Cách viết giấy vay tiền bằng tay hợp pháp: 11 bước viết giấy ghi nợ

Khi cho vay hoặc mượn tiền, nhiều người vẫn nghĩ chỉ cần “nói miệng” là đủ, nhưng thực tế lại tiềm ẩn không ít rủi ro tranh chấp. Một giấy vay tiền hợp pháp được viết đúng cách sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên cho vay lẫn bên vay, đồng thời là căn cứ pháp lý rõ ràng khi có vấn đề phát sinh. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết giấy vay tiền đơn giản, đúng pháp luật và dễ sử dụng, ngay cả khi bạn không am hiểu về pháp lý, giúp bạn yên tâm hơn trong mọi giao dịch vay mượn tiền bạc.

Cách 1: Hướng dẫn viết giấy vay tiền chuẩn, đơn giản và hợp pháp

Bước 1: Các nội dung bắt buộc trong giấy vay tiền hợp pháp

1. Số tiền vay

• Ghi rõ số tiền cho vay bằng số và bằng chữ

• Xác định chính xác đây là số tiền bên vay có nghĩa vụ hoàn trả

• Tránh dùng từ ngữ mơ hồ như “khoảng”, “ước tính”

2. Thời hạn và ngày trả nợ

• Nêu rõ ngày đến hạn trả tiền hoặc lịch trả theo từng kỳ

• Có thể ghi:

  • Trả một lần vào ngày cụ thể

  • Trả góp theo tháng/quý

• Thời gian càng rõ ràng, giá trị pháp lý càng cao

3. Lãi suất vay (nếu có)

• Ghi rõ mức lãi suất áp dụng

• Thể hiện theo tỷ lệ %/năm (APR) để phù hợp quy định pháp luật

• Lưu ý: lãi suất không vượt mức pháp luật cho phép để tránh vô hiệu

4. Tổng số tiền phải trả sau lãi

• Xác định rõ tổng nghĩa vụ tài chính của bên vay

• Bao gồm:

  • Tiền gốc (Principal)

  • Tiền lãi (Interest)

• Giúp tránh tranh cãi khi thanh toán thực tế

5. Tài sản bảo đảm hoặc cam kết bảo đảm (nếu có)

• Ghi rõ tài sản dùng để đảm bảo khoản vay

• Bao gồm:

  • Tên tài sản

  • Giá trị ước tính

  • Tình trạng sở hữu

• Đây là căn cứ quan trọng khi bên vay không trả nợ

6. Quy định về trả chậm hoặc trả thiếu

• Nêu rõ xử lý khi thanh toán trễ hạn

• Có thể bao gồm:

  • Phạt chậm trả

  • Tính lãi bổ sung

• Điều khoản này giúp tăng tính ràng buộc và ý thức trả nợ

7. Điều khoản vi phạm nghĩa vụ trả nợ

• Xác định rõ hậu quả pháp lý nếu bên vay không trả đúng hạn

• Ví dụ:

  • Yêu cầu trả toàn bộ khoản vay ngay lập tức

  • Xử lý tài sản bảo đảm

  • Khởi kiện theo quy định pháp luật

8. Chữ ký xác nhận của các bên

• Bắt buộc có chữ ký bên vay

• Nên có thêm:

  • Chữ ký bên cho vay

  • Người làm chứng (nếu có)

• Ký và ghi rõ họ tên để đảm bảo hiệu lực pháp lý

Bước 2: Ghi rõ các điều khoản thỏa thuận trong giấy vay tiền

1. Ghi đầy đủ điều khoản đã thống nhất

• Thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ của từng bên

• Mỗi điều khoản cần liên quan trực tiếp đến các nội dung cốt lõi như:

  • Số tiền vay

  • Thời hạn vay

  • Lãi suất

  • Cách thức trả nợ

• Tránh diễn đạt chung chung, nên dùng câu ngắn, dễ hiểu

2. Sử dụng mẫu giấy vay tiền để hạn chế sai sót

• Có thể tham khảo mẫu giấy vay tiền hoặc promissory note miễn phí trên Internet

• Các mẫu này thường đã:

