Cách viết séc ngân hàng: 6 bước viết séc đúng chuẩn và tránh sai sót

Viết séc ngân hàng nghe có vẻ xa lạ, nhưng thực tế lại là kỹ năng tài chính cơ bản mà nhiều người vẫn cần khi thanh toán, chuyển tiền hoặc làm việc với đối tác. Nếu bạn đang loay hoay không biết cách viết séc ngân hàng sao cho đúng, tránh sai sót và được ngân hàng chấp nhận, thì bài viết này là dành cho bạn. Chỉ với vài bước đơn giản như ghi ngày tháng, tên người nhận, số tiền bằng số và bằng chữ, kèm chữ ký xác nhận, bạn hoàn toàn có thể tự tin viết séc đúng chuẩn. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu nhanh – làm đúng – dùng được ngay, kể cả khi bạn chưa từng viết séc bao giờ.

Phần 1: Cách điền séc ngân hàng nhanh và đúng chuẩn

Ghi ngày phát hành séc

• Điền ngày hiện tại vào dòng ở góc trên bên phải của tờ séc.

• Nên ghi theo định dạng ngày/tháng/năm để tránh nhầm lẫn khi ngân hàng xử lý.

Ghi tên người nhận tiền

• Tìm dòng “Pay to” hoặc “Pay to the order of”.

• Viết đầy đủ và chính xác tên cá nhân hoặc tổ chức nhận tiền để séc được chấp nhận thanh toán.

Ghi số tiền bằng số

• Ở ô bên cạnh ký hiệu tiền tệ ($), ghi số tiền chính xác cần thanh toán.

• Ví dụ: 23.45, không thêm ký tự thừa và không làm tròn.

Ghi số tiền bằng chữ

• Viết số tiền bằng chữ ngay dưới dòng tên người nhận.

• Số tiền bằng chữ phải trùng khớp hoàn toàn với số tiền bằng số để tránh bị từ chối giao dịch.

Ký tên xác nhận

• Ký đúng chữ ký đã đăng ký với ngân hàng tại dòng ở góc dưới bên phải.

• Không ký sai hoặc thiếu chữ ký, vì séc sẽ không có giá trị.

Ghi nội dung ở mục ghi chú (nếu cần)

• Điền thông tin vào ô memo ở góc dưới bên trái.

• Có thể ghi mục đích thanh toán như: tiền hàng, tiền dịch vụ, hoàn trả, giúp dễ đối soát sau này.

Phần 2: Cách viết séc ngân hàng đúng luật, tránh sai sót khi giao dịch

Bước 1: Ghi ngày trên séc ngân hàng

• Viết ngày hiện tại vào dòng ở góc trên bên phải của tờ séc, tại vị trí trống cạnh hoặc phía trên chữ “Date”.

• Lưu ý: séc là chứng từ pháp lý, vì vậy ngày ghi trên séc phải trùng với ngày bạn ký tên ở cuối séc.

• Không nên ghi lùi ngày hoặc ghi trước ngày ký, vì có thể khiến séc không hợp lệ hoặc bị ngân hàng từ chối thanh toán.

Bước 2: Ghi tên người nhận trên séc ngân hàng

• Viết tên người nhận tiền tại dòng có chữ “Pay to the Order of”.

• Đây là thông tin bắt buộc vì séc chỉ được thanh toán cho đúng người hoặc tổ chức được ghi tên.

Trường hợp người nhận là cá nhân

• Ghi đầy đủ họ và tên, không viết tắt.

• Nếu người nhận có hậu tố như Jr. hoặc Sr., cần ghi chính xác như trong giấy tờ pháp lý để tránh sai sót khi ngân hàng đối chiếu.

Trường hợp người nhận là công ty hoặc tổ chức

• Ghi tên đầy đủ, chính thức của doanh nghiệp/tổ chức.

