Cách viết biên bản cuộc họp: 4 mẹo ghi biên bản thảo luận hiệu quả

Theo khảo sát nội bộ từ các nền tảng tuyển dụng và đào tạo kỹ năng văn phòng tại Việt Nam, hơn 70% nhân sự hành chính – thư ký từng lúng túng khi lần đầu được giao viết biên bản cuộc họp. Không biết ghi gì, ghi bao nhiêu là đủ, trình bày sao cho đúng – đó là những câu hỏi được tìm kiếm rất nhiều mỗi tháng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết biên bản cuộc họp một cách đơn giản, rõ ràng và đúng chuẩn, kể cả khi bạn mới được phân công làm thư ký hoặc chưa từng ghi biên bản trước đó. Chỉ cần nắm đúng phương pháp, bạn sẽ biết cách ghi chép, tổng hợp và trình bày biên bản sao cho dễ hiểu, dễ dùng và được mọi người công nhận.

Mẹo 1: Chuẩn bị trước khi ghi biên bản họp hiệu quả

Bước 1: Cách chuẩn bị trước khi viết biên bản cuộc họp

Nắm rõ quy định họp của tổ chức

• Trước khi bắt đầu, hãy xác định tổ chức của bạn đang áp dụng cách viết biên bản cuộc họp theo chuẩn nào.

• Nếu yêu cầu biên bản mang tính chính thức, cần hỏi rõ có tuân theo Robert's Rules of Order hay một quy định nội bộ khác.

• Với các cuộc họp không quá hình thức, hãy làm rõ:

  • Biên bản cần ghi những nội dung nào.

  • Biên bản sẽ được dùng cho mục đích gì (lưu trữ, báo cáo, theo dõi công việc).

• Việc hiểu đúng quy định giúp bạn ghi biên bản đúng trọng tâm, tránh thừa hoặc thiếu thông tin.

Chuẩn bị kiến thức cần thiết về quy trình họp

• Người ghi biên bản không bắt buộc phải thuộc toàn bộ quy tắc họp.

• Tuy nhiên, nên có sẵn tài liệu tham khảo để:

  • Tra cứu nhanh khi có thắc mắc về biểu quyết, đề xuất, thông qua nội dung.

  • Ghi biên bản cuộc họp chính xác hơn, đặc biệt với các cuộc họp mang tính quyết định.

• Trong thực tế, nhiều thư ký mượn tài liệu từ chủ tọa để sử dụng khi cần.

Xác định rõ vai trò của người ghi biên bản

• Trước cuộc họp, cần làm rõ bạn có tham gia thảo luận hay chỉ tập trung ghi chép.

• Có hai trường hợp phổ biến:

  • Chỉ ghi biên bản, không tham gia ý kiến.

  • Vừa ghi biên bản vừa đóng góp thảo luận.

• Dù ở trường hợp nào, người ghi biên bản không nên kiêm nhiệm vai trò quan trọng khác như chủ trì hay điều phối cuộc họp.

• Điều này giúp đảm bảo biên bản khách quan, đầy đủ và không bỏ sót nội dung quan trọng.

Bước 2: Mẫu biên bản cuộc họp nên chuẩn bị trước

Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp

• Trên thực tế, hầu hết các cuộc họp đều có cấu trúc thông tin tương tự nhau.

• Việc chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp giúp:

  • Ghi chép nhanh hơn, không bỏ sót ý quan trọng.

  • Thống nhất cách trình bày, dễ tra cứu về sau.

  • Tiết kiệm thời gian cho cả người viết và người đọc.

Thông tin cơ bản bắt buộc phải có

• Tên tổ chức hoặc đơn vị tổ chức cuộc họp.

• Loại cuộc họp, ví dụ:

  • Họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng năm.

  • Họp nhóm, họp ban, họp ủy ban.

  • Họp đột xuất cho một mục tiêu cụ thể.

• Ngày, giờ và địa điểm họp:

  • Nên chừa sẵn chỗ để ghi giờ bắt đầu và giờ kết thúc cuộc họp.

• Tên người chủ trì và tên người ghi biên bản:

  • Nếu có người thay thế, cần ghi rõ để tránh nhầm lẫn.

Danh sách tham dự cuộc họp

• Ghi rõ:

  • Danh sách người tham dự.

  • Danh sách người vắng mặt có lý do.

• Đồng thời xác nhận:

  • Cuộc họp có đủ số lượng người theo quy định để biểu quyết hay không.

• Đây là phần rất quan trọng trong cách viết biên bản cuộc họp chuẩn, đặc biệt với các cuộc họp ra quyết định.

Phần ký xác nhận biên bản

• Người ghi biên bản luôn phải ký tên để xác nhận nội dung đã ghi.

• Tùy theo quy định nội bộ, biên bản có thể cần thêm chữ ký của:

  • Người chủ trì.

  • Hoặc người có thẩm quyền phê duyệt sau cuộc họp.

Chuẩn bị sẵn chương trình họp

• Nếu có chương trình họp, hãy đính kèm hoặc chừa sẵn phần ghi chú trong mẫu biên bản.

• Trường hợp chưa được giao soạn chương trình:

  • Bạn nên chủ động xin bản chương trình từ người chủ trì hoặc điều phối.

• Có chương trình họp trong tay sẽ giúp:

  • Ghi biên bản cuộc họp theo đúng trình tự.

  • Dễ sắp xếp nội dung, hạn chế ghi lan man.

Bước 3: Chuẩn bị công cụ ghi biên bản cuộc họp hiệu quả

Chọn công cụ ghi chép bạn quen dùng

• Mang theo sổ tay hoặc laptop mà bạn sử dụng thoải mái nhất.

• Nếu thường xuyên viết biên bản cuộc họp:

  • Dành riêng một cuốn sổ chỉ để ghi biên bản.

  • Hoặc tạo một thư mục cố định trên máy tính để lưu trữ thống nhất.

• Cách này giúp bạn ghi chép nhanh, không bị rối và dễ tổng hợp sau cuộc họp.

Mang theo biên bản cuộc họp trước (nếu có)

• Nếu bạn đã ghi biên bản ở cuộc họp trước nhưng chưa được thông qua:

  • Hãy mang theo để đối chiếu hoặc bổ sung khi cần.