  • Đầy đủ cấu trúc pháp lý cơ bản

  • Dễ chỉnh sửa theo từng trường hợp thực tế

• Tuy nhiên, cần đọc kỹ và điều chỉnh cho phù hợp với thỏa thuận thực tế

3. Thêm lịch trả nợ chi tiết nếu trả góp

• Nếu khoản vay được trả theo tuần hoặc theo tháng, nên ghi rõ:

  • Ngày đến hạn của từng kỳ thanh toán

  • Số tiền phải trả mỗi lần

• Lịch trả nợ rõ ràng giúp:

  • Bên vay dễ theo dõi nghĩa vụ

  • Bên cho vay dễ kiểm soát và đối chiếu khi cần

4. Ưu tiên tính rõ ràng và khả thi

• Điều khoản nên phù hợp với khả năng tài chính của bên vay

• Thỏa thuận càng minh bạch thì giấy vay tiền càng dễ thực thi và ít tranh chấp

Bước 3: Xác định giấy vay tiền có thế chấp hay không thế chấp

1. Giấy vay tiền có thế chấp (có tài sản bảo đảm)

• Bên vay phải đưa ra tài sản, quyền tài sản hoặc dịch vụ để bảo đảm nghĩa vụ trả nợ

• Áp dụng khi:

  • Khoản vay có giá trị lớn

  • Bên cho vay muốn giảm rủi ro

• Tài sản bảo đảm cần:

  • Có giá trị bằng hoặc lớn hơn số tiền vay gốc

  • Ghi rõ loại tài sản, giá trị ước tính và tình trạng sở hữu

• Khi bên vay không trả đúng hạn, bên cho vay có quyền xử lý tài sản bảo đảm theo thỏa thuận và pháp luật

2. Giấy vay tiền không thế chấp

• Không yêu cầu tài sản bảo đảm

• Phù hợp với:

  • Khoản vay nhỏ

  • Vay mượn dựa trên sự tin tưởng

• Thông thường chỉ nên áp dụng khi bên vay:

  • Có uy tín tài chính tốt

  • Lịch sử trả nợ rõ ràng

• Rủi ro cho bên cho vay cao hơn, nên cần:

  • Điều khoản trả nợ chặt chẽ

  • Lịch thanh toán rõ ràng

3. Cách lựa chọn phù hợp trong thực tế

• Nếu ưu tiên an toàn pháp lý → nên chọn giấy vay tiền có thế chấp

• Nếu vay ngắn hạn, số tiền nhỏ → có thể dùng giấy vay tiền không thế chấp, nhưng phải ghi điều khoản thật rõ ràng

Bước 4: Hoàn thiện bảo đảm cho khoản vay có thế chấp

1. Hiểu đúng về quyền đối với tài sản bảo đảm

• Bên vay đã đồng ý cho bên cho vay quyền xử lý tài sản thế chấp nếu không trả nợ đúng hạn

• Tài sản có thể là:

  • Bất động sản

  • Động sản có giá trị

  • Quyền tài sản hoặc dịch vụ đã cam kết

2. Đăng ký quyền bảo đảm để được ưu tiên thanh toán

• Để bảo vệ quyền lợi, bên cho vay có thể nộp hồ sơ đăng ký quyền bảo đảm (financing statement – UCC1)

• Việc đăng ký này giúp:

  • Xác lập thứ tự ưu tiên so với các chủ nợ không có bảo đảm

  • Tăng khả năng thu hồi tiền nếu bên vay:

    • Mất khả năng thanh toán

    • Phát sinh tranh chấp

• Đây là bước quan trọng với các khoản vay lớn hoặc rủi ro cao

3. Lưu ý về cơ quan đăng ký

• Biểu mẫu và thủ tục đăng ký khác nhau tùy từng địa phương

• Thông thường hồ sơ được nộp tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền

