Gửi thư tay qua bưu điện không hề phức tạp như bạn nghĩ! Dù bạn muốn viết thư cho bạn bè phương xa, gửi lời nhắn yêu thương hay chuyển đi tài liệu quan trọng, chỉ cần chuẩn bị đúng loại phong bì và dán tem phù hợp là có thể dễ dàng gửi thư đi khắp nơi.

Trong bài viết này, Tiptory sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để gửi thư đúng cách – dù là gửi trong nước hay ra nước ngoài – đảm bảo thư của bạn đến nơi an toàn và đúng thời gian. Hãy tiếp tục đọc để biết cách gửi thư tay qua bưu điện chuẩn nhất, đơn giản mà ai cũng có thể làm được!

Cách gửi thư tay qua bưu điện đúng cách

Gửi thư tay tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không thực hiện đúng, thư có thể không đến nơi. Dưới đây là các bước cơ bản để bạn gửi thư đúng chuẩn qua bưu điện:

• Bước 1: Cho thư vào phong bì và dán kín
  Đảm bảo thư đã viết xong được cho vào phong bì đúng kích thước và niêm phong cẩn thận.

• Bước 2: Ghi địa chỉ người nhận
  Viết rõ ràng địa chỉ người nhận ở chính giữa mặt trước phong bì, gần phía dưới.

• Bước 3: Ghi địa chỉ người gửi
  Ghi địa chỉ của bạn (người gửi) ở góc trên bên trái của phong bì.

• Bước 4: Dán tem bưu chính
  Dán tem thư (thường là tem gửi thư trong nước loại First Class) ở góc trên bên phải phong bì. Nếu gửi quốc tế hoặc thư có trọng lượng lớn, có thể cần thêm tem bổ sung.

• Bước 5: Gửi thư
  Đem thư đến bưu điện gần nhất hoặc bỏ vào thùng thư công cộng để bưu tá đến lấy.

Phần 1: Cách chọn phong bì phù hợp để gửi thư nội địa & quốc tế

Bước 1: Lưu ý khi gửi thư tay ra nước ngoài qua bưu điện

Khi gửi thư tay quốc tế, bạn cần nắm rõ một số quy định quan trọng để thư không bị trả lại hoặc thất lạc:

• Tìm hiểu quy định của nước nhận
  Mỗi quốc gia có quy định riêng về những gì được phép gửi và cách thức gửi. Trước khi gửi thư, hãy kiểm tra danh sách các quốc gia và vùng lãnh thổ trên trang USPS. Nhấp vào số bên cạnh tên quốc gia để biết chi tiết về những gì được phép và không được phép gửi.

• Không cần khai hải quan nếu chỉ gửi thư
  Nếu bạn chỉ gửi một bức thư đơn thuần (không kèm bưu thiếp, thẻ sưu tập, nhãn dán, tiền, séc hoặc vật phẩm có giá trị), bạn thường không cần điền mẫu khai hải quan.

• Sử dụng dịch vụ First Class Mail International
  Nếu thư của bạn nặng dưới 3.5 oz (~100g) hoặc phong bì lớn dưới 15.994 oz (~453g), bạn có thể sử dụng dịch vụ USPS First Class Mail International – giải pháp tiết kiệm cho thư quốc tế.

Bước 2: Cách chọn phong bì phù hợp khi gửi thư tay

Việc chọn đúng loại phong bì là bước quan trọng giúp thư của bạn đến nơi an toàn và đúng quy cách bưu điện, đặc biệt là khi gửi đi xa. Dưới đây là các lưu ý cần nhớ:

• Chọn kích thước phong bì đúng chuẩn
  Tại Mỹ, phong bì phải có hình chữ nhật, làm bằng giấy và không lớn hơn 11 1/2 x 6 1/8 inch (khoảng 29 x 16 cm).
  Kích thước phổ biến nhất là 9 1/2 x 4 1/8 inch (khoảng 24 x 10 cm).
  Bạn có thể gấp thư lại miễn là độ dày không vượt quá 1/4 inch (0.64 cm).

• Dựa vào mục đích gửi thư

  • Nếu gửi thư xin việc hay tài liệu công việc, hãy dùng phong bì màu trắng hoặc màu trung tính, trông chuyên nghiệp.

