Cách đối chiếu ngân hàng chính xác: 2 mẹo đối chiếu sổ sách và sao kê

Đối chiếu ngân hàng là việc làm quan trọng nhưng lại thường bị nhiều cá nhân và doanh nghiệp nhỏ bỏ qua. Chỉ cần chênh lệch một khoản nhỏ giữa sổ sách và sao kê ngân hàng cũng có thể dẫn đến sai sót tài chính, thất thoát tiền hoặc rủi ro gian lận mà bạn không hề hay biết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đối chiếu ngân hàng một cách đơn giản, dễ hiểu và sát với thực tế, giúp bạn nhanh chóng kiểm tra dòng tiền ra vào, phát hiện giao dịch bất thường và quản lý tài chính hiệu quả hơn ngay cả khi không có nền tảng kế toán chuyên sâu.

Mẹo 1: Cách điều chỉnh số dư sao kê ngân hàng chính xác

Bước 1: Cách đối chiếu ngân hàng cơ bản và chính xác

Kiểm tra số dư trên sao kê ngân hàng
Ngay khi ngân hàng phát hành sao kê cuối tháng, bạn nên truy cập và kiểm tra càng sớm càng tốt, đặc biệt nếu có sử dụng ngân hàng điện tử. Việc này giúp phát hiện sai lệch kịp thời trước khi số liệu bị chồng chéo sang tháng sau.

• Ghi lại số dư cuối kỳ trên sao kê ngân hàng

• Xác định mục tiêu chính là so sánh số dư ngân hàng với số dư tiền mặt trên sổ sách nội bộ

• Kiểm tra từng giao dịch xem đã xuất hiện cả trên sao kê ngân hàng và trong sổ tiền mặt hay chưa

Hiểu đúng khái niệm ghi nợ và ghi có trên sao kê
Trong sao kê ngân hàng, cách dùng thuật ngữ có thể khác với kế toán, nếu hiểu sai rất dễ đối chiếu nhầm.

• Ghi nợ (debit) trên sao kê là các khoản tiền bị trừ khỏi tài khoản, như rút tiền, chuyển khoản, phí ngân hàng

• Ghi có (credit) trên sao kê là các khoản tiền được cộng vào tài khoản, như tiền khách hàng chuyển đến, tiền nộp vào

• Không nên áp dụng máy móc khái niệm ghi nợ – ghi có trong kế toán vào sao kê ngân hàng

Xác định các khoản chênh lệch khi đối chiếu ngân hàng
Nếu một giao dịch chỉ xuất hiện ở một bên, đó là dấu hiệu cần kiểm tra kỹ.

• Giao dịch chỉ có trong sao kê nhưng chưa có trong sổ sách

• Giao dịch đã ghi sổ nhưng ngân hàng chưa xử lý kịp thời

• Các khoản này được gọi là khoản điều chỉnh khi đối chiếu ngân hàng

• Nhiệm vụ của bạn là tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh để hai bên khớp nhau

Áp dụng công thức đối chiếu ngân hàng đơn giản
Đối chiếu ngân hàng có thể hiểu như một phép tính kiểm tra logic dòng tiền.

• Số dư tiền mặt theo sổ sách

• Cộng hoặc trừ các khoản chênh lệch cần điều chỉnh

• Kết quả phải bằng số dư trên sao kê ngân hàng
  Khi hai con số này khớp nhau, việc đối chiếu ngân hàng được xem là hoàn tất

Phân biệt rõ số dư sổ sách và số dư ngân hàng
Việc gọi đúng tên giúp bạn tránh nhầm lẫn khi làm việc với kế toán hoặc kiểm toán.

• Số dư theo sổ (book balance) là số tiền ghi nhận trong hệ thống nội bộ

• Số dư theo ngân hàng (bank balance) là số tiền thể hiện trên sao kê

• Chênh lệch giữa hai số dư này luôn đến từ các khoản điều chỉnh, không phải sai sót ngẫu nhiên

Bước 2: Điều chỉnh số dư ngân hàng với tiền gửi đang chờ xử lý

Cộng thêm các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng ghi nhận
Trong quá trình đối chiếu ngân hàng, bạn cần kiểm tra các khoản tiền đã nộp nhưng chưa xuất hiện trên sao kê. Đây thường được gọi là tiền gửi đang chờ xử lý.

