Họp Đại hội đồng cổ đông thường niên (AGM): 3 kinh nghiệm tổ chức

Theo thống kê của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, mỗi năm có hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên, nhưng không ít cuộc họp gặp vấn đề như thiếu minh bạch tài chính, tranh cãi về bầu cử HĐQT hoặc vi phạm quy trình pháp lý.

Vậy cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên thế nào để đúng quy định, tiết kiệm thời gian và tạo sự đồng thuận giữa cổ đông? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm nhanh những nội dung cốt lõi cần chuẩn bị trong một AGM: từ báo cáo tài chính, bầu cử hội đồng quản trị đến các quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Dù bạn là lãnh đạo, thư ký công ty hay cổ đông, đây là hướng dẫn thực tế giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Kinh nghiệm 1: Các bước chuẩn bị họp thường niên

Bước 1: Rà soát quy định tổ chức Đại hội đồng cổ đông

1. Xem kỹ điều lệ và quy chế nội bộ của doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu chuẩn bị Đại hội đồng cổ đông thường niên, việc đầu tiên cần làm là đọc lại toàn bộ điều lệ công ty và các quy chế liên quan đến tổ chức họp.

• Mỗi doanh nghiệp có thể có quy định riêng, dù khung pháp lý nhìn chung khá giống nhau

• Đây là cơ sở để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng luật và tránh rủi ro bị khiếu nại sau đại hội

2. Kiểm tra yêu cầu về thông báo họp Đại hội đồng cổ đông
Thông báo họp là yếu tố bắt buộc trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Bạn cần xác định rõ:

• Hình thức gửi thông báo cho cổ đông (văn bản, email, công bố thông tin)

• Thời hạn gửi thông báo trước ngày họp theo quy định

• Nội dung bắt buộc phải có trong thông báo họp

3. Xác định quy trình bầu cử Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát
Nhiều vướng mắc tại AGM đến từ việc bầu cử không đúng quy trình. Trước đại hội, cần rà soát:

• Cách đề cử và ứng cử thành viên Hội đồng quản trị

• Hình thức bỏ phiếu và cách tính kết quả

• Điều kiện trúng cử theo điều lệ công ty

4. Rà soát các nội dung bắt buộc phải trình tại AGM
Theo thông lệ và quy định pháp luật, mỗi Đại hội đồng cổ đông thường niên cần xem xét các nội dung chính như:

• Báo cáo tài chính năm và phương án phân phối lợi nhuận

• Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban điều hành

• Các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi cổ đông

5. Kiểm tra điều kiện hợp lệ của cuộc họp (tỷ lệ tham dự)
Một cuộc họp chỉ được công nhận hợp lệ khi đủ số lượng cổ đông tham dự theo quy định. Cần làm rõ:

• Tỷ lệ cổ phần hoặc số cổ đông tối thiểu phải có mặt

• Cách xác nhận tư cách cổ đông tham dự và ủy quyền

• Xử lý trường hợp không đủ điều kiện tiến hành họp

6. Xem lại quy trình thông qua và sửa đổi điều lệ
Nếu AGM có nội dung sửa đổi điều lệ hoặc bổ sung quy định mới, cần xác định trước:

• Cách trình bày nội dung sửa đổi trước cổ đông

• Tỷ lệ biểu quyết thông qua theo điều lệ và luật doanh nghiệp

• Hình thức ghi nhận và công bố nghị quyết sau đại hội

Bước 2: Lên lịch họp Đại hội đồng cổ đông sớm

1. Xác định ngày giờ họp càng sớm càng tốt
Ngay khi có kế hoạch tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên, doanh nghiệp nên chốt sớm ngày và giờ họp.

• Giúp cổ đông chủ động sắp xếp thời gian tham dự

• Giảm nguy cơ trùng lịch với các sự kiện quan trọng khác

• Tạo đủ quỹ thời gian để chuẩn bị tài liệu, nhân sự và địa điểm họp

2. Thông báo ngay cho các thành phần chủ chốt
Sau khi xác định ngày họp, cần ưu tiên thông báo sớm cho những người giữ vai trò quan trọng trong AGM.

• Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát

• Bộ phận pháp chế, thư ký công ty

• Đơn vị hỗ trợ tổ chức họp (nếu có)

Việc này giúp đảm bảo các đầu mối chính luôn sẵn sàng và phối hợp đúng tiến độ.

3. Thông báo cho các cổ đông khác khi thông tin đã hoàn chỉnh
Với các cổ đông không giữ vai trò điều hành, thông báo nên được gửi khi các chi tiết cơ bản đã được thống nhất.

• Tránh thay đổi nhiều lần gây nhầm lẫn

• Đảm bảo thông tin gửi đi rõ ràng, nhất quán

• Phù hợp với quy định về thông báo họp Đại hội đồng cổ đông

4. Gửi nhắc nhở định kỳ trước ngày họp
Sau khi toàn bộ cổ đông đã được thông báo, đừng bỏ qua bước nhắc lịch.

• Gửi nhắc trước ngày họp 1–2 tuần và sát ngày họp

• Nhấn mạnh thời gian, địa điểm và hình thức tham dự

• Giúp hạn chế tình trạng cổ đông quên lịch hoặc vắng mặt

Bước 3: Chuẩn bị và đặt địa điểm họp phù hợp

1. Lựa chọn địa điểm họp càng sớm càng tốt
Khi đã chốt ngày và giờ Đại hội đồng cổ đông thường niên, doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định và giữ chỗ địa điểm họp.