• Đây là bước nhỏ nhưng rất quan trọng trong cách viết biên bản cuộc họp chuẩn, đặc biệt với các cuộc họp định kỳ.

Sử dụng ghi âm đúng cách

• Thiết bị ghi âm có thể hỗ trợ nghe lại khi cần hoàn thiện biên bản.

• Tuy nhiên:

  • Ghi âm không thay thế cho việc ghi chép trong lúc họp.

  • Chỉ ghi âm khi tất cả người tham dự đồng ý.

• Tránh ghi lại từng câu chữ:

  • Biên bản cuộc họp cần nội dung chính, không phải bản chép lời.

Ghi chép nhanh nhưng có chọn lọc

• Học cách viết tắt hoặc ký hiệu cá nhân sẽ giúp ghi nhanh hơn.

• Bạn không cần – và không nên – ghi lại toàn bộ lời nói của mọi người.

• Hãy tập trung vào:

  • Ý chính.

  • Quyết định được thông qua.

  • Công việc cần thực hiện và người chịu trách nhiệm.

Ghi biên bản trực tiếp trước tập thể

• Nếu được yêu cầu ghi nội dung họp công khai:

  • Có thể dùng bảng trình chiếu, bảng giấy hoặc giá viết.

• Cần đảm bảo:

  • Ghi rõ ràng, dễ đọc.

  • Có thể mang phần ghi chép về để hoàn thiện biên bản cuộc họp sau đó.

• Tránh dùng bút hoặc vật liệu dễ lem, gây khó khăn khi tổng hợp lại nội dung.

Mẹo 2: Cách ghi chép nội dung cuộc họp nhanh và chuẩn

Bước 1: Quản lý danh sách tham dự khi viết biên bản cuộc họp

Phát phiếu điểm danh ngay khi bắt đầu họp

• Khi mọi người đã có mặt đầy đủ, hãy phát phiếu điểm danh cho người tham dự.

• Với cuộc họp đông người, có thể dùng nhiều tờ để tránh chen chúc.

• Phiếu điểm danh nên có:

  • Họ và tên.

  • Thông tin liên hệ cơ bản (email hoặc bộ phận).

• Sau cuộc họp, bạn có thể:

  • Dùng phiếu này để hoàn thiện mục danh sách tham dự trong mẫu biên bản cuộc họp.

  • Hoặc đính kèm trực tiếp phiếu điểm danh vào biên bản đã hoàn chỉnh, tùy theo quy định nội bộ.

Xử lý khi chưa quen mặt người tham dự

• Nếu bạn chưa quen nhiều người trong phòng họp:

  • Hãy vẽ nhanh sơ đồ chỗ ngồi.

  • Ghi tên từng người khi họ tự giới thiệu.

• Giữ sơ đồ này bên cạnh trong suốt cuộc họp để:

  • Dễ gọi đúng tên khi ghi biên bản.

  • Tránh nhầm lẫn ý kiến giữa các thành viên.

• Cách làm này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp liên phòng ban hoặc họp lần đầu.

Bước 2: Điền trước thông tin cơ bản trong mẫu biên bản cuộc họp

Hoàn thiện trước những phần có thể ghi sẵn

• Trong lúc chờ cuộc họp bắt đầu, hãy tận dụng thời gian để điền trước các thông tin cố định trong mẫu biên bản cuộc họp, bao gồm:

  • Tên tổ chức hoặc đơn vị tổ chức cuộc họp.

  • Ngày, địa điểm diễn ra cuộc họp.

  • Loại cuộc họp, ví dụ:

    • Họp ban điều hành định kỳ hàng tuần.

    • Họp ủy ban chuyên trách.

    • Họp đột xuất theo yêu cầu cụ thể.

• Khi cuộc họp chính thức bắt đầu, ghi ngay giờ bắt đầu để đảm bảo biên bản đầy đủ và chính xác.

Ghi thông tin ở đầu trang nếu chưa có mẫu

• Trường hợp chưa chuẩn bị sẵn mẫu:

  • Hãy ghi các thông tin trên ngay ở đầu trang ghi chép.

• Đây là phần nền tảng trong cách viết biên bản cuộc họp, giúp người đọc hiểu bối cảnh mà không cần hỏi lại.

Lưu thông báo họp với các cuộc họp đặc biệt

• Nếu cuộc họp được tổ chức:

  • Vì một mục đích đặc biệt.

  • Hoặc vào thời điểm không theo lịch họp thông thường.

• Hãy giữ lại thông báo mời họp đã gửi cho các thành viên.

• Sau khi hoàn thiện biên bản:

  • Đính kèm thông báo này cùng biên bản cuộc họp để làm căn cứ.

• Cách làm này giúp biên bản rõ ràng về lý do họp và tăng tính minh bạch khi lưu trữ hoặc kiểm tra lại sau này.

Bước 3: Ghi nhận kết quả biểu quyết trong biên bản họp

Ghi đầy đủ nội dung của kiến nghị đầu tiên

• Trong các cuộc họp chính thức, kiến nghị đầu tiên thường là thông qua chương trình họp.

• Khi ghi biên bản cuộc họp, cần ghi lại nguyên văn câu mở đầu của kiến nghị, thường bắt đầu bằng:

  • “Tôi đề nghị thông qua chương trình họp này”.

• Nếu cuộc họp mở đầu bằng một kiến nghị khác, cách ghi vẫn tương tự và không được bỏ sót thông tin quan trọng.

Xác định rõ người đề xuất kiến nghị

• Ghi rõ tên người đưa ra kiến nghị.

• Đây là yêu cầu cơ bản trong cách viết biên bản cuộc họp chuẩn, giúp truy xuất trách nhiệm và tính minh bạch khi xem lại.

Ghi kết quả biểu quyết một cách rõ ràng

• Sau khi biểu quyết, cần ghi kết quả bằng từ ngữ ngắn gọn, thống nhất:

  • Nếu được thông qua: ghi “Kiến nghị được thông qua”.

  • Nếu không được thông qua: ghi “Kiến nghị không được thông qua”.

• Không cần ghi chi tiết tranh luận, chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng.

Xử lý kiến nghị dài hoặc phức tạp

• Nếu nội dung kiến nghị quá dài và khó ghi chính xác:

  • Có thể đề nghị người đưa ra kiến nghị nộp lại bằng văn bản.

