Mẫu giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng: 3 cách viết thư ủy quyền đúng luật

Bạn không thể trực tiếp ra ngân hàng nhưng vẫn cần thực hiện giao dịch? Mẫu giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng chính là giải pháp đơn giản và hợp pháp giúp bạn nhờ người khác thay mặt xử lý các thủ tục như rút tiền, chuyển khoản hay làm việc với ngân hàng. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ giấy ủy quyền ngân hàng là gì, khi nào cần dùng, cách viết đúng chuẩn, cũng như những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro phát sinh. Nội dung được trình bày ngắn gọn, dễ áp dụng, phù hợp cả với người lần đầu làm giấy ủy quyền.

Cách 1: Làm giấy ủy quyền ngân hàng hợp pháp, đúng quy định

Bước 1: Ủy quyền tài chính cho giao dịch ngân hàng

Xem xét cấp giấy ủy quyền tài chính cho các giao dịch giới hạn. Trên thực tế, hầu hết ngân hàng không cho phép người khác giao dịch thay bạn nếu họ không đứng tên trên tài khoản, trừ khi có giấy ủy quyền hợp pháp. Điều này thường được thực hiện bằng cách ký giấy ủy quyền tài chính (Financial Power of Attorney – FPOA), trong đó nêu rõ phạm vi giao dịch được phép.

• Giấy ủy quyền cần ghi cụ thể người được ủy quyền là ai

• Xác định rõ các giao dịch ngân hàng được phép thực hiện

• Có chữ ký của người ủy quyền và đáp ứng yêu cầu xác thực của ngân hàng

Hiểu đúng về ủy quyền tài chính giới hạn (Limited FPOA). Đây là hình thức phổ biến khi bạn chỉ cần người khác hỗ trợ một vài giao dịch cụ thể trong thời gian ngắn.

• Chỉ cho phép thực hiện các giao dịch đã liệt kê (ví dụ: rút tiền, nộp tiền, ký séc)

• Không có quyền toàn diện với tài khoản ngân hàng

• Phù hợp khi bạn bận công tác, đi xa hoặc không thể trực tiếp ra ngân hàng

Cân nhắc ủy quyền tài chính dài hạn (Durable FPOA) khi cần thiết. Nếu bạn muốn người được ủy quyền quản lý tài chính lâu dài, kể cả trong trường hợp bạn mất khả năng tự quyết, thì đây là lựa chọn phù hợp.

• Người được ủy quyền có thể thay bạn đưa ra quyết định tài chính

• Giấy ủy quyền vẫn có hiệu lực ngay cả khi bạn không còn khả năng giao dịch

• Thường áp dụng trong các kế hoạch tài chính dài hạn hoặc chăm sóc sức khỏe

Lưu ý thực tế khi làm giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng.

• Luôn kiểm tra mẫu giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng do từng ngân hàng quy định

• Phạm vi ủy quyền càng rõ ràng thì rủi ro càng thấp

• Chỉ ủy quyền cho người đáng tin cậy và hiểu rõ trách nhiệm pháp lý

Bước 2: Liên hệ ngân hàng để lấy mẫu giấy ủy quyền phù hợp

Chủ động liên hệ ngân hàng để xin mẫu giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng. Trên thực tế, hầu hết các ngân hàng lớn đều có mẫu giấy ủy quyền riêng (còn gọi là mẫu ủy quyền bên thứ ba) và yêu cầu khách hàng sử dụng đúng biểu mẫu này để được chấp nhận giao dịch.

• Mẫu giấy ủy quyền ngân hàng thường do ngân hàng phát hành

• Không phải mẫu chung nào cũng được áp dụng cho mọi ngân hàng

• Sử dụng đúng mẫu giúp hồ sơ được xử lý nhanh, tránh bị từ chối

Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu trong mẫu giấy ủy quyền. Khi điền giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng, bạn cần nêu rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền để ngân hàng kiểm soát rủi ro.

• Thông tin người được ủy quyền (họ tên, giấy tờ tùy thân)

• Các giao dịch ngân hàng được phép thực hiện

• Thời gian ủy quyền có hiệu lực (ngắn hạn hoặc dài hạn)

Lựa chọn hình thức lấy mẫu giấy ủy quyền phù hợp. Tùy điều kiện cá nhân, bạn có thể tiếp cận mẫu giấy ủy quyền theo hai cách phổ biến.

• Đến trực tiếp chi nhánh ngân hàng để được nhân viên hướng dẫn

• Truy cập website chính thức của ngân hàng để tải mẫu giấy ủy quyền online

Hoàn tất và nộp hồ sơ đúng hướng dẫn của ngân hàng. Sau khi điền xong mẫu giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng, hãy kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp.