• Trường hợp không có địa điểm riêng, cần tìm không gian đủ điều kiện tổ chức AGM

• Nên ưu tiên các địa điểm có kinh nghiệm tổ chức sự kiện doanh nghiệp hoặc họp cổ đông

2. Cân nhắc tổ chức AGM tại địa điểm bên ngoài
Ngay cả khi công ty có phòng họp riêng, việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông tại địa điểm độc lập có thể mang lại hiệu quả tốt hơn.

• Tạo cảm giác trang trọng, chuyên nghiệp cho sự kiện

• Giúp cổ đông đánh giá cao mức độ chuẩn bị và tầm quan trọng của cuộc họp

• Có thể thu hút tỷ lệ tham dự cao hơn

3. Đảm bảo sức chứa và sự thoải mái cho người tham dự
Địa điểm được chọn cần đáp ứng đầy đủ nhu cầu của tất cả thành phần tham dự AGM.

• Phòng họp đủ rộng để cổ đông ngồi thoải mái, tránh quá tải

• Bố trí chỗ ngồi, lối đi hợp lý, dễ di chuyển

• Có hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp cho họp đông người

4. Kiểm tra các điều kiện hỗ trợ đặc biệt trước khi đặt chỗ
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, yếu tố tiếp cận là rất quan trọng.

• Xác minh có lối đi rộng, thang máy hoặc dốc cho người dùng xe lăn

• Có nhà vệ sinh và khu vực hỗ trợ phù hợp

• Tránh phát sinh vấn đề vào ngày họp do thiếu kiểm tra trước

5. Đặt địa điểm ngay sau khi thống nhất thời gian
Khi đã chọn được địa điểm phù hợp, cần tiến hành đặt chỗ ngay.

• Tránh bị trùng lịch hoặc hết phòng

• Giữ ổn định kế hoạch tổ chức

• Tạo cơ sở để triển khai các bước tiếp theo như gửi thông báo và chuẩn bị hậu cần

Bước 4: Chuẩn bị chương trình họp Đại hội đồng cổ đông

1. Hiểu đúng vai trò của chương trình họp (agenda)
Chương trình họp là bản liệt kê các nội dung sẽ được trình bày và thảo luận trong Đại hội đồng cổ đông thường niên.

• Giúp cuộc họp diễn ra đúng trình tự, không lan man

• Cổ đông dễ theo dõi, nắm nhanh nội dung cần biểu quyết

• Là tài liệu quan trọng trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông chuyên nghiệp

2. Soạn chương trình họp từ sớm
Agenda cần được chuẩn bị trước khi gửi thông báo họp.

• Nhiều doanh nghiệp phải gửi kèm chương trình họp cùng thông báo mời họp

• Trường hợp không bắt buộc gửi trước, vẫn cần in sẵn để phát tại cuộc họp

• Tránh soạn gấp sát ngày họp gây thiếu sót nội dung

3. Sắp xếp các nội dung theo thứ tự hợp lý
Các vấn đề cần được liệt kê theo đúng trình tự xử lý trong AGM.

• Bắt đầu bằng các nội dung thủ tục

• Tiếp theo là báo cáo, thảo luận và biểu quyết

• Kết thúc bằng các vấn đề chung và thông tin cuộc họp tiếp theo

Cách sắp xếp rõ ràng giúp chủ tọa điều hành hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

4. Chỉ cần nêu tiêu đề từng nội dung
Trong chương trình họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, thông thường chỉ cần ghi tên nội dung.

• Không cần trình bày chi tiết trong agenda

• Phần thuyết minh sẽ được trình bày trực tiếp hoặc trong tài liệu đính kèm

• Giữ agenda ngắn gọn, dễ đọc, dễ theo dõi

5. Ví dụ chương trình họp Đại hội đồng cổ đông
Một agenda cơ bản thường bao gồm:

1. Khai mạc

2. Thông báo vắng mặt

3. Thông qua biên bản Đại hội đồng cổ đông năm trước

4. Các vấn đề phát sinh từ biên bản

5. Báo cáo thường niên của Chủ tịch Hội đồng quản trị

6. Báo cáo của Thư ký công ty

7. Báo cáo tài chính và báo cáo của Ban điều hành

8. Bầu cử hoặc miễn nhiệm các chức danh theo thẩm quyền

9. Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền Đại hội

10. Thông qua thời gian họp kỳ tiếp theo

11. Bế mạc

Bước 5: Chuẩn bị tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông

1. Dành đủ thời gian để soạn thảo tài liệu và báo cáo
Việc chuẩn bị tài liệu cho Đại hội đồng cổ đông thường niên luôn tốn nhiều thời gian hơn dự kiến, vì vậy cần bắt đầu sớm.