• Trong trường hợp này xảy ra thường xuyên:

  • Nên trao đổi sau cuộc họp để thống nhất quy định nội bộ, ví dụ: các kiến nghị vượt quá một số lượng từ nhất định phải gửi bằng văn bản.

• Cách làm này giúp biên bản cuộc họp rõ ràng và hạn chế sai sót.

Ghi biên bản khi bạn cũng là người đề xuất

• Nếu bạn là người soạn chương trình họp:

  • Bạn có thể đồng thời là người đề xuất kiến nghị thông qua chương trình.

• Việc này hoàn toàn chấp nhận được trong thực tế, miễn là:

  • Bạn ghi biên bản một cách khách quan.

  • Không thêm ý kiến cá nhân ngoài nội dung đã được biểu quyết.

Bước 4: Ghi các kiến nghị trong biên bản cuộc họp

Chỉ ghi kiến nghị, không ghi tranh luận

• Trong quá trình họp, hãy lắng nghe đầy đủ các ý kiến.

• Tuy nhiên, khi viết biên bản cuộc họp, bạn chỉ cần ghi lại các kiến nghị được đưa ra, không ghi chi tiết phần thảo luận, trừ khi có yêu cầu riêng.

• Cách ghi này giúp biên bản ngắn gọn, đúng chuẩn và dễ theo dõi.

Mỗi kiến nghị cần đủ 3 thông tin bắt buộc

• Với mỗi kiến nghị, cần ghi rõ:

  • Nguyên văn nội dung kiến nghị.

  • Tên người đề xuất kiến nghị.

  • Kết quả biểu quyết (được thông qua hoặc không được thông qua).

• Đây là nguyên tắc cốt lõi trong cách viết biên bản cuộc họp chuẩn, áp dụng cho hầu hết các tổ chức.

Ghi nhận người ủng hộ kiến nghị khi cần

• Một số kiến nghị chỉ được đưa ra biểu quyết khi có người ủng hộ.

• Khi có người nói “Tôi đồng ý với kiến nghị” hoặc “Tôi ủng hộ kiến nghị này”:

  • Ghi rõ tên người ủng hộ vào biên bản.

• Thông tin này giúp biên bản đầy đủ về mặt thủ tục.

Chủ động hỏi lại để ghi chính xác

• Nếu bạn:

  • Chưa nghe rõ nội dung kiến nghị.

  • Không chắc tên người đề xuất.

• Hãy ngắt lời một cách lịch sự để hỏi lại.

• Việc ghi chính xác thông tin quan trọng hơn việc giữ nhịp họp liền mạch, và điều này hoàn toàn được chấp nhận trong thực tế.

Xử lý khi kiến nghị được chỉnh sửa

• Nếu kiến nghị được chỉnh sửa trong quá trình họp:

  • Chỉ cần cập nhật lại nội dung kiến nghị cuối cùng trong phần ghi chép.

• Không cần ghi rõ việc “đã chỉnh sửa”, trừ khi:

  • Việc chỉnh sửa gây tranh luận lớn.

  • Hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định quan trọng.

Bước 5: Ghi nhận báo cáo trong biên bản cuộc họp

Ghi rõ thông tin mỗi báo cáo được trình bày

• Khi có báo cáo, thông báo hoặc bản tin được đọc trong cuộc họp, bạn cần ghi:

  • Tên báo cáo.

  • Tên người trình bày hoặc tên nhóm/tiểu ban thực hiện báo cáo.

• Nếu báo cáo đi kèm kiến nghị:

  • Ghi kiến nghị đó giống như các kiến nghị khác trong biên bản cuộc họp, bao gồm nội dung, người đề xuất và kết quả biểu quyết.

Chủ động xin bản sao báo cáo sau cuộc họp

• Cách làm hiệu quả nhất là:

  • Ghi chú lại trong lúc họp.

  • Sau khi họp kết thúc, xin bản sao báo cáo từ người trình bày hoặc người chủ trì.

• Khi hoàn thiện biên bản:

  • Đính kèm bản sao mỗi báo cáo cùng biên bản cuộc họp.

• Đây là thực hành phổ biến trong cách viết biên bản cuộc họp chuyên nghiệp, giúp nội dung rõ ràng và dễ kiểm chứng.

Xử lý khi không có bản sao báo cáo

• Nếu không thể lấy bản sao:

  • Ghi rõ nơi lưu trữ bản gốc của báo cáo (phòng ban, hệ thống nội bộ, người giữ).

• Thông tin này có thể cần hỏi thêm sau cuộc họp để đảm bảo biên bản đầy đủ.

Tóm tắt báo cáo miệng một cách khách quan

• Với các báo cáo trình bày bằng miệng, không có tài liệu:

  • Chỉ viết tóm tắt ngắn gọn, đúng ý chính.

• Tránh:

  • Ghi quá chi tiết.

  • Trích dẫn nguyên văn lời người trình bày.

• Mục tiêu là giúp người đọc hiểu nội dung chính của báo cáo, không phải tái hiện toàn bộ bài phát biểu.

Bước 6: Ghi nhận công việc và quyết định trong biên bản họp

Ghi rõ các hành động đã thực hiện và được giao

• Trong cuộc họp, cần ghi lại:

  • Việc rà soát tiến độ công việc đã được giao từ cuộc họp trước.

  • Công việc mới phát sinh trong cuộc họp hiện tại.

• Ví dụ:

  • Ai được giao viết công văn, báo cáo hoặc liên hệ đối tác.

  • Yêu cầu cụ thể là gì và thời hạn (nếu có).

• Đây là phần rất quan trọng trong cách viết biên bản cuộc họp, vì giúp theo dõi trách nhiệm và kết quả sau họp.

Xác định hành động có phải là kiến nghị hay không

• Với các cuộc họp mang tính chính thức:

  • Nhiều hành động sẽ được thông qua dưới dạng kiến nghị và biểu quyết.

• Với cuộc họp không quá hình thức:

  • Quyết định có thể được đưa ra rải rác trong thảo luận.

  • Người ghi biên bản cần chú ý lắng nghe để không bỏ sót các kết luận quan trọng.

• Thực tế cho thấy, đây là lỗi phổ biến của người mới ghi biên bản.

Ghi ngắn gọn lý do của quyết định (nếu có)

• Khi cuộc họp nêu rõ lý do cho một quyết định:

  • Hãy ghi lại ngắn gọn, khách quan.

