Trong hành trình sự nghiệp, đôi khi bạn sẽ phải rời bỏ công việc hiện tại để tìm hướng đi mới. Việc viết đơn xin nghỉ việc báo trước 2 tuần không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là cách để bạn rời công ty một cách chuyên nghiệp và giữ được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và cấp trên. Mặc dù việc này có thể khiến nhiều người cảm thấy lo lắng, nhưng nếu bạn biết cách trình bày đơn đúng chuẩn, ngắn gọn và lịch sự, bạn hoàn toàn có thể ra đi trong sự tôn trọng và tự tin.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước viết đơn xin nghỉ việc báo trước 2 tuần, giúp bạn rời công việc cũ một cách êm đẹp và chuyên nghiệp.

Cách viết đơn xin nghỉ việc báo trước 2 tuần chuyên nghiệp

Dưới đây là hướng dẫn dễ hiểu và thực tế, giúp bạn viết đơn xin nghỉ việc báo trước 2 tuần một cách lịch sự và chuyên nghiệp:

• Ghi thông tin cơ bản: Viết ngày tháng và địa chỉ của bạn cùng địa chỉ công ty ở góc trái trên của văn bản.

• Xưng hô trực tiếp: Ghi tên người quản lý hoặc sếp (ví dụ: “Kính gửi anh/chị …”) để đơn rõ ràng và cá nhân hóa.

• Nêu rõ lý do: Bắt đầu bằng câu khẳng định bạn sẽ nghỉ việc sau 2 tuần kể từ ngày nộp đơn.

• Lý do nghỉ việc (tùy chọn): Nếu muốn, bạn có thể giải thích ngắn gọn, khéo léo lý do rời công ty.

• Cam kết hoàn thành công việc: Ghi rõ bạn sẽ hoàn tất các dự án đang làm trong 2 tuần còn lại.

• Bày tỏ lòng biết ơn: Cảm ơn công ty, đồng nghiệp và cấp trên vì cơ hội và thời gian đã trải qua.

• Kết thúc tích cực: Gửi lời chúc tốt đẹp cho công ty, kết thúc bằng chữ ký và tên của bạn sau lời kết trang trọng.

Cách trình bày này giúp bạn ra đi lịch sự, chuyên nghiệp, đồng thời giữ được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và sếp, rất quan trọng nếu bạn muốn tham khảo hoặc hợp tác trong tương lai.

Phần 1: Hướng dẫn viết thư xin nghỉ việc: Nội dung chuẩn & lịch sự

Bước 1: Cách viết câu thông báo nghỉ việc rõ ràng

Khi viết đơn xin nghỉ việc báo trước 2 tuần, câu đầu tiên của đơn phải rõ ràng, dứt khoát, không tạo cảm giác bạn có thể thay đổi quyết định hoặc thương lượng thêm thời gian.

• Nguyên tắc:

  • Nêu rõ bạn nghỉ việc sau 2 tuần kể từ ngày nộp đơn.

  • Tránh dùng câu mơ hồ hoặc hỏi ý kiến về thời gian nghỉ.

• Ví dụ tốt:

  • "This letter serves as an official notice of my resignation from [tên công ty] as [chức danh], effective on [ngày nghỉ việc]."

  • "I hereby resign as [chức danh] at [tên công ty], effective [ngày nghỉ việc], two weeks from [ngày hiện tại]."

• Ví dụ cần tránh:

  • "I would like to quit from my position as [chức danh]. Please let me know what time frame would be most convenient for you."

  • "If all goes as I expect, I intend to resign from my position with the company two weeks from now."

Câu thông báo càng ngắn gọn, rõ ràng, bạn càng tạo được ấn tượng chuyên nghiệp và giúp quá trình chuyển giao công việc diễn ra thuận lợi.

