Bạn vừa nhận được công việc mới và đang háo hức bắt đầu hành trình tiếp theo — nhưng lại bối rối không biết nên nói với đồng nghiệp thế nào cho khéo? Đừng lo, vì đây là bước chuyển quan trọng mà ai cũng từng trải qua, và cách bạn chia sẻ tin này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến mối quan hệ công việc sau này.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách thông báo nghỉ việc với đồng nghiệp sao cho tinh tế, giữ được thiện cảm và sự tôn trọng lẫn nhau. Bên cạnh đó, bạn còn nhận được mẫu email thông báo nghỉ việc chuyên nghiệp để dễ dàng áp dụng ngay.

Hãy cùng tìm hiểu cách nói lời chia tay nơi làm việc cũ một cách văn minh và để lại ấn tượng tốt đẹp nhé!

Phần 1: Cách thông báo nghỉ việc với đồng nghiệp khéo léo và đúng thời điểm

Bước 1: Cách thông báo nghỉ việc với sếp trước khi nói với đồng nghiệp

Trước khi chia sẻ tin nghỉ việc với đồng nghiệp, điều quan trọng nhất là bạn cần chính thức thông báo với cấp trên. Đây là bước thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng tổ chức và giữ hình ảnh tốt đẹp cho bản thân.

Dưới đây là các bước nên làm, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế của nhiều người đi làm lâu năm:

• Hẹn gặp trực tiếp với quản lý hoặc trưởng bộ phận
  Đừng gửi tin nhắn hay email vội. Hãy đặt lịch gặp để trao đổi trực tiếp, thể hiện sự tôn trọng. Nếu bạn giữ vị trí cao hoặc phụ trách dự án lớn, nên báo trước ít nhất 2 tuần để công ty có thời gian sắp xếp người thay thế.

• Thể hiện thái độ tích cực và chuyên nghiệp khi nói lời chia tay
  Hãy nói ngắn gọn, chân thành và tránh nhắc đến điều tiêu cực. Ví dụ:

  • “Em thật sự biết ơn vì cơ hội được học hỏi và phát triển trong thời gian qua. Tuy nhiên, em cảm thấy đã đến lúc cần thử thách bản thân ở một môi trường mới. Em dự kiến sẽ nghỉ vào ngày 27/5.”

  • Hoặc: “Thời gian làm việc tại công ty là trải nghiệm rất đáng quý với em. Nhưng hiện tại em đã nhận được cơ hội mới, nên xin phép được kết thúc công việc vào ngày 1/6.”

• Thảo luận về kế hoạch bàn giao công việc
  Sau khi thông báo, hãy cùng sếp xác định những đầu việc cần hoàn thành trước khi nghỉ và ai sẽ tiếp nhận phần còn lại. Điều này giúp bạn rời đi trong êm đẹp, đồng thời thể hiện tinh thần trách nhiệm.

• Liên hệ với bộ phận nhân sự (HR) nếu có
  Sau khi thống nhất với quản lý, hãy làm việc với HR để hoàn tất thủ tục nghỉ việc, bàn giao tài sản, và xác nhận các quyền lợi liên quan.

Bước 2: Thời điểm thích hợp để thông báo nghỉ việc với đồng nghiệp

Chia sẻ việc bạn sắp nghỉ với đồng nghiệp cũng cần đúng lúc và đúng cách để giữ bầu không khí tích cực và tránh những tình huống khó xử. Dưới đây là vài gợi ý thực tế:

• Thông báo trước khoảng một tuần
  Đây là thời điểm lý tưởng — không quá sớm để gây xáo trộn, cũng không quá muộn khiến mọi người bất ngờ. Một tuần là đủ để đồng nghiệp sắp xếp công việc, chia sẻ trách nhiệm hoặc tổ chức lời tạm biệt ấm áp.

• Đừng tiết lộ quá sớm
  Nếu bạn nói ra khi còn vài tuần hoặc cả tháng mới rời đi, không khí nơi làm việc có thể trở nên ngại ngùng. Bạn vẫn phải gặp gỡ, làm việc cùng mọi người mỗi ngày, nên hãy chờ đến khi gần hoàn tất các dự án cuối cùng rồi mới chia sẻ.