• Có độ trễ giữa thời điểm bạn nộp tiền và lúc ngân hàng ghi tăng số dư

• Nộp tiền tại ATM hoặc quầy giao dịch thường xử lý nhanh hơn

• Gửi tiền qua đường bưu điện hoặc hình thức gián tiếp có thể mất nhiều ngày

Ghi nhận tiền vào sổ sách ngay khi phát sinh
Về mặt quản lý nội bộ, khoản tiền gửi phải được ghi nhận ngay khi bạn nộp tiền, không chờ ngân hàng cập nhật.

• Sổ tiền mặt hoặc sổ kế toán được tăng ngay theo số tiền đã gửi

• Việc ngân hàng chưa ghi nhận tạo ra khoản chênh lệch khi đối chiếu ngân hàng

• Khoản chênh lệch này không phải sai sót, mà là tình huống bình thường

Điều chỉnh tăng số dư trên sao kê ngân hàng khi đối chiếu
Để phản ánh đúng số tiền thực tế bạn đang có, cần điều chỉnh số dư ngân hàng khi đối chiếu.

• Cộng thêm khoản tiền gửi chưa được ghi nhận vào số dư sao kê ngân hàng

• Mục tiêu là đưa số dư ngân hàng về đúng với dòng tiền thực tế

• Đây là bước quan trọng trong cách đối chiếu ngân hàng chính xác

Ví dụ thực tế dễ hiểu
Áp dụng số liệu cụ thể giúp bạn kiểm tra nhanh kết quả đối chiếu.

• Số dư trên sao kê ngân hàng: 5.000

• Ngày 31/7, bạn nộp thêm: 1.500

• Sao kê tháng 7 chưa hiển thị khoản tiền này

• Khi đối chiếu, cộng thêm 1.500 vào sao kê

• Số dư ngân hàng sau điều chỉnh: 6.500

• Khoản 1.500 chính là khoản điều chỉnh khi đối chiếu ngân hàng

Bước 3: Trừ số dư ngân hàng cho các séc chưa thanh toán

Xác định séc đã thanh toán và séc chưa thanh toán
Khi đối chiếu ngân hàng, bạn cần phân biệt rõ tình trạng của từng séc để tránh lệch số dư.

• Séc đã thanh toán là séc đã được ngân hàng ghi nhận và trừ tiền khỏi tài khoản

• Séc chưa thanh toán là séc đã phát hành nhưng ngân hàng chưa xử lý

• Trường hợp này thường xảy ra khi bạn viết séc vào những ngày cuối tháng

Giảm số dư ngân hàng cho các séc chưa thanh toán
Các séc chưa được ngân hàng ghi nhận cần được trừ khỏi số dư ngân hàng khi đối chiếu.

• Đây là bước bắt buộc trong cách đối chiếu ngân hàng chính xác

• Mục tiêu là phản ánh đúng số tiền thực tế còn có thể sử dụng

Ví dụ đối chiếu ngân hàng dễ hiểu
Áp dụng từng bước giúp bạn kiểm tra nhanh và tránh nhầm lẫn.

• Số dư ngân hàng ban đầu: 5.000

• Cộng tiền gửi đang chờ xử lý: 1.500

• Số dư ngân hàng sau điều chỉnh: 6.500

• Cuối tháng có 5 séc chưa thanh toán, tổng giá trị: 3.000

• Trừ 3.000 khỏi số dư đã điều chỉnh

• Số dư ngân hàng sau cùng: 3.500

Kiểm tra séc tồn đọng từ tháng trước
Để đối chiếu ngân hàng đầy đủ, không nên chỉ xem sao kê của tháng hiện tại.

• Soát lại sao kê tháng trước để kiểm tra các séc chưa thanh toán còn tồn

• Xác nhận xem các séc này đã được ngân hàng xử lý trong tháng này chưa

• Nếu séc vẫn chưa thanh toán, cần liên hệ người nhận tiền để tìm nguyên nhân

Xử lý séc treo kéo dài bất thường
Séc tồn đọng quá lâu có thể tiềm ẩn rủi ro tài chính.

• Séc chưa thanh toán sau hơn một tháng có thể đã bị thất lạc

• Cần chủ động liên hệ người nhận để xác nhận tình trạng

• Trường hợp cần thiết, cân nhắc hủy séc và phát hành lại

Bước 4: Kiểm tra và xử lý sai sót từ phía ngân hàng

So sánh sao kê ngân hàng với sổ sách nội bộ
Khi đối chiếu ngân hàng cho cá nhân hoặc doanh nghiệp, bạn cần đối chiếu chặt chẽ giữa sao kê ngân hàng và dữ liệu ghi nhận nội bộ. Với doanh nghiệp, số liệu tiền mặt thường được ghi trong sổ cái (general ledger).

