Cách tạo cuộc gọi nhóm trên điện thoại: 2 mẹo đơn giản và nhanh chóng

Trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, cuộc gọi nhóm đã trở thành công cụ không thể thiếu. Theo nhiều báo cáo về xu hướng làm việc linh hoạt, hơn 60% nhân sự văn phòng từng tham gia họp từ xa ít nhất 1 lần mỗi tuần. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tạo cuộc gọi nhóm sao cho nhanh, không lỗi, không gián đoạn.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo cuộc gọi nhóm trên điện thoại cực đơn giản, áp dụng cho cả công việc, học tập lẫn trao đổi cá nhân. Chỉ với vài thao tác cơ bản, bạn có thể kết nối từ 3 người trở lên trong cùng một cuộc gọi mà không cần cài thêm ứng dụng phức tạp. Nếu bạn đang tìm cách gọi điện nhiều người cùng lúc, muốn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trao đổi, đây chính là hướng dẫn dành cho bạn.

Mẹo 1: Hướng dẫn tạo cuộc gọi nhóm trên điện thoại

Bước 1: Gọi điện nhóm trên điện thoại

1. Gọi cho người đầu tiên trong cuộc gọi nhóm

• Mở ứng dụng Điện thoại trên smartphone.

• Chọn số từ danh bạ hoặc nhập trực tiếp bằng bàn phím số.

• Nhấn gọi và chờ đến khi người đó bắt máy.

Đây là bước khởi tạo quan trọng trong cách tạo cuộc gọi nhóm. Bạn cần đảm bảo cuộc gọi đầu tiên đã được kết nối thành công thì mới có thể thêm người khác vào cuộc gọi hội nghị.

2. Thêm người tham gia mới vào cuộc gọi

• Khi cuộc gọi đầu tiên đã kết nối, nhìn trên màn hình sẽ thấy tùy chọn Thêm cuộc gọi (Add Call).

• Nhấn vào nút này, hệ thống sẽ tự động giữ người đầu tiên ở chế độ chờ.

• Tiếp tục chọn người thứ hai trong danh bạ hoặc nhập số mới để thực hiện cuộc gọi tiếp theo.

Thao tác này là nền tảng trong cách gọi điện nhiều người cùng lúc trên điện thoại iPhone hoặc Android. Khi người thứ hai bắt máy, bạn có thể tiếp tục thực hiện bước gộp cuộc gọi để hoàn tất cuộc gọi hội nghị.

Bước 2: Gọi cho người tiếp theo trong cuộc gọi nhóm

• Sau khi đã thêm người thứ hai, tiếp tục nhấn Thêm cuộc gọi trên màn hình.

• Chọn người cần thêm từ danh bạ hoặc nhập số điện thoại trực tiếp.

• Nhấn gọi và chờ người đó bắt máy.

Đây là thao tác lặp lại trong cách tạo cuộc gọi nhóm trên điện thoại khi bạn muốn thêm nhiều người hơn vào cuộc gọi hội nghị. Mỗi lần thêm, hệ thống sẽ tự động giữ cuộc gọi trước đó ở trạng thái chờ cho đến khi bạn tiến hành gộp lại.

Bước 3: Gộp cuộc gọi để tạo cuộc gọi nhóm

• Sau khi người thứ hai đã bắt máy, nhấn Gộp cuộc gọi (Merge Call) trên màn hình.

• Hệ thống sẽ kết nối tất cả các bên vào cùng một cuộc gọi hội nghị.

• Lúc này, bạn đã hoàn tất cách tạo cuộc gọi nhóm cơ bản trên điện thoại.

Đây là bước quyết định trong cách gọi điện nhiều người cùng lúc. Nếu chưa nhấn gộp, các cuộc gọi vẫn đang tách riêng và chưa trở thành một cuộc gọi hội nghị thực sự.

Số lượng người có thể tham gia cuộc gọi nhóm

• Thông thường có thể hội nghị tối đa khoảng 5 người.

• Số lượng cụ thể phụ thuộc vào nhà mạng bạn đang sử dụng.

• Nên kiểm tra trước với tổng đài nếu cần tổ chức cuộc gọi nhiều người quan trọng.

Việc nắm rõ giới hạn giúp bạn chủ động hơn khi triển khai cuộc gọi nhóm trên điện thoại, đặc biệt trong họp công việc hoặc trao đổi với nhiều đối tác.