• Cũng đừng đợi đến ngày cuối cùng mới nói
  Thông báo quá muộn sẽ khiến đồng nghiệp cảm thấy bị động, đặc biệt nếu họ cần thời gian để điều chỉnh khối lượng công việc khi bạn rời đi. Việc thông báo sớm vừa đủ giúp mọi người chủ động hơn và thể hiện rằng bạn tôn trọng họ.

Bước 3: Cách thông báo nghỉ việc với đồng nghiệp thân thiết một cách tinh tế

Khi bạn đã chính thức thông báo với sếp, bước tiếp theo là chia sẻ tin nghỉ việc với những đồng nghiệp thân quen nhất. Đây là cách thể hiện sự trân trọng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp dù bạn sắp rời đi.

• Nói trực tiếp, không nên chỉ nhắn tin hay gửi email
  Hãy mời đồng nghiệp đi uống cà phê, ăn trưa hoặc trò chuyện riêng. Nếu nhóm làm việc thân thiết, bạn có thể tổ chức buổi gặp gỡ nhỏ để chia sẻ cùng lúc. Việc nói trực tiếp giúp câu chuyện trở nên chân thành và ấm áp hơn.

• Giữ lời nói đơn giản, tích cực và chân thành
  Không cần nói quá dài, chỉ cần thể hiện sự biết ơn và chia sẻ lý do rời đi một cách nhẹ nhàng. Bạn có thể nói như:

  • “Mình có một tin muốn chia sẻ — mình vừa nhận lời mời làm việc tại Morgan & Smith và sẽ nghỉ vào cuối tháng này. Mình thật sự rất trân trọng thời gian làm việc cùng mọi người.”

  • Hoặc: “Thứ Sáu này sẽ là ngày làm việc cuối cùng của mình. Mình rất háo hức cho hành trình học cao học sắp tới, nhưng chắc chắn sẽ nhớ không khí và mọi người ở đây lắm.”

• Thể hiện sự cảm kích và giữ liên lạc
  Đừng quên gửi lời cảm ơn, chúc đồng nghiệp tiếp tục thành công và để lại thông tin liên hệ (email, mạng xã hội) nếu muốn giữ mối quan hệ.

Bước 4: Cách gửi email thông báo nghỉ việc cho đồng nghiệp và đối tác

Khi làm việc trong một tập thể lớn, việc gửi email thông báo nghỉ việc là cách chuyên nghiệp và hiệu quả để mọi người nắm được thông tin mà không gây gián đoạn công việc. Tuy nhiên, nội dung email cần ngắn gọn, tích cực và đúng mực.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn làm việc này khéo léo hơn:

• Gửi email chung cho toàn bộ nhóm hoặc công ty
  Nếu bạn làm việc trong môi trường đông người, không cần nói chuyện riêng từng người. Hãy viết một email ngắn gọn, thân thiện, thông báo rằng bạn đã nhận công việc mới và nêu rõ ngày làm việc cuối cùng.
  Ví dụ:

  “Mình muốn chia sẻ rằng mình sẽ rời công ty vào ngày 25/10 để bắt đầu một hành trình mới. Mình thật sự biết ơn khoảng thời gian làm việc cùng mọi người và hy vọng sẽ còn dịp gặp lại trong tương lai.”

• Gửi tin nhắn riêng cho những người bạn đang hợp tác trực tiếp
  Với các đồng nghiệp đang làm chung dự án, hãy trao đổi riêng để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Hãy trấn an họ rằng bạn sẽ hoàn tất các đầu việc trước khi nghỉ, đồng thời thông báo ai sẽ tiếp quản công việc của bạn nếu đã được sếp phân công.

