Cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị: 3 mẹo trình bày

Theo khảo sát nội bộ của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, hơn 60% ý kiến đưa ra trong các cuộc họp Hội đồng quản trị không được xem xét đầy đủ vì trình bày sai cách hoặc không đúng quy trình. Thực tế cho thấy, chỉ cần hiểu và áp dụng đúng cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, khả năng đề xuất được thảo luận và thông qua có thể tăng gấp đôi.

Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ cách đưa ra kiến nghị (motion) một cách rõ ràng, đúng chuẩn họp HĐQT, dễ hiểu cho cả người mới lẫn người đã tham gia quản trị, từ đó nâng cao tiếng nói và hiệu quả ra quyết định trong cuộc họp.

Mẹo 1: Cách viết kiến nghị chuẩn trong họp Hội đồng quản trị

Bước 1: Nắm rõ quy chế họp Hội đồng quản trị trước khi kiến nghị

Hiểu rõ quy định họp của Hội đồng quản trị

• Phần lớn các cuộc họp HĐQT áp dụng một phiên bản của Robert’s Rules of Order, nhưng nhiều đơn vị có quy chế họp riêng.

• Việc nắm rõ cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị theo đúng quy định nội bộ giúp đề xuất của bạn được lắng nghe và đánh giá nghiêm túc hơn.

Tìm và đọc bản quy chế chính thức

• Hầu hết tổ chức đều có văn bản quy định họp bằng văn bản.

• Bạn có thể:

  • Kiểm tra trên website nội bộ hoặc website chính thức của tổ chức.

  • Trao đổi với thư ký hoặc người ghi biên bản họp, vì họ thường lưu giữ bản quy chế cập nhật nhất.

Xác định yêu cầu trước khi đưa ra kiến nghị

• Kiểm tra xem bạn có cần:

  • Thông báo trước cho Chủ tịch HĐQT hoặc Ban thư ký về nội dung kiến nghị hay không.

  • Gửi văn bản kiến nghị bằng văn bản trước cuộc họp theo thời hạn quy định.

• Đây là bước quan trọng để tránh việc kiến nghị bị từ chối vì lý do thủ tục, dù nội dung có hợp lý.

Quan sát thực tế trước khi tự mình kiến nghị

• Nếu chưa từng tham dự họp HĐQT, hãy cố gắng tham dự ít nhất một cuộc họp trước đó.

• Việc quan sát cách người khác đưa ra kiến nghị giúp bạn:

  • Hiểu rõ trình tự phát biểu.

  • Biết thời điểm phù hợp để đề xuất.

  • Tự tin hơn khi áp dụng đúng quy trình kiến nghị trong cuộc họp Hội đồng quản trị.

Bước 2: Chuẩn bị mẫu văn bản kiến nghị họp Hội đồng quản trị

Kiểm tra xem có mẫu hoặc biểu mẫu sẵn không

• Khi áp dụng cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, nhiều tổ chức yêu cầu kiến nghị phải nộp bằng văn bản.

• Một số Hội đồng quản trị có biểu mẫu chính thức bắt buộc sử dụng.

• Ngay cả khi không bắt buộc, nhiều nơi vẫn cung cấp mẫu kiến nghị tham khảo để đảm bảo nội dung đúng chuẩn.

Tìm nguồn cung cấp biểu mẫu

• Bạn có thể:

  • Tra cứu trên website chính thức hoặc cổng thông tin nội bộ của tổ chức.

  • Liên hệ thư ký HĐQT hoặc người ghi biên bản họp, họ thường là người nắm rõ và cung cấp đúng mẫu đang áp dụng.

• Việc dùng đúng biểu mẫu giúp kiến nghị của bạn không bị loại vì sai hình thức.

Tự soạn văn bản khi không có mẫu

• Nếu không có mẫu hoặc template, hãy trình bày kiến nghị bằng văn bản với cấu trúc rõ ràng, gồm:

  • Tiêu đề kiến nghị: ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung đề xuất.

  • Mô tả ngắn gọn: giải thích vấn đề và lý do cần xem xét.

  • Nội dung quyết nghị đề xuất: nêu rõ Hội đồng quản trị cần thông qua điều gì.

• Cách trình bày này giúp lãnh đạo dễ đọc, dễ hiểu và tăng khả năng kiến nghị được đưa vào chương trình họp.