Bước 2: Nghĩa vụ báo trước nghỉ việc: ít nhất 2 tuần

Khi viết đơn xin nghỉ việc, bạn nên báo trước ít nhất 2 tuần, ngay cả khi hợp đồng không bắt buộc. Đây là thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng công ty, giúp duy trì uy tín với cả công ty hiện tại lẫn nhà tuyển dụng tương lai.

• Tại sao nên báo trước 2 tuần:

  • Nghỉ việc ngay lập tức có thể khiến nhà tuyển dụng tương lai nghi ngờ về tính ổn định và trách nhiệm của bạn.

  • Giúp công ty có thời gian sắp xếp người thay thế hoặc bàn giao công việc.

• Trường hợp đặc biệt:

  • Nếu công ty đang trong giai đoạn bận rộn, hãy cân nhắc báo trước 4 tuần để thuận lợi cho cả hai bên.

  • Cấp quản lý, lãnh đạo nên báo trước nhiều hơn 2 tuần, tương đương với số tuần nghỉ phép mà vị trí của họ được hưởng.

    • Ví dụ: Nếu vị trí của bạn có 3 tuần nghỉ phép, hãy báo trước 3 tuần thay vì chỉ 2 tuần.

Báo trước đầy đủ thời gian thể hiện trách nhiệm và sự tôn trọng, giúp bạn rời công ty một cách êm đẹp và giữ mối quan hệ tốt cho tương lai.

Bước 3: Cách nêu lý do nghỉ việc trong đơn xin nghỉ việc

Khi viết đơn xin nghỉ việc, việc trình bày lý do ra đi cần khéo léo và chuyên nghiệp, đặc biệt nếu lý do nhạy cảm hoặc liên quan đến mâu thuẫn công việc.

• Nguyên tắc chung:

  • Giữ lý do ngắn gọn, tổng quát và lịch sự.

  • Tránh sử dụng đơn để bày tỏ sự thất vọng hoặc bực tức.

  • Nếu hợp đồng không yêu cầu nêu lý do, bạn không bắt buộc phải ghi vào đơn.

• Khi nên nêu lý do:

  • Nếu bạn có ý định ứng tuyển vào vị trí khác trong cùng công ty sau này, nêu lý do có thể giúp HR đánh giá khả năng được nhận lại.

• Chuẩn bị trả lời ngoài thư:

  • Dù không ghi lý do trong đơn, bạn nên chuẩn bị câu trả lời khi sếp hoặc đồng nghiệp hỏi trực tiếp.

  • Lý do này chỉ cần thực tế, trung lập và không gây xung đột, để giữ hình ảnh chuyên nghiệp.

Giữ thái độ tích cực và tôn trọng trong cả thư và lời giải thích trực tiếp sẽ giúp bạn rời công ty trong ấn tượng tốt, mở đường cho các cơ hội hợp tác hoặc việc làm trong tương lai.

Bước 4: Giữ giọng điệu vừa trang trọng vừa thân thiện

Khi viết đơn xin nghỉ việc, giọng điệu là yếu tố quan trọng giúp bạn rời công ty một cách chuyên nghiệp nhưng vẫn gần gũi:

• Nguyên tắc:

  • Giữ giọng chuyên nghiệp, nhưng không quá cứng nhắc hay lạnh lùng.

  • Sử dụng giọng thân thiện, tương tự cách bạn từng giao tiếp với sếp trước đây.

  • Tránh giọng quá casual, tếu hoặc lộn xộn.

• Ví dụ tốt:

  • “Tôi rất biết ơn những trải nghiệm và cơ hội phát triển mà công việc tại công ty đã mang lại cho tôi.”

• Ví dụ không nên dùng:

  • “Tôi chính thức tuyên bố, để ghi nhận, rằng tôi tiếp tục giữ sự tôn trọng cao đối với công ty ABC và không có ác ý với bất kỳ ai tại công ty.”

  • “Thanks 4 everything!”

Giữ giọng điệu vừa lịch sự vừa gần gũi giúp bạn tạo ấn tượng tốt, khiến quá trình bàn giao công việc và duy trì mối quan hệ trở nên thuận lợi hơn.