• Tránh tình trạng gấp gáp, sai sót số liệu sát ngày họp

• Có thời gian rà soát, chỉnh sửa và thống nhất nội dung

• Đảm bảo tài liệu đáp ứng yêu cầu pháp lý và điều lệ công ty

2. Hoàn thành sớm các tài liệu thuộc trách nhiệm của bạn
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, mỗi cá nhân thường phụ trách một nhóm tài liệu cụ thể.

• Ưu tiên hoàn thành sớm các báo cáo bạn chịu trách nhiệm

• Kiểm tra tính chính xác, nhất quán giữa các số liệu

• Chuẩn bị sẵn bản in hoặc bản điện tử theo hình thức họp

3. Chủ động nhắc các bộ phận liên quan chuẩn bị đúng hạn
Không ít cuộc họp AGM bị chậm tiến độ do thiếu báo cáo từ các bộ phận.

• Nhắc Hội đồng quản trị, Ban điều hành, kế toán, thư ký công ty chuẩn bị nội dung đúng thời hạn

• Thống nhất mốc thời gian nộp báo cáo để kịp tổng hợp

• Tránh phát sinh tranh cãi do tài liệu gửi quá muộn

4. Các tài liệu thường cần chuẩn bị cho AGM
Một Đại hội đồng cổ đông thường niên thông thường sẽ bao gồm các tài liệu sau:

• Báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo tài chính năm

• Biên bản Đại hội đồng cổ đông năm trước

• Báo cáo của Chủ tịch Hội đồng quản trị

• Báo cáo của Thư ký công ty

• Báo cáo của Kế toán trưởng hoặc người phụ trách tài chính

Bước 6: Trao đổi sớm về nhân sự và bầu cử lãnh đạo

1. Xác định trước các vị trí lãnh đạo sẽ bầu tại AGM
Nếu Đại hội đồng cổ đông thường niên có nội dung bầu cử Hội đồng quản trị hoặc các chức danh lãnh đạo, doanh nghiệp nên chuẩn bị từ sớm.

• Rà soát các vị trí cần bầu mới, tái cử hoặc thay thế

• Xác định tiêu chí phù hợp với từng vai trò theo điều lệ

• Tránh bị động hoặc tranh cãi nhân sự ngay tại cuộc họp

2. Chủ động trao đổi với các ứng viên tiềm năng
Một bước quan trọng trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hiệu quả là trao đổi trước với những người có khả năng đảm nhiệm vai trò lãnh đạo.

• Gặp trực tiếp hoặc trao đổi riêng để thảo luận về trách nhiệm

• Xác nhận sự sẵn sàng tham gia ứng cử hoặc nhận đề cử

• Giúp ứng viên hiểu rõ kỳ vọng của cổ đông và doanh nghiệp

3. Chuẩn bị đào tạo nếu vị trí mới yêu cầu năng lực bổ sung
Trong một số trường hợp, ứng viên phù hợp về uy tín nhưng cần bổ sung kỹ năng hoặc kiến thức.

• Xác định các nội dung đào tạo cần thiết trước khi nhận nhiệm vụ

• Tổ chức đào tạo hoặc hướng dẫn cơ bản về vai trò, nghĩa vụ

• Giúp ứng viên tự tin hơn khi được bầu tại Đại hội

Bước 7: Gửi thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông

1. Gửi thông báo họp chính thức đến toàn bộ cổ đông
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, việc gửi “Thông báo mời họp” là bước bắt buộc.

• Thông báo phải được gửi đến tất cả cổ đông theo đúng quy định

• Tuân thủ chặt chẽ thời hạn và hình thức gửi được nêu trong điều lệ công ty

• Tránh rủi ro đại hội bị khiếu nại hoặc không được công nhận hợp lệ

2. Xác định đúng đối tượng cần nhận thông báo
Ngoài cổ đông, doanh nghiệp có thể cần mời thêm các bên liên quan khác.

• Nhà tài trợ, cổ đông lâu năm, cựu lãnh đạo hoặc cố vấn (nếu có)

• Các bên liên quan theo quy định nội bộ hoặc thông lệ doanh nghiệp

• Đảm bảo danh sách gửi thông báo đầy đủ, không bỏ sót

3. Nội dung bắt buộc phải có trong thông báo mời họp
Một thông báo họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hợp lệ thường bao gồm:

• Ngày, giờ bắt đầu và thời lượng dự kiến của cuộc họp

• Địa điểm tổ chức hoặc hình thức họp (trực tiếp, trực tuyến, kết hợp)

• Thông tin về bầu cử Hội đồng quản trị nếu có

• Hướng dẫn tham dự và ủy quyền cho cổ đông

4. Cách trình bày chương trình họp trong thông báo
Khi gửi thông báo, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách trình bày agenda phù hợp.