• Không cần ghi chi tiết tranh luận, chỉ cần:

  • Lý do chính dẫn đến quyết định.

• Việc này giúp người đọc hiểu bối cảnh và giảm thắc mắc khi xem lại biên bản sau này.

Bước 7: Ghi nhận điểm trật tự và phán quyết trong họp

Ghi đầy đủ các ý kiến phản đối về thủ tục

• Khi có ý kiến phản đối quy trình họp (điểm trật tự), người ghi biên bản cần ghi rõ:

  • Nội dung phản đối cụ thể.

  • Cơ sở của phản đối, ví dụ: sai quy trình, sai thứ tự biểu quyết, không đúng thẩm quyền.

• Không rút gọn hoặc diễn giải lại theo ý cá nhân, vì đây là thông tin mang tính thủ tục và pháp lý nội bộ.

Ghi rõ phán quyết của người chủ trì

• Mỗi phản đối đều phải đi kèm phán quyết chính thức của chủ trì cuộc họp.

• Biên bản cần thể hiện:

  • Quyết định cuối cùng của chủ trì.

  • Phản đối được chấp nhận hay bác bỏ.

• Đây là phần quan trọng trong cách viết biên bản cuộc họp chuẩn, đặc biệt với các cuộc họp có tranh luận về quy trình.

Nêu rõ căn cứ được viện dẫn

• Nếu chủ trì hoặc thành viên viện dẫn quy định, cần ghi rõ:

  • Robert's Rules of Order.

  • Điều lệ tổ chức.

  • Quy chế nội bộ hoặc quy trình công ty.

• Việc ghi rõ căn cứ giúp biên bản:

  • Có tính minh bạch.

  • Dễ đối chiếu khi phát sinh khiếu nại hoặc kiểm tra sau này.

Ghi khách quan, không thêm nhận xét

• Chỉ ghi:

  • Phản đối là gì.

  • Căn cứ nào được nêu.

  • Phán quyết cuối cùng ra sao.

• Tuyệt đối không ghi cảm nhận cá nhân hay đánh giá đúng – sai.

Bước 8: Chỉ tóm tắt thảo luận khi được yêu cầu

Chỉ ghi phần thảo luận nếu có chỉ đạo rõ ràng

• Theo chuẩn thông dụng, biên bản cuộc họp ghi lại việc đã được quyết định, không phải toàn bộ nội dung đã nói.

• Vì vậy:

  • Chỉ tóm tắt thảo luận khi tổ chức hoặc người chủ trì yêu cầu cụ thể.

  • Nếu không có yêu cầu, không tự ý thêm phần này vào biên bản.

• Đây là nguyên tắc quan trọng trong cách viết biên bản cuộc họp chuẩn, giúp biên bản gọn, đúng vai trò và dễ phê duyệt.

Ghi thảo luận theo hướng khách quan, trung tính

• Khi phải ghi nội dung thảo luận:

  • Chỉ nêu các điểm chính, thông tin cụ thể, dữ kiện rõ ràng.

  • Tránh đưa cảm xúc, nhận xét hay suy đoán cá nhân.

• Hạn chế tối đa:

  • Tính từ, trạng từ mang sắc thái đánh giá.

  • Ngôn ngữ cảm xúc.

• Một biên bản tốt thường có văn phong:

  • Khô khan.

  • Thực tế.

  • Trung lập.

• Nghe có vẻ “nhạt”, nhưng đó lại là dấu hiệu của biên bản chuyên nghiệp.

Không nêu tên cá nhân trong phần tóm tắt thảo luận

• Khi tóm tắt thảo luận, không gắn ý kiến với tên người phát biểu.

• Điều này đặc biệt quan trọng trong:

  • Các cuộc họp có tranh luận gay gắt.

  • Những nội dung nhạy cảm, dễ gây hiểu nhầm hoặc mâu thuẫn.

• Biên bản chỉ cần phản ánh:

  • Các luồng ý kiến chính.

  • Kết luận hoặc định hướng chung (nếu có).

Bước 9: Hoàn tất biên bản khi kết thúc cuộc họp

Ghi rõ thời điểm kết thúc cuộc họp

• Khi cuộc họp kết thúc, cần ghi ngay:

  • Giờ kết thúc (giờ bế mạc) cuộc họp.

• Đây là thông tin bắt buộc trong cách viết biên bản cuộc họp chuẩn, giúp xác định đầy đủ thời lượng và tính hợp lệ của cuộc họp.

Thu thập đầy đủ tài liệu liên quan

• Trước khi mọi người rời đi, hãy:

  • Nhận bản sao các báo cáo, tài liệu đã được trình bày.

  • Hoặc nhắc người phụ trách gửi lại cho bạn sau cuộc họp.

• Việc này giúp bạn hoàn thiện biên bản nhanh chóng và tránh phải theo đuổi tài liệu về sau.

Rà soát nhanh ghi chép ngay tại chỗ

• Dành vài phút xem lại toàn bộ ghi chú để:

  • Phát hiện nội dung còn thiếu.

  • Nhận ra chỗ nào chưa rõ, dễ gây hiểu nhầm khi đánh máy biên bản.

• Đây là bước rất thực tế nhưng thường bị bỏ qua, đặc biệt với người mới ghi biên bản.

Hỏi lại ngay nếu cần làm rõ

• Nếu có điểm nào chưa chắc chắn:

  • Nội dung kiến nghị.

  • Tên người được giao việc.

  • Kết quả biểu quyết.

• Hãy hỏi ngay khi mọi người còn ở đó.

• Việc xác nhận thông tin ngay sau cuộc họp luôn dễ và chính xác hơn rất nhiều so với hỏi lại sau này.

Mẹo 3: Hướng dẫn viết lại biên bản họp rõ ràng, đầy đủ

Bước 1: Hoàn thiện biên bản cuộc họp càng sớm càng tốt

Bắt đầu soạn biên bản ngay sau khi họp kết thúc

• Thời điểm tốt nhất để viết biên bản cuộc họp là ngay sau cuộc họp, khi:

  • Nội dung trao đổi vẫn còn rõ trong trí nhớ.

  • Các quyết định và chi tiết chưa bị quên hoặc nhầm lẫn.

• Việc trì hoãn dễ dẫn đến:

  • Thiếu sót thông tin quan trọng.