Bước 5: Đặt giọng điệu tích cực trong đơn xin nghỉ việc

Khi viết đơn xin nghỉ việc, bạn cần đảm bảo rằng ấn tượng cuối cùng mà công ty còn về bạn là tích cực:

• Nguyên tắc quan trọng:

  • Đây sẽ là tài liệu cuối cùng trong hồ sơ nhân sự của bạn, vì vậy hãy để lại ấn tượng tốt.

  • Dù bạn không hài lòng với công việc hay đồng nghiệp, không nên “đốt cầu” hay nói xấu công ty.

  • Giữ thái độ tích cực sẽ giúp bạn giữ mối quan hệ tốt và uy tín cá nhân.

• Lợi ích thực tế:

  • Nếu nhà tuyển dụng tương lai gọi tham khảo, họ sẽ thấy bạn rời công ty một cách chuyên nghiệp.

  • Người quản lý hồ sơ cũ cũng sẽ có ấn tượng tốt về bạn, ngay cả khi họ không biết nhiều chi tiết khác về bạn.

Luôn tôn trọng công ty và đồng nghiệp trong thư, ngay cả khi bạn muốn rời đi nhanh chóng. Một lá thư tích cực giúp bạn giữ cầu nối nghề nghiệp, mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.

Bước 6: Bày tỏ lòng biết ơn với công ty

Một phần quan trọng trong đơn xin nghỉ việc là cảm ơn công ty và cấp trên vì những cơ hội và trải nghiệm bạn đã có:

• Nếu trải nghiệm tích cực:

  • Hãy bày tỏ lòng biết ơn một cách chân thành.

  • Ví dụ: “Tôi không thể cảm ơn đủ về ba năm vừa qua. Tôi đã học được nhiều hơn mong đợi và rất trân trọng sự hỗ trợ và kiên nhẫn của công ty.”

• Nếu trải nghiệm không hoàn toàn tích cực:

  • Vẫn nên giữ một câu cảm ơn tổng quát, lịch sự.

  • Ví dụ: “Tôi xin cảm ơn công ty đã mang đến cho tôi những trải nghiệm trong suốt ba năm công tác.”

Dù công việc có khó khăn, bày tỏ sự biết ơn giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và lịch sự, đồng thời giữ cầu nối tốt với đồng nghiệp và cấp trên cho các cơ hội trong tương lai.

Bước 7: Cam kết hoàn thành công việc

Một phần quan trọng trong đơn xin nghỉ việc là thể hiện trách nhiệm với công việc còn dang dở:

• Nguyên tắc:

  • Ghi rõ những dự án quan trọng mà bạn đang thực hiện và cam kết hoàn tất chúng trong 2 tuần còn lại.

  • Những dự án nhỏ, có thể dễ dàng bàn giao, không cần liệt kê chi tiết.

• Lợi ích thực tế:

  • Thể hiện trách nhiệm và sự tận tâm với công việc.

  • Giúp sếp và đồng nghiệp có ấn tượng tốt về bạn, tăng khả năng nhận được thư giới thiệu hoặc đánh giá tích cực từ công ty cũ.

Luôn ghi rõ dự án quan trọng và cam kết hoàn thành trong thư để rời công ty một cách chuyên nghiệp, vừa giữ uy tín cá nhân, vừa giúp công ty chuyển giao công việc suôn sẻ.

Bước 8: Đề nghị hỗ trợ sau khi nghỉ việc

Để thể hiện tinh thần trách nhiệm và thiện chí, bạn có thể đề cập đến việc sẵn sàng hỗ trợ công ty ngay cả sau khi nghỉ việc:

• Nguyên tắc:

  • Cam kết giúp công ty chuyển giao công việc suôn sẻ trong giai đoạn đầu sau khi bạn rời đi.