• Đối chiếu từng giao dịch tiền mặt trên sổ cái với hoạt động trên sao kê ngân hàng

• Lưu ý các giao dịch không rõ nguồn gốc hoặc không giải thích được

• Nếu phát hiện giao dịch bất thường, cần liên hệ ngân hàng để xác minh ngay

Nhận diện lỗi xử lý phổ biến của ngân hàng
Không phải mọi chênh lệch đều do sai sót nội bộ, ngân hàng cũng có thể ghi nhầm.

• Lỗi thường gặp là đảo vị trí chữ số khi ghi nhận số tiền

• Ví dụ: ghi 570 thay vì 750

• Chênh lệch do lỗi này thường là bội số của 9, giúp bạn dễ nhận biết

• Khi xác định đúng lỗi ngân hàng, cần liên hệ để yêu cầu điều chỉnh

Loại bỏ khoản chênh lệch sau khi ngân hàng điều chỉnh
Sau khi ngân hàng sửa lỗi, khoản chênh lệch khi đối chiếu sẽ tự động được xử lý.

• Số dư ngân hàng được cập nhật đúng

• Khoản điều chỉnh đối chiếu ngân hàng được loại bỏ

• Đảm bảo số dư khớp với sổ sách nội bộ

Phân biệt sai sót ngân hàng và rủi ro gian lận
Nếu không phải lỗi xử lý, chênh lệch có thể xuất phát từ gian lận.

• Giao dịch lạ không do bạn hoặc doanh nghiệp thực hiện

• Séc bị đánh cắp và bị rút tiền trái phép

• Đây là tình huống thực tế thường gặp tại các doanh nghiệp nhỏ

Xử lý giao dịch gian lận kịp thời
Khi phát hiện giao dịch gian lận trên sao kê ngân hàng, cần hành động ngay.

• Liên hệ ngân hàng để thông báo giao dịch trái phép

• Ngân hàng xác minh và hoàn lại tiền nếu đủ căn cứ

• Sau khi tiền được hoàn, khoản chênh lệch khi đối chiếu ngân hàng sẽ được xử lý dứt điểm

Mẹo 2: Cách xử lý sai lệch số dư trong sổ cái kế toán

Bước 1: Xác nhận tất cả séc đã được ngân hàng ghi nhận

Chuẩn bị đầy đủ báo cáo và chứng từ trước khi đối chiếu
Khi nhận sao kê ngân hàng, bạn cần có dữ liệu nội bộ tương ứng để đối chiếu chính xác.

• Doanh nghiệp nên in báo cáo tiền mặt, danh sách séc đã phát hành và các khoản tiền gửi trong tháng từ phần mềm kế toán

• Cá nhân cần kiểm tra sổ ghi séc và phiếu nộp tiền đã lưu

• Mục tiêu là có đủ căn cứ để kiểm tra từng giao dịch

Rà soát séc theo thứ tự số séc
Việc kiểm tra theo thứ tự giúp tránh bỏ sót hoặc trùng lặp.

• Xem lần lượt từng séc đã viết theo thứ tự số séc

• Đối chiếu với sao kê để xác nhận séc đã được ngân hàng thanh toán

• Nếu séc đã xuất hiện trên sao kê, ghi nhận trạng thái đã thanh toán trong sổ sách

• Có thể đánh dấu trực tiếp trên phần mềm kế toán hoặc trên bảng theo dõi thủ công

Kiểm tra các séc của tháng trước
Đối chiếu ngân hàng không chỉ dừng ở các giao dịch trong tháng hiện tại.

• Rà lại các séc đã phát hành ở tháng trước

• Kiểm tra xem chúng đã được ghi nhận trong sao kê tháng này hay chưa

• Nếu đã thanh toán, cập nhật trạng thái vào hồ sơ

• Nếu chưa, cần liên hệ người nhận để xác minh tình trạng

Lập danh sách séc chưa thanh toán
Sau khi hoàn tất kiểm tra, bạn cần tổng hợp các séc chưa được ngân hàng ghi nhận.