  • Ghi sai nội dung kiến nghị hoặc người được giao việc.

Tận dụng ghi chú và tài liệu vừa thu thập

• Ngay sau họp, hãy:

  • Mở lại toàn bộ ghi chép.

  • Đối chiếu với tài liệu, báo cáo đã nhận.

• Đây là lúc bạn dễ:

  • Nhận ra chỗ cần bổ sung.

  • Chỉnh sửa cách diễn đạt để biên bản rõ ràng, dễ hiểu.

Giảm tối đa thời gian chỉnh sửa về sau

• Biên bản được soạn sớm thường:

  • Chính xác hơn.

  • Ít phải hỏi lại người khác.

  • Dễ được thông qua ở cuộc họp tiếp theo.

• Đây là kinh nghiệm thực tế của những người thường xuyên ghi biên bản trong doanh nghiệp.

Bước 2: Đánh máy biên bản từ ghi chép cuộc họp

Soạn biên bản bằng máy tính để đảm bảo rõ ràng

• Sau cuộc họp, hãy đánh máy biên bản cuộc họp bằng máy tính để:

  • Dễ chỉnh sửa, bổ sung.

  • Trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp.

• Nếu bạn đã ghi chép trực tiếp bằng laptop trong lúc họp:

  • Có thể tận dụng ngay file ghi chú đó làm nguồn soạn biên bản.

Lưu ghi chú gốc và tạo file biên bản riêng

• Luôn lưu lại bản ghi chép ban đầu.

• Tạo một tài liệu mới dành riêng cho biên bản chính thức.

• Mở song song hai file để:

  • So sánh ghi chú và nội dung biên bản.

  • Đảm bảo không bỏ sót kiến nghị, quyết định hay công việc đã giao.

Tách rõ ghi chép và biên bản chính thức

• Ghi chép trong cuộc họp thường:

  • Rời rạc.

  • Có ký hiệu, viết tắt.

• Biên bản cuộc họp cần:

  • Ngắn gọn.

  • Chuẩn mực.

  • Dễ đọc cho người không tham dự cuộc họp.

• Việc tách hai tài liệu giúp bạn kiểm soát chất lượng biên bản tốt hơn.

Bước 3: Định dạng biên bản cuộc họp rõ ràng, dễ kiểm tra

Chia nội dung thành các đoạn riêng biệt

• Mỗi kiến nghị, quyết định hoặc điểm trật tự nên được trình bày trong một đoạn riêng.

• Cách này giúp:

  • Người đọc dễ theo dõi từng nội dung.

  • Dễ tra cứu khi cần đối chiếu lại quyết định cụ thể trong biên bản cuộc họp.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi hoàn thiện

• Luôn rà soát:

  • Lỗi chính tả.

  • Câu văn thiếu chủ ngữ hoặc sai cấu trúc.

• Có thể sử dụng công cụ kiểm tra chính tả để đảm bảo biên bản chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Giữ thống nhất thì của văn bản

• Chọn một thì duy nhất cho toàn bộ biên bản:

  • Thì quá khứ hoặc thì hiện tại.

• Tuyệt đối không trộn lẫn hai thì trong cùng một tài liệu, vì sẽ làm biên bản thiếu nhất quán và khó đọc.

Ghi chép với góc nhìn khách quan

• Nội dung biên bản không được để lộ:

  • Quan điểm cá nhân.

  • Đánh giá chủ quan của người ghi.

• Mục tiêu của cách viết biên bản cuộc họp là tạo ra bản ghi trung lập, để tất cả các bên có thể sử dụng chung.

Dùng ngôn ngữ đơn giản, chính xác

• Ưu tiên:

  • Từ ngữ rõ nghĩa.

  • Câu văn ngắn, dễ hiểu.

• Tránh:

  • Từ mơ hồ.

  • Diễn đạt mang tính hoa mỹ hoặc cảm xúc.

• Nếu một câu có thể hiểu theo nhiều cách, hãy chỉnh lại cho cụ thể hơn.

Chỉ ghi hành động và quyết định

• Biên bản cuộc họp chỉ nên ghi:

  • Việc đã được thông qua.

  • Công việc đã được giao.

  • Quyết định đã được đưa ra.

• Không ghi nội dung thảo luận, trừ khi có yêu cầu rõ ràng từ tổ chức hoặc người chủ trì.

Đánh số trang để tiện tra cứu

• Luôn đánh số trang cho biên bản, đặc biệt với:

  • Biên bản dài.

  • Cuộc họp có nhiều nội dung.

• Việc này giúp:

  • Dễ dẫn chiếu khi làm việc.

  • Thuận tiện cho lưu trữ và kiểm tra sau này.

Bước 4: Gửi bản dự thảo biên bản cho các thành viên

Phân phối biên bản dự thảo sau cuộc họp

• Sau khi hoàn thiện bản dự thảo, hãy gửi biên bản cuộc họp cho tất cả thành viên tham dự.

• Mục đích là để:

  • Mọi người kiểm tra tính chính xác.

  • Chuẩn bị cho việc thông qua biên bản ở cuộc họp tiếp theo (nếu có).

Sử dụng thông tin từ danh sách điểm danh

• Dựa vào phiếu điểm danh đã thu thập, gửi biên bản qua:

  • Email.

  • Hoặc kênh liên lạc nội bộ theo quy định của tổ chức.

• Đây là cách nhanh và chính xác nhất để đảm bảo biên bản đến đúng người.

Xử lý trường hợp thiếu thông tin liên hệ

• Nếu bạn không có thông tin liên hệ của một số thành viên:

  • Hãy nhờ người chủ trì hoặc điều phối cuộc họp hỗ trợ chuyển biên bản.

• Tránh tự ý bỏ sót người nhận, vì điều này có thể gây hiểu nhầm hoặc khiếu nại sau này.

Bước 5: Thông qua và hoàn tất biên bản cuộc họp

Trình biên bản để được thông qua

• Ở cuộc họp tiếp theo, bạn có thể được yêu cầu:

  • Đọc biên bản cuộc họp.

  • Hoặc nộp biên bản để tập thể xem xét và biểu quyết.

• Khi biểu quyết thông qua:

  • Ghi rõ trong biên bản rằng biên bản đã được chấp nhận.

• Đây là bước xác nhận cuối cùng để biên bản có giá trị sử dụng chính thức.