  • Đưa thông tin liên lạc cá nhân (số điện thoại và/hoặc email) để công ty liên hệ khi cần.

• Lợi ích thực tế:

  • Thể hiện tinh thần hợp tác và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tích cực.

  • Tăng khả năng công ty cũ giới thiệu bạn hoặc viết thư đánh giá tốt cho các cơ hội việc làm trong tương lai.

Việc đề nghị hỗ trợ sau khi nghỉ việc giúp bạn giữ cầu nối nghề nghiệp, đồng thời chứng tỏ bạn là người có trách nhiệm và đáng tin cậy, ngay cả khi không còn là nhân viên chính thức.

Bước 9: Kết thúc đơn xin nghỉ việc bằng lời chúc tốt đẹp

Khi hoàn tất đơn xin nghỉ việc, hãy kết thúc bằng một lời chúc hoặc bày tỏ lòng biết ơn lần nữa:

• Nguyên tắc:

  • Dù bạn đã cảm ơn sếp hoặc công ty trước đó, nhắc lại lòng biết ơn ở cuối thư giúp lá thư thêm phần trang trọng và tích cực.

  • Giữ câu kết lịch sự, chân thành và ngắn gọn.

• Ví dụ:

  • “Tôi sẽ luôn biết ơn quý công ty và toàn thể nhân viên ABC vì tất cả những gì đã dành cho tôi.”

Một lời kết tích cực giúp bạn để lại ấn tượng tốt cuối cùng, củng cố mối quan hệ và uy tín cá nhân ngay cả sau khi rời công ty.

Phần 2: Cách trình bày thư xin nghỉ việc đúng chuẩn văn phòng

Bước 1: Viết đơn xin nghỉ việc dưới dạng thư giấy, không phải email

Khi nộp đơn xin nghỉ việc báo trước 2 tuần, bạn nên soạn thư đánh máy, in ra và nộp trực tiếp cho sếp, thay vì gửi email:

• Nguyên tắc:

  • Viết thư giấy giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

  • Nộp trực tiếp cho sếp để đảm bảo thời gian báo trước 2 tuần bắt đầu chính xác.

  • Tránh gửi qua bưu điện hoặc hệ thống nội bộ, vì có thể bị trễ và làm giảm hiệu lực 2 tuần thông báo.

Một lá thư giấy được bàn giao trực tiếp không chỉ tôn trọng công việc và người quản lý, mà còn giúp bạn ra đi một cách lịch sự và chuyên nghiệp, để lại ấn tượng tốt cuối cùng.

Bước 2: Ghi ngày tháng trên đơn xin nghỉ việc

Khi viết thư xin nghỉ việc, cần ghi ngày tháng ở góc trên bên trái theo chuẩn thư tín hành chính:

• Cách ghi:

  • Dạng chuẩn: tháng – ngày – năm.

  • Viết đầy đủ tên tháng, ngày và năm bằng số.

  • Ví dụ: June 26, 2013.

• Lưu ý:

  • Thông thường không cần ghi lại địa chỉ của bạn trên thư, vì địa chỉ công ty đã có trong phần gửi.

  • Nếu muốn, bạn có thể sử dụng letterhead của công ty, có sẵn địa chỉ công ty in sẵn.

Ghi ngày tháng đúng chuẩn giúp thư chuyên nghiệp, rõ ràng và đảm bảo thời gian thông báo 2 tuần được tính chính xác.

Bước 3: Ghi địa chỉ người nhận trong đơn xin nghỉ việc

Khi viết thư xin nghỉ việc, bạn có thể bao gồm địa chỉ công ty và tên người nhận để thư rõ ràng và cá nhân hóa:

• Cách ghi địa chỉ (inside address):

  • Nếu dùng letterhead công ty, có thể bỏ qua, nhưng tốt nhất nên ghi để định danh sếp hoặc người nhận trực tiếp.

  • Dòng 1: Chức danh và họ tên đầy đủ của người quản lý.