Thiết bị hỗ trợ tạo cuộc gọi hội nghị

• Tính năng này hoạt động ổn định trên iPhone của Apple.

• Các dòng Android phổ biến, bao gồm HTC Hero, cũng hỗ trợ tương tự.

• Hầu hết smartphone hiện nay đều tích hợp sẵn tính năng này mà không cần cài thêm ứng dụng.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể hoàn thành cách tạo cuộc gọi nhóm trên iPhone và Android một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo trao đổi thông tin hiệu quả.

Mẹo 2: Cách chọn dịch vụ gọi hội nghị phù hợp công việc

Bước 1: Chọn dịch vụ họp trực tuyến phù hợp

• Tìm nhà cung cấp hỗ trợ cuộc gọi hội nghị hoặc họp trực tuyến theo nhu cầu.

• Các nền tảng phổ biến như GoToMeeting hoặc Skype cho phép tạo cuộc gọi nhóm audio/video với nhiều mức giá khác nhau.

• Gói dịch vụ có thể miễn phí hoặc tính phí từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi năm, tùy số lượng người tham gia và tính năng đi kèm.

Việc lựa chọn đúng ngay từ đầu giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng cuộc gọi nhóm ổn định khi sử dụng lâu dài cho công việc.

Hiểu rõ cách tính phí để tối ưu ngân sách

• Trả phí theo từng cuộc gọi: chi phí phụ thuộc vào số người tham gia và thời lượng cuộc gọi.

• Trả phí cố định hàng tháng: sử dụng không giới hạn qua một “cầu nối hội nghị” (conference bridge).

• Thông thường, người tổ chức (host) là người thanh toán dịch vụ.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên họp online, gói cố định sẽ tối ưu hơn so với trả phí theo từng cuộc.

Kiểm tra yêu cầu kỹ thuật trước khi đăng ký

• Một số nhà cung cấp yêu cầu mua thêm thiết bị hoặc đăng ký dịch vụ đường dài.

• Một số dịch vụ trả trước cho phép dùng trực tiếp điện thoại bàn, điện thoại di động hoặc máy tính.

• Cần xác định rõ bạn muốn sử dụng cuộc gọi nhóm trên điện thoại, trên máy tính hay kết hợp cả hai.

Việc kiểm tra trước giúp tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Cân nhắc số điện thoại miễn phí hay tính phí đường dài

• Có thể đăng ký số tổng đài miễn phí (toll-free) để người tham gia không mất phí.

• Hoặc để người tham gia tự chi trả phí gọi đường dài.

• Với họp nội bộ, phương án chia sẻ chi phí có thể phù hợp hơn.

Lựa chọn này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người tham gia và tổng chi phí vận hành.

Kết hợp cuộc gọi nhóm với họp trực tuyến chia sẻ tài liệu

• Nhiều nền tảng cho phép kết hợp cuộc gọi hội nghị với chia sẻ màn hình, trình chiếu tài liệu.

• Có thể sử dụng gói tích hợp sẵn của nhà cung cấp.

• Hoặc đơn giản là yêu cầu tất cả người tham gia truy cập cùng một đường link hoặc mở chung một file khi đang trong cuộc gọi.

Giải pháp này đặc biệt hữu ích khi cần trình bày báo cáo, thuyết trình hoặc đào tạo từ xa, giúp cách tạo cuộc gọi nhóm trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thông tin tham gia cuộc gọi nhóm

• Cung cấp số điện thoại hội nghị (conference number) cho tất cả người tham gia.

• Gửi kèm mã truy cập / mật khẩu cuộc gọi (access code, PIN) nếu hệ thống yêu cầu.

• Thông báo rõ thời gian bắt đầu, múi giờ (nếu có người ở nhiều khu vực khác nhau).

• Hướng dẫn ngắn cách tham gia để tránh nhầm lẫn khi vào cuộc gọi hội nghị.

Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin giúp người tham gia vào phòng họp nhanh chóng, hạn chế tình trạng gọi nhầm số hoặc nhập sai mã – lỗi thường gặp khi mới triển khai cách tạo cuộc gọi nhóm cho doanh nghiệp.

Kiểm tra hệ thống trước khi họp chính thức

• Thử gọi vào “cầu nối hội nghị” (conference bridge) trước 1–2 ngày.