Bước 3: Xác định loại kiến nghị phù hợp trong họp HĐQT

Xác định rõ loại kiến nghị bạn muốn đưa ra

• Trong cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, có 4 loại kiến nghị cơ bản:

  • Kiến nghị chính: đề xuất một vấn đề mới, độc lập để HĐQT xem xét.

  • Kiến nghị phụ: dùng để điều chỉnh, hoãn, hoặc làm rõ một kiến nghị đang được thảo luận.

  • Kiến nghị ưu tiên: liên quan đến trật tự, thời gian hoặc quyền lợi của cuộc họp.

  • Kiến nghị phát sinh: nảy sinh từ tình huống cụ thể trong quá trình họp.

Hiểu mối liên hệ giữa kiến nghị và nội dung họp

• Kiến nghị chính và kiến nghị ưu tiên:

  • Không phụ thuộc vào nội dung nào đang thảo luận.

  • Thường cần chuẩn bị trước, có thể soạn bằng văn bản.

• Kiến nghị phụ và kiến nghị phát sinh:

  • Chỉ xuất hiện khi HĐQT đang bàn một vấn đề cụ thể.

  • Thường được đưa ra trực tiếp tại cuộc họp, không cần (và khó) chuẩn bị sẵn bằng văn bản.

Kiểm tra quy định riêng của Hội đồng quản trị

• Mỗi tổ chức có thể có quy chế họp HĐQT khác nhau.

• Với kiến nghị chính, bạn có thể cần:

  • Thông báo trước cho Chủ tọa cuộc họp.

  • Gửi nội dung kiến nghị trước cuộc họp, ví dụ trước 24 giờ theo quy định nội bộ.

• Việc tuân thủ đúng quy trình giúp kiến nghị được đưa vào chương trình họp chính thức, tránh bị bỏ qua vì lý do thủ tục.

Bước 4: Viết kiến nghị rõ ràng, ngắn gọn, dễ được thông qua

Dùng ngôn từ rõ ràng và súc tích

• Khi áp dụng cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, nội dung kiến nghị nên ngắn gọn và đi thẳng vào trọng tâm.

• Hãy mô tả chính xác hành động bạn muốn HĐQT thực hiện hoặc quan điểm bạn muốn HĐQT xác nhận.

• Ưu tiên câu chủ động, tránh diễn đạt vòng vo để người đọc hiểu ngay ý định của bạn.

Cân bằng giữa đủ ý và không lan man

• Kiến nghị cần:

  • Bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng để HĐQT ra quyết định.

  • Tránh chi tiết thừa, giải thích dài dòng không cần thiết.

• Nguyên tắc thực tế là:

  • Thiếu thông tin → kiến nghị khó được thông qua.

  • Quá nhiều chữ → người đọc dễ bỏ sót ý chính.

Nhờ người khác rà soát trước khi nộp

• Nếu có thời gian chuẩn bị, hãy:

  • Nhờ một người có kinh nghiệm họp HĐQT đọc lại nội dung kiến nghị.

  • Hỏi thẳng xem có đoạn nào có thể cắt bớt mà vẫn giữ nguyên ý.

• Cách này giúp văn bản kiến nghị trở nên mạch lạc hơn và tăng khả năng được đưa ra thảo luận.

Bước 5: Viết kiến nghị cụ thể để tránh bị hiểu sai

Càng cụ thể, khả năng được thông qua càng cao

• Trong cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, kiến nghị càng chung chung thì tỷ lệ bị bác bỏ càng lớn.

• Thành viên HĐQT thường không bỏ phiếu cho một kiến nghị nếu:

  • Không hiểu rõ nội dung.

  • Có nhiều cách hiểu khác nhau.

  • Lo ngại rủi ro phát sinh khi triển khai.

Hạn chế tối đa cách hiểu mơ hồ

• Khi soạn kiến nghị, hãy đặt mục tiêu:

  • Không để người đọc phải “đoán” ý bạn muốn nói.

  • Không để mỗi người hiểu theo một hướng khác nhau.

• Tránh các cụm từ mơ hồ như:

  • “xem xét thay đổi”

  • “điều chỉnh phù hợp”

  • “lựa chọn đơn vị tốt hơn”

Nêu rõ tên, hành động và kết quả mong muốn

• Thay vì viết chung chung, hãy chỉ rõ:

  • Đối tượng liên quan là ai.

  • Hành động cụ thể cần được HĐQT phê duyệt.

  • Kết quả sau khi thông qua sẽ là gì.