• Gửi kèm toàn bộ chương trình họp chi tiết

• Hoặc chỉ nêu một số nội dung trọng tâm sẽ được thảo luận và biểu quyết

• Cần đối chiếu điều lệ công ty để xác định cách làm đúng quy định

Bước 8: Sắp xếp không gian họp trước giờ khai mạc

1. Đến địa điểm họp sớm trong ngày tổ chức AGM
Vào ngày diễn ra Đại hội đồng cổ đông thường niên, ban tổ chức nên có mặt tại địa điểm họp trước vài giờ.

• Có đủ thời gian bố trí phòng họp theo đúng kế hoạch

• Kiểm tra lại âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu

• Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trước khi cổ đông đến

2. Chuẩn bị đầy đủ không gian trước khi cổ đông tới sớm
Trong thực tế, nhiều cổ đông thường đến trước giờ họp khoảng 20–30 phút.

• Sắp xếp đầy đủ chỗ ngồi ngay từ đầu

• Chuẩn bị sẵn nước uống, tài liệu và bảng hướng dẫn

• Tránh để cổ đông chờ đợi trong không gian chưa hoàn chỉnh

3. Đảm bảo sự gọn gàng và chuyên nghiệp của phòng họp
Không gian họp là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của cổ đông về cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.

• Bố trí lối đi rõ ràng, dễ di chuyển

• Khu vực đăng ký, tiếp đón được sắp xếp hợp lý

• Giữ phòng họp sạch sẽ, trật tự, tạo cảm giác nghiêm túc và chuyên nghiệp

Kinh nghiệm 2: Thảo luận nội dung họp thường niên

Bước 1: Ghi biên bản Đại hội đồng cổ đông

1. Phân công rõ người chịu trách nhiệm ghi biên bản
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, việc ghi biên bản là yêu cầu bắt buộc.

• Thông thường, Thư ký công ty là người phụ trách ghi biên bản

• Nếu không có thư ký, cần chỉ định rõ một người có kinh nghiệm và hiểu quy trình họp

• Đảm bảo người ghi biên bản nắm được chương trình họp và nội dung biểu quyết

2. Ghi nhận đầy đủ các quyết định quan trọng tại AGM
Biên bản họp cần phản ánh chính xác những nội dung đã được thông qua.

• Các nghị quyết, quyết định biểu quyết của Đại hội

• Kết quả bầu cử Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát (nếu có)

• Nội dung sửa đổi, bổ sung điều lệ hoặc quy định nội bộ

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng sau Đại hội, cần được ghi chép rõ ràng, không mơ hồ.

3. Lưu lại thông tin người tham dự cuộc họp
Việc ghi nhận danh sách tham dự giúp xác minh tính hợp lệ của Đại hội đồng cổ đông thường niên.

• Ghi nhận họ tên, tư cách cổ đông và thông tin liên hệ

• Xác định hình thức tham dự trực tiếp hoặc ủy quyền

• Làm cơ sở đối chiếu tỷ lệ tham dự theo quy định

4. Tổ chức ký tên khi cổ đông đến dự họp
Cách làm hiệu quả và dễ kiểm soát là yêu cầu cổ đông ký tên khi đến địa điểm họp.

• Bố trí bàn đăng ký và danh sách ký nhận ngay từ đầu

• Hạn chế sai sót, thiếu thông tin sau cuộc họp

• Hỗ trợ việc lập biên bản và hoàn thiện hồ sơ Đại hội

Bước 2: Khai mạc và chào đón tại Đại hội đồng cổ đông

1. Mở đầu cuộc họp bằng lời chào trang trọng
Khi bắt đầu Đại hội đồng cổ đông thường niên, chủ tọa cần phát biểu chào mừng chính thức để tạo không khí nghiêm túc và thống nhất.

• Chào toàn thể cổ đông và người tham dự

• Đảm bảo chương trình họp và các báo cáo năm đã được phát đến tay cổ đông

• Giúp người tham dự nắm ngay nội dung chính của cuộc họp

2. Tuyên bố khai mạc Đại hội đồng cổ đông
Sau phần chào mừng, cần tuyên bố rõ ràng việc khai mạc AGM.

• Nêu đầy đủ tên pháp lý của doanh nghiệp

• Xác định rõ kỳ họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ bao nhiêu

• Khẳng định cuộc họp chính thức bắt đầu theo đúng trình tự

Bước này giúp xác lập tính hợp lệ và minh bạch cho toàn bộ diễn biến cuộc họp.

3. Giới thiệu thành phần tham dự và khách mời đặc biệt
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên chuyên nghiệp, việc giới thiệu thành phần tham dự là không thể thiếu.

• Chào mừng các cổ đông hiện diện

• Nêu tên các khách mời, đối tác hoặc đại diện đặc biệt (nếu có)

• Thể hiện sự tôn trọng và tăng tính trang trọng cho Đại hội

Bước 3: Thông báo vắng mặt và ghi nhận lời xin phép

1. Nêu rõ các trường hợp vắng mặt quan trọng
Sau phần chào mừng tại Đại hội đồng cổ đông thường niên, chủ tọa nên thông báo ngắn gọn về những cá nhân không thể tham dự.

