Bạn cần gửi đi một tài liệu quan trọng như giấy tờ pháp lý, hồ sơ cá nhân, hoặc thư từ mật? Bạn muốn chắc chắn rằng người nhận sẽ nhận được thư và có xác nhận rõ ràng? Dịch vụ Certified Mail của USPS (Bưu điện Hoa Kỳ) là giải pháp hoàn hảo để bảo đảm thư của bạn đến đúng nơi, đúng người – đồng thời bạn còn nhận được thông báo khi thư được giao thành công.

Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách gửi thư đảm bảo qua bưu điện USPS tại Mỹ, dù là gửi trực tiếp tại bưu điện hay gửi trực tuyến. Cùng tìm hiểu để bảo vệ an toàn cho thư từ và tài liệu quan trọng của bạn!

Phần 1: Hướng dẫn gửi thư bảo đảm USPS tại bưu điện – Từng bước dễ hiểu

Bước 1: Cách gửi thư bảo đảm tại bưu điện Mỹ (USPS) dễ hiểu cho người mới

Nếu bạn cần gửi thư quan trọng tại Mỹ và muốn chắc chắn người nhận sẽ nhận được, hãy sử dụng dịch vụ thư bảo đảm (Certified Mail) của USPS. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản giúp bạn thực hiện dễ dàng:

• Đến bưu điện gần nhất và yêu cầu mẫu đơn Certified Mail Form 3800.
  Mẫu đơn này có tem dán màu xanh trắng với mã vạch, giúp bạn theo dõi thư trên hệ thống USPS.

• Mẫu đơn đi kèm một biên lai rời, là bằng chứng cho thấy bạn đã gửi thư – rất hữu ích nếu bạn cần xác minh sau này.

• Điền đầy đủ thông tin cần thiết vào mẫu đơn, bao gồm:

  • Tên người nhận

  • Địa chỉ đầy đủ của người nhận

Khi sử dụng thư bảo đảm, bạn sẽ yên tâm hơn vì có thể theo dõi đường đi của thư và có bằng chứng gửi hàng rõ ràng.

Bước 2: Cách dán nhãn Certified Mail đúng cách để gửi thư bảo đảm qua USPS

Sau khi điền xong mẫu Certified Mail Form 3800, bạn cần dán nhãn đúng vị trí để thư hoặc kiện hàng được chấp nhận và theo dõi dễ dàng. Dưới đây là cách thực hiện:

• Gỡ lớp giấy phía sau nhãn mã vạch trên mẫu và dán lên phong bì thư.
  Dán ngang mép trên phong bì, ngay bên phải địa chỉ người gửi (return address).

• Chừa khoảng trống ở góc trên bên phải phong bì để dán tem hoặc đóng dấu cước phí đúng cách.

• Nếu bạn gửi kiện hàng (package), hãy dán nhãn bên trái khu vực ghi địa chỉ người nhận.

Lưu ý: Dán chắc chắn và đúng vị trí sẽ giúp USPS dễ quét mã vạch và theo dõi thư chính xác hơn.

Bước 3: Hướng dẫn thanh toán phí gửi thư bảo đảm USPS và chọn dịch vụ phù hợp

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thư và dán nhãn Certified Mail, bạn cần thanh toán phí gửi và các dịch vụ bổ sung. Dưới đây là thông tin chi tiết, dễ hiểu cho người mới:

• Thanh toán cước gửi thư chính, tùy theo loại dịch vụ bạn chọn:

  • First-Class Mail: Dành cho thư và bưu phẩm dưới 13 ounce (khoảng 370g). Đây là hình thức tiết kiệm, thời gian giao từ 2–5 ngày làm việc.

  • Priority Mail: Gửi nhanh hơn, thường giao trong 2–3 ngày, thích hợp nếu bạn cần giao gấp.

• Thêm phí dịch vụ Certified Mail:

  • $4.35 USD (theo cập nhật ngày 8/8/2023)

• Chọn thêm dịch vụ biên nhận khi người nhận đã nhận thư (Return Receipt - Mẫu PS Form 3811):

  • Biên nhận giấy gửi qua bưu điện: $3.35

  • Biên nhận điện tử gửi qua email: $2.10

Lưu ý: Cả First-Class và Priority Mail đều có thể dùng kèm dịch vụ Certified Mail, bạn chỉ cần chọn tùy theo nhu cầu và ngân sách.

Bước 4: Có nên chọn dịch vụ giao thư hạn chế (Restricted Delivery) khi gửi thư bảo đảm USPS?

Khi gửi thư bảo đảm (Certified Mail) qua USPS, bạn có thể chọn thêm dịch vụ giao hạn chế – Restricted Delivery nếu muốn chắc chắn thư chỉ được giao cho đúng người nhận.

Dưới đây là thông tin cơ bản, dễ hiểu:

• Restricted Delivery là dịch vụ đảm bảo chỉ người nhận được ghi rõ trên phong bì mới được phép ký nhận thư.
  → Thích hợp khi gửi tài liệu quan trọng, pháp lý, hoặc cá nhân.