• Ghi rõ số séc

• Ghi rõ số tiền

• Ghi rõ người nhận tiền

• Danh sách này giúp bạn kiểm soát nghĩa vụ chi trả còn tồn

Xác định tổng giá trị séc tồn đọng khi đối chiếu ngân hàng
Tổng số tiền của các séc chưa thanh toán có ý nghĩa quan trọng trong quá trình đối chiếu.

• Tổng này chính là giá trị séc chưa thanh toán trong tháng

• Đây là một khoản điều chỉnh khi đối chiếu ngân hàng

• Số liệu này được dùng để trừ vào số dư ngân hàng khi đối chiếu

Bước 2: Xác nhận tất cả các khoản tiền gửi đã được ngân hàng ghi nhận

Chuẩn bị danh sách tiền gửi để đối chiếu ngân hàng
Trước khi bắt đầu, bạn cần tổng hợp đầy đủ các khoản tiền đã nộp trong tháng.

• Doanh nghiệp nên in danh sách tiền gửi trong tháng từ phần mềm kế toán

• Đồng thời rà soát toàn bộ phiếu nộp tiền đã lưu

• Với cá nhân, cần đối chiếu danh sách tiền gửi trong sổ séc và phiếu nộp tiền

Đối chiếu tiền gửi với sao kê ngân hàng
Khi nhận sao kê, hãy tập trung kiểm tra các khoản tiền ngân hàng đã ghi nhận.

• Xem danh sách tiền gửi xuất hiện trên sao kê ngân hàng trong tháng

• So sánh từng khoản với dữ liệu nội bộ để phát hiện thiếu sót

Rà soát tiền gửi theo thứ tự thời gian
Việc kiểm tra theo ngày giúp đảm bảo không bỏ sót giao dịch.

• Xem lại toàn bộ tiền gửi trong sổ séc hoặc báo cáo kế toán theo thứ tự ngày nộp

• Xác nhận từng khoản đã xuất hiện trên sao kê ngân hàng

• Nếu đã ghi nhận, đánh dấu trạng thái đã vào ngân hàng trong sổ theo dõi

Kiểm tra tiền gửi đang chờ xử lý từ tháng trước
Không nên bỏ qua các khoản tiền gửi phát sinh cuối kỳ trước.

• Rà lại các tiền gửi đang chờ xử lý ở cuối tháng trước

• Kiểm tra xem chúng đã được ngân hàng ghi nhận trong sao kê tháng này hay chưa

• Nếu đã ghi nhận, cập nhật trạng thái để tránh trùng lặp khi đối chiếu

Lập danh sách tiền gửi chưa được ghi nhận
Sau khi hoàn tất rà soát, cần tổng hợp các khoản chưa xuất hiện trên sao kê.

• Ghi rõ số tiền gửi

• Ghi rõ ngày nộp tiền

• Danh sách này phản ánh các tiền gửi đang chờ xử lý trong tháng

Xác định tổng tiền gửi đang chờ xử lý khi đối chiếu ngân hàng
Tổng giá trị tiền gửi chưa được ghi nhận có vai trò quan trọng trong đối chiếu.

• Tổng số tiền này chính là tiền gửi đang chờ xử lý

• Đây là một khoản điều chỉnh khi đối chiếu ngân hàng

• Số liệu được dùng để cộng vào số dư ngân hàng khi đối chiếu

Bước 3: Điều chỉnh sổ tiền mặt với phí ngân hàng và giao dịch tự động

Trừ các khoản phí dịch vụ ngân hàng
Khi đối chiếu ngân hàng, bạn cần cập nhật đầy đủ các khoản phí mà ngân hàng đã trừ nhưng sổ tiền mặt chưa ghi nhận.

• Phí dịch vụ tài khoản hằng tháng

• Phí vượt số dư (overdraft)

• Các loại phí xử lý khác do ngân hàng thu

• Những khoản này thường xuất hiện trên sao kê ngân hàng nhưng chưa kịp ghi vào sổ tiền mặt cuối tháng

• Cần trừ các khoản phí này khỏi sổ tiền mặt để số liệu khớp nhau

Xử lý khoản phí chưa ghi sổ
Nếu phí đã xuất hiện trên sao kê nhưng chưa có trong sổ sách, đó là khoản cần điều chỉnh.

• Ví dụ: sao kê ghi phí dịch vụ 10

• Sổ tiền mặt chưa ghi nhận khoản này

• Cần trừ 10 khỏi sổ tiền mặt

• Trước khi ghi sổ, khoản này được xem là khoản chênh lệch khi đối chiếu ngân hàng

Cộng tiền lãi ngân hàng vào sổ tiền mặt
Tiền lãi phát sinh thường chỉ được biết khi nhận sao kê.