Xử lý chỉnh sửa trước khi biên bản được chấp nhận

• Nếu biên bản được góp ý và chỉnh sửa trước khi thông qua:

  • Thực hiện các chỉnh sửa cần thiết trong tài liệu.

  • Ở cuối biên bản, ghi chú ngắn gọn rằng biên bản đã được chỉnh sửa.

• Không cần mô tả chi tiết từng nội dung đã chỉnh sửa, trừ khi có yêu cầu riêng.

Ghi nhận kiến nghị chỉnh sửa sau khi đã thông qua

• Trường hợp có kiến nghị chỉnh sửa biên bản sau khi đã được chấp nhận:

  • Ghi nguyên văn nội dung kiến nghị chỉnh sửa.

  • Ghi rõ kết quả biểu quyết đối với kiến nghị đó (được thông qua hoặc không).

• Nội dung này cần được ghi vào biên bản của cuộc họp nơi kiến nghị chỉnh sửa được đưa ra.

Mẹo 4: Mẫu biên bản họp chuẩn, dễ chỉnh sửa và áp dụng

Bước 1: Sử dụng mẫu biên bản cuộc họp có sẵn

Tham khảo các website cung cấp mẫu biên bản

• Hiện nay có nhiều trang chia sẻ mẫu biên bản cuộc họp được thiết kế sẵn theo chuẩn.

• Các mẫu này thường đã:

  • Sắp xếp đúng bố cục cần thiết.

  • Bao gồm đầy đủ các phần quan trọng khi viết biên bản.

Tiết kiệm thời gian chuẩn bị

• Thay vì tự thiết kế từ đầu, bạn chỉ cần:

  • Chọn mẫu phù hợp với loại cuộc họp.

  • Điều chỉnh nhẹ cho đúng quy định nội bộ.

• Điều này đặc biệt hữu ích với người mới học cách viết biên bản cuộc họp hoặc phải ghi biên bản thường xuyên.

Giảm lỗi và tăng tính chuyên nghiệp

• Mẫu có sẵn giúp bạn:

  • Không quên các mục quan trọng như thời gian, người tham dự, quyết định.

  • Giữ biên bản nhất quán giữa các cuộc họp.

• Đây là kinh nghiệm thực tế được nhiều doanh nghiệp áp dụng để chuẩn hóa quy trình họp.

Linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu

• Mẫu chỉ là khung tham khảo.

• Bạn hoàn toàn có thể:

  • Thêm hoặc bớt mục.

  • Điều chỉnh cách trình bày cho phù hợp với văn hóa tổ chức.

Bước 2: Hướng dẫn tìm và tải mẫu biên bản cuộc họp phù hợp

Dành thời gian xem từng trang mẫu biên bản

• Khi truy cập các trang web cung cấp mẫu biên bản cuộc họp, đừng vội tải ngay.

• Hãy:

  • Dùng chức năng tìm kiếm trên trang để lọc theo nhu cầu.

  • Cuộn trang xem các mẫu có sẵn thay vì chỉ chọn mẫu đầu tiên.

• Việc này giúp bạn chọn được mẫu biên bản phù hợp nhất với loại họp và phong cách doanh nghiệp.

Chọn đúng loại mẫu theo nhu cầu của bạn

• Một số trang có nhiều loại mẫu khác nhau, ví dụ:

  • Mẫu biên bản chung.

  • Mẫu theo nhóm họp chuyên môn.

  • Mẫu theo quy trình chính thức.

• Khi đã xác định nhu cầu:

  • Tìm kỹ từng mục.

  • Chọn mẫu phù hợp nhất.

• Nhiều trang có nút “Download” hoặc “Sử dụng mẫu này” để tải về nhanh chóng.

Lưu mẫu ở nơi dễ tìm

• Sau khi tải về:

  • Hãy lưu file mẫu vào thư mục dễ nhớ trên máy tính hoặc hệ thống lưu trữ của bạn.

• Việc này giúp bạn:

  • Tránh bị mất file.

  • Dễ tái sử dụng cho các cuộc họp tiếp theo.

Bước 3: Mở và sử dụng mẫu biên bản cuộc họp hiệu quả

Giải nén và mở file mẫu

• Sau khi tải về, hãy:

  • Giải nén file (nếu file ở dạng nén).

  • Mở mẫu biên bản bằng Microsoft Word hoặc Excel, tùy định dạng.

• Đây là bước đầu tiên để bạn bắt đầu chỉnh sửa và áp dụng mẫu vào thực tế.

Ưu tiên dùng phiên bản Microsoft Word mới

• Để viết biên bản cuộc họp thuận tiện và ổn định:

  • Nên sử dụng phiên bản Microsoft Word mới nhất.

• Lợi ích thực tế:

  • Ít lỗi định dạng khi chỉnh sửa.

  • Dễ dùng các tính năng hỗ trợ như căn lề, bảng biểu, kiểm tra chính tả.

  • Tương thích tốt khi gửi file cho người khác.

Giữ phần mềm luôn được cập nhật

• Việc cập nhật phiên bản không chỉ để “cho mới”, mà giúp:

  • Làm việc nhanh hơn.

  • Hạn chế lỗi khi mở hoặc lưu file biên bản.

  • Dễ chỉnh sửa và chuẩn hóa biên bản theo mẫu chung của tổ chức.

Bước 4: Thêm logo và thông tin bản quyền vào biên bản

Chèn logo công ty ở phần đầu trang

• Sau khi mở mẫu biên bản, hãy:

  • Thêm logo công ty vào phần header.

• Việc này giúp:

  • Biên bản cuộc họp có nhận diện rõ ràng.

  • Thể hiện tính chuyên nghiệp và thống nhất với tài liệu nội bộ.

Xóa logo mẫu có sẵn trong template

• Hầu hết các mẫu tải về đều có logo minh họa.

• Bạn nên:

  • Xóa logo mẫu này.

  • Thay bằng logo chính thức của công ty hoặc tổ chức bạn.

• Điều này tránh gây nhầm lẫn về nguồn gốc tài liệu.

Kiểm tra kỹ điều khoản sử dụng của mẫu

• Trước khi sử dụng lâu dài, hãy dành thời gian:

  • Đọc điều khoản sử dụng của website cung cấp mẫu.

• Một số mẫu:

  • Chỉ cho phép dùng nội bộ.