  • Nếu gửi thiệp cưới, thiệp tốt nghiệp hoặc thư có ruy băng, dấu sáp trang trí, nên cho vào một phong bì ngoài để bảo vệ nội dung bên trong.

• Dựa vào nơi gửi đến

  • Gửi thư ra nước ngoài nên chọn phong bì chắc chắn để hạn chế hư hỏng.

  • Nếu bên trong là vật mỏng manh, hãy dùng phong bì có lót xốp, chống sốc hoặc chống thấm nước.

• Xem xét các dịch vụ gửi thư đặc biệt
  Nếu bạn chọn dịch vụ có bảo hiểm hoặc theo dõi hành trình thư như Priority Mail hay Priority Mail Express, bạn có thể cần dùng phong bì chuyên dụng của dịch vụ đó.

• Khi gửi tài liệu không muốn gấp
  Với giấy cỡ tiêu chuẩn 8 1/2 x 11 inch (khoảng 22 x 28 cm), bạn nên mua loại phong bì lớn hơn để không cần gấp giấy.

• Gửi bưu thiếp (postcard)
  Nếu bạn chỉ gửi bưu thiếp, thì không cần phong bì.

Bước 3: Cách cho thư vào phong bì và dán niêm phong đúng cách

Sau khi đã chọn đúng phong bì, bước tiếp theo là cho thư vào và dán kín. Hãy làm đúng quy trình để thư không bị bung ra hoặc vi phạm quy định về kích thước.

• Gấp và bỏ thư vào phong bì
  Gấp gọn lá thư sao cho vừa vặn với kích thước phong bì. Đảm bảo tổng độ dày không vượt quá mức cho phép.

• Dán kín miệng phong bì
  Liếm phần mép có keo ở nắp phong bì để làm ướt lớp keo, sau đó gập xuống và ấn nhẹ để dán chặt.
  Nếu không muốn liếm, bạn có thể dùng miếng bọt biển nhỏ thấm nước để làm ướt phần keo.

• Gia cố thêm nếu cần thiết
  Nếu bạn lo lắng phong bì dễ bung trong quá trình vận chuyển, có thể dán thêm một đoạn băng keo trong lên mép phong bì để tăng độ chắc chắn.

• Lưu ý về độ dày theo quy định

  • Phong bì tiêu chuẩn: không dày quá 1/4 inch (0.64 cm)

  • Phong bì lớn: không dày quá 3/4 inch (1.9 cm)

  • Bưu thiếp (postcard): không dày quá 0.016 inch (0.041 cm)

• Cần thêm tem nếu thư quá dày hoặc nặng
  Nếu phong bì sau khi dán kín vượt quá độ dày hoặc trọng lượng quy định, bạn sẽ cần mua thêm tem để đủ cước phí.

Phần 2: Cách ghi địa chỉ trên phong bì thư để không bị trả lại

Bước 1: Cách viết địa chỉ người nhận đúng chuẩn trên phong bì thư

Viết địa chỉ chính xác và đúng định dạng là bước quan trọng để đảm bảo thư đến đúng nơi. Dưới đây là cách viết địa chỉ người nhận theo chuẩn bưu điện Hoa Kỳ:

• Vị trí viết địa chỉ
  Lật mặt trước phong bì, viết địa chỉ người nhận ở chính giữa phía dưới phong bì.

• Thông tin cần ghi (mỗi dòng một phần)

  1. Họ tên người nhận hoặc tên công ty

  2. Số nhà, tên đường, số căn hộ (nếu có)

  3. Thành phố, viết tắt bang hoặc vùng lãnh thổ

  4. Mã ZIP

  5. Nếu gửi quốc tế, thêm tên quốc gia bằng chữ viết tắt quốc tế (ví dụ: USA, VN, UK...)

  Ví dụ địa chỉ đúng định dạng:

  SKYLER WHITE
  2004 ROSETHORN COURT APT 4
  ALBUQUERQUE NM 87041
  

• Một số lưu ý quan trọng khi viết địa chỉ:

  • Viết in hoa toàn bộ, bằng bút mực hoặc bút lông không phai.

  • Không dùng dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm (.).

  • Nếu người nhận dùng hộp thư bưu điện (P.O. Box), ghi số hộp thay cho địa chỉ nhà.