• Nếu bạn chọn sử dụng dịch vụ này, hãy ký tên hoặc ghi tắt vào ô tương ứng trên mẫu Certified Mail Form 3800 để xác nhận yêu cầu.

• Lưu ý: Dịch vụ này tính thêm phí, và thường được dùng kèm với Return Receipt để có biên nhận rõ ràng.

Bước 5: Chọn dịch vụ biên nhận (Return Receipt) khi gửi thư bảo đảm USPS

Khi gửi Certified Mail qua USPS, bạn có thể chọn thêm dịch vụ biên nhận (Return Receipt) để nhận bằng chứng người nhận đã ký nhận thư. Đây là bước quan trọng nếu bạn cần xác minh việc giao thư thành công.

Dưới đây là những điều cần biết:

• Return Receipt cung cấp chữ ký của người nhận, xác nhận rằng thư đã được giao tận tay.

• Bạn có 2 hình thức nhận biên nhận:

  • Biên nhận điện tử (qua email): Nhận file PDF có hình ảnh chữ ký – nhanh và tiện.

  • Biên nhận giấy (gửi qua bưu điện): Nhận bản cứng qua đường thư thường (snail mail).

• Cách đăng ký: Tích chọn (hoặc ghi tắt/đặt dấu hiệu) vào cột tương ứng trên mẫu Certified Mail Form 3800 để yêu cầu dịch vụ này.

• Chi phí (cập nhật 2023):

  • Biên nhận điện tử: $2.10

  • Biên nhận giấy: $3.35

Bước 6: Lưu giữ hồ sơ khi gửi thư bảo đảm USPS – Bảo vệ quyền lợi người gửi

Sau khi hoàn tất gửi thư bảo đảm (Certified Mail), bước cuối cùng – nhưng rất quan trọng – là giữ lại toàn bộ giấy tờ liên quan để có thể theo dõi, đối chiếu khi cần.

Dưới đây là những gì bạn nên làm:

• Giữ biên lai gốc đã được USPS đóng dấu ngày gửi.
  → Đây là bằng chứng pháp lý cho thấy bạn đã gửi thư.

• Trên biên lai có một mã số theo dõi (tracking number) – mã này giúp bạn:

  • Theo dõi tình trạng thư online trên trang web USPS.

  • Xác minh người nhận đã nhận và ký, nếu bạn mua thêm dịch vụ Return Receipt.

• Cất giữ tất cả tài liệu liên quan (biên lai, bản sao form, biên nhận chữ ký…) ở nơi an toàn – đặc biệt khi bạn gửi tài liệu quan trọng, pháp lý hoặc liên quan đến tài chính.

Bước 7: Cách kiểm tra thông tin giao thư bảo đảm USPS nhanh chóng và chính xác

Sau khi gửi Certified Mail, bạn hoàn toàn có thể theo dõi quá trình giao thư và biết chính xác ai đã nhận và khi nào. Đây là bước quan trọng để xác minh việc thư đã đến tay người nhận.

Dưới đây là cách thực hiện:

• Truy cập trang web chính thức của USPS: https://www.usps.com

• Nhập mã số theo dõi (tracking number) được in trên biên lai Certified Mail (Form 3800) để:

  • Xem ngày thư được giao

  • Biết chính xác người đã ký nhận thư

• USPS sẽ lưu hồ sơ chữ ký người nhận. Nếu bạn đã mua dịch vụ Return Receipt, bạn cũng sẽ nhận được bản sao chữ ký (qua email hoặc thư giấy, tùy loại bạn chọn).

Việc kiểm tra này giúp bạn chủ động theo dõi, bảo vệ quyền lợi khi gửi các tài liệu quan trọng như hồ sơ pháp lý, thư bảo hiểm, hay thông báo chính thức.

Phần 2: Cách gửi Certified Mail USPS Online: Đơn giản, nhanh chóng

Bước 1: Cách gửi thư bảo đảm USPS trực tuyến

Ngoài việc đến trực tiếp bưu điện, bạn cũng có thể gửi Certified Mail qua các dịch vụ trực tuyến được cấp phép hoạt động với USPS. Dưới đây là những điều bạn cần biết trước khi sử dụng:

• Đăng ký tài khoản miễn phí
  Nhiều nền tảng trực tuyến cho phép bạn mở tài khoản mà không cần trả phí hàng tháng. Hãy chọn dịch vụ uy tín, được liên kết chính thức với USPS.

• So sánh chi phí gửi thư
  Mỗi dịch vụ có thể có mức phí khác nhau. Xem kỹ tổng chi phí (bao gồm cả phí Certified Mail, Return Receipt nếu có) để xem có hợp lý không so với việc gửi trực tiếp tại bưu điện.

• Kiểm tra tính năng theo dõi
  Đảm bảo rằng dịch vụ bạn chọn cung cấp mã USPS tracking ngay trong ngày gửi, để bạn có thể theo dõi trạng thái thư nhanh chóng.