• Nên kiểm tra đúng nơi tiếp nhận để tránh hồ sơ không hợp lệ

4. Nội dung bắt buộc trong hồ sơ đăng ký

• Mô tả rõ tài sản bảo đảm

• Ghi cụ thể:

  • Loại tài sản

  • Giá trị ước tính

  • Thông tin nhận diện (nếu có)

• Thông tin càng chi tiết thì giá trị pháp lý càng cao

Cách 2: Hướng dẫn làm giấy vay tiền có giá trị pháp lý

Bước 1: Đảm bảo giấy vay tiền có hiệu lực pháp lý

1. Thông tin pháp lý đầy đủ của các bên

• Ghi rõ họ tên đầy đủ theo giấy tờ pháp lý của tất cả các bên liên quan

• Bao gồm:

  • Bên vay

  • Bên cho vay

  • Bên có quyền lợi liên quan (nếu có)

• Tránh dùng tên gọi thân mật hoặc viết tắt

2. Địa chỉ và số điện thoại liên hệ

• Nêu rõ địa chỉ cư trú hiện tại của từng bên

• Ghi kèm số điện thoại để:

  • Xác minh danh tính

  • Thuận tiện liên hệ khi cần đối chiếu, nhắc nợ hoặc giải quyết tranh chấp

3. Chữ ký xác nhận hợp lệ

• Bắt buộc phải có chữ ký của bên vay

• Nên có thêm:

  • Chữ ký người làm chứng

  • Chữ ký bên cho vay (dù một số trường hợp không bắt buộc)

• Chữ ký là yếu tố quyết định để giấy vay tiền được công nhận trước pháp luật

4. Mục đích sử dụng tiền vay

• Ghi rõ số tiền vay được dùng vào mục đích gì

• Ví dụ:

  • Tiêu dùng cá nhân

  • Kinh doanh

  • Đầu tư

• Một số trường hợp pháp luật yêu cầu mục đích vay phải minh bạch để tránh rủi ro pháp lý

5. Lưu ý quan trọng để tăng hiệu lực thực tế

• Nội dung cần rõ ràng, nhất quán, không mâu thuẫn

• Thông tin các bên phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân

• Nên lập giấy vay tiền thành văn bản riêng, không viết tay sơ sài

Bước 2: Thông báo rõ điều khoản chuyển nhượng khoản vay

1. Giải thích quyền chuyển nhượng của bên cho vay

• Nêu rõ bên cho vay có quyền chuyển nhượng giấy vay tiền cho bên thứ ba

• Việc chuyển nhượng có thể xảy ra khi:

  • Bên cho vay cần thu hồi vốn sớm

  • Khoản vay được mua bán, sang nhượng hợp pháp

• Bên vay cần được biết trước và chấp thuận trong văn bản

2. Giữ nguyên hiệu lực các điều khoản đã thỏa thuận

• Khẳng định rõ:

  • Toàn bộ nội dung, điều khoản, lãi suất, thời hạn vay không thay đổi

  • Chỉ thay đổi người có quyền nhận tiền trả nợ

• Điều này giúp bên vay yên tâm rằng nghĩa vụ không bị điều chỉnh bất lợi

3. Xác định rõ nghĩa vụ thanh toán sau chuyển nhượng

• Ghi rõ:

  • Kể từ thời điểm chuyển nhượng, bên vay thanh toán cho bên nhận chuyển nhượng

  • Thông tin bên nhận chuyển nhượng phải được thông báo đầy đủ

• Tránh trường hợp bên vay trả nhầm người, dẫn đến tranh chấp pháp lý

4. Lợi ích thực tế của điều khoản này

• Giúp giấy vay tiền:

  • Linh hoạt trong giao dịch tài chính

  • Phù hợp với thực tế vay mượn, mua bán khoản nợ

• Đồng thời bảo vệ:

  • Quyền lợi bên cho vay

  • Nghĩa vụ rõ ràng cho bên vay

Bước 3: Thông báo quyền hủy bỏ giấy vay tiền cho bên vay

1. Quyền hủy bỏ trong thời hạn nhất định

• Bên vay có quyền hủy bỏ giấy vay tiền trong thời gian cho phép sau khi ký

• Thời hạn phổ biến là 3 ngày làm việc kể từ ngày ký

• Lưu ý: đây là quyền hủy thỏa thuận, không phải đã nhận tiền rồi mới trả lại

2. Điều kiện để quyền hủy bỏ có hiệu lực

• Bên vay phải:

  • Chưa nhận tiền vay

  • Thực hiện hủy trong đúng thời hạn quy định

• Sau thời hạn này, giấy vay tiền sẽ có hiệu lực ràng buộc đầy đủ

3. Văn bản xác nhận quyền hủy bỏ

• Bên vay cần ký mẫu thông báo quyền hủy bỏ kèm theo giấy vay tiền

• Văn bản này nhằm:

  • Xác nhận bên vay đã được thông tin đầy đủ

  • Giảm rủi ro tranh chấp sau này

• Nên lưu kèm cùng giấy vay tiền để làm căn cứ pháp lý

4. Lợi ích thực tế khi ghi rõ quyền hủy bỏ

• Giúp giấy vay tiền:

  • Minh bạch

  • Tăng độ tin cậy

  • Dễ được công nhận khi có tranh chấp

• Đồng thời tạo tâm lý yên tâm cho bên vay trước khi quyết định nhận khoản vay

Bước 4: Phát hành văn bản xác nhận tất toán giấy vay tiền

1. Lập văn bản xác nhận đã thanh toán xong giấy vay tiền

• Phát hành văn bản giải chấp/giải trừ giấy vay tiền (Release of Promissory Note)

• Văn bản này xác nhận:

  • Bên vay đã trả đủ tiền gốc và lãi (nếu có)

  • Hai bên không còn nghĩa vụ ràng buộc nào liên quan đến khoản vay

• Đây là bằng chứng quan trọng giúp:

  • Ngăn ngừa hiểu nhầm

  • Hạn chế khiếu nại, kiện tụng trong tương lai

2. Nội dung nên có trong văn bản xác nhận tất toán

• Thông tin đầy đủ của bên vay và bên cho vay

• Số tiền đã thanh toán và thời điểm hoàn tất

• Xác nhận chấm dứt hiệu lực của giấy vay tiền

• Chữ ký của các bên liên quan

3. Hủy bỏ ràng buộc đối với tài sản bảo đảm (nếu có)

• Nếu khoản vay có tài sản thế chấp, cần đảm bảo:

  • Hủy bỏ hoặc chấm dứt mọi quyền cầm giữ, thế chấp

  • Thực hiện thủ tục xóa đăng ký bảo đảm theo quy định

• Điều này giúp:

  • Bên vay khôi phục đầy đủ quyền sở hữu tài sản

  • Tránh rắc rối pháp lý khi mua bán, chuyển nhượng sau này

4. Lợi ích thực tế của bước tất toán rõ ràng

• Giúp hồ sơ vay mượn:

  • Minh bạch

  • Dễ đối chiếu

  • An toàn pháp lý

• Thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí của cả hai bên

Cách 3: Hướng dẫn đòi nợ bằng giấy vay tiền hợp pháp

Bước 1: Soạn thư yêu cầu thanh toán khi đến hạn nhưng chưa trả nợ

1. Mục đích của thư yêu cầu thanh toán

• Thông báo rõ khoản nợ đã quá hạn

• Yêu cầu bên vay thực hiện nghĩa vụ trả nợ ngay

• Tạo bằng chứng cho các bước pháp lý tiếp theo nếu cần

2. Nội dung bắt buộc trong thư yêu cầu thanh toán

• Thông tin giấy vay tiền:

  • Ngày ký

  • Số tiền vay

  • Thời hạn trả nợ

• Số tiền còn phải thanh toán, bao gồm:

  • Tiền gốc

  • Tiền lãi

  • Phí phạt (nếu có theo thỏa thuận)

• Dẫn chiếu rõ điều khoản vi phạm trong giấy vay tiền

3. Ngôn từ cần rõ ràng và cứng rắn

• Thể hiện lập trường nghiêm túc của bên cho vay

• Nêu rõ khả năng áp dụng:

  • Khởi kiện theo quy định pháp luật

  • Yêu cầu xử lý tài sản bảo đảm (nếu là giấy vay tiền có thế chấp)

• Tránh dùng lời lẽ xúc phạm, đe dọa cá nhân

4. Ấn định thời hạn cuối để thanh toán

• Ghi rõ ngày cụ thể mà bên vay phải thanh toán

• Nêu rõ:

  • Nếu thanh toán đúng hạn → không áp dụng biện pháp pháp lý

  • Nếu không thanh toán → tiến hành các bước pháp lý tiếp theo

• Thời hạn nên hợp lý để thể hiện thiện chí nhưng vẫn đủ ràng buộc

5. Lưu ý riêng với giấy vay tiền có thế chấp

• Nhắc rõ hậu quả:

  • Mất quyền đối với tài sản bảo đảm

  • Bên cho vay có quyền xử lý tài sản theo thỏa thuận

• Điều này giúp bên vay nhận thức rõ rủi ro và ưu tiên thanh toán

6. Cách gửi thư để tăng giá trị pháp lý

• Gửi bằng:

  • Thư bảo đảm

  • Email có xác nhận

• Lưu lại bản sao thư và bằng chứng đã gửi

Bước 2: Yêu cầu xử lý tài sản bảo đảm khi không trả nợ

1. Xác định tình trạng vi phạm nghĩa vụ trả nợ

• Kiểm tra:

  • Đã quá hạn thanh toán theo giấy vay tiền

  • Có điều khoản xử lý tài sản bảo đảm khi vi phạm

• Lưu giữ chứng cứ:

  • Giấy vay tiền

  • Thư yêu cầu thanh toán đã gửi (nếu có)

2. Thông báo yêu cầu giao tài sản bảo đảm

• Gửi thông báo chính thức cho bên vay về:

  • Việc tịch thu/xử lý tài sản bảo đảm thay cho nghĩa vụ trả nợ

  • Thời hạn cuối để tự nguyện bàn giao tài sản

• Nội dung cần rõ ràng, đúng điều khoản đã ký

3. Xử lý tài sản bảo đảm theo thỏa thuận

• Việc xử lý có thể bao gồm:

  • Nhận tài sản để cấn trừ nợ

  • Bán tài sản theo phương thức đã thỏa thuận

• Giá trị xử lý dùng để:

  • Thanh toán tiền gốc

  • Lãi và chi phí phát sinh (nếu có)

4. Trường hợp cần can thiệp của tòa án

• Nếu bên vay:

  • Không hợp tác

  • Tranh chấp quyền sở hữu tài sản

• Bên cho vay có thể:

  • Khởi kiện ra tòa để yêu cầu thu hồi nợ

  • Yêu cầu tòa án cho phép xử lý tài sản bảo đảm

• Đây là bước cần thiết để đảm bảo tính cưỡng chế hợp pháp

5. Lưu ý thực tế để hạn chế rủi ro

• Chỉ xử lý tài sản đúng phạm vi đã thỏa thuận trong giấy vay tiền

• Không tự ý chiếm giữ tài sản trái pháp luật

• Ưu tiên con đường pháp lý để bảo vệ quyền lợi lâu dài

Bước 3: Khởi kiện tại tòa án giá trị nhỏ để đòi nợ

1. Khi nào nên chọn tòa án giá trị nhỏ

• Áp dụng khi:

  • Số tiền bị nợ không lớn (ví dụ dưới một mức trần nhất định theo quy định)