  • Gửi đến địa chỉ ở Puerto Rico, có thể cần thêm mã khu dân cư (URB) trước tên khu.

  • Gửi đến Quần đảo Virgin thuộc Mỹ, viết tắt vùng là “VI”.

  • Nếu gửi thư đến quân nhân hoặc nhân viên ngoại giao, không ghi tên thành phố hay quốc gia. Chỉ cần ghi số đơn vị hoặc số hộp thư đặc biệt nếu có.

Bước 2: Cách ghi địa chỉ người gửi trên phong bì thư

Việc ghi địa chỉ người gửi giúp thư quay trở lại với bạn nếu không thể đến tay người nhận. Hãy ghi rõ ràng và đúng định dạng như sau:

• Vị trí ghi địa chỉ người gửi
  Viết ở góc trên bên trái mặt trước của phong bì.

• Thông tin cần ghi (mỗi dòng một phần)

  1. Họ tên người gửi hoặc tên công ty

  2. Số nhà, tên đường

  3. Thành phố, viết tắt bang hoặc vùng lãnh thổ

  4. Mã ZIP

  5. Nếu gửi quốc tế, thêm tên quốc gia bằng ký hiệu viết tắt (ví dụ: USA, VN, UK...)

  Ví dụ định dạng chuẩn:

  JANE SMITH  
  111 LAKE DR  
  MALIBU CA 11111  
  

• Lưu ý khi viết địa chỉ người gửi:

  • Viết in hoa toàn bộ, không dùng dấu chấm hoặc dấu phẩy.

  • Dùng bút mực hoặc bút lông không phai, dễ đọc.

  • Thông tin phải chính xác để tránh thất lạc thư khi có sự cố.

Phần 3: Cách tính trọng lượng thư & dán tem phù hợp khi gửi qua bưu điện

Bước 1: Cách chọn và dán tem thư đúng chuẩn

Để thư được gửi đi thuận lợi, bạn cần chọn đúng loại tem và dán đúng vị trí. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

• Dùng tem First-Class cho thư nhẹ dưới 1 oz (khoảng 28g)
  Nếu thư của bạn có kích thước không vượt quá 11 1/2 x 6 1/8 inch (tức 29 x 16 cm), nặng dưới 1 oz và không quá cứng hoặc cồng kềnh, bạn chỉ cần dán 1 tem First-Class ở góc trên bên phải phong bì.

• Gửi thư quốc tế
  Nếu gửi ra nước ngoài, hãy dùng tem First-Class Global Forever, cũng dán ở góc trên bên phải.

• Nếu thư lớn hơn kích thước tiêu chuẩn
  Thư vẫn dưới 1 oz nhưng có kích thước vượt quá giới hạn trên thì bạn cần mua tem loại khác hoặc trả thêm phí.

• Nguyên tắc tính nhanh lượng giấy đi kèm 1 tem
  Một tem First-Class thông thường có thể dùng cho thư gồm khoảng 4 tờ giấy A4 tiêu chuẩn bỏ vào một phong bì cỡ doanh nghiệp.

• Mua tem ở đâu?
  Tem có thể mua tại:

  • Bưu điện gần nhà

  • Một số cửa hàng bán lẻ

  • Website chính thức của USPS hoặc các sàn thương mại điện tử uy tín

• Tem có nhiều mẫu thiết kế
  Bạn có thể chọn tem thường hoặc tem trang trí, tem kỷ niệm nếu muốn làm thư thêm phần đặc biệt. Hãy hỏi nhân viên bưu điện để xem các mẫu hiện có.

Bước 2: Cách mua thêm tem khi thư nặng hơn 1 oz

Nếu thư của bạn nặng hơn 1 oz (~28g), bạn sẽ cần mua thêm tem để đảm bảo đủ cước phí và thư không bị trả lại. Dưới đây là các lưu ý quan trọng:

• Cân thư trước khi gửi
  Bạn có thể cân thư bằng:

  • Cân nhà bếp

  • Cân điện tử nhỏ

  • Kiosk tự phục vụ tại bưu điện

  • Nhờ nhân viên tại bưu điện gần nhất hỗ trợ cân

• Kiểm tra mức phí hiện hành
  Truy cập trang web USPS hoặc sử dụng công cụ International Price Calculator để xem mức phí chính xác cho từng trọng lượng và điểm đến.