• Yêu cầu các loại bằng chứng đầy đủ:

  • Bằng chứng đã gửi (proof of mailing)

  • Bằng chứng USPS giao thư thành công (proof of delivery) – bao gồm thời gian, địa điểm và tên người ký nhận.

Việc sử dụng dịch vụ trực tuyến giúp bạn tiết kiệm thời gian, thuận tiện quản lý nhiều thư, đặc biệt hữu ích cho cá nhân hoặc doanh nghiệp cần gửi thường xuyên.

Bước 2: Chuẩn bị nội dung thư để gửi bảo đảm USPS

Trước khi gửi thư bằng dịch vụ Certified Mail của USPS, bạn cần soạn và in sẵn nội dung thư hoặc biểu mẫu cần gửi. Dưới đây là các bước cơ bản, dễ hiểu:

• Soạn thư trên máy tính bằng chương trình xử lý văn bản (như Microsoft Word hoặc Google Docs).
  Nếu là tài liệu cá nhân hoặc chính thức, đừng quên ký tên trước khi in (nếu cần).

• Nếu người nhận cung cấp mẫu có sẵn (như biểu mẫu pháp lý, giấy tờ của cơ quan), hãy:

  • Điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu

  • In và ký tên, nếu biểu mẫu yêu cầu xác nhận

• Đảm bảo nội dung rõ ràng, in ấn sạch sẽ và không bị lỗi – đặc biệt khi gửi hồ sơ quan trọng.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp thư được chấp nhận và xử lý nhanh chóng tại bưu điện, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp với người nhận.

Bước 3: Quét và lưu tài liệu trước khi gửi thư bảo đảm USPS

Trước khi gửi thư bằng Certified Mail, bạn nên quét (scan) lại toàn bộ tài liệu để lưu bản sao. Đây là cách đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích để bảo vệ nội dung bạn đã gửi.

Dưới đây là hướng dẫn nhanh:

• Dùng máy quét (scanner) hoặc ứng dụng scan trên điện thoại (như Adobe Scan, CamScanner, Notes trên iPhone) để quét toàn bộ nội dung thư hoặc biểu mẫu đã in.

• Kiểm tra kỹ bản scan:

  • Nội dung rõ ràng, dễ đọc

  • Không bị mất nét, lệch trang hoặc thiếu phần chữ ký (nếu có)

• Lưu tài liệu vào máy tính hoặc ổ cứng với tên dễ nhớ, ví dụ: ThuGui_CertifiedMail_21-07-2025.pdf.

Việc lưu bản scan giúp bạn đối chiếu khi cần, đặc biệt trong các tình huống pháp lý, tranh chấp, hoặc thất lạc thư.

Bước 4: Tải tài liệu lên dịch vụ gửi thư trực tuyến

Nếu bạn sử dụng dịch vụ gửi Certified Mail online, bạn không cần tự in hay đến bưu điện. Thay vào đó, chỉ cần thực hiện vài bước đơn giản sau:

• Tải tệp tài liệu đã scan hoặc soạn sẵn (PDF, DOC, v.v.) lên website của dịch vụ gửi thư mà bạn đã đăng ký tài khoản.

• Dịch vụ sẽ:

  • In thư

  • Ghi địa chỉ người nhận

  • Chuẩn bị nhãn Certified Mail

  • Và gửi thư đi ngay trong ngày làm việc (nếu bạn tải lên trước giờ cắt gửi)

Đây là cách làm tiện lợi, đặc biệt khi bạn:

• Không có máy in

• Gửi thư thường xuyên

• Muốn tiết kiệm thời gian đi lại và xếp hàng ở bưu điện

Lưu ý: Đảm bảo kiểm tra kỹ địa chỉ người nhận và nội dung thư trước khi xác nhận gửi.

Bước 5: Lưu giữ bằng chứng gửi thư và giao hàng

Sau khi đã gửi thư bằng Certified Mail (qua bưu điện hoặc dịch vụ trực tuyến), việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ là bước quan trọng giúp bạn theo dõi và chứng minh quá trình gửi.

Dưới đây là những tài liệu bạn nên giữ lại:

• Bằng chứng gửi thư (Proof of Mailing):
  Là biên lai có mã theo dõi và ngày gửi do USPS hoặc dịch vụ online cung cấp. Đây là bằng chứng bạn đã gửi thư đúng cách.

• Bằng chứng giao hàng (USPS Proof of Delivery):
  Bao gồm ngày thư được giao, tên người nhận, và chữ ký (nếu bạn chọn Return Receipt).
  → Có thể là bản in từ website USPS hoặc file PDF nếu dùng biên nhận điện tử.

• Lưu trữ an toàn:
  Giữ bản cứng hoặc bản điện tử ở nơi dễ tìm – đặc biệt khi thư liên quan đến pháp lý, tài chính, hoặc hợp đồng.

Việc này sẽ giúp bạn xử lý hiệu quả nếu xảy ra tranh chấp, thư thất lạc, hoặc cần xác minh đã gửi đúng người.

Biên dịch: Sidney Bailey Hoang.