• Ký tên đầy đủ theo yêu cầu

• Công chứng hoặc xác thực nếu ngân hàng yêu cầu

• Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc theo hình thức được hướng dẫn

Bước 3: Tự soạn giấy ủy quyền tài chính khi ngân hàng không có mẫu sẵn

Tự lập giấy ủy quyền tài chính nếu ngân hàng không cung cấp mẫu. Trong trường hợp ngân hàng không có mẫu giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng riêng, bạn hoàn toàn có thể tự soạn văn bản ủy quyền, miễn là nội dung nêu rõ và cụ thể phạm vi giao dịch được phép.

• Ghi chính xác các giao dịch người được ủy quyền được thực hiện (rút tiền, chuyển khoản, ký chứng từ…)

• Nêu rõ thời hạn ủy quyền để tránh phát sinh rủi ro ngoài ý muốn

• Thông tin cá nhân của hai bên phải trùng khớp giấy tờ tùy thân

Đảm bảo nội dung tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Để giấy ủy quyền có giá trị pháp lý, văn bản cần được soạn thảo đúng ngôn ngữ pháp lý và phù hợp quy định của pháp luật nơi bạn cư trú.

• Sử dụng câu chữ rõ ràng, tránh diễn đạt mơ hồ

• Không mở rộng quyền vượt quá nhu cầu thực tế

• Phù hợp với quy định về ủy quyền tài chính và giao dịch ngân hàng

Ký kết giấy ủy quyền đúng trình tự pháp lý. Việc ký giấy ủy quyền tài chính phải được thực hiện đúng thủ tục để ngân hàng chấp nhận.

• Người ủy quyền ký trực tiếp trước mặt người được ủy quyền

• Thực hiện theo yêu cầu về người làm chứng hoặc công chứng, nếu có

• Thời điểm ký nên được ghi rõ trong văn bản

Cân nhắc nhờ luật sư hỗ trợ khi cần thiết. Với các trường hợp ủy quyền tài chính phức tạp hoặc giá trị giao dịch lớn, việc nhờ luật sư rà soát giúp hạn chế rủi ro pháp lý.

• Đảm bảo giấy ủy quyền hợp lệ và chặt chẽ

• Tránh tranh chấp hoặc bị ngân hàng từ chối

• Phù hợp cho ủy quyền dài hạn hoặc ủy quyền toàn phần

Bước 4: Nộp giấy ủy quyền tại ngân hàng để chính thức có hiệu lực

Mang giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng đến nộp trực tiếp. Sau khi hoàn tất việc điền thông tin và ký kết đúng quy định pháp luật, bạn cần đến ngân hàng để đăng ký lưu hồ sơ ủy quyền.

• Chuẩn bị bản gốc giấy ủy quyền đã ký

• Mang theo giấy tờ tùy thân của người ủy quyền

• Kiểm tra trước yêu cầu riêng của từng ngân hàng

Làm việc trực tiếp với nhân viên ngân hàng để xác nhận ý chí ủy quyền. Việc trao đổi rõ ràng giúp ngân hàng hiểu đúng phạm vi và thời hạn ủy quyền bạn mong muốn.

• Xác nhận người được ủy quyền là ai

• Làm rõ các giao dịch ngân hàng được phép thực hiện

• Kiểm tra thời gian hiệu lực của giấy ủy quyền

Hoàn tất lưu hồ sơ ủy quyền trong hệ thống ngân hàng. Khi giấy ủy quyền được ngân hàng chấp nhận và lưu trữ, quyền giao dịch sẽ chính thức phát sinh.

• Người được ủy quyền có thể thực hiện đúng các giao dịch đã nêu

• Ngân hàng chỉ xử lý trong phạm vi ủy quyền

• Mọi giao dịch đều được kiểm soát theo hồ sơ đã đăng ký

Lưu ý thực tế để tránh phát sinh rắc rối.

• Nên giữ một bản sao giấy ủy quyền để đối chiếu khi cần

• Thông báo ngay cho ngân hàng nếu muốn thay đổi hoặc hủy ủy quyền

• Không ủy quyền vượt quá nhu cầu thực tế để giảm rủi ro

Cách 2: Thêm người đồng sở hữu hoặc mở tài khoản tiện ích ngân hàng

Bước 1: Cân nhắc mở tài khoản ủy quyền tiện ích tại ngân hàng

Xem xét mở tài khoản ủy quyền tiện ích nếu không muốn ủy quyền toàn phần. Đây là hình thức tài khoản cho phép người khác sử dụng tài khoản thay bạn nhưng chỉ trong phạm vi phục vụ nhu cầu của bạn, không phải cho mục đích cá nhân của họ. Hình thức này thường được áp dụng khi bạn cần hỗ trợ quản lý chi tiêu hằng ngày nhưng vẫn muốn kiểm soát chặt chẽ dòng tiền.