• Ví dụ thực tế:

  • Không nên: đề xuất thay đổi đơn vị chăm sóc cảnh quan.

  • Nên: đề xuất chuyển từ đơn vị ABC Landscaping sang XYZ Landscaping kể từ tháng cụ thể.

Mẹo 2: Kỹ năng trình bày kiến nghị thuyết phục trong cuộc họp

Bước 1: Xin quyền phát biểu trước khi kiến nghị tại HĐQT

Chờ được chủ tọa cho phép phát biểu

• Trong cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, bạn không thể tự ý phát biểu khi chưa được chủ tọa công nhận.

• Quy trình cụ thể có thể khác nhau giữa các tổ chức, nhưng nguyên tắc chung là:

  • Chờ đúng thời điểm.

  • Chỉ phát biểu khi được mời hoặc được cho phép.

Thực hiện tín hiệu theo quy định của cuộc họp

• Khi đến lượt đưa ra kiến nghị, bạn thường sẽ:

  • Đứng lên, hoặc

  • Giơ tay để xin phát biểu.

• Sau khi chủ tọa gọi tên hoặc xác nhận, bạn mới bắt đầu trình bày nội dung kiến nghị.

Nhận biết đúng thời điểm để đưa ra kiến nghị

• Thông thường, chủ tọa sẽ mở phần kiến nghị bằng câu hỏi như:

  • “Có vấn đề mới nào cần đưa ra không?”

  • “Có ai có kiến nghị mới không?”

• Đây là thời điểm phù hợp và an toàn nhất để áp dụng quy trình kiến nghị trong cuộc họp Hội đồng quản trị.

Bước 2: Chờ được chủ tọa công nhận trước khi trình bày kiến nghị

Chỉ bắt đầu khi được chủ tọa cho phép

• Trong cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, bạn cần chờ chủ tọa sẵn sàng tiếp nhận kiến nghị.

• Khi đến lượt, chủ tọa thường:

  • Chỉ tay về phía bạn, hoặc

  • Gọi trực tiếp tên bạn.

• Lúc này, bạn mới chính thức được quyền phát biểu và trình bày kiến nghị.

Thực hiện đúng vị trí phát biểu theo quy ước

• Tùy quy định của từng HĐQT, bạn có thể:

  • Đứng tại chỗ ngồi để phát biểu.

  • Di chuyển lên phía trước phòng họp.

• Việc tuân thủ đúng vị trí phát biểu giúp cuộc họp diễn ra trật tự và chuyên nghiệp.

Linh hoạt với các cuộc họp quy mô nhỏ

• Với các HĐQT nhỏ, mang tính trao đổi thân mật, nơi mọi người ngồi quanh một bàn:

  • Bạn có thể không cần đứng lên.

  • Không cần di chuyển vị trí.

• Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo được chủ tọa công nhận trước khi nói.

Bước 3: Trình bày mục đích khi đưa ra kiến nghị tại HĐQT

Xưng hô đúng với chủ tọa cuộc họp

• Khi được công nhận phát biểu, hãy gọi chủ tọa bằng chức danh chính thức như “Chủ tịch” hoặc “Chủ tọa”.

• Nếu chưa chắc chắn chức danh, hãy:

  • Lắng nghe cách chủ tọa tự xưng khi mời người khác phát biểu.

  • Thông thường chủ tọa sẽ nói theo ngôi thứ ba, ví dụ: “Chủ tọa ghi nhận ý kiến của ông/bà…”.

• Sau đó, xưng hô lịch sự bằng “Ông” hoặc “Bà” theo thông lệ của tổ chức.

Nêu rõ mục đích phát biểu ngay từ đầu

• Bắt đầu bằng câu ngắn gọn, rõ ràng như:

  • “Tôi xin đề xuất một kiến nghị.”

• Ở một số Hội đồng quản trị:

  • Chủ tọa sẽ xác nhận lại mục đích và cho phép bạn tiếp tục.

• Ở những nơi khác:

  • Bạn có thể tiếp tục trình bày nội dung kiến nghị ngay sau câu mở đầu.

Xác định loại kiến nghị nếu được yêu cầu

• Tùy theo quy chế họp HĐQT, bạn có thể cần:

  • Nêu rõ đây là kiến nghị chính, kiến nghị phụ hay kiến nghị ưu tiên.

• Việc xác định đúng loại kiến nghị giúp chủ tọa:

  • Xử lý đúng trình tự.