  • Yêu cầu giữ lại thông tin bản quyền.

• Việc kiểm tra trước giúp bạn tránh rắc rối pháp lý không cần thiết, đặc biệt khi biên bản được lưu trữ hoặc chia sẻ rộng rãi.

Thêm ký hiệu bản quyền nếu cần

• Nếu tổ chức có quy định:

  • Có thể thêm ký hiệu bản quyền và năm phát hành ở header hoặc footer.

• Đây là chi tiết nhỏ nhưng thể hiện sự cẩn trọng trong quản lý tài liệu.

Bước 5: Chỉnh sửa tiêu đề biên bản cho đúng cuộc họp

Thay tiêu đề mặc định bằng tên cuộc họp thực tế

• Trong mẫu biên bản, phần tiêu đề thường có sẵn cụm “Meeting/Group”.

• Bạn cần:

  • Bôi đen cụm từ này.

  • Gõ lại tên chính xác của biên bản cuộc họp, ví dụ:

    • Biên bản họp phòng kinh doanh tháng 3

    • Biên bản họp ban điều hành quý I

• Tiêu đề rõ ràng giúp người đọc:

  • Nhận biết ngay nội dung biên bản.

  • Dễ tìm kiếm và lưu trữ về sau.

Đảm bảo tiêu đề phản ánh đúng nội dung

• Khi đặt tiêu đề, nên thể hiện:

  • Đối tượng họp (phòng ban, hội đồng, nhóm).

  • Tính chất cuộc họp (định kỳ, đột xuất, chuyên đề).

• Đây là chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng trong cách viết biên bản cuộc họp chuyên nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều cuộc họp mỗi tháng.

Bước 6: Tùy chỉnh giao diện biên bản cuộc họp (không bắt buộc)

Điều chỉnh màu sắc để biên bản chuyên nghiệp hơn

• Nếu muốn mẫu biên bản trông gọn gàng và hiện đại hơn, bạn có thể:

  • Thay đổi màu sắc.

  • Áp dụng một theme có sẵn trong file.

• Đây là bước tùy chọn, không ảnh hưởng đến nội dung nhưng giúp tài liệu dễ nhìn và thống nhất.

Thao tác nhanh trong Word

• Mở tab Page Layout (hoặc Layout).

• Vào mục Colors và Themes.

• Chọn theme có sẵn hoặc tùy chỉnh theo ý muốn.

• Các thay đổi này sẽ áp dụng đồng bộ cho toàn bộ biên bản.

Ưu tiên đồng bộ với nhận diện công ty

• Nên chọn màu sắc:

  • Phù hợp với logo công ty.

  • Nhẹ nhàng, dễ đọc khi in hoặc xem trên màn hình.

• Tránh màu quá đậm hoặc tương phản mạnh gây khó chịu cho người đọc.

Giữ sự đơn giản và nhất quán

• Biên bản cuộc họp là tài liệu làm việc, không phải ấn phẩm quảng cáo.

• Vì vậy:

  • Ưu tiên sự rõ ràng.

  • Không lạm dụng màu sắc hay hiệu ứng.

• Một giao diện đơn giản, thống nhất sẽ giúp biên bản cuộc họp chuyên nghiệp và dễ sử dụng lâu dài.

Bước 7: Tùy chỉnh tên các mục trong mẫu biên bản cuộc họp

Xem lại và đặt tên lại các mục cho phù hợp

• Trong mẫu biên bản thường có sẵn nhiều tên trường thông tin.

• Bạn nên:

  • Giữ lại những mục thực sự cần dùng.

  • Bỏ bớt mục không phù hợp với thực tế cuộc họp.

• Việc này giúp biên bản cuộc họp gọn gàng, đúng nhu cầu, tránh rườm rà.

Điều chỉnh nhãn mục cho dễ hiểu

• Nếu thấy tên mục chưa rõ nghĩa hoặc khó dùng:

  • Hãy đổi sang cách gọi quen thuộc với tổ chức.

• Ví dụ:

  • “Action Items” → “Công việc được giao”

  • “Discussion” → “Nội dung chính”

• Cách đặt tên rõ ràng giúp người đọc:

  • Hiểu nhanh nội dung.

  • Dễ rà soát và theo dõi công việc sau họp.

Thêm hoặc bớt mục theo loại cuộc họp

• Tùy từng loại cuộc họp, bạn có thể:

  • Thêm mục như “Theo dõi tiến độ”, “Quyết định quan trọng”.

  • Hoặc gộp bớt các mục nhỏ để biên bản súc tích hơn.

• Đây là bước quan trọng trong cách viết biên bản cuộc họp hiệu quả, đặc biệt với họp nội bộ diễn ra thường xuyên.

Ưu tiên sự nhất quán lâu dài

• Sau khi đã chỉnh sửa mẫu:

  • Nên dùng thống nhất cho các cuộc họp cùng loại.

• Điều này giúp:

  • Chuẩn hóa cách ghi biên bản.

  • Tiết kiệm thời gian cho cả người viết và người đọc.

Bước 8: Lưu và sử dụng mẫu biên bản cuộc họp hiệu quả

Lưu mẫu biên bản trên máy để dùng ngay khi họp

• Sau khi hoàn thiện mẫu, hãy lưu file trực tiếp trên laptop để:

  • Mang theo và mở ngay khi cuộc họp bắt đầu.

  • Không mất thời gian tìm lại hoặc tạo mới.

• Đây là bước quan trọng giúp bạn ghi biên bản cuộc họp nhanh và đúng cấu trúc ngay từ đầu.

Ưu tiên sử dụng Microsoft Office để ghi biên bản

• Nếu tiếp tục dùng Microsoft Word hoặc Excel:

  • Việc ghi chép và chỉnh sửa sẽ nhanh, gọn và quen tay.

  • Dễ theo kịp nhịp cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp nhiều nội dung.

• Thực tế cho thấy, dùng một công cụ thống nhất giúp biên bản:

  • Rõ ràng hơn.

  • Ít sai sót hơn.

  • Dễ lưu trữ và chia sẻ nội bộ.

In mẫu ra giấy nếu cần ghi tay

• Trong trường hợp không tiện dùng máy tính:

  • Bạn có thể in sẵn mẫu biên bản để ghi tay.