• Người được cấp quyền có thể thanh toán hóa đơn, chi phí sinh hoạt

• Không được rút tiền mặt để sử dụng cho mục đích riêng

• Mọi giao dịch đều được hiểu là thực hiện thay cho chủ tài khoản

Kiểm tra quy định pháp lý trước khi lựa chọn hình thức này. Không phải địa phương hay ngân hàng nào cũng cho phép mở tài khoản ủy quyền tiện ích, vì vậy việc tìm hiểu trước là rất quan trọng.

• Xem xét quy định pháp luật hiện hành có cho phép loại tài khoản này hay không

• Không mặc định áp dụng giống nhau cho mọi trường hợp

• Một số ngân hàng có tên gọi hoặc điều kiện triển khai khác nhau

Chủ động liên hệ ngân hàng để đánh giá mức độ phù hợp. Trước khi quyết định, bạn nên trao đổi trực tiếp với ngân hàng để đảm bảo hình thức tài khoản này đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.

• Hỏi rõ phạm vi quyền của người được ủy quyền

• So sánh với giải pháp giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng thông thường

• Đánh giá mức độ an toàn và kiểm soát rủi ro tài chính

Bước 2: Cân nhắc thêm đồng chủ tài khoản ngân hàng

Xem xét thêm người khác làm đồng chủ tài khoản khi cần quyền truy cập đầy đủ. Hầu hết các ngân hàng đều cho phép bạn thêm một người làm đồng chủ tài khoản, từ đó tạo thành tài khoản chung. Khi đó, người này có quyền giao dịch ngang bằng với bạn, không bị giới hạn như giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng.

• Có thể rút tiền, chuyển khoản, thanh toán và quản lý tài khoản

• Quyền hạn giống hệt chủ tài khoản ban đầu

• Phù hợp với vợ chồng, người thân hoặc đối tác tin cậy

Thực hiện thủ tục thêm đồng chủ tài khoản theo quy định ngân hàng. Để thêm người đồng sở hữu, ngân hàng yêu cầu cả hai bên cùng tham gia thủ tục.

• Điền đầy đủ biểu mẫu do ngân hàng cung cấp

• Cả hai bên cùng ký xác nhận theo yêu cầu

• Xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ

Hoàn tất hồ sơ để đồng chủ tài khoản có hiệu lực. Sau khi ngân hàng tiếp nhận và xử lý hồ sơ, quyền truy cập sẽ được kích hoạt ngay.

• Người được thêm có toàn quyền sử dụng tài khoản

• Ngân hàng không phân biệt vai trò chính – phụ giữa các đồng chủ

• Mọi giao dịch đều có giá trị pháp lý như nhau

Lưu ý quan trọng trước khi thêm đồng chủ tài khoản.

• Không giới hạn được phạm vi giao dịch như giấy ủy quyền

• Phù hợp cho quản lý tài chính chung, không phù hợp nếu chỉ cần hỗ trợ tạm thời

• Cần cân nhắc kỹ mức độ tin cậy để tránh rủi ro tài chính

Bước 3: Thận trọng khi cho người khác toàn quyền truy cập tài khoản ngân hàng

Cân nhắc kỹ rủi ro khi cho người khác quyền truy cập đầy đủ. Việc mở tài khoản ủy quyền tiện ích hoặc thêm đồng chủ tài khoản đều tiềm ẩn rủi ro nếu không được cân nhắc cẩn thận. Đặc biệt, khi thêm đồng chủ tài khoản, người đó có toàn quyền sử dụng tài khoản mà không bị giới hạn phạm vi giao dịch.

• Đồng chủ tài khoản có thể rút tiền, chuyển khoản, chi tiêu theo ý muốn

• Chủ tài khoản ban đầu không kiểm soát được từng giao dịch

• Rủi ro tăng cao nếu phát sinh mâu thuẫn hoặc sử dụng sai mục đích

Ngay cả tài khoản ủy quyền tiện ích cũng đòi hỏi sự tin cậy cao. Dù phạm vi quyền hạn bị giới hạn hơn, người được cấp quyền vẫn trực tiếp thao tác với tiền của bạn.

• Cần tin tưởng tuyệt đối vào sự minh bạch và trách nhiệm của người được ủy quyền

• Phù hợp khi chỉ hỗ trợ thanh toán chi phí thay bạn

• Không nên áp dụng nếu còn nghi ngại về cách quản lý tiền

Nên tham vấn luật sư trước khi quyết định hình thức phù hợp. Với kinh nghiệm thực tế, nhiều chuyên gia pháp lý khuyến nghị giấy ủy quyền tài chính dài hạn (durable FPOA) thay vì tài khoản chung trong nhiều trường hợp.

