Trong công việc, biết khi nào nên dừng lại và chuyển sang cơ hội mới là một kỹ năng quan trọng để phát triển sự nghiệp. Và bước khởi đầu cho quá trình này chính là một lá thư xin từ chức chuyên nghiệp.

Nhiều người thường muốn “xả hết nỗi bức xúc” khi rời bỏ công ty, nhưng sự thật là một bức thư lịch sự, ngắn gọn và tinh tế sẽ giúp bạn:

• Giữ mối quan hệ tốt đẹp với sếp và đồng nghiệp.

• Bảo vệ hình ảnh cá nhân và uy tín nghề nghiệp.

• Tạo nền tảng thuận lợi cho những cơ hội trong tương lai.

Nếu bạn đang băn khoăn cách viết thư xin nghỉ việc vừa đúng chuẩn vừa để lại ấn tượng tốt, hãy bắt đầu với hướng dẫn chi tiết dưới đây.

Phần 1: Hướng dẫn viết thư từ chức chuyên nghiệp: Mẫu chuẩn và cách trình bày

Bước 1: Cách mở đầu thư xin từ chức vừa thân thiện vừa chuyên nghiệp

Một bức thư xin nghỉ việc hay bắt đầu từ cách bạn xưng hô và thể hiện sự tôn trọng. Mở đầu đúng cách sẽ giúp tạo ấn tượng tốt và giữ mối quan hệ tích cực với sếp.

• Giữ sự thân thiện nhưng vẫn lịch sự: Nếu bạn có mối quan hệ gần gũi với sếp, hãy viết “Dear + tên riêng” (ví dụ: Dear Lisa,). Cách này vừa ấm áp vừa đúng mực.

• Trường hợp cần trang trọng hơn: Nếu văn hóa công ty yêu cầu sự nghiêm túc, hãy giữ cách gọi như thường ngày, ví dụ: Dear Mr. Jones. Tránh bất ngờ đổi sang thân mật nếu trước đó bạn luôn dùng cách xưng hô trang trọng.

• Với thư giấy: Nếu viết thư tay hoặc đánh máy trên giấy, đừng quên ghi ngày ở góc trên bên trái, sau đó là tên và địa chỉ của sếp trước khi vào nội dung chính.

Việc mở đầu thư tưởng chừng nhỏ nhưng lại thể hiện rõ sự tôn trọng và chuyên nghiệp – yếu tố quyết định hình ảnh của bạn khi rời công ty.

Bước 2: Cách nêu rõ ý định xin từ chức trong thư

Khi viết thư xin nghỉ việc, điều quan trọng nhất là bạn phải thể hiện rõ ràng quyết định của mình. Nếu không, sếp có thể hiểu lầm rằng bạn còn cân nhắc và sẽ đưa ra lời đề nghị giữ chân như tăng lương hoặc thăng chức. Việc mập mờ chỉ khiến tình huống trở nên khó xử.

Hãy viết ngắn gọn, dứt khoát để thể hiện sự tự tin trong quyết định. Một số cách diễn đạt thường dùng:

• “Tôi xin chính thức gửi đơn từ chức khỏi vị trí [tên vị trí công việc].”

• “Xin vui lòng chấp nhận lá thư này như một thông báo về việc tôi từ chức khỏi vị trí [tên vị trí công việc].”

• “Với sự tiếc nuối, tôi xin gửi đơn từ chức khỏi vị trí [tên vị trí công việc].”

Việc nêu rõ ý định từ chức không chỉ giúp bạn giữ được sự chuyên nghiệp, mà còn tạo cảm giác minh bạch, thẳng thắn – điều rất quan trọng để duy trì hình ảnh tốt đẹp trong mắt sếp và công ty.

Bước 3: Thông báo thời gian nghỉ việc rõ ràng

Một lá thư xin từ chức chuyên nghiệp không chỉ nói về quyết định nghỉ việc, mà còn cần nêu rõ ngày làm việc cuối cùng. Điều này giúp công ty có thời gian sắp xếp người thay thế hoặc bạn có thể bàn giao công việc trọn vẹn.

• Tối thiểu 2 tuần: Đây là khoảng thời gian chuẩn để bạn thông báo trước khi rời công ty.

• Vị trí quan trọng: Nếu công việc của bạn phức tạp hoặc giữ vị trí quản lý, nên thông báo sớm hơn (3–4 tuần) để có đủ thời gian bàn giao.

• Cách tính linh hoạt: Một số người dùng số ngày nghỉ phép năm làm mốc. Ví dụ, bạn có 3 tuần nghỉ phép thì có thể báo trước 3 tuần để thể hiện sự tôn trọng.

Cách viết trong thư có thể tham khảo:

• “Tôi xin chính thức gửi đơn từ chức khỏi vị trí [tên công việc], ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là 12/7/2014.”

• “Xin vui lòng chấp nhận đơn từ chức của tôi khỏi vị trí [tên công việc]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là 31/7/2014.”

• “Với sự tiếc nuối, tôi xin từ chức khỏi vị trí [tên công việc]. Tôi sẽ tiếp tục làm việc đến hết tháng này, ngày cuối cùng là 31/7/2014.”

