Gọi điện để hỏi về cơ hội việc làm không chỉ là cách nhanh chóng nắm thông tin tuyển dụng, mà còn là cơ hội tuyệt vời để bạn tạo ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng. Qua cuộc gọi, bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về công ty, đồng thời xây dựng mối quan hệ thân thiện với người tiếp nhận thông tin.

Để buổi gọi điện diễn ra chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn nên:

• Nghiên cứu trước về công ty: Biết rõ về vị trí tuyển dụng và thông tin công ty sẽ giúp bạn tự tin hơn.

• Luyện tập trước nội dung sẽ nói: Chuẩn bị những câu hỏi và cách giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn, súc tích.

• Giữ phong thái chuyên nghiệp và thân thiện: Giọng nói rõ ràng, thái độ lịch sự sẽ để lại ấn tượng tốt.

Một cuộc gọi được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn nắm thông tin nhanh, mà còn tăng cơ hội được mời phỏng vấn.

Cách gọi điện hỏi xin việc hiệu quả

• Chuẩn bị trước khi gọi: Lên kịch bản ngắn gọn về những gì bạn muốn nói. Giữ giọng điệu thân thiện, tự nhiên và dễ gần.

• Ngắn gọn và tập trung: Tránh lan man, đi thẳng vào mục đích cuộc gọi là hỏi về cơ hội việc làm.

• Giới thiệu năng lực của bản thân: Nếu được thông báo có vị trí trống, tóm tắt nhanh lý do bạn phù hợp với công việc.

• Hỏi cách nộp hồ sơ: Kết thúc cuộc gọi bằng việc hỏi xem có thể gửi đơn ứng tuyển hay CV không.

• Giữ phong thái chuyên nghiệp: Giọng nói rõ ràng, lịch sự, để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Cuộc gọi được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn nắm thông tin nhanh, tăng cơ hội được mời phỏng vấn và để lại ấn tượng tích cực với công ty.

Bí quyết 1: Cách viết kịch bản gọi điện xin việc chuyên nghiệp

Bước 1: Cách gọi điện hỏi xin việc: Hướng dẫn từng bước

• Chuẩn bị nội dung trước khi gọi

  • Viết ra các ý chính bạn muốn nói để tránh quên.

  • Bao gồm: cách giới thiệu bản thân, kinh nghiệm nổi bật, và loại vị trí bạn đang tìm kiếm.

  • Nếu cần viết kịch bản, dùng từ ngữ bạn thường nói để giọng điệu tự nhiên, thân thiện.

• Giới thiệu bản thân

  • Nói rõ họ tên đầy đủ. Ví dụ: “Chào buổi sáng, tôi là Nguyễn Văn A.”

• Trình bày kinh nghiệm hoặc thành tích liên quan

  • Nêu ngắn gọn những gì bạn đã làm nổi bật liên quan đến công việc. Ví dụ: “Tôi là chuyên viên thiết kế web và IT với 10 năm kinh nghiệm, đang tìm thử thách mới.”

• Nêu lý do gọi điện

  • Ví dụ: “Tôi muốn xin một phút của anh/chị để hỏi về cơ hội tuyển dụng tại phòng IT của công ty.”

• Mẹo từ chuyên gia nhân sự

  • Hãy tự tin nhưng khiêm tốn.

  • Bạn có thể mở đầu bằng câu như: “Tôi nghe nói có thể có vị trí đang tuyển và tôi nghĩ mình phù hợp với đội ngũ vì…”.

  • Đây là cách khởi đầu cuộc trò chuyện hiệu quả mà không tỏ ra đòi hỏi.

Bước 2: Cách chuẩn bị câu hỏi trước khi gọi điện hỏi xin việc

• Liệt kê các câu hỏi bạn muốn hỏi công ty

  • Hỏi về các vị trí đang tuyển trong lĩnh vực bạn quan tâm.

  • Hỏi cách tốt nhất để nộp hồ sơ hoặc theo dõi kết quả ứng tuyển.

  • Hỏi thêm các thông tin mà công ty có thể cần từ bạn, ví dụ hồ sơ bổ sung, giấy tờ liên quan.

• Dự đoán câu hỏi bạn có thể được hỏi và chuẩn bị trả lời

  • Tại sao bạn lại muốn ứng tuyển vào công ty này?