• Biểu phí cơ bản cho thư nặng hơn 1 oz

  • Với thư thường (tối đa 3.5 oz / ~100g): Mỗi 1 oz thêm sẽ tính thêm phí cố định.

  • Với phong bì lớn (tối đa 13 oz / ~370g): Phí sẽ tính theo từng oz tăng thêm, không cố định.

• Cẩn trọng với phong bì cồng kềnh hoặc bất thường
  Thư có hình dạng lạ, quá dày, cứng, hoặc chứa vật lồi như:

  • Kẹp giấy, nút bấm, ghim cài

  • Vật liệu cứng, phồng to

  • Nút cài, dây buộc, hay khóa
    Những phong bì này sẽ bị tính thêm phí xử lý đặc biệt.

Mẹo: Dù bạn gửi trong nước hay quốc tế, luôn kiểm tra trọng lượng trước và mua tem đủ – tránh thư bị trả lại hoặc chậm trễ.

Bước 3: Dịch vụ bổ sung khi gửi thư có giá trị

Nếu thư của bạn chứa tài liệu hoặc vật phẩm quan trọng, bạn có thể mua thêm các dịch vụ bảo hiểm và theo dõi để yên tâm hơn. Các dịch vụ này thường được cung cấp tại bưu điện và bao gồm:

• Bảo hiểm thư
  Đảm bảo bồi thường nếu thư bị mất hoặc hư hỏng, mức bảo hiểm có thể lên đến hàng chục ngàn đô la (ví dụ: Registered Mail trong nước được bảo hiểm đến 50.000 USD).

• Theo dõi thư (USPS Tracking)
  Nhận cập nhật thời gian thực về hành trình và ngày giờ thư được giao.

• Thư chứng nhận (Certified Mail)
  Có bằng chứng bạn đã gửi thư và biết khi nào thư được người nhận nhận.

• Xác nhận chữ ký (Signature Confirmation)
  Yêu cầu người nhận ký tên khi nhận thư, bạn sẽ được cung cấp biên nhận chữ ký.

• Thư đăng ký (Registered Mail)
  Dịch vụ bảo mật cao, áp dụng trong nước và quốc tế với nhiều quy định kèm theo.

• Biên nhận trả lại (Return Receipt)
  Nhận bản ghi điện tử hoặc bản cứng xác nhận người nhận đã nhận thư và ký tên.

Lưu ý: Các dịch vụ trên giúp bạn theo dõi và bảo vệ thư quan trọng, tăng độ an toàn khi gửi hàng quý giá hoặc tài liệu pháp lý.

Phần 4: Cách gửi thư qua bưu điện

Sau khi chuẩn bị xong phong bì, bạn có thể gửi thư bằng các cách sau:

• Gửi qua hộp thư nhà bạn
  Nếu bạn có hộp thư bên ngoài hoặc gần nhà, bỏ thư vào trong rồi gạt cờ đỏ lên để báo bưu tá biết có thư cần lấy.

• Bỏ thư vào thùng thu gom thư màu xanh của USPS
  Tìm thùng thu gom thư màu xanh (collection box) gần bạn, rồi bỏ thư vào khe bỏ thư.

• Đem thư trực tiếp đến bưu điện
  Nếu cần mua thêm tem hoặc thư quá nặng, dày, bạn phải đến bưu điện và giao cho nhân viên.

• Lưu ý về trọng lượng và kích thước
  Nếu phong bì nặng hơn 10 oz (0.63 lb) hoặc dày hơn 1/2 inch (1.3 cm), bạn không được bỏ thư vào hộp thư hay thùng thu gom mà phải giao trực tiếp cho nhân viên bưu điện.

• Kiểm tra điểm gửi thư gần nhất
  Truy cập trang web của USPS để tìm bưu điện hoặc thùng thu gom thư gần bạn.

• Thời gian thu gom thư
  Mỗi thùng thu gom đều có bảng thông báo thời gian thu gom thư trong ngày. Nếu bạn bỏ thư sau giờ thu gom, thư sẽ được lấy vào ngày làm việc tiếp theo.

Biên dịch: Rowan Hudson Le.