• Thông báo cho khách hàng hoặc đối tác bạn phụ trách
  Nếu công việc của bạn liên quan đến khách hàng, hãy hỏi ý kiến sếp trước khi gửi email thông báo. Sau khi được đồng ý, bạn có thể viết email ngắn gọn giới thiệu người thay thế và gửi lời cảm ơn vì sự hợp tác trong thời gian qua.
  Ví dụ:

  “Xin chào anh/chị, mình xin thông báo rằng mình sẽ rời vị trí hiện tại vào ngày 25/10. Trong thời gian tới, anh/chị có thể liên hệ với [Tên người tiếp nhận] để tiếp tục công việc. Rất cảm ơn anh/chị đã đồng hành cùng mình trong suốt thời gian qua.”

Bước 5: Giữ thái độ chuyên nghiệp và tích cực khi nghỉ việc

Dù lý do bạn rời đi là gì — công việc không phù hợp, môi trường căng thẳng hay bạn tìm thấy cơ hội tốt hơn — thì cách bạn rời khỏi công ty sẽ nói rất nhiều về con người bạn. Một lời chia tay văn minh luôn mở ra cánh cửa mới trong tương lai.

Dưới đây là những nguyên tắc giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp đến phút cuối:

• Không than phiền hay nói xấu công ty
  Dù bạn từng gặp khó khăn hay không hài lòng, hãy giữ thái độ tôn trọng. Tránh chia sẻ tiêu cực về sếp, đồng nghiệp hoặc môi trường làm việc. Thay vào đó, hãy nói về những điều tích cực bạn học được hoặc kinh nghiệm quý giá bạn đã có.

• Tập trung hoàn thành tốt công việc còn lại
  Hãy bàn giao công việc chỉn chu, giải quyết các đầu việc dang dở, và trả lời mọi thắc mắc của đồng nghiệp. Nếu được yêu cầu, hãy hướng dẫn người thay thế để họ có thể tiếp quản công việc thuận lợi.

• Giữ năng lượng tích cực cho đến ngày cuối cùng
  Đừng buông lơi chỉ vì sắp nghỉ. Làm việc hết mình đến phút cuối không chỉ thể hiện trách nhiệm mà còn giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp, củng cố mối quan hệ và uy tín cá nhân.

• Sắp xếp gọn gàng tài liệu và bàn làm việc
  Trước khi rời đi, hãy dọn dẹp hồ sơ, giấy tờ, dữ liệu và không gian làm việc thật ngăn nắp. Việc này thể hiện bạn là người chu đáo và tôn trọng người kế nhiệm.

Bước 6: Giữ lời nhắn ngắn gọn và đúng trọng tâm khi thông báo nghỉ việc

Khi chia sẻ việc nghỉ với đồng nghiệp, sự ngắn gọn và tinh tế luôn là lựa chọn khôn ngoan nhất. Bạn không cần giải thích quá nhiều hay chia sẻ mọi chi tiết về công việc mới.

Dưới đây là những lưu ý giúp bạn nói đủ, nói đúng mà vẫn giữ được thiện cảm:

• Chỉ cần thông báo bạn sắp chuyển sang công việc mới
  Một câu đơn giản như: “Mình muốn chia sẻ rằng mình sẽ rời công ty vào tuần tới để bắt đầu một hành trình mới” là đủ. Mục tiêu của bạn chỉ là báo tin, không phải trình bày lý do.

• Tránh nói quá nhiều về công việc hoặc mức lương mới
  Việc “khoe” chi tiết về lương, phúc lợi hay chức danh mới có thể khiến người khác thấy khó chịu hoặc so sánh. Giữ thái độ khiêm tốn và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn rời đi trong êm đẹp.

• Tập trung vào cảm xúc tích cực và lời cảm ơn
  Dành vài lời để cảm ơn đồng nghiệp vì đã hỗ trợ, hợp tác cùng bạn trong thời gian qua. Đó là cách khép lại một chặng đường một cách trọn vẹn và đáng nhớ.

Bước 7: Chia sẻ thông tin liên lạc trước khi rời công ty

Khi nghỉ việc, đừng quên giữ liên lạc với những đồng nghiệp đã từng gắn bó — họ không chỉ là bạn bè trong công việc mà còn có thể trở thành những mối quan hệ giá trị trong tương lai.