  • Bạn biết đến công ty từ đâu?

  • Khi nào bạn có thể phỏng vấn hoặc bắt đầu làm việc?

  • Mức lương mong muốn là bao nhiêu?

• Lưu ý khi trả lời

  • Trả lời ngắn gọn, trung thực và tự tin.

  • Giữ giọng điệu lịch sự, thân thiện để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Bước 3: Cách luyện tập trước khi gọi điện hỏi xin việc

• Chọn không gian yên tĩnh

  • Ngồi ở nơi không bị làm phiền, chuẩn bị sẵn kịch bản và danh sách câu hỏi.

• Thử nhiều cách diễn đạt

  • Thực hành nói khác nhau để giọng điệu tự nhiên, thoải mái.

  • Giữ các ý chính trong vòng dưới 1 phút.

• Luyện tập phát âm rõ ràng

  • Nói chậm, rõ ràng, tránh nói quá nhanh hoặc lắp bắp.

  • Thử mỉm cười khi nói, giúp giọng nói tự tin và thân thiện hơn.

• Ghi âm và nghe lại

  • Nghe lại cách bạn nói, sửa những chỗ chưa ổn như: nói “ừm” quá nhiều, giọng đơn điệu, hay nhanh quá.

  • Điều chỉnh để giọng nói tự nhiên, chuyên nghiệp và thu hút.

Bí quyết 2: Cách nghiên cứu thông tin công ty trước khi gọi điện xin việc

Bước 1: Cách tìm đúng người liên hệ trước khi gọi điện hỏi xin việc

• Tìm hiểu thông tin người tuyển dụng

  • Sử dụng LinkedIn, Facebook, Google và trang web chính thức của công ty để tìm thông tin người quản lý tuyển dụng hoặc người phụ trách phòng bạn quan tâm.

• Gọi tổng đài công ty

  • Hỏi tổng đài để lấy số trực tiếp hoặc số máy lẻ của người bạn muốn liên hệ.

  • Nhiều công ty sẵn sàng cung cấp số nếu bạn hỏi lịch sự và rõ ràng.

• Lưu ý

  • Liên hệ đúng người giúp cuộc gọi hiệu quả hơn và tăng khả năng được phản hồi.

  • Ghi lại thông tin liên hệ chính xác trước khi gọi để tránh mất thời gian.

Bước 2: Cách tìm hiểu công ty trước khi gọi điện hỏi xin việc

• Nghiên cứu kỹ về công ty

  • Tìm hiểu sứ mệnh, mục tiêu và định hướng phát triển của công ty.

  • Xem mô tả công việc hiện tại và hồ sơ nhân viên để hiểu về loại hình nhân sự và trách nhiệm công việc.

• Sử dụng các nguồn thông tin

  • LinkedIn, website chính thức của công ty, các mạng xã hội khác để thu thập thông tin.

• Xác định lý do bạn quan tâm

  • Ghi nhớ những điểm hấp dẫn về công ty để trả lời nếu được hỏi “Tại sao bạn muốn làm việc tại công ty này?”

  • Giúp bạn thể hiện sự quan tâm thực sự và tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.

Bước 3: Cách quản lý thông tin công ty trước khi gọi điện hỏi xin việc

• Tạo hệ thống lưu trữ thông tin

  • Nếu bạn liên hệ nhiều công ty, hãy dùng bảng tính (spreadsheet) để ghi chép từng công ty.

  • Đặt thông tin liên hệ lên đầu để dễ truy cập nhanh khi cần.

• Ghi lại chi tiết cuộc gọi

  • Bao gồm ngày gọi, kết quả cuộc gọi và người bạn đã nói chuyện.

  • Giúp bạn dễ theo dõi và chuẩn bị cho các bước tiếp theo.

• Lợi ích

  • Tổ chức thông tin rõ ràng giúp cuộc gọi chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và tăng khả năng được phản hồi.

  • Dễ dàng chuẩn bị cho follow-up nếu nhà tuyển dụng cần thêm thông tin hoặc hẹn phỏng vấn.

