và chiến lược marketing đã trình bày trước đó.

5. Nội dung bổ sung theo từng loại doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp đã hoạt động:

• Thời điểm thành lập.

• Các cột mốc tăng trưởng quan trọng.

• Doanh thu hiện tại hoặc tốc độ tăng trưởng.

• Hợp đồng lớn, khách hàng tiêu biểu.

Đối với doanh nghiệp khởi nghiệp:

• Phân tích ngành và cơ hội thị trường.

• Cấu trúc pháp lý (hộ kinh doanh, công ty TNHH, cổ phần…).

• Số vốn cần huy động và mục đích sử dụng vốn.

• Có hay không việc chia cổ phần cho nhà đầu tư.

6. Thành tựu và kế hoạch tương lai

Cả doanh nghiệp mới và đang hoạt động đều nên:

• Nêu thành tựu nổi bật (giải thưởng, hợp đồng, tăng trưởng nhanh…).

• Tóm tắt kế hoạch phát triển trong thời gian tới.

Tóm lại, phần tóm tắt điều hành trong các bước lập kế hoạch kinh doanh cần ngắn gọn, rõ ràng và mang tính chiến lược. Nếu viết tốt, đây sẽ là phần “bán” toàn bộ ý tưởng của bạn chỉ trong vài trang đầu tiên, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng đáng kể khả năng được duyệt vốn hoặc hợp tác.

Cách 3: Hoàn thiện Business Plan để thuyết phục nhà đầu tư

Bước 1: Cách xây dựng phụ lục trong kế hoạch kinh doanh

1. Tài liệu tài chính hỗ trợ

Phụ lục nên bao gồm:

• Báo cáo kết quả kinh doanh (nếu doanh nghiệp đã hoạt động).

• Bảng cân đối kế toán.

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

• Dự báo doanh thu và chi phí chi tiết.

• Ngân sách chi tiêu theo từng hạng mục.

Các tài liệu này giúp tăng độ tin cậy cho phần kế hoạch tài chính trong kế hoạch kinh doanh.

2. Hồ sơ pháp lý và giấy phép

Bạn nên đính kèm:

• Giấy đăng ký kinh doanh.

• Giấy phép hoạt động (nếu ngành nghề yêu cầu).

• Hợp đồng thuê mặt bằng.

• Hợp đồng hợp tác hoặc cung ứng.

Những giấy tờ này chứng minh doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và có nền tảng thực tế.

3. Hợp đồng và cam kết doanh thu

Nếu đã có:

• Hợp đồng nguyên tắc với khách hàng.

• Thỏa thuận hợp tác chiến lược.

• Đơn đặt hàng trước.

Hãy đưa vào phụ lục để chứng minh dự báo doanh thu không chỉ là ước tính mà đã có cơ sở cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng trong kế hoạch kinh doanh gọi vốn.

4. Hồ sơ đội ngũ chủ chốt

Phần này nên gồm:

• Tiểu sử hoặc CV của người sáng lập.

• Hồ sơ năng lực của ban quản lý.

• Thành tích nổi bật liên quan đến ngành.

Điều này giúp củng cố phần cơ cấu tổ chức đã trình bày trước đó.

5. Trình bày rủi ro và phương án giảm thiểu

Một bản kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ chuyên nghiệp không né tránh rủi ro mà cần nhận diện rõ:

• Rủi ro thị trường (nhu cầu giảm, cạnh tranh mạnh).

• Rủi ro tài chính (thiếu dòng tiền, chi phí tăng).

• Rủi ro pháp lý hoặc thay đổi chính sách.

• Rủi ro vận hành (thiếu nhân sự, gián đoạn nguồn cung).

Sau mỗi rủi ro, bạn cần nêu rõ:

• Kế hoạch dự phòng.

• Quỹ dự phòng tài chính.

• Chiến lược điều chỉnh khi thị trường biến động.

Việc chủ động phân tích rủi ro cho thấy bạn đã suy nghĩ dài hạn và chuẩn bị phương án ứng phó, thay vì chỉ tập trung vào kịch bản lạc quan.