• Không dùng tên viết tắt hoặc ký hiệu, trừ khi bạn được cung cấp chính xác tên viết tắt đó để sử dụng trên séc.

• Nếu không chắc chắn về tên pháp lý, hãy xác minh lại trước khi viết séc.

Trường hợp ghi “Cash” (tiền mặt)

• Có thể ghi người nhận là “Cash”, nhưng cần hết sức cẩn trọng.

• Khi ghi như vậy, bất kỳ ai cầm séc cũng có thể đem đi rút tiền, làm tăng rủi ro mất mát.

Vì sao ghi đúng tên người nhận là rất quan trọng

• Séc là chứng từ pháp lý, có ngày phát hành và chữ ký xác nhận.

• Người nhận cũng cần ký khi nộp séc, và ngân hàng có quyền từ chối thanh toán hoặc gửi tiền nếu thông tin người nhận không rõ ràng, sai hoặc thiếu.

Bước 3: Ghi số tiền bằng số trên séc ngân hàng

• Viết số tiền cần thanh toán vào ô nằm bên phải ký hiệu tiền tệ ($).

• Ghi chính xác cả phần tiền chính và tiền lẻ (đô la và xu), kể cả khi không có tiền lẻ.

• Ví dụ: nếu séc có giá trị hai mươi đô la, hãy ghi 20.00 thay vì chỉ ghi 20.

Lưu ý quan trọng khi ghi số tiền

• Không làm tròn hoặc ước lượng số tiền.

• Không để trống khoảng trắng phía sau con số để tránh bị thêm số ngoài ý muốn.

• Số tiền bằng số phải khớp hoàn toàn với số tiền bằng chữ ở dòng bên dưới.

Bước 4: Ghi số tiền bằng chữ trên séc ngân hàng

• Viết số tiền bằng chữ ở dòng ngay bên dưới “Pay to the Order of”.

• Nội dung này phải khớp hoàn toàn với số tiền đã ghi bằng số ở ô bên phải ký hiệu tiền tệ.

Cách ghi phần tiền lẻ (cents)

• Nếu có tiền lẻ, hãy ghi rõ số cents để tránh hiểu nhầm.

• Ví dụ: Twenty dollars and 0/100 cents.

Trường hợp không có tiền lẻ

• Có thể ghi “even” ở cuối để thể hiện số tiền tròn.

• Ví dụ: Twenty dollars even.

Cách ghi để tránh bị thêm tiền

• Bạn cũng có thể chỉ viết “Twenty”, sau đó kẻ một đường thẳng kéo dài từ cuối chữ đến hết dòng trống.

• Cách này giúp ngăn người khác thêm chữ hoặc số tiền không mong muốn.

Bước 5: Ký tên trên séc ngân hàng

• Ký tên vào dòng ở góc dưới bên phải của tờ séc.

• Chữ ký phải là chữ ký cá nhân đã đăng ký với ngân hàng khi mở tài khoản.

Lưu ý quan trọng

• Nếu không có chữ ký, séc sẽ không có giá trị pháp lý và ngân hàng sẽ từ chối thanh toán.

• Không ký thay, không dùng chữ ký khác với mẫu đã đăng ký, vì séc có thể bị coi là không hợp lệ.

Bước 6: Điền mục ghi chú (memo) trên séc ngân hàng

• Ghi nội dung vào ô memo ở góc dưới bên trái của tờ séc.

• Phần này không bắt buộc, nhưng rất hữu ích để bạn và người nhận nhớ rõ mục đích thanh toán.

Nên ghi gì trong mục memo

• Ghi ngắn gọn lý do viết séc, ví dụ:

  • Tiền thuê nhà tháng 5

  • Thanh toán dịch vụ

  • Hoàn tiền

• Khi viết séc trả tiền thuê nhà, nên ghi rõ tháng thanh toán để tránh nhầm lẫn.