Bí quyết 3: Chuẩn bị không gian và tâm lý trước khi gọi điện xin việc

Bước 1: Cách chọn thời điểm thích hợp để gọi điện hỏi xin việc

• Tìm hiểu thời gian phù hợp

  • Dùng website công ty và kinh nghiệm cá nhân để xác định thời gian làm việc của phòng ban bạn muốn liên hệ.

• Gọi vào đầu ngày làm việc

  • Đây là thời điểm nhà tuyển dụng thường ít bận rộn và dễ trả lời cuộc gọi.

• Tránh giờ cao điểm và giờ ăn trưa

  • Không gọi vào giữa buổi sáng/muỗi chiều khi công việc đang bận rộn.

  • Tránh gọi trong giờ nghỉ trưa để đảm bảo cuộc gọi được tiếp nhận tốt.

• Lợi ích

  • Chọn đúng thời điểm giúp bạn dễ tiếp cận nhà tuyển dụng, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng khả năng nhận phản hồi.

Bước 2: Cách chọn không gian yên tĩnh để gọi điện hỏi xin việc

• Chọn nơi yên tĩnh

  • Gọi điện từ nơi ít tiếng ồn, giúp bạn tập trung vào cuộc trò chuyện chuyên nghiệp.

  • Tránh bị phân tâm bởi tiếng ồn từ đường phố, tòa nhà hay xung quanh.

• Thông báo với những người xung quanh

  • Nếu có người khác, hãy nhờ họ tôn trọng thời gian bạn gọi điện và không làm phiền.

• Lợi ích

  • Không gian yên tĩnh giúp bạn tự tin, giọng nói rõ ràng, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Bước 3: Cách chuẩn bị không gian và vật dụng trước khi gọi điện hỏi xin việc

• Chọn nơi yên tĩnh

  • Gọi từ một không gian không có tiếng ồn, tránh bị phân tâm bởi âm thanh từ ngoài đường hoặc trong nhà.

  • Nếu có người xung quanh, nhờ họ giữ yên lặng trong thời gian bạn gọi điện.

• Chuẩn bị vật dụng cần thiết

  • Giấy và bút để ghi chú.

  • Bảng tính (spreadsheet) với thông tin liên hệ và công ty để tham khảo nhanh.

  • Ly nước để tránh khô miệng trong quá trình gọi.

• Lựa chọn thiết bị gọi

  • Sử dụng điện thoại bàn (landline) để âm thanh rõ ràng và giảm nguy cơ cuộc gọi bị gián đoạn.

  • Tránh để nhà tuyển dụng phải chờ nếu có cuộc gọi khác tới.

• Lưu ý trong suốt cuộc gọi

  • Không ăn, uống (ngoại trừ nước), hút thuốc hay nhai kẹo cao su khi đang gọi để giữ chuyên nghiệp.

Bước 4: Giữ hồ sơ cá nhân (resume) bên cạnh khi gọi điện hỏi xin việc

• Tham khảo resume khi trả lời

  • Khi được hỏi về kinh nghiệm, hãy dựa vào resume để thông tin bạn cung cấp khớp với hồ sơ đã gửi.

• Cập nhật resume trước khi gọi

  • Đảm bảo tất cả thông tin đều mới nhất, tránh gây nhầm lẫn cho nhà tuyển dụng.

• Giúp trả lời tự tin hơn

  • Có resume bên cạnh giúp bạn trả lời trôi chảy hơn, đặc biệt nếu bạn cảm thấy căng thẳng hoặc lo lắng trong cuộc gọi.

Bí quyết 4: Cách gọi điện hỏi việc đúng chuẩn: Tự tin và lịch sự

Bước 1: Ghi chú chi tiết trong suốt cuộc gọi hỏi xin việc

• Ghi lại tất cả thông tin quan trọng

  • Tên người bạn nói chuyện, chức danh, thời gian và ngày gọi.

  • Nội dung họ chia sẻ và những cam kết bạn đã hứa sẽ thực hiện để follow-up.

  • Những câu hỏi bất ngờ để bạn nghiên cứu và chuẩn bị tốt hơn cho lần gọi tiếp theo.

• Cập nhật thông tin vào bảng tính (spreadsheet)

  • Giúp theo dõi tiến trình liên hệ với từng công ty, tránh bỏ sót.