  • Dòng 2: Địa chỉ đường phố của công ty.

  • Dòng 3: Thành phố, tỉnh/thành, mã bưu điện.

• Cách trình bày:

  • Bỏ một dòng trống giữa ngày tháng và địa chỉ người nhận.

  • Bỏ một dòng trống giữa địa chỉ người nhận và lời chào.

  • Bản thân phần địa chỉ nên viết cách dòng đơn (single-spaced).

Việc ghi rõ địa chỉ và tên người nhận giúp thư của bạn cá nhân hóa, lịch sự và chuyên nghiệp, đồng thời đảm bảo thư được chuyển đúng người trong công ty.

Bước 4: Xưng hô trực tiếp với sếp trong đơn xin nghỉ việc

Khi viết thư xin nghỉ việc, phần lời chào (salutation) nên được xưng hô trực tiếp với sếp, không dùng các cách chung chung như “To Whom It May Concern”:

• Nguyên tắc:

  • Mở đầu bằng: “Dear [tên sếp]”.

  • Giữ cách xưng hô như bạn thường giao tiếp với sếp:

    • Nếu xưng hô bằng tên, viết: “Dear Jennifer”.

    • Nếu chỉ dùng họ và chức danh, viết: “Dear Ms. Smith”.

Xưng hô đúng cách giúp thư trở nên cá nhân hóa và thân thiện, tạo ấn tượng lịch sự, chuyên nghiệp ngay từ câu đầu tiên.

Bước 5: Viết nội dung chính trong đơn xin nghỉ việc

Khi viết thư xin nghỉ việc, phần nội dung chính (body) cần được trình bày rõ ràng, ngắn gọn và dễ đọc:

• Trình bày:

  • Bỏ một dòng trống sau lời chào trước khi bắt đầu phần nội dung.

  • Mỗi đoạn văn viết cách dòng đơn (single-spaced), nhưng bỏ một dòng trống giữa các đoạn.

  • Không cần thụt đầu dòng cho các đoạn.

• Nội dung:

  • Giữ thư trong 1 trang tối đa.

  • Bao gồm các ý chính:

    • Thông báo nghỉ việc rõ ràng.

    • Lý do nghỉ việc (nếu muốn nêu).

    • Cam kết hoàn thành dự án quan trọng.

    • Cảm ơn công ty và đồng nghiệp.

    • Đề nghị hỗ trợ sau khi nghỉ việc (nếu có).

Trình bày gọn gàng, ngắn gọn giúp thư chuyên nghiệp, dễ đọc, đồng thời đảm bảo tất cả nội dung quan trọng được truyền đạt đầy đủ mà không gây rườm rà.

Bước 6: Chọn câu kết thân thiện trong đơn xin nghỉ việc

Khi kết thúc thư xin nghỉ việc, bạn nên dùng câu kết ấm áp, chân thành, thay vì các câu kết thông thường như “Regards,” “Thanks,” hay “Sincerely”:

• Ví dụ câu kết thân thiện:

  • Warmest possible regards

  • Best wishes for your continued success

  • Warmest thanks for everything through now

  • With sincerest gratitude and warmest wishes

Câu kết ấm áp giúp duy trì mối quan hệ tốt với sếp và đồng nghiệp, đồng thời để lại ấn tượng tích cực cuối cùng ngay cả sau khi bạn rời công ty.

Bước 7: Gõ và ký tên trong đơn xin nghỉ việc

Khi hoàn tất thư xin nghỉ việc, phần kết thúc cần đảm bảo rõ ràng và trang trọng:

• Cách thực hiện:

  • Sau câu kết (closing), bỏ 4 dòng trống.

  • Ký chữ ký tay của bạn trên dòng trống này.

  • Gõ họ và tên đầy đủ bên dưới chữ ký.

Việc ký tên tay giữa câu kết và tên đánh máy giúp thư trở nên trang trọng, chuyên nghiệp, đồng thời xác nhận tính chính thức của thông báo nghỉ việc.