• Kiểm tra âm thanh, micro, loa hoặc tai nghe.

• Đảm bảo mã truy cập hoạt động chính xác.

• Xác nhận giới hạn số người tham gia theo gói dịch vụ.

Bước thử nghiệm này đặc biệt quan trọng nếu bạn lần đầu sử dụng nền tảng hoặc tổ chức cuộc gọi nhóm trên điện thoại và máy tính. Kiểm tra trước giúp tránh sự cố kỹ thuật trong buổi họp quan trọng và nâng cao tính chuyên nghiệp khi triển khai gọi điện nhiều người cùng lúc.

Bước 3: Lên lịch cuộc gọi nhóm rõ ràng, chuyên nghiệp

Bước 4: Chọn không gian phù hợp khi thực hiện cuộc gọi nhóm

• Thực hiện cuộc gọi nhóm trên điện thoại hoặc máy tính tại nơi yên tĩnh, hạn chế tiếng ồn xung quanh.

• Sử dụng tai nghe có micro để âm thanh rõ ràng hơn.

• Tắt thông báo ứng dụng, chuông điện thoại phụ để tránh gián đoạn.

• Kiểm tra đường truyền internet nếu họp trực tuyến có hình ảnh.

Môi trường tốt giúp cuộc gọi hội nghị chuyên nghiệp hơn, tránh mất tập trung và nâng cao chất lượng trao đổi.

Xây dựng agenda rõ ràng trước khi họp

• Xác định mục tiêu chính của cuộc họp.

• Liệt kê từng nội dung sẽ thảo luận.

• Phân công cụ thể ai sẽ trình bày phần nào.

• Sắp xếp thứ tự nội dung theo mức độ ưu tiên.

Việc chuẩn bị agenda giúp kiểm soát thời gian hiệu quả và tránh lan man khi tổ chức cách tạo cuộc gọi nhóm cho công việc.

Gửi agenda và thông tin họp cho tất cả người tham gia

• Gửi email kèm thời gian, số điện thoại hoặc link tham gia.

• Đính kèm tài liệu liên quan để mọi người chuẩn bị trước.

• Yêu cầu xác nhận đã nhận được thông tin.

Chia sẻ trước nội dung giúp người tham gia chủ động hơn, tăng tính tương tác trong cuộc gọi nhóm.

Tuân thủ đúng agenda trong suốt cuộc họp

• Bám sát từng nội dung đã lên kế hoạch.

• Nhắc khéo khi cuộc thảo luận đi lệch trọng tâm.

• Theo dõi thời gian để biết khi nào cần kết thúc.

Việc tuân thủ agenda là yếu tố quan trọng giúp cuộc gọi hội nghị diễn ra đúng mục tiêu, đúng thời gian và đạt hiệu quả cao nhất.

Bước 5: Bắt đầu cuộc gọi nhóm đúng giờ

• Đăng nhập hoặc gọi vào hệ thống đúng giờ đã lên lịch.

• Tốt nhất nên vào trước khoảng 5–10 phút để kiểm tra âm thanh và kết nối.

• Xác nhận micro, loa, camera (nếu có) hoạt động bình thường.

Việc chủ động sớm giúp bạn kiểm soát tốt hơn khi triển khai cách tạo cuộc gọi nhóm, tránh tình trạng lúng túng hoặc trễ giờ – điều dễ làm giảm uy tín trong môi trường công việc.

Hiểu cơ chế hoạt động của nền tảng họp

• Một số hệ thống không cho phép đăng nhập trước thời gian đã đặt lịch.

• Một số nền tảng yêu cầu người chủ trì (host) đăng nhập bằng mật khẩu riêng thì cuộc họp mới bắt đầu.

• Người tham gia sẽ phải chờ nếu host chưa vào phòng họp.

Vì vậy, nếu bạn là người tổ chức cuộc gọi hội nghị, hãy đảm bảo đăng nhập đúng vai trò và có sẵn mã chủ trì. Điều này giúp cuộc gọi nhóm trên điện thoại hoặc máy tính diễn ra suôn sẻ ngay từ những phút đầu tiên, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho tất cả mọi người.

Bước 6: Chờ đủ người tham gia trước khi bắt đầu

• Kiểm tra danh sách người đã vào phòng họp hoặc đã kết nối cuộc gọi.