Dưới đây là cách thực hiện một cách tinh tế và chuyên nghiệp:

• Gửi thông tin liên hệ cho đồng nghiệp thân thiết
  Hãy để lại số điện thoại cá nhân hoặc email riêng cho những người bạn làm việc gần gũi nhất. Điều này giúp bạn duy trì mối quan hệ cá nhân và vẫn có thể hỗ trợ nhau sau khi rời đi.

• Kết nối với đồng nghiệp trên LinkedIn
  Đây là nền tảng lý tưởng để giữ mối liên hệ nghề nghiệp và mở rộng mạng lưới chuyên môn của bạn. Sau khi nghỉ, bạn vẫn có thể cập nhật công việc, hỗ trợ lẫn nhau hoặc thậm chí hợp tác trong tương lai.

• Giữ thái độ thân thiện và chuyên nghiệp khi chia sẻ
  Hãy nói nhẹ nhàng, ví dụ: “Mình rất trân trọng thời gian làm việc cùng mọi người. Nếu có dịp, hãy giữ liên lạc nhé! Mình có để lại số điện thoại và LinkedIn của mình để tiện kết nối.”

Phần 2: Mẫu email nghỉ việc chuyên nghiệp giúp tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp

Mẫu 1: Mẫu email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Việt

Chủ đề: Thông báo ngày làm việc cuối cùng của tôi tại Evers Law Firm

Nội dung:

Chào các đồng nghiệp thân mến,

Ngày làm việc cuối cùng của tôi tại Evers Law Firm đang đến gần. Tôi sẽ làm việc đến ngày 1/6, sau đó chính thức bắt đầu một hành trình mới sau 4 năm gắn bó cùng công ty tuyệt vời này.

Thật sự là một niềm vui và vinh dự khi được làm việc cùng mọi người trong suốt thời gian qua. Tôi đã học hỏi được rất nhiều điều quý giá và xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ, hợp tác cũng như những kỷ niệm đáng nhớ cùng các bạn.

Nếu mọi người muốn giữ liên lạc, có thể kết nối với tôi qua LinkedIn: linkedin.com/AeshaRodgers hoặc email aesha.rodgers@mail.com.
Trước khi rời đi, nếu có bất kỳ điều gì tôi có thể hỗ trợ, xin đừng ngần ngại liên hệ nhé.

Trân trọng,
Aesha Rodgers

Mẫu 2: Mẫu email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Việt

Chủ đề: Thông báo về việc tôi sẽ rời Spark vào cuối tuần này

Nội dung:

Gửi đội ngũ Marketing thân mến,

Tôi viết email này để thông báo rằng tôi sẽ rời công ty vào cuối tuần này. Dù rất háo hức với chặng đường mới sắp tới, nhưng tôi chắc chắn sẽ rất nhớ những đồng nghiệp tuyệt vời và những người bạn thân thiết tại Spark.

8 năm vừa qua thật sự là một hành trình đáng nhớ. Tôi cảm thấy vinh dự khi được làm việc, học hỏi và cùng các bạn đóng góp cho sự phát triển của đội ngũ cũng như công ty.

Tôi rất mong sẽ vẫn giữ liên lạc với mọi người. Bạn có thể kết nối với tôi qua email sean_albright@usa.com hoặc LinkedIn: linkedin.com/seanalbright.

Chúc toàn đội Spark Marketing ngày càng thành công và tiếp tục tỏa sáng trong những dự án sắp tới!

Trân trọng,
Sean Albright

Nguồn tham khảo

1. https://hbr.org/2022/09/when-quiet-quitting-is-worse-than-the-real-thing
2. https://hbr.org/2021/08/how-to-quit-your-job-an-hbr-guide
3. https://hbr.org/2014/12/how-to-quit-your-job-without-burning-bridges
4. https://hbr.org/2022/07/how-to-write-a-resignation-letter
   

Biên dịch: Rene Lee Nguyen.