  • Không muốn tốn nhiều chi phí pháp lý

• Phù hợp đặc biệt với giấy vay tiền không thế chấp, nơi không có tài sản bảo đảm để xử lý

2. Lợi ích của khởi kiện tại tòa án giá trị nhỏ

• Chi phí thấp:

  • Phí tòa án và thủ tục đơn giản

  • Thường không cần thuê luật sư

• Thủ tục nhanh gọn:

  • Hồ sơ dễ chuẩn bị

  • Thời gian giải quyết ngắn hơn so với tòa án thông thường

• Tăng khả năng thu hồi nợ:

  • Có phán quyết làm căn cứ buộc bên vay thanh toán

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

• Giấy vay tiền hoặc cam kết trả nợ

• Bằng chứng vi phạm:

  • Quá hạn thanh toán

  • Thư yêu cầu thanh toán đã gửi

• Thông tin đầy đủ của bên vay:

  • Họ tên

  • Địa chỉ liên hệ

4. Lưu ý để tăng khả năng thành công

• Nội dung giấy vay tiền cần:

  • Rõ ràng

  • Đầy đủ chữ ký

  • Thể hiện nghĩa vụ trả nợ cụ thể

• Chuẩn bị lập luận ngắn gọn, đúng trọng tâm

• Chứng minh thiện chí đã cho bên vay cơ hội thanh toán trước khi khởi kiện

5. Khi nào không nên áp dụng

• Khoản nợ quá lớn

• Vụ việc phức tạp, có nhiều bên liên quan

• Cần xử lý tài sản bảo đảm hoặc tranh chấp quyền sở hữu

Kiểm tra giấy vay tiền trước khi ký để tránh rủi ro pháp lý

1. Nên kiểm tra giấy vay tiền khi nào

• Khi khoản vay có giá trị lớn

• Khi điều khoản phức tạp, có lãi suất hoặc tài sản bảo đảm

• Khi sử dụng mẫu giấy vay tiền tải sẵn và đã chỉnh sửa nội dung

• Mục tiêu là đảm bảo:

  • Điều khoản hợp pháp

  • Ngôn ngữ rõ ràng, không gây bất lợi

2. Vì sao cần kiểm tra trước khi ký

• Ngay khi đã ký, giấy vay tiền trở thành văn bản pháp lý có ràng buộc

• Mọi điều khoản đều có thể được dùng làm căn cứ giải quyết tranh chấp

• Kiểm tra sớm giúp:

  • Phát hiện điều khoản thiếu hoặc sai

  • Tránh phải sửa đổi, kiện tụng tốn kém sau này

3. Lưu ý đặc biệt với giấy vay tiền không thế chấp

• Khoản vay không có tài sản bảo đảm tiềm ẩn rủi ro cao cho bên cho vay

• Trong một số trường hợp, nếu bên vay tuyên bố phá sản theo thủ tục xóa nợ, khoản vay không thế chấp có thể:

  • Không được ưu tiên thanh toán

  • Khó hoặc không thể thu hồi

• Vì vậy, cần:

  • Cân nhắc kỹ uy tín và khả năng tài chính của bên vay

  • Ghi điều khoản thật chặt chẽ

4. Cách giảm thiểu rủi ro thực tế

• Ưu tiên giấy vay tiền có tài sản bảo đảm nếu khoản vay lớn

• Ghi rõ nghĩa vụ, thời hạn, hậu quả vi phạm

• Lưu trữ đầy đủ bản gốc, bản sao và chứng từ liên quan

Nguồn tham khảo

1. http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/
   promissory-notes-personal-loans-family-30118.html
2. http://www.law360.com/articles/651272/
   creating-perfect-security-interests-a-primer
3. http://www.sos.ca.gov/business-programs/
   ucc/financing-statement/
4. http://wilawlibrary.gov/topics/contract.php
5. https://www.legalzoom.com/download/
   pdf/release-of-promissory-note.pdf

Biên dịch: Lesley Collins Tran.