• Nêu tên các thành viên Hội đồng quản trị, Ban điều hành hoặc cá nhân giữ vai trò quan trọng vắng mặt

• Trình bày lý do vắng mặt (nếu có và phù hợp công bố)

• Giúp cổ đông nắm rõ tình hình nhân sự hiện diện tại Đại hội

2. Tiếp nhận lời xin phép vắng mặt từ các cổ đông khác
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, có thể mời các cổ đông đang tham dự thông báo thêm về những trường hợp vắng mặt khác.

• Ghi nhận các lời xin phép được chuyển đến Đại hội

• Đảm bảo danh sách vắng mặt được cập nhật đầy đủ

• Hỗ trợ việc hoàn thiện biên bản họp sau này

3. Thông qua việc chấp nhận các lời xin phép vắng mặt
Để đảm bảo tính thủ tục và minh bạch, Đại hội cần thực hiện bước thông qua chính thức.

• Chủ tọa đề nghị Đại hội chấp nhận các lời xin phép vắng mặt

• Cổ đông biểu quyết hoặc thống nhất theo hình thức phù hợp

• Kết quả được ghi nhận rõ trong biên bản Đại hội

Bước 4: Xem xét và thông qua biên bản Đại hội năm trước

1. Xác nhận cổ đông đã nhận biên bản họp trước đó
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, việc xem lại biên bản kỳ họp trước là thủ tục bắt buộc.

• Kiểm tra và xác nhận rằng cổ đông đã được gửi biên bản Đại hội năm trước

• Trường hợp chưa nhận, cần phát bổ sung trước khi tiến hành thảo luận

• Đảm bảo tất cả người tham dự có cùng thông tin để xem xét

2. Trình bày và rà soát nội dung biên bản
Chủ tọa hoặc thư ký công ty sẽ tóm tắt các nội dung chính trong biên bản.

• Nhấn mạnh các nghị quyết, quyết định đã được thông qua

• Đối chiếu với các nội dung đã thực hiện trong năm

• Tạo điều kiện để cổ đông nêu ý kiến nếu có điểm chưa rõ

3. Thực hiện chỉnh sửa, bổ sung nếu cần thiết
Nếu phát hiện sai sót hoặc cần làm rõ nội dung trong biên bản, phải xử lý trước khi thông qua.

• Ghi nhận đầy đủ các đề xuất sửa đổi hoặc điều chỉnh

• Thống nhất nội dung chỉnh sửa ngay tại Đại hội

• Đảm bảo biên bản phản ánh đúng diễn biến và quyết định của Đại hội

4. Thông qua biên bản Đại hội đồng cổ đông năm trước
Sau khi không còn ý kiến chỉnh sửa, Đại hội tiến hành biểu quyết thông qua biên bản.

• Áp dụng hình thức biểu quyết theo điều lệ công ty

• Kết quả biểu quyết được ghi nhận rõ trong biên bản hiện tại

• Xác lập giá trị pháp lý của biên bản Đại hội trước

5. Chủ tọa ký xác nhận biên bản
Sau khi biên bản được thông qua, chủ tọa Đại hội cần ký xác nhận.

• Thể hiện sự đồng thuận chính thức của Đại hội

• Là cơ sở pháp lý cho các nội dung đã được thông qua

• Hoàn thiện hồ sơ lưu trữ của Đại hội đồng cổ đông thường niên

Bước 5: Giới thiệu và thảo luận các vấn đề phát sinh

1. Trình bày các nội dung mới liên quan đến kỳ họp trước
Sau khi biên bản Đại hội đồng cổ đông thường niên năm trước được thông qua, cần chuyển ngay sang các vấn đề phát sinh.

• Chỉ tập trung vào các nội dung có liên quan trực tiếp đến biên bản đã được chấp nhận

• Làm rõ những việc chưa hoàn tất hoặc cần cập nhật tiến độ

• Giúp cổ đông hiểu mạch liên kết giữa các kỳ Đại hội

2. Thảo luận linh hoạt theo nhu cầu thực tế
Giai đoạn này chủ yếu nhằm trao đổi và làm rõ thông tin, không nhất thiết phải biểu quyết.

• Cổ đông có thể nêu ý kiến, quan sát hoặc mối quan tâm

• Ban lãnh đạo giải trình, cập nhật tình hình thực hiện

• Không bắt buộc phải đưa ra nghị quyết chính thức

3. Tạo không gian trao đổi cởi mở nhưng có kiểm soát
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, đây là phần giúp tăng tính tương tác và minh bạch.

• Chủ tọa điều hành để đảm bảo thảo luận đúng trọng tâm

• Tránh lan man sang các nội dung không thuộc phạm vi Đại hội

• Ghi nhận các ý kiến quan trọng để theo dõi sau cuộc họp

Bước 6: Xem xét và thông qua các báo cáo tại Đại hội

1. Trình bày đầy đủ các báo cáo bắt buộc
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, phần báo cáo là nội dung trung tâm và không thể bỏ qua.

• Báo cáo của Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tọa

• Báo cáo của Thư ký công ty

• Báo cáo tài chính của Kế toán trưởng hoặc người phụ trách tài chính

Các báo cáo này phản ánh toàn diện tình hình hoạt động và quản trị của doanh nghiệp trong năm qua.