Bước 2: Rà soát và chỉnh sửa kế hoạch kinh doanh trước khi hoàn thiện

1. Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp nhiều lần

• Đọc lại toàn bộ tài liệu ít nhất 2–3 lần.

• Kiểm tra lỗi đánh máy, lỗi câu thiếu chủ ngữ hoặc lặp từ.

• Đảm bảo thuật ngữ tài chính và kinh doanh được dùng thống nhất.

Trong kế hoạch kinh doanh gọi vốn, lỗi nhỏ cũng có thể làm giảm mức độ tin cậy.

2. Chỉnh sửa theo góc nhìn người đọc

Đặc biệt quan trọng nếu bạn viết bản trình bày cho nhà đầu tư.

Hãy tự hỏi:

• Nội dung có rõ ràng với người chưa biết gì về doanh nghiệp không?

• Lợi ích và tiềm năng có được trình bày nổi bật không?

• Các số liệu có logic và dễ hiểu không?

Nếu cần, hãy viết lại hoàn toàn một số đoạn để tăng tính thuyết phục. Một bản kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ hiệu quả là bản dễ đọc, không phải bản dài nhất.

3. Đọc to tài liệu

Nghe có vẻ đơn giản nhưng rất hiệu quả:

• Giúp phát hiện câu văn không mượt.

• Nhận ra đoạn trình bày rườm rà hoặc khó hiểu.

• Phát hiện lỗi ngữ pháp mà khi đọc thầm có thể bỏ qua.

Đây là bước thực tế trong các bước lập kế hoạch kinh doanh mà nhiều người bỏ qua.

4. Nhờ người khác đọc và phản hồi

Hãy:

• In một bản hoàn chỉnh.

• Gửi cho người có kinh nghiệm kinh doanh hoặc tài chính đọc thử.

• Yêu cầu họ góp ý thẳng thắn về tính logic và khả thi.

Phản hồi khách quan giúp bạn nhìn thấy những điểm còn thiếu hoặc chưa thuyết phục.

5. Bảo vệ ý tưởng bằng thỏa thuận bảo mật (NDA)

Nếu nội dung có yếu tố sáng tạo hoặc chiến lược nhạy cảm:

• Có thể yêu cầu người đọc ký thỏa thuận bảo mật (Non-Disclosure Agreement).

• Điều này giúp bảo vệ thông tin trước khi bạn chính thức gọi vốn hoặc công bố rộng rãi.

Tóm lại, giai đoạn chỉnh sửa là bước hoàn thiện cuối cùng trong kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp. Một tài liệu rõ ràng, mạch lạc, không lỗi và được kiểm chứng sẽ nâng cao đáng kể uy tín của bạn trong mắt nhà đầu tư, ngân hàng và đối tác.

Bước 3: Cách thiết kế trang bìa kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp

1. Nội dung bắt buộc trên trang bìa

Trang bìa nên bao gồm:

• Dòng chữ “Business Plan” đặt ở giữa trang, in đậm, cỡ chữ lớn.

• Tên công ty ngay bên dưới hoặc phía trên tiêu đề.

• Logo công ty (nếu có).

• Thông tin liên hệ:

  • Họ tên người đại diện.

  • Số điện thoại.

  • Email.

  • Địa chỉ doanh nghiệp.

Nếu là kế hoạch kinh doanh gọi vốn, bạn có thể bổ sung:

• Phiên bản tài liệu (Version 1.0…).

• Ngày phát hành.

2. Bố cục trình bày gợi ý

Trang bìa nên được sắp xếp như sau:

• Phần giữa trang:
  BUSINESS PLAN
  Tên công ty

• Phần dưới cùng:
  Logo
  Thông tin liên hệ

Tránh đưa quá nhiều thông tin lên trang bìa. Đây không phải nơi trình bày chiến lược hay mục tiêu.

3. Thiết kế đơn giản nhưng chuyên nghiệp

Trong thực tế xây dựng kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ, bạn nên:

• Sử dụng tối đa 1–2 màu chủ đạo theo nhận diện thương hiệu.