• Đợi thêm 1–3 phút nếu còn người chưa tham gia nhưng đã xác nhận trước đó.

• Khi bắt đầu, giới thiệu ngắn gọn mục tiêu của cuộc gọi nhóm để mọi người nắm rõ nội dung chính.

Việc khởi động đúng cách giúp cuộc gọi hội nghị tập trung ngay từ đầu và tránh lặp lại thông tin nhiều lần cho người đến muộn.

Tổng kết nội dung trước khi kết thúc cuộc gọi

• Tóm tắt những điểm đã thống nhất hoặc quyết định quan trọng.

• Nhắc lại các mốc thời gian, người phụ trách và công việc cần thực hiện tiếp theo.

• Xác nhận lại nếu còn điểm nào chưa rõ.

Đây là bước quan trọng trong cách tạo cuộc gọi nhóm hiệu quả, giúp tránh hiểu sai hoặc bỏ sót nhiệm vụ sau buổi họp.

Kết thúc chuyên nghiệp và rõ ràng

• Thông báo chính thức cuộc họp đã kết thúc.

• Cảm ơn mọi người đã tham gia và đóng góp ý kiến.

• Nếu cần, thông báo thời gian dự kiến cho cuộc họp tiếp theo.

Một phần kết rõ ràng giúp cuộc gọi nhóm trên điện thoại hoặc online không bị kéo dài không cần thiết, đồng thời tạo thói quen làm việc chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của tất cả người tham gia.

Hạn chế tiếng ồn trong cuộc gọi nhóm

• Tránh lật giấy, gõ bàn phím liên tục khi không cần thiết.

• Đặt micro cách xa nguồn gây tiếng ồn như quạt, điều hòa.

• Chuẩn bị tài liệu sẵn để không phải tìm kiếm trong lúc đang họp.

Tiếng ồn nền là nguyên nhân phổ biến làm giảm chất lượng cuộc gọi hội nghị, đặc biệt khi họp với nhiều người cùng lúc.

Sử dụng nút tắt tiếng đúng cách

• Bật mute khi không phát biểu.

• Tắt micro nếu có tiếng ho, hắt hơi hoặc âm thanh riêng tư.

• Kiểm tra lại micro trước khi bắt đầu nói để tránh bị gián đoạn.

Thói quen này giúp cuộc gọi nhóm trên điện thoại hoặc online chuyên nghiệp và dễ nghe hơn.

Không ăn uống trong lúc họp

• Tránh nhai kẹo cao su, snack hoặc thức ăn gây tiếng động.

• Nếu họp dài, nên thông báo nghỉ giữa giờ thay vì vừa ăn vừa họp.

Âm thanh nhỏ nhưng lặp lại nhiều lần có thể gây khó chịu cho người tham gia, đặc biệt trong gọi điện nhiều người cùng lúc.

Đảm bảo khả năng truy cập quốc tế

• Kiểm tra xem người tham gia ở ngoài Hoa Kỳ hoặc quốc gia của bạn có thể gọi vào hệ thống hay không.

• Xác nhận nền tảng có hỗ trợ số truy cập quốc tế.

• Kiểm tra múi giờ để tránh nhầm lẫn lịch họp.

Với các cuộc họp xuyên biên giới, đây là yếu tố quan trọng để cách tạo cuộc gọi nhóm diễn ra suôn sẻ.

Kiểm tra kỹ chi phí số miễn phí và số tính phí

• So sánh mức giá giữa số toll-free và số tính cước thông thường.

• Lưu ý rằng chi phí có thể chênh lệch đáng kể.

• Tính toán trước nếu thường xuyên tổ chức cuộc gọi hội nghị quy mô lớn.

Tìm hiểu kỹ về phí ẩn và điều khoản hợp đồng

• Hỏi rõ về phí thiết lập, phí duy trì hàng tháng hoặc phí vượt giới hạn.

• Kiểm tra cam kết thời gian sử dụng tối thiểu.

• Yêu cầu bảng giá chi tiết bằng văn bản trước khi ký hợp đồng.

Việc minh bạch chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn khi triển khai dịch vụ cuộc gọi nhóm chuyên nghiệp, tránh phát sinh ngoài dự kiến và đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Nguồn tham khảo

1. Rosenberg, A., PCC. Founder of Pacific Life Coach. Expert interview.
   

Biên dịch: Rene Lee Nguyen.