2. Trình bày và thảo luận từng báo cáo theo thứ tự
Mỗi báo cáo cần được xem xét riêng biệt để cổ đông dễ theo dõi.

• Người phụ trách trình bày tóm tắt nội dung chính

• Cổ đông đặt câu hỏi, nêu ý kiến nếu cần làm rõ

• Chủ tọa điều hành thảo luận đúng trọng tâm, tránh kéo dài

3. Thông qua từng báo cáo sau khi đã thảo luận
Sau khi không còn ý kiến trao đổi, Đại hội tiến hành thông qua từng báo cáo.

• Thực hiện đề nghị biểu quyết theo đúng trình tự

• Ghi nhận kết quả biểu quyết vào biên bản họp

• Xác lập giá trị chính thức của từng báo cáo

4. Trình bày chi tiết báo cáo tài chính năm
Báo cáo tài chính là nội dung được cổ đông quan tâm nhất trong Đại hội đồng cổ đông thường niên.

• Cung cấp số liệu tài chính của năm trước một cách rõ ràng, minh bạch

• Giải thích các chỉ tiêu quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, chi phí

• Thông thường do Kế toán trưởng hoặc phụ trách tài chính trình bày

5. Trường hợp cần bên độc lập trình bày báo cáo tài chính
Một số doanh nghiệp yêu cầu bên thứ ba tham gia để tăng độ tin cậy.

• Đơn vị kiểm toán hoặc tư vấn độc lập trình bày số liệu

• Giúp cổ đông yên tâm về tính khách quan của báo cáo

• Phù hợp với thông lệ quản trị doanh nghiệp minh bạch

Bước 7: Tiến hành bầu cử tại Đại hội đồng cổ đông

1. Thực hiện bầu cử đúng thời điểm trong chương trình họp
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, nội dung bầu cử cần được sắp xếp hợp lý.

• Tiến hành sau khi đã trình bày xong các báo cáo

• Thực hiện trước phần thảo luận các vấn đề chung

• Giúp cổ đông có đầy đủ thông tin trước khi bỏ phiếu

2. Chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ bầu cử
Bầu cử chỉ diễn ra suôn sẻ khi công tác chuẩn bị được thực hiện từ sớm.

• Danh sách ứng viên hợp lệ theo điều lệ

• Phiếu bầu, thẻ biểu quyết hoặc hệ thống bỏ phiếu điện tử (nếu có)

• Tài liệu giới thiệu ngắn gọn về từng ứng viên

3. Thống nhất và công bố rõ hình thức bỏ phiếu
Trước khi tiến hành bầu cử, cần xác định rõ phương thức biểu quyết.

• Bỏ phiếu kín, giơ tay hoặc biểu quyết điện tử

• Cách tính phiếu hợp lệ và không hợp lệ

• Điều kiện trúng cử cho từng vị trí

Việc giải thích rõ ràng giúp tránh tranh cãi và đảm bảo minh bạch trong Đại hội đồng cổ đông thường niên.

4. Phân công bên trung lập kiểm phiếu
Để đảm bảo tính khách quan, việc kiểm phiếu nên do bên trung lập thực hiện.

• Ban kiểm phiếu độc lập hoặc đơn vị được Đại hội thông qua

• Quy trình kiểm phiếu được thực hiện công khai

• Kết quả được công bố rõ ràng trước Đại hội

5. Ghi nhận đầy đủ nội dung bầu cử trong biên bản họp
Biên bản Đại hội cần phản ánh chính xác toàn bộ quá trình bầu cử.

• Danh sách người được đề cử và người đề cử

• Người thứ hai ủng hộ đề cử (nếu có)

• Số phiếu của từng ứng viên

• Kết quả trúng cử cho từng chức danh

Bước 8: Thảo luận các vấn đề chung tại Đại hội

1. Thực hiện phần thảo luận chung ở cuối chương trình họp
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, nội dung “vấn đề chung” thường được bố trí ở phần cuối.

• Sau khi đã hoàn tất báo cáo, bầu cử và các nội dung chính

• Giúp cuộc họp đi đúng trình tự, không bị gián đoạn

• Đảm bảo các vấn đề trọng tâm đã được xử lý trước

2. Tạo cơ hội để cổ đông nêu ý kiến và mối quan tâm
Đây là thời điểm để người tham dự chia sẻ các vấn đề chưa được đề cập trước đó.

• Cổ đông có thể nêu câu hỏi, đề xuất hoặc phản ánh

• Ban lãnh đạo lắng nghe và giải thích ở mức cần thiết

• Tăng tính minh bạch và sự kết nối giữa doanh nghiệp và cổ đông

3. Giữ tính trao đổi, không bắt buộc biểu quyết
Phần thảo luận chung mang tính trao đổi hơn là ra quyết định.

• Thông thường không cần đưa ra nghị quyết hay biểu quyết chính thức

• Các ý kiến được ghi nhận để xem xét sau Đại hội

• Tránh kéo dài thời gian họp hoặc phát sinh tranh luận không cần thiết

Bước 9: Thông báo thời gian họp Đại hội kỳ tiếp theo

1. Công bố ngày họp tiếp theo khi đã có kế hoạch rõ ràng
Ở phần cuối Đại hội đồng cổ đông thường niên, nếu doanh nghiệp đã xác định trước kế hoạch cho kỳ họp sau, nên thông báo ngay tại cuộc họp.