• Chọn font chữ dễ đọc, trang trọng.

• Tránh hình nền rối mắt hoặc quá nhiều hiệu ứng.

Một trang bìa gọn gàng giúp tài liệu của bạn nổi bật và tạo cảm giác đáng tin cậy ngay từ đầu.

Tham khảo thêm nguồn hướng dẫn và công cụ lập kế hoạch kinh doanh

1. Tham khảo hướng dẫn từ Small Business Administration (SBA)

Small Business Administration là cơ quan hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ, cung cấp tài liệu và mẫu hướng dẫn lập kế hoạch rất chi tiết.

Bạn có thể:

• Xem bộ tài liệu “Create A Business Plan” để tham khảo cách trình bày chuyên nghiệp.

• Đối chiếu cấu trúc tài liệu với bản của mình để tránh thiếu sót.

• Học cách xây dựng dự báo tài chính theo chuẩn quốc tế.

Dù hoạt động tại Việt Nam, bạn vẫn có thể áp dụng cấu trúc logic và phương pháp trình bày từ nguồn này để nâng cao chất lượng kế hoạch kinh doanh gọi vốn.

2. Tìm nguồn hỗ trợ từ cơ quan địa phương

Nếu bạn đang xây dựng kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ, nên chủ động tìm hiểu:

• Trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp tại địa phương.

• Sở Kế hoạch và Đầu tư.

• Hội doanh nghiệp trẻ.

• Phòng Thương mại và Công nghiệp (Chamber of Commerce) tại khu vực của bạn.

Những đơn vị này thường cung cấp:

• Khóa đào tạo khởi nghiệp.

• Mẫu biểu pháp lý.

• Tư vấn miễn phí hoặc chi phí thấp.

Việc tận dụng hệ sinh thái hỗ trợ sẽ giúp bạn tránh nhiều sai sót trong giai đoạn đầu.

3. Áp dụng Business Model Canvas cho startup

Nếu bạn là startup, thay vì viết ngay bản kế hoạch dài, nên bắt đầu bằng mô hình tinh gọn theo phương pháp Lean Startup.

The Lean Startup giới thiệu cách tiếp cận này, tập trung vào thử nghiệm nhanh và điều chỉnh liên tục.

Business Model Canvas giúp bạn:

• Tóm gọn mô hình kinh doanh trên một trang.

• Xác định rõ phân khúc khách hàng, giá trị cốt lõi và dòng doanh thu.

• Kiểm tra tính khả thi trước khi đầu tư lớn.

Trong thực tế, nhiều nhà đầu tư đánh giá cao startup sử dụng Canvas trước khi phát triển thành bản kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp đầy đủ.

Nguồn tham khảo

1. CDFI Fund. (n.d.). Business plan outline. U.S. Department of the Treasury. Truy cập từ https://www.cdfifund.gov/sites/cdfi/files/documents/business-plan-outline.pdf
2. Entrepreneur. (n.d.). How to write a business plan. Truy cập từ http://www.entrepreneur.com/article/38290#sec2
3. Entrepreneur. (n.d.). First steps: Writing the executive summary of your business plan. Truy cập từ https://www.entrepreneur.com/starting-a-business/first-steps-writing-the-executive-summary-of-your-business/241071
4. Helena Ronis. (n.d.). Business advisor: Expert interview.
5. Indeed Editorial Team. (n.d.). Parts of a business plan. Truy cập từ https://www.indeed.com/career-advice/career-development/parts-to-a-business-plan
6. OpenStax. (n.d.). The business plan. In Entrepreneurship. Truy cập từ https://openstax.org/books/entrepreneurship/pages/11-4-the-business-plan
7. Queensland Government. (n.d.). Writing a marketing strategy plan. Business Queensland. Truy cập từ https://www.business.qld.gov.au/running-business/marketing-sales/marketing/strategy-planning/writing-strategy-plan
8. The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill. (n.d.). Editing and proofreading. Truy cập từ https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/editing-and-proofreading/

Biên dịch: Ashley Wright Nguyen.