  • Đưa kiến nghị vào thảo luận theo đúng quy định.

Bước 4: Cách trình bày kiến nghị rõ ràng trước Hội đồng quản trị

Bắt đầu kiến nghị bằng câu chuẩn mực

• Khi được phép tiếp tục, hãy mở đầu bằng cụm từ quen thuộc:

  • “Tôi xin đề xuất…” hoặc “Tôi đề nghị…”

• Ngay sau đó, nêu rõ hành động bạn muốn Hội đồng quản trị thực hiện.

• Nếu đã chuẩn bị sẵn văn bản, bạn có thể đọc trực tiếp nội dung kiến nghị để tránh sai sót.

Luôn diễn đạt theo hướng khẳng định

• Trong cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, nguyên tắc quan trọng là:

  • Nói rõ HĐQT nên làm gì, không phải không nên làm gì.

• Cách diễn đạt khẳng định giúp:

  • Nội dung dễ hiểu.

  • Việc biểu quyết rõ ràng, minh bạch.

  • Tránh tranh luận lan man về cách hiểu.

Nêu chính xác hành động và đối tượng liên quan

• Một kiến nghị hiệu quả cần thể hiện rõ:

  • Hành động cụ thể.

  • Đối tượng hoặc đơn vị liên quan.

  • Quyết định mong muốn sau khi được thông qua.

• Ví dụ trình bày đúng:

  • “Tôi đề nghị Hội đồng quản trị chấm dứt hợp đồng với đơn vị ABC Landscaping và ký hợp đồng mới với XYZ Landscaping.”

Bước 5: Chờ người ủng hộ kiến nghị trong cuộc họp HĐQT

Hiểu vì sao kiến nghị cần người ủng hộ

• Trong cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, đa số kiến nghị phải có ít nhất một thành viên khác ủng hộ.

• Mục đích là để:

  • Tránh việc HĐQT dành thời gian cho đề xuất chỉ mang tính cá nhân.

  • Đảm bảo kiến nghị có mức độ quan tâm tối thiểu từ tập thể.

Quy trình ủng hộ kiến nghị diễn ra như thế nào

• Sau khi bạn trình bày xong, chủ tọa thường sẽ hỏi:

  • “Có ai ủng hộ kiến nghị này không?”

• Một thành viên khác sẽ:

  • Đứng lên hoặc giơ tay.

  • Nói rõ: “Tôi xin ủng hộ kiến nghị” hoặc ngắn gọn là “Tôi ủng hộ”.

• Khi có người ủng hộ hợp lệ, kiến nghị mới được đưa vào thảo luận chính thức.

Chủ động chuẩn bị người ủng hộ từ trước

• Trong thực tế họp HĐQT, cách làm hiệu quả là:

  • Trao đổi trước với một vài thành viên về nội dung kiến nghị.

  • Giải thích ngắn gọn lý do và lợi ích của đề xuất.

  • Hỏi thẳng xem họ có sẵn sàng ủng hộ kiến nghị tại cuộc họp hay không.

• Việc chuẩn bị trước giúp:

  • Tránh tình huống kiến nghị bị “chết yểu” vì không ai ủng hộ.

  • Tăng tính chuyên nghiệp và khả năng kiến nghị được thảo luận nghiêm túc.

Mẹo 3: Quy trình đạt nghị quyết nhanh chóng trong họp HĐQT

Bước 1: Lắng nghe chủ tọa nêu lại nội dung kiến nghị

Hiểu bước “nêu vấn đề” của chủ tọa

• Sau khi bạn trình bày xong kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, chủ tọa sẽ nêu lại nội dung kiến nghị dưới dạng câu hỏi cho toàn bộ HĐQT.

• Bước này thường được gọi là “nêu vấn đề” và có ý nghĩa:

  • Xác nhận nội dung kiến nghị một cách chính thức.

  • Mở đầu giai đoạn HĐQT xem xét và thảo luận.

Vì sao cần chú ý lắng nghe kỹ

• Cách chủ tọa nêu lại kiến nghị sẽ:

  • Phản ánh cách HĐQT hiểu đề xuất của bạn.

  • Là cơ sở cho toàn bộ phần thảo luận và biểu quyết sau đó.

• Nếu nội dung bị diễn đạt khác ý ban đầu, bạn có thể kịp thời đề nghị làm rõ.

Hình thức câu hỏi luôn là có hoặc không

• Kiến nghị sau khi được nêu lại sẽ luôn ở dạng câu hỏi yes/no để phục vụ biểu quyết.