Trường hợp cần ghi thông tin bổ sung

• Nhiều công ty hoặc chủ nhà yêu cầu thông tin cụ thể trong mục memo.

• Có thể bao gồm:

  • Mã khách hàng hoặc số ID

  • Số căn hộ nếu thanh toán tiền thuê nhà

  • Mã hợp đồng hoặc số hóa đơn (nếu được yêu cầu)

Lưu ý quan trọng để viết séc ngân hàng an toàn và hợp lệ

Luôn ghi đúng ngày phát hành

• Hãy dùng ngày chính xác bạn ký séc.

• Nếu không nhớ chính xác ngày, nên ghi ngày sớm hơn, không ghi sau ngày ký.

• Có thể ghi ngày trong tương lai (post-dated check), nhưng không phải ai cũng chấp nhận loại séc này.

Dùng bút mực đậm, khó tẩy xóa

• Luôn sử dụng bút mực xanh hoặc đen.

• Bút gel được khuyến nghị, vì mực gel khó bị tẩy bằng hóa chất hơn bút bi thường.

Kẻ đường trống sau khi ghi số tiền bằng chữ

• Nếu sau khi viết số tiền bằng chữ vẫn còn khoảng trống, hãy kẻ một đường thẳng kéo dài đến hết dòng.

• Cách này giúp ngăn người khác thêm số 0 hoặc chỉnh sửa số tiền.

Hiểu đúng về séc ghi ngày tương lai (post-dated)

• Nếu bạn không muốn séc bị rút tiền trước một ngày nhất định, hãy ghi ngày bạn mong muốn séc được sử dụng.

• Tuy nhiên, cần nhớ rằng:

  • Ngân hàng vẫn có thể cho nộp séc ngay, dù ngày ghi là tương lai.

  • Việc ghi ngày sau không đảm bảo người nhận sẽ chờ đúng ngày mới đem đi rút tiền.

Luôn ký tên thống nhất

• Ký đúng và giống hệt chữ ký đã đăng ký với ngân hàng.

• Việc ký khác nét hoặc khác kiểu có thể khiến séc bị nghi ngờ và từ chối thanh toán.

Ghi số tiền sát ký hiệu tiền tệ

• Khi ghi số tiền trong ô nhỏ bên cạnh ký hiệu tiền ($), hãy viết càng sát ký hiệu càng tốt.

• Điều này giúp tránh bị thêm chữ số bởi kẻ gian.

Xé séc khỏi cuống thật cẩn thận

• Xé gọn gàng để không làm rách dãy số in sẵn ở mép dưới séc (MICR line).

• Dãy số này và số séc (thường nằm gần ngày ghi séc) là thông tin bắt buộc để ngân hàng xử lý.

• Nếu các số này bị rách hoặc mất một phần, séc sẽ không còn giá trị.

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi giao séc

• Đảm bảo:

  • Tên người nhận được viết đúng chính tả

  • Số tiền bằng số và bằng chữ trùng khớp

• Sai sót nhỏ cũng có thể khiến séc bị ngân hàng từ chối.

Hiểu đúng vai trò của ngày trên séc

• Ngày trên séc không phải là ngày sớm nhất được rút tiền, mà dùng để xác định thời hạn hiệu lực của séc.

• Thông thường, séc sẽ bị coi là quá hạn (stale) và bị từ chối sau 7 năm kể từ ngày ghi trên séc, trừ khi có quy định khác.

• Thực tế đã có nhiều trường hợp người viết séc bị thiệt vì tin rằng người nhận sẽ giữ séc đến đúng ngày đã hẹn.

Nguồn tham khảo

1. https://www.money.co.uk/current-accounts/how-to-write-a-cheque
2. https://www.immihelp.com/newcomer/writing-a-check-tips.html
3. https://comptroller.texas.gov/taxes/file-pay/check.php
4. http://www.legalmatch.com/law-library/article/postdated-checks.html

Biên dịch: Sidney Bailey Hoang.