• Nêu rõ thời gian dự kiến tổ chức Đại hội tiếp theo

• Thông tin về địa điểm hoặc hình thức họp (nếu đã xác định)

• Giúp cổ đông chủ động sắp xếp thời gian và theo dõi kế hoạch dài hạn

2. Không thông báo nếu chưa có quyết định chính thức
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, không bắt buộc phải công bố thời gian họp tiếp theo nếu chưa chốt.

• Tránh đưa ra thông tin chưa chắc chắn gây nhầm lẫn

• Có thể cập nhật sau bằng thông báo chính thức theo quy định

• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin công bố

Bước 10: Bế mạc Đại hội đồng cổ đông

1. Xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nội dung chương trình
Trước khi kết thúc Đại hội đồng cổ đông thường niên, chủ tọa cần xác nhận rằng tất cả các nội dung theo chương trình họp đã được trình bày và xử lý.

• Không còn báo cáo, biểu quyết hoặc vấn đề cần thảo luận thêm

• Đảm bảo không bỏ sót nội dung thuộc thẩm quyền Đại hội

• Giúp cuộc họp kết thúc đúng trình tự và rõ ràng

2. Tuyên bố bế mạc Đại hội đồng cổ đông
Sau khi xác nhận hoàn tất chương trình, chủ tọa chính thức tuyên bố bế mạc.

• Nêu rõ thời điểm kết thúc cuộc họp

• Ghi nhận sự tham dự và đóng góp ý kiến của cổ đông

• Thể hiện sự trân trọng đối với người tham dự

3. Ghi nhận bế mạc vào biên bản họp
Việc bế mạc cần được ghi nhận đầy đủ trong biên bản Đại hội đồng cổ đông thường niên.

• Xác định thời gian kết thúc chính thức

• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý của Đại hội

• Làm căn cứ lưu trữ và đối chiếu sau này

Kinh nghiệm 3: Cách làm cuộc họp thường niên thú vị hơn

Bước 1: Bố trí người đón tiếp tại lối vào

1. Phân công người đón tiếp ngay từ đầu giờ họp
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, việc bố trí người đón tiếp tại cửa ra vào mang lại hiệu quả rõ rệt.

• Chỉ định 1–2 người có kỹ năng giao tiếp tốt

• Có mặt trước giờ họp để đón cổ đông khi đến

• Hướng dẫn khu vực đăng ký, chỗ ngồi và tài liệu cần nhận

2. Hỗ trợ kiểm soát và điều phối người tham dự
Người đón tiếp không chỉ chào hỏi mà còn hỗ trợ khâu tổ chức.

• Nhắc cổ đông ký tên danh sách tham dự

• Giải đáp nhanh các câu hỏi cơ bản

• Giúp ban tổ chức nắm được tình hình người đến sớm

3. Tạo không khí thân thiện và chuyên nghiệp cho Đại hội
Ấn tượng ban đầu ảnh hưởng lớn đến cảm nhận của cổ đông về Đại hội đồng cổ đông thường niên.

• Giúp cổ đông cảm thấy được chào đón và tôn trọng

• Giảm căng thẳng trước khi bước vào cuộc họp

• Thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Bước 2: Chuẩn bị nước uống và đồ ăn nhẹ cho cổ đông

1. Đảm bảo có nước uống cơ bản cho người tham dự
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, việc chuẩn bị nước uống là nhu cầu tối thiểu.

• Luôn có sẵn nước lọc cho tất cả cổ đông

• Đặc biệt quan trọng nếu cuộc họp kéo dài nhiều giờ

• Giúp người tham dự tập trung và thoải mái hơn

2. Cung cấp đa dạng đồ uống để tăng trải nghiệm
Nếu điều kiện cho phép, nên chuẩn bị thêm các loại đồ uống khác.

• Đồ uống lạnh như nước mát, trà đá, nước trái cây

• Đồ uống nóng như cà phê, trà nóng

• Phù hợp với nhiều độ tuổi và sở thích khác nhau

3. Bố trí đồ ăn nhẹ theo thời điểm họp
Với các cuộc họp diễn ra vào buổi sáng sớm hoặc kéo dài qua giờ ăn, đồ ăn nhẹ là lựa chọn hợp lý.

• Bánh nhẹ, trái cây hoặc các món dễ dùng

• Không gây mùi mạnh, không làm mất tập trung

• Dễ phục vụ và thu dọn sau cuộc họp

Bước 3: Mời diễn giả khách mời phù hợp với Đại hội

1. Lựa chọn diễn giả nói về chủ đề thiết thực với cổ đông
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, mời diễn giả khách mời là điểm cộng nếu nội dung phù hợp.