• Ví dụ:

  • “Hội đồng quản trị có đồng ý chấm dứt hợp đồng với ABC Landscaping và ký hợp đồng với XYZ Landscaping hay không?”

• Cách đặt câu hỏi này giúp:

  • Tránh tranh luận lan man.

  • Đảm bảo việc bỏ phiếu rõ ràng, minh bạch.

Bước 2: Trình bày lý do ủng hộ kiến nghị trước HĐQT

Tận dụng thời gian phát biểu được cho phép

• Sau khi chủ tọa nêu lại kiến nghị, bạn thường sẽ được mời giải thích lý do đưa ra đề xuất.

• Thời gian phát biểu thường có giới hạn, vì vậy cần:

  • Đi thẳng vào vấn đề.

  • Chuẩn bị sẵn các luận điểm quan trọng nhất.

Phát biểu hướng tới toàn bộ Hội đồng quản trị

• Khi trình bày, hãy:

  • Nói với toàn bộ HĐQT, không chỉ riêng chủ tọa.

  • Giữ giọng điệu trung lập, chuyên nghiệp.

• Mục tiêu của bạn là giúp các thành viên:

  • Hiểu rõ bối cảnh.

  • Thấy được lợi ích của kiến nghị.

  • Tự tin bỏ phiếu ủng hộ.

Tập trung thuyết phục bằng lý lẽ và dữ liệu

• Đây là thời điểm để bạn:

  • Giải thích vì sao kiến nghị là cần thiết.

  • Nêu tác động tích cực nếu được thông qua.

  • Đưa ra số liệu, ví dụ thực tế hoặc kinh nghiệm triển khai liên quan.

• Cách này giúp kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị trở nên đáng tin cậy và có cơ sở.

Tránh nhắm vào cá nhân cụ thể

• Không nên:

  • Đưa ra nhận xét mang tính cá nhân.

  • Gọi đích danh một thành viên để tranh luận.

• Chỉ đề cập đến cá nhân nếu thực sự cần thiết và có liên quan trực tiếp đến nội dung kiến nghị.

Bước 3: Tham gia thảo luận và tranh luận kiến nghị tại HĐQT

Chuẩn bị tinh thần cho phần thảo luận

• Sau khi bạn trình bày xong lý do, chủ tọa sẽ mở phần thảo luận cho toàn bộ Hội đồng quản trị.

• Tùy văn hóa và quy chế họp, phần này có thể:

  • Diễn ra cởi mở, trao đổi thẳng thắn.

  • Hoặc tuân theo trình tự phát biểu chặt chẽ, mang tính hình thức cao.

Phát biểu đúng lượt, đúng trọng tâm

• Theo thông lệ phổ biến trong cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị:

  • Mỗi người chỉ nên phát biểu một hoặc hai lần cho cùng một vấn đề.

  • Mục đích là để tất cả thành viên đều có cơ hội nêu ý kiến.

• Khi đến lượt, hãy:

  • Bổ sung lập luận mới, không lặp lại ý cũ.

  • Trả lời trực tiếp các băn khoăn liên quan đến kiến nghị.

Linh hoạt theo quy trình của từng Hội đồng

• Một số HĐQT áp dụng quy trình linh hoạt hơn:

  • Trao đổi qua lại nhiều lượt.

  • Thảo luận mở, ít giới hạn số lần phát biểu.

• Dù theo cách nào, bạn vẫn nên:

  • Giữ thái độ xây dựng.

  • Tập trung vào nội dung kiến nghị, không sa đà tranh luận cá nhân.

Bước 4: Xử lý kiến nghị phát sinh trong quá trình thảo luận

Hiểu vai trò của kiến nghị phát sinh

• Trong quá trình thảo luận kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, bất kỳ thành viên nào cũng có thể đưa ra:

  • Kiến nghị phụ,

  • Kiến nghị ưu tiên,

  • Hoặc kiến nghị phát sinh.

• Những kiến nghị này nhằm:

  • Điều chỉnh cách thảo luận,

  • Làm rõ quy trình,

  • Hoặc xử lý tình huống phát sinh trong cuộc họp.

Chủ động nhường quyền phát biểu khi cần

• Khi có kiến nghị phát sinh được đưa ra:

  • Bạn cần nhường quyền phát biểu cho người đề xuất kiến nghị đó.