• Xác nhận và nhắc lại cam kết trước khi kết thúc

  • Ví dụ: “Như đã hứa, tôi sẽ gửi resume và danh sách người tham khảo trong vòng 2 ngày làm việc tới.”

  • Xác nhận lại thông tin liên hệ để đảm bảo mọi thứ chính xác.

• Lợi ích

  • Giữ thông tin có tổ chức giúp follow-up hiệu quả, tạo ấn tượng chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng và chuẩn bị tốt cho các cuộc gọi tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị sắp xếp thời gian phỏng vấn khi gọi điện hỏi việc

• Xác định sẵn thời gian rảnh

  • Trước khi gọi, lên kế hoạch về thời gian bạn có thể tham gia phỏng vấn trong 2 tuần tới.

• Trả lời cụ thể và chuyên nghiệp

  • Tránh nói chung chung như “bất cứ lúc nào”.

  • Ví dụ: “Tôi rảnh đến trưa thứ Ba và thứ Tư, và vào buổi chiều thứ Sáu.”

• Sử dụng lịch cá nhân khi gọi

  • Mở lịch trước để dễ dàng đưa ra thời gian chính xác và nhanh chóng.

• Tuân thủ lịch hẹn

  • Không thay đổi cuộc hẹn đã thống nhất, trừ khi có lý do chính đáng hoặc khẩn cấp.

• Lợi ích

  • Thể hiện tính chuyên nghiệp, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp lịch phỏng vấn và tăng ấn tượng tốt về bạn.

Bước 3: Cách ứng xử lịch sự khi gọi điện hỏi xin việc

• Thể hiện lịch sự với mọi người

  • Lịch sự với nhân viên hành chính, trợ lý và cả người trực tiếp bạn muốn liên hệ.

  • Người quản lý có thể nghe về thái độ của bạn, vì vậy hãy luôn chuyên nghiệp.

• Xưng hô đúng cách

  • Dùng “Anh/Chị” (hoặc “Mr./Ms.”) trừ khi họ yêu cầu khác.

• Lắng nghe và không ngắt lời

  • Chú ý nghe kỹ những gì họ nói, không cắt lời giữa chừng.

• Mở đầu cuộc gọi lịch sự

  • Hỏi trước: “Anh/Chị có vài phút để nói chuyện không?”

  • Nếu họ bận, đề nghị gọi lại và hỏi thời gian phù hợp.

• Kết thúc cuộc gọi đúng cách

  • Dù kết quả có ra sao, hãy cảm ơn họ vì đã dành thời gian và lắng nghe bạn.

• Lợi ích

  • Thái độ lịch sự, tôn trọng tạo ấn tượng chuyên nghiệp và giúp bạn được đánh giá cao trong mắt nhà tuyển dụng.

Bước 4: Gửi thư cảm ơn sau khi gọi điện hỏi xin việc

• Gửi thư cảm ơn ngay trong ngày

  • Soạn email trang trọng để cảm ơn người bạn đã nói chuyện.

  • Không để quá 1 ngày sau cuộc gọi mới gửi.

• Đính kèm hồ sơ nếu phù hợp

  • Nếu bạn vẫn muốn ứng tuyển, đính kèm resume và thư xin việc cá nhân hóa.

  • Thư xin việc nên nhắc lại thông tin bạn học được từ cuộc gọi để thể hiện sự quan tâm và hiểu biết về công ty.

• Lợi ích

  • Thư cảm ơn giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp, nhắc lại sự quan tâm của bạn và tăng khả năng được nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ.

Nguồn tham khảo

1. https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/what-to-say-when-calling-for-a-job
2. https://alis.alberta.ca/look-for-work/interviews-and-offers/questions-to-ask-in-a-job-interview/
3. https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/applying-for-a-job
4. https://www.glassdoor.com/blog/7-research-job-interview/
   
5. https://hbr.org/2022/05/38-smart-questions-to-ask-in-a-job-interview
6. https://www.youthcentral.vic.gov.au/jobs-and-careers/how-to-find-a-job/ways-to-find-a-job/tips-for-job-cold-calling
7. https://edu.gcfglobal.org/en/jobsuccess/business-etiquette/1/
8. https://www.indeed.com/career-advice/interviewing/how-to-call-for-job-interview

Biên dịch: Leigh Kennedy Ly.