Việc ghi rõ ngày nghỉ việc giúp cả bạn và công ty chủ động, tránh hiểu lầm và giữ được sự chuyên nghiệp đến phút cuối.

Bước 4: Nêu lý do nghỉ việc (không bắt buộc)

Trong thư xin từ chức, bạn có thể chọn chia sẻ hoặc không chia sẻ lý do nghỉ việc. Đây không phải phần bắt buộc, nhưng đôi khi việc nói rõ lý do sẽ giúp sếp và công ty hiểu hơn về hoàn cảnh của bạn.

• Khi không hài lòng với công việc: Không cần đi sâu chi tiết, chỉ cần giữ thái độ lịch sự.

• Khi có lý do rõ ràng: Như nghỉ hưu, nghỉ thai sản, lý do cá nhân, hoặc chuyển sang một công ty khác, bạn có thể trình bày ngắn gọn.

Một số cách diễn đạt thường dùng:

• “Tôi vừa nhận được một cơ hội mới tại công ty khác và đã quyết định chấp nhận lời mời.”

• “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định nhận vị trí [tên công việc] tại một công ty phù hợp hơn với định hướng của mình.”

• “Tôi xin thông báo sẽ nghỉ hưu vào ngày 3/4.”

• “Sau thời gian nghỉ thai sản, tôi quyết định không quay lại làm việc.”

• “Tôi từ chức vì lý do cá nhân.”

Chia sẻ lý do một cách khéo léo giúp bạn rời đi trong sự tôn trọng và thiện chí, đồng thời giữ hình ảnh đẹp trong mắt đồng nghiệp và sếp cũ.

Bước 5: Thể hiện thiện chí hỗ trợ bàn giao công việc

Một lá thư xin từ chức chuyên nghiệp không chỉ dừng ở việc thông báo nghỉ việc, mà còn nên thể hiện tinh thần trách nhiệm trong giai đoạn chuyển giao. Điều này giúp công ty ổn định nhân sự, đồng thời để lại hình ảnh đẹp về bạn.

• Nếu công việc của bạn phức tạp hoặc khó thay thế, hãy sẵn sàng hỗ trợ đào tạo người mới.

• Bạn có thể chủ động bàn giao công việc từng phần trước khi nghỉ, giúp công ty duy trì hoạt động trơn tru.

• Thái độ hợp tác và sẵn lòng hỗ trợ sẽ khiến sếp và đồng nghiệp đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn.

Một số cách diễn đạt lịch sự:

• “Tôi sẵn sàng hỗ trợ quá trình bàn giao công việc để công ty vẫn vận hành ổn định sau khi tôi nghỉ.”

• “Tôi có thể tham gia tuyển dụng hoặc hướng dẫn người thay thế vị trí của mình trong thời gian chuyển giao.”

Lời cam kết này không chỉ giúp bạn ra đi trong sự tôn trọng và thiện chí, mà còn mở ra cơ hội cho những mối quan hệ nghề nghiệp tích cực sau này.

Bước 6: Gửi lời cảm ơn đến công ty và lãnh đạo

Một lá thư xin từ chức không nên mang theo sự bức xúc hay trách móc. Ngược lại, hãy dành lời cảm ơn chân thành để thể hiện bạn là người chuyên nghiệp và biết trân trọng những gì đã trải qua.

• Hãy nhắc đến những kinh nghiệm quý báu bạn đã có khi làm việc tại công ty.

• Thể hiện sự biết ơn với sếp và đồng nghiệp vì đã hỗ trợ, tạo điều kiện để bạn phát triển.

• Cách này không chỉ giúp bạn rời đi trong không khí tích cực, mà còn duy trì được các mối quan hệ tốt cho tương lai.

Một số cách diễn đạt gợi ý:

• “Tôi chân thành cảm ơn những trải nghiệm và sự tự tin mà công việc tại đây đã mang lại cho tôi.”

• “Xin cảm ơn sếp và công ty vì đã trao cho tôi nhiều cơ hội, cũng như kiến thức quý giá trong suốt thời gian qua.”

• “Tôi luôn trân trọng sự hỗ trợ tận tình của anh/chị trong quá trình làm việc, điều đó đã giúp tôi trưởng thành hơn trong sự nghiệp.”

Một lời cảm ơn ngắn gọn nhưng ấm áp sẽ giúp lá thư xin nghỉ việc khép lại một cách đầy thiện chí và chuyên nghiệp.

Bước 7: Kết thúc thư xin từ chức bằng lời chào tích cực

Phần kết là ấn tượng cuối cùng sếp nhận được từ lá thư của bạn, vì vậy hãy giữ sự tôn trọng và thiện chí. Dù lý do nghỉ việc là gì, một lời chào kết ấm áp sẽ giúp bạn rời đi trong tinh thần tốt đẹp.

• Nếu đã cam kết hỗ trợ bàn giao: Hãy để lại số điện thoại hoặc email để sếp tiện liên hệ khi cần. Ví dụ:

  • “Anh/chị có thể liên hệ với tôi bất cứ lúc nào qua số [số điện thoại] hoặc email [địa chỉ email].”