  • HĐQT sẽ xem xét và xử lý kiến nghị phát sinh trước, sau đó mới quay lại kiến nghị ban đầu của bạn.

• Đây là quy trình bình thường, không có nghĩa là kiến nghị của bạn bị bác bỏ.

Quy trình xem xét kiến nghị phát sinh

• Kiến nghị phát sinh sẽ:

  • Được xử lý theo đúng quy trình như một kiến nghị thông thường.

  • Có thể cần người ủng hộ, thảo luận và biểu quyết, tùy loại kiến nghị.

• Sau khi kết thúc, cuộc họp sẽ tiếp tục quay lại nội dung ban đầu nếu còn hiệu lực.

Không chỉnh sửa kiến nghị gốc, nhưng có thể đề xuất mới

• Thông thường:

  • Bạn không thể thay đổi trực tiếp nội dung kiến nghị ban đầu dựa trên kiến nghị phát sinh.

• Tuy nhiên:

  • Bạn hoàn toàn có thể đưa ra một kiến nghị mới nếu thấy cần điều chỉnh hướng đề xuất cho phù hợp hơn với diễn biến cuộc họp.

Bước 5: Biểu quyết kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị

Nắm thời điểm bước vào biểu quyết

• Khi chủ tọa xác định phần thảo luận đã đủ, họ sẽ kết thúc tranh luận và kêu gọi biểu quyết.

• Đây là giai đoạn quyết định kiến nghị có được thông qua hay không, nên mọi nội dung lúc này phải rõ ràng, không còn tranh cãi mở.

Hiểu các hình thức biểu quyết phổ biến

• Trong cách kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị, biểu quyết thường diễn ra theo một trong hai cách:

  • Giơ tay để thể hiện ý kiến.

  • Biểu quyết bằng lời nói (đồng ý hoặc không đồng ý).

• Chủ tọa sẽ chọn hình thức phù hợp theo quy chế họp.

Thứ tự kiểm phiếu cần lưu ý

• Chủ tọa thường sẽ:

  • Hỏi ý kiến đồng ý trước và tiến hành đếm phiếu.

  • Nếu số phiếu đồng ý đã chiếm đa số rõ ràng, họ có thể không cần hỏi phiếu phản đối.

• Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian và giữ nhịp cuộc họp.

Xử lý khi kiến nghị không được thông qua

• Nếu số phiếu đồng ý không đủ đa số, kiến nghị sẽ không được thông qua.

• Tùy quy định của từng HĐQT, bạn có thể:

  • Đưa kiến nghị ra xem xét lại ở cuộc họp sau.

  • Đề xuất một kiến nghị mới với nội dung đã điều chỉnh để phù hợp hơn với ý kiến của các thành viên.

• Việc này cần tuân thủ đúng quy chế họp Hội đồng quản trị của tổ chức.

Bước 6: Chuẩn bị dự thảo nghị quyết sau khi kiến nghị được thông qua

Sẵn sàng soạn dự thảo nghị quyết

• Khi kiến nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị được thông qua, bạn có thể được yêu cầu soạn dự thảo nghị quyết để HĐQT chính thức ban hành.

• Nếu trước đó bạn đã nộp kiến nghị bằng văn bản, nhiều tổ chức yêu cầu:

  • Đính kèm sẵn dự thảo nghị quyết đề xuất ngay từ đầu.

Vì sao nên chủ động viết dự thảo

• Ngay cả khi không bắt buộc, việc chuẩn bị trước dự thảo giúp:

  • Nội dung quyết định phản ánh đúng ý kiến đã được biểu quyết.

  • Tiết kiệm thời gian cho chủ tọa và thư ký.

  • Tránh sai lệch khi ghi nhận vào biên bản họp.

Cách sử dụng dự thảo sau khi kiến nghị được thông qua

• Khi kiến nghị được chấp thuận, bạn có thể:

  • Gửi hoặc trình dự thảo nghị quyết cho chủ tọa.

  • Hỗ trợ thư ký hoàn thiện văn bản chính thức.

• Dự thảo nên:

  • Ngắn gọn, rõ ràng.

  • Nêu cụ thể nội dung được thông qua, phạm vi áp dụng và thời điểm hiệu lực.

Nguồn tham khảo

1. http://empowerla.org/wp-content/uploads/2012/04/
   Condensed_Roberts_Rules_of_Order.pdf
2. http://www.robertsrules.org/rulesintro.htm
   

Biên dịch: Lesley Collins Tran.