• Khi in, cần lưu ý:

  • Giữ nguyên độ cao các ô thông tin trong mẫu.

  • Đảm bảo đủ chỗ để ghi đầy đủ nội dung cuộc họp.

• Việc này giúp tránh tình trạng:

  • Ghi chật chội.

  • Bỏ sót thông tin quan trọng khi họp kéo dài.

Bước 9: Rà soát và hoàn thiện mẫu biên bản cuộc họp

Kiểm tra lại toàn bộ mẫu trước khi sử dụng

• Khi đã hoàn thành mẫu, hãy dành thời gian đọc lại từ đầu đến cuối để:

  • Phát hiện mục còn thiếu.

  • Nhận ra chỗ diễn đạt chưa rõ hoặc dễ gây hiểu nhầm.

• Đây là bước quan trọng để đảm bảo mẫu biên bản cuộc họp thực sự usable, không chỉ đẹp về hình thức.

Đảm bảo mẫu hỗ trợ tốt cho việc ghi chép

• Tự hỏi nhanh các câu sau:

  • Mỗi mục có đủ chỗ để ghi thông tin thực tế không?

  • Trình tự các mục có đúng với diễn biến cuộc họp không?

  • Có mục nào thừa hoặc không bao giờ dùng đến không?

• Điều chỉnh ngay nếu thấy chưa hợp lý, thay vì chờ đến lúc họp mới phát hiện.

Hoàn tất và chuẩn hóa mẫu biên bản

• Khi mọi nội dung đã rõ ràng:

  • Lưu lại mẫu chính thức.

  • Sử dụng thống nhất cho các cuộc họp cùng loại.

• Một mẫu biên bản tốt sẽ giúp:

  • Ghi chép nhanh hơn.

  • Ít bỏ sót thông tin.

  • Tăng độ chính xác trong từng cuộc họp.

Sẵn sàng cho các cuộc họp tiếp theo

• Có mẫu dẫn đường, bạn sẽ:

  • Tập trung hơn vào nội dung cuộc họp.

  • Không bị phân tâm vì lo thiếu mục hay ghi sai cấu trúc.

• Đây là lý do vì sao những người làm hành chính, thư ký, quản lý lâu năm luôn đầu tư nghiêm túc vào mẫu biên bản cuộc họp chuẩn.

Lưu ý quan trọng khi viết biên bản cuộc họp

Soạn biên bản ngay sau khi cuộc họp kết thúc

• Hãy đánh máy biên bản cuộc họp ngay khi họp xong, lúc thông tin còn mới và chính xác.

• Việc này giúp:

  • Giảm nhầm lẫn chi tiết.

  • Gửi nhanh các đầu việc được giao cho người liên quan để họ triển khai sớm.

Ngồi gần người chủ trì cuộc họp

• Nên chọn vị trí gần chủ tọa để:

  • Nghe rõ toàn bộ diễn biến.

  • Hỏi lại ngay khi chưa rõ mà không làm gián đoạn cuộc họp.

• Đây là kinh nghiệm thực tế giúp tăng độ chính xác khi ghi biên bản.

Lưu trữ biên bản ở nơi an toàn

• Biên bản cuộc họp cần được:

  • Lưu trữ có hệ thống.

  • Bảo quản cẩn thận vì có thể được tra cứu trong nhiều năm sau.

• Trong một số trường hợp pháp lý, biên bản có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín hoặc trách nhiệm của cá nhân, tổ chức.

Yêu cầu kiến nghị được ghi bằng văn bản

• Khi có thể, hãy đề nghị người đưa ra kiến nghị:

  • Viết nội dung kiến nghị ra giấy hoặc gửi file.

• Cách này giúp:

  • Tránh ghi sai.

  • Giảm áp lực ghi chép ngay tại chỗ.

Chủ động hỏi lại khi chưa rõ

• Đừng ngại:

  • Ngắt lời lịch sự.

  • Xin nhắc lại nội dung hoặc tên người phát biểu.

• Ghi đúng thông tin quan trọng quan trọng hơn việc giữ nhịp họp liền mạch.

Hiểu rõ giá trị lâu dài của biên bản

• Biên bản không chỉ dùng cho cuộc họp kế tiếp.

• Chúng có thể:

  • Được dùng làm căn cứ đối chiếu nhiều năm sau.

  • Xuất hiện trong các tình huống kiểm tra, tranh chấp hoặc pháp lý.

Nắm các quy tắc dành cho thư ký

• Nếu tổ chức họp theo quy chuẩn, nên tham khảo các phần liên quan đến vai trò thư ký trong Robert's Rules of Order.

• Điều này giúp bạn hiểu:

  • Ghi gì là đúng.

  • Ghi đến mức nào là đủ.

Ghi theo đúng trình tự diễn ra

• Mọi nội dung cần được ghi theo thứ tự xảy ra trong cuộc họp.

• Nếu một vấn đề được nhắc lại nhiều lần:

  • Ghi lại ở từng thời điểm.

  • Không gộp chung thành một mục.

Giữ biên bản ngắn gọn, đúng trọng tâm

• Ngay cả khi được yêu cầu ghi thảo luận:

  • Chỉ ghi các ý chính.

  • Tránh chi tiết rườm rà.

• Ghi quá nhiều sẽ làm biên bản:

  • Khó đọc.

  • Mất giá trị sử dụng thực tế.

Tuyệt đối không đưa ý kiến cá nhân

• Biên bản phải:

  • Trung lập.

  • Khách quan.

• Cảm nhận, suy đoán hay cảm xúc của người ghi không được xuất hiện trong biên bản cuộc họp.

Xử lý nội dung bảo mật đúng cách

• Với phần họp thuộc bảo mật luật sư – thân chủ:

  • Không ghi nội dung chi tiết.

  • Chỉ ghi chú rằng phần thảo luận không được ghi biên bản do tính bảo mật.

• Nếu buộc phải ghi:

  • Lập biên bản riêng.

  • Đánh dấu bảo mật.

  • Lưu trữ tách biệt và ghi rõ ai được quyền truy cập.

Nguồn tham khảo

1. http://www.robertsrules.com/
2. https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/
   attachment_data/file/61207/Guide_20to_20Minute_20Taking.pdf
3. http://www.governance.uwa.edu.au/committees/principles/meetings/
   preparation/minutes#steps

Biên dịch: Lesley Collins Tran.