• Nếu có mối quan hệ thân thiết với sếp: Bạn có thể thêm lời nhắn cảm động, thể hiện sự trân trọng. Ví dụ:

  • “Tôi sẽ luôn ghi nhớ sự hỗ trợ và những gì anh/chị đã dành cho tôi trong suốt thời gian làm việc.”

  • “Tôi sẽ không thể có được vị trí mới này nếu thiếu sự giúp đỡ và động viên của anh/chị.”

Một lời chào kết ngắn gọn nhưng chân thành sẽ giúp lá thư xin nghỉ việc của bạn trở nên trọn vẹn, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt lâu dài.

Bước 8: Chọn lời kết thư trang trọng và ấm áp

Sau khi đã trình bày đầy đủ các nội dung chính, bạn cần khép lại thư xin từ chức bằng một lời chào lịch sự. Đây là bước nhỏ nhưng giúp bức thư thêm chuyên nghiệp và để lại thiện cảm.

• Nếu muốn giữ sự trang trọng: có thể dùng “Trân trọng,” hoặc “Kính chào,” trước khi ký tên.

• Nếu muốn thể hiện sự ấm áp, thân thiện: có thể dùng “Chân thành,” “Kính chúc mọi điều tốt đẹp,” hoặc “Thân ái.”

• Lời kết cũng có thể tùy chỉnh để phản ánh sự biết ơn của bạn đối với công ty.

Ví dụ:

• “Trân trọng,”

• “Chân thành cảm ơn và kính chúc anh/chị cùng công ty ngày càng phát triển,”

• “Thân ái,”

Một lời chào kết gọn gàng, lịch sự sẽ giúp bức thư xin nghỉ việc khép lại trọn vẹn và chuyên nghiệp.

Phần 2: Bí quyết viết thư từ chức khéo léo, không mất lòng sếp

Bước 1: Giữ sự chuyên nghiệp trong thư xin từ chức

Một nguyên tắc quan trọng khi viết thư xin nghỉ việc là luôn giữ thái độ tôn trọng và lịch sự. Đây không chỉ là phép xã giao, mà còn là cách bảo vệ hình ảnh cá nhân của bạn trong mắt công ty và cả nhà tuyển dụng tương lai.

• Tránh cảm xúc tiêu cực: Đừng dùng lời lẽ nặng nề hay phàn nàn gay gắt, ngay cả khi bạn rời đi vì điều kiện làm việc chưa tốt.

• Nếu muốn nêu lý do: Hãy viết ngắn gọn, khách quan và mang tính xây dựng, không cần đi sâu vào chi tiết.

• Nhớ rằng: Lá thư sẽ được lưu trong hồ sơ nhân sự. Nếu sau này có công ty khác liên hệ để xác minh thông tin, bức thư này chính là một phần thể hiện thái độ chuyên nghiệp của bạn.

Hãy nhớ: Nghỉ việc như một người chuyên nghiệp, không phải như một người bất mãn.

Bước 2: Gửi thư xin từ chức qua email

Trong thời đại công nghệ, việc nộp đơn xin nghỉ việc qua email ngày càng trở nên phổ biến. Bạn vẫn cần giữ những nguyên tắc cơ bản giống như khi viết thư truyền thống, chỉ có một vài điểm khác biệt:

• Không cần ghi ngày tháng hay địa chỉ công ty ở góc trên bên trái.

• Tiêu đề email nên rõ ràng: có thể viết “Resignation – [Họ tên]” để sếp dễ nhận biết.

• Nội dung nên ngắn gọn: Thay vì viết dài dòng nhiều đoạn, chỉ cần 5–6 câu súc tích, đủ để nêu ý định nghỉ việc, thời gian làm việc cuối cùng, lời cảm ơn và cam kết hỗ trợ bàn giao.

Lưu ý: Dù gửi qua email, bạn vẫn cần thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp, đồng thời cân nhắc văn hóa công ty để chọn cách gửi phù hợp (email, thư giấy hoặc trao đổi trực tiếp).

Bước 3: Đọc lại thư trước khi gửi

Trước khi nộp thư xin nghỉ việc, hãy dành thời gian đọc lại một lần cuối. Đây là bước nhỏ nhưng rất quan trọng để đảm bảo bức thư của bạn:

• Không có lỗi chính tả hay ngữ pháp.

• Giữ được giọng điệu lịch sự, tích cực thay vì căng thẳng hay tiêu cực.

• Truyền tải đúng tinh thần bạn mong muốn: một lời thông báo chuyên nghiệp, không phải để “trút giận” lên sếp.

Mẹo nhỏ: Hãy để thư “nguội” trong khoảng 1 giờ trước khi gửi, rồi đọc lại. Bạn có thể nhận ra mình cần chỉnh sửa vài câu để mềm mại và thiện chí hơn.

Nguồn tham khảo

1. https://www.theladders.com/career-advice/how-to-write-effective-resignation-letter
2. https://www.wsj.com/articles/SB10001424052748704657304575540143127402012
3. https://money.usnews.com/money/blogs/outside-voices-careers/articles/crafting-a-classy-resignation-letter

Biên dịch: Sidney Bailey Hoang.