Phần 3: Hướng dẫn gửi thư báo nghỉ việc đúng quy trình

Bước 1: Nộp đơn xin nghỉ việc trực tiếp cho sếp

Khi nộp đơn xin nghỉ việc báo trước 2 tuần, cách chuyên nghiệp nhất là trao trực tiếp cho sếp:

• Chuẩn bị:

  • Thường nên hẹn trước một cuộc họp với sếp.

  • Nếu công ty nhỏ và bạn gần gũi với sếp, có thể vào trực tiếp văn phòng nhưng vẫn cần giữ nghiêm túc.

• Khi gặp sếp:

  • Đóng cửa để đảm bảo cuộc trò chuyện riêng tư.

  • Trao thư xin nghỉ việc và giải thích ngắn gọn về nội dung của thư.

  • Sẵn sàng trả lời các câu hỏi từ sếp, ngay cả khi thư đã giải thích.

• Kết thúc buổi gặp:

  • Cảm ơn sếp trước khi rời phòng.

  • Bắt tay để kết thúc cuộc trò chuyện lịch sự và chuyên nghiệp.

Trao thư trực tiếp giúp bạn giữ uy tín, thể hiện sự tôn trọng và tạo ấn tượng tích cực cuối cùng với sếp và công ty.

Bước 2: Nộp bản sao đơn xin nghỉ việc cho các bên liên quan

Sau khi trao thư xin nghỉ việc báo trước 2 tuần cho sếp, bạn nên xem xét việc gửi bản sao cho những người khác trong công ty cần biết:

• Ai nên nhận bản sao:

  • Phòng Nhân sự (HR) thường cần một bản để cập nhật hồ sơ.

  • Các cấp quản lý trực tiếp khác mà bạn làm việc cùng.

  • Nếu gửi cho nhiều người, ghi “CC” để chỉ ra ai đã nhận thư.

• Ai không cần bản sao:

  • Đồng nghiệp, người hướng dẫn, thành viên nhóm, khách hàng – chỉ cần thông báo trực tiếp mà không cần gửi bản chính thức.

Gửi bản sao đúng người giúp thông tin được rõ ràng, thuận tiện cho bàn giao công việc, đồng thời duy trì tính chuyên nghiệp và lịch sự trong toàn bộ quá trình nghỉ việc.

Bước 3: Hoàn thành công việc và xử lý các đầu mối trước khi nghỉ việc

Trong 2 tuần thông báo nghỉ việc, bạn cần đảm bảo hoàn tất các dự án quan trọng và dọn dẹp các công việc còn dang dở:

• Thực hiện cam kết:

  • Nếu bạn đã hứa hoàn thành dự án quan trọng trong thư, phải thực hiện đầy đủ.

  • Dù không có cam kết cụ thể, vẫn cần làm việc chăm chỉ trong 2 tuần cuối để giúp quá trình chuyển giao suôn sẻ.

• Giữ ranh giới công việc:

  • Không để công ty yêu cầu làm việc vượt quá phạm vi nhiệm vụ bình thường.

  • Giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp, nhưng vững vàng với các nhiệm vụ bạn sẽ hoàn thành.

Hoàn tất công việc còn dang dở giúp bạn ra đi trong sự tôn trọng, giữ uy tín với sếp và đồng nghiệp, đồng thời giảm áp lực cho công ty trong giai đoạn chuyển giao.

Nguồn tham khảo

1. https://www.theladders.com/career-advice/how-to-write-effective-resignation-letter
2. https://www.employmentlawhandbook.com/general/two-weeks-notice/
3. https://www.marketwatch.com/story/the-rules-how-much-notice-should-you-give-when-quitting-a-job-2018-04-15
4. https://www.thejobnetwork.com/how-to-write-your-resignation-letter/
   
5. https://www.themuse.com/advice/how-to-write-a-resignation-letter

Biên dịch: Lesley Collins Tran.