• Giữ quyền kiểm soát tài chính tốt hơn

• Giới hạn rõ phạm vi và mục đích ủy quyền

• Dễ điều chỉnh hoặc chấm dứt khi cần

Đặc biệt thận trọng khi thêm con cái vào tài khoản ngân hàng. Nhiều người chọn cách này để con hỗ trợ thanh toán hóa đơn, nhưng về lâu dài có thể phát sinh vấn đề ngoài dự tính.

• Dễ xảy ra rắc rối pháp lý hoặc tranh chấp tài sản

• Ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính cá nhân nếu không kiểm soát tốt

• Cần thiết lập giải pháp bảo vệ tài chính ngay từ đầu

Cách 3: Ủy quyền người khác nộp tiền, rút tiền từ tài khoản

Bước 1: Cho phép người khác nộp tiền vào tài khoản ngân hàng

Xác định rõ nhu cầu chỉ cho phép nộp tiền, không giao dịch khác. Nếu mục đích của bạn chỉ là cho người khác nộp tiền vào tài khoản ngân hàng, nhiều ngân hàng cho phép thực hiện mà không cần giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng hay thủ tục pháp lý phức tạp.

• Người được phép chỉ thực hiện thao tác nộp tiền

• Không có quyền rút tiền, chuyển khoản hay ký chứng từ

• Phù hợp khi nhận tiền hộ từ người thân, đối tác hoặc khách hàng

Kiểm tra chính sách nộp tiền bên thứ ba của từng ngân hàng. Quy định về việc nộp tiền vào tài khoản người khác không hoàn toàn giống nhau giữa các ngân hàng.

• Một số ngân hàng cho phép nộp tiền tự do tại quầy hoặc ATM

• Một số ngân hàng có giới hạn về số tiền hoặc yêu cầu giấy tờ cơ bản

• Không phải lúc nào cũng cần thư ủy quyền hay biểu mẫu

Chủ động liên hệ ngân hàng để tránh phát sinh rắc rối. Để chắc chắn giao dịch được chấp nhận, bạn nên hỏi rõ trước khi thực hiện.

• Hỏi về quy định nộp tiền bên thứ ba

• Xác nhận có cần giấy tờ hay thông tin gì không

• Tránh trường hợp người đi nộp tiền bị từ chối tại quầy

Bước 2: Cho phép người khác rút tiền từ tài khoản ngân hàng

Không nên tự ý đưa thẻ ngân hàng hoặc thông tin tài khoản cho người khác. Dù việc đưa thẻ ATM, mã PIN hoặc thông tin tài khoản có thể giúp người khác rút tiền thay bạn, đây là cách ngân hàng khuyến cáo không nên áp dụng vì tiềm ẩn rủi ro rất lớn.

• Bạn không kiểm soát được số tiền bị rút

• Dễ phát sinh tranh chấp nếu xảy ra sai sót

• Ngân hàng thường không chịu trách nhiệm khi bạn tự cung cấp thông tin

Nhiều ngân hàng không cho phép người không đứng tên tài khoản rút tiền. Trên thực tế, một số ngân hàng có chính sách cấm giao dịch đối với bên thứ ba, kể cả khi có thẻ hoặc thông tin tài khoản.

• Giao dịch có thể bị từ chối tại quầy hoặc ATM

• Tài khoản có nguy cơ bị khóa để kiểm tra an toàn

• Khó xử lý khi phát sinh sự cố

Ưu tiên giải pháp hợp pháp và kiểm soát được rủi ro. Nếu cần người khác rút tiền thay, bạn nên lựa chọn các hình thức được ngân hàng công nhận.

• Lập giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng (FPOA) để giới hạn rõ phạm vi rút tiền

• Thêm người đó làm đồng ký tên hoặc đồng chủ tài khoản nếu cần quyền truy cập đầy đủ

• Làm việc trực tiếp với ngân hàng để chọn phương án phù hợp

Gợi ý thực tế để bảo vệ tài khoản.

• Chỉ ủy quyền rút tiền khi thực sự cần thiết

• Ghi rõ hạn mức và thời gian ủy quyền

• Không chia sẻ mã PIN hay thông tin bảo mật cá nhân

Nguồn tham khảo

1. https://www.gov.uk/power-of-attorney
2. https://www.consumerfinance.gov/ask-cfpb/
   what-is-a-power-of-attorney-poa-en-1149/
3. https://www.vic.gov.au/11-powers-attorney
4. https://www.fdic.gov/
   financial-institution-employees-guide-deposit-insurance/joint-accounts
5. https://www.servicesaustralia.gov.au/
   child-support-online-account-help-update-bank-details
6. https://www.irs.gov/businesses/
   small-businesses-self-employed/power-of-attorney-and-other-authorizations

Biên dịch: Rene Lee Nguyen.