• Chủ đề nên liên quan đến định hướng phát triển, quản trị, thị trường hoặc ngành nghề doanh nghiệp

• Không thuộc nội dung biểu quyết hay thủ tục chính thức của Đại hội

• Mang lại giá trị thông tin, góc nhìn mới cho cổ đông tham dự

2. Sắp xếp thời điểm trình bày hợp lý trong chương trình
Diễn giả khách mời thường được bố trí sau phần thảo luận vấn đề chung.

• Giữ mạch chương trình AGM rõ ràng, không làm gián đoạn nội dung chính

• Cổ đông đã hoàn tất các nội dung cần biểu quyết nên dễ tập trung lắng nghe

• Phù hợp với thông lệ tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên chuyên nghiệp

3. Linh hoạt mời diễn giả sau khi kết thúc phần họp chính thức
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể để diễn giả trình bày sau khi Đại hội đã bế mạc.

• Phù hợp khi nội dung mang tính chia sẻ, truyền cảm hứng

• Không ảnh hưởng đến tính pháp lý của Đại hội

• Cổ đông có thể lựa chọn ở lại nghe theo nhu cầu cá nhân

Bước 4: Tổ chức quà tặng và bốc thăm khuyến khích tham dự

1. Sử dụng quà tặng để tăng tỷ lệ tham dự Đại hội
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, quà tặng tham dự là một biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả.

• Tạo động lực để cổ đông sắp xếp thời gian đến họp

• Giúp không khí Đại hội bớt khô cứng, mang tính kết nối hơn

• Phù hợp với các doanh nghiệp muốn tăng mức độ gắn kết cổ đông

2. Tổ chức bốc thăm trúng thưởng để tăng tương tác
Bốc thăm trúng thưởng có thể vừa khuyến khích tham dự, vừa hỗ trợ hoạt động chung của doanh nghiệp.

• Hình thức 50/50: một nửa giá trị giải thưởng thuộc về người trúng, một nửa đóng góp cho tổ chức

• Cách làm này dễ triển khai và minh bạch

• Phù hợp với Đại hội có đông người tham dự

3. Cân nhắc các hình thức quà tặng linh hoạt
Ngoài tiền thưởng, có thể áp dụng các hình thức quà tặng khác.

• Giỏ quà, quà lưu niệm, sản phẩm của doanh nghiệp

• Giá trị vừa phải, mang tính tri ân

• Dễ chuẩn bị và phù hợp nhiều đối tượng cổ đông

4. Quy định rõ điều kiện nhận thưởng
Để đạt hiệu quả cao, nên gắn quà tặng với việc tham dự trực tiếp.

• Yêu cầu cổ đông có mặt tại Đại hội để nhận thưởng

• Tránh tình trạng đăng ký nhưng không tham dự

• Giúp duy trì tỷ lệ hiện diện ổn định đến cuối cuộc họp

Bước 5: Tổ chức giao lưu sau Đại hội để tăng gắn kết

1. Giữ phần họp chính thức gọn gàng, đúng trọng tâm
Trong cách tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, nên tối ưu thời lượng phần thủ tục và nội dung bắt buộc.

• Trình bày ngắn gọn, rõ ràng các báo cáo và biểu quyết

• Tránh kéo dài không cần thiết gây mệt mỏi

• Tạo động lực để cổ đông ở lại tham gia phần giao lưu sau họp

2. Tổ chức hoạt động giao lưu ngay sau khi kết thúc Đại hội
Phần giao lưu giúp cổ đông kết nối và trao đổi trong không khí thoải mái hơn.

• Cổ đông có cơ hội trò chuyện trực tiếp với ban lãnh đạo

• Tăng mức độ gắn kết và thiện cảm với doanh nghiệp

• Giúp Đại hội không chỉ mang tính thủ tục mà còn mang giá trị cộng đồng

3. Cân nhắc tổ chức tiệc trưa nếu ngân sách cho phép
Với các Đại hội kết thúc vào buổi trưa, tiệc trưa là lựa chọn phù hợp.

• Tạo trải nghiệm trọn vẹn cho người tham dự

• Có thể tiết kiệm chi phí bằng hình thức tiệc chia sẻ

• Phù hợp với doanh nghiệp chú trọng xây dựng mối quan hệ lâu dài với cổ đông

4. Giải pháp giao lưu tiết kiệm cho ngân sách hạn chế
Nếu ngân sách không lớn, vẫn có thể tổ chức giao lưu đơn giản nhưng hiệu quả.

• Tổ chức giờ giao lưu nhẹ với đồ ăn nhanh

• Phục vụ đồ uống không cồn và một số loại đồ uống nhẹ

• Tập trung vào không gian trao đổi thay vì hình thức cầu kỳ

Nguồn tham khảo

1. http://www.resourcecentre.org.uk/information/agm-checklist/
2. https://www.institute-of-fundraising.org.uk/groups/group-guidance-and-governance-docs/how-to-run-an-agm/
3. https://www.clubhelp.org.au/club-management/meetings/running-agm
4. https://www.saskculture.ca/programs/organizational-support/
   organizational-resources?resource=1&subresource=13

Biên dịch: Ashley Wright Nguyen.