• Ngân hàng tự động cộng lãi vào tài khoản

• Bạn cần ghi tăng sổ tiền mặt theo số lãi được hưởng

• Trước khi cập nhật, khoản lãi này cũng là khoản điều chỉnh khi đối chiếu ngân hàng

Trừ các khoản thanh toán tự động
Nhiều tài khoản có thiết lập thanh toán định kỳ cho hóa đơn hàng tháng.

• Nếu không theo dõi lịch trích tiền, bạn có thể không biết giao dịch cho đến khi xem sao kê

• Kiểm tra sao kê để phát hiện các khoản trích tiền tự động

• Ghi nhận và trừ các khoản này khỏi sổ tiền mặt

• Việc cập nhật đầy đủ sẽ loại bỏ khoản chênh lệch khi đối chiếu

Xử lý séc bị trả lại do không đủ tiền
Séc bị trả lại là tình huống cần điều chỉnh ngay trong sổ tiền mặt.

• Sao kê thể hiện séc bị trả do không đủ tiền (NSF)

• Khoản tiền đó thực tế chưa bao giờ vào tài khoản

• Cần trừ toàn bộ giá trị séc khỏi sổ tiền mặt

• Nếu ngân hàng thu thêm phí xử lý séc hỏng, cũng phải trừ khoản phí này

• Trường hợp bị thấu chi, cần ghi nhận thêm phí vượt số dư

Bước 4: Kiểm tra và sửa lỗi ghi chép phát sinh trong tháng

Rà soát lỗi do ghi nhận sai trong sổ tiền mặt
Trong quá trình đối chiếu ngân hàng, không ít trường hợp chênh lệch xuất phát từ chính việc ghi chép nội bộ.

• Ghi sai số tiền séc hoặc số tiền gửi

• Nhập nhầm số liệu khi cập nhật sổ tiền mặt

• Những sai sót này tạo ra khoản chênh lệch khi đối chiếu ngân hàng và cần được sửa ngay

Nhận biết lỗi đảo chữ số khi đối chiếu
Một dấu hiệu rất điển hình giúp phát hiện lỗi ghi sai là chênh lệch theo quy luật.

• Nếu số dư lệch bội số của 9 như 270 hoặc 630

• Khả năng cao bạn đã đảo vị trí chữ số khi ghi sổ

• Ví dụ: séc thực tế là 310 nhưng lại ghi nhầm thành 130

• Lỗi này khá phổ biến và dễ bỏ sót nếu không kiểm tra kỹ

Sửa lỗi để loại bỏ khoản chênh lệch
Khi đã xác định được nguyên nhân, cần điều chỉnh ngay trong sổ tiền mặt.

• Sửa lại số tiền đúng theo chứng từ gốc

• Đảm bảo sổ tiền mặt phản ánh chính xác giao dịch thực tế

• Sau khi điều chỉnh, khoản chênh lệch sẽ được loại bỏ

Kiểm tra lại công thức đối chiếu ngân hàng cuối cùng
Bước này giúp xác nhận toàn bộ quá trình đối chiếu đã hoàn tất chính xác.

• Số dư tiền mặt theo sổ

• Cộng hoặc trừ toàn bộ các khoản chênh lệch khi đối chiếu

• Kết quả phải bằng số dư trên sao kê ngân hàng

• Nếu chưa khớp, cần rà soát lại từng bước cho đến khi xác định đủ mọi khoản chênh lệch

Nguồn tham khảo

1. http://www.accountingtools.com/questions-and-answers/
   what-is-the-purpose-of-a-bank-reconciliation.html
2. https://www.youtube.com/watch?v=aeOOZdLTX0s
3. http://accountingexplained.com/financial/
   cash-and-equiv/bank-reconciliation
4. http://docs.oracle.com/cd/E39583_01/fscm92pbr0/eng/fscm/fsbk/
   concept_UnderstandingBooktoBankReconciliation-9f258f.html
5. http://accountinginfocus.com/financial-accounting/
   cash-financial-accounting/cash-bank-reconciliations/
6. https://www.youtube.com/watch?v=aeOOZdLTX0s
7. https://www.youtube.com/watch?v=BoSZZCUP_iA
8. https://www.youtube.com/watch?v=9LfnlMz2Aic

Biên dịch: Lesley Collins Tran.