董事会会议上的提案技巧：3个演示技巧

根据越南多家企业的内部调查，董事会会议上提出的意见中，有超过60%未得到充分考虑，原因在于表达方式不当或不符合程序。事实表明，只要正确理解和运用董事会会议上的提案方法，提案被讨论和通过的可能性即可翻倍。

本文将帮助您掌握如何清晰、规范地提出动议（motion），使董事会会议易于理解，无论是新手还是经验丰富的管理人员都能从中受益，从而提高会议中的发言权和决策效率。

技巧1：如何在董事会会议中规范地撰写提案

步骤1：在提案前了解董事会会议规则

了解董事会会议规定

• 大多数董事会会议采用罗伯特议事规则的某个版本，但许多机构有自己的会议规则。

• 明确如何根据内部规定在董事会会议上提出提案，有助于您的提案得到更认真的倾听和评估。

查找并阅读正式的章程

• 大多数组织都有书面的会议规定文件。

• 您可以：

  • 查看组织内部网站或官方网站。

  • 咨询秘书或会议记录员，因为他们通常持有最新的章程。

在提出提案前明确要求

• 检查您是否需要：

  • 提前将提案内容通知董事会主席或秘书处。

  • 在规定期限前以书面形式提交书面提案。

• 这是关键一步，即使内容合理，也能避免提案因程序问题被驳回。

在亲自提案前进行实际观察

• 如果从未参加过董事会会议，请尽量至少提前参加一次会议。

• 观察他人如何提出提案有助于您：

  • 了解发言顺序。

  • 知道何时是提出建议的适当时间。

  • 更自信地按照正确的董事会会议提案流程进行。

步骤2：准备董事会会议提案文件模板

检查是否有现成的模板或表格

• 在董事会会议上提出提案时，许多组织要求提案以书面形式提交。

• 一些董事会设有必须使用的正式表格。

• 即使不是强制性的，许多地方仍提供参考提案模板，以确保内容符合标准。

查找表格来源

• 您可以：

  • 在组织的官方网站或内部信息门户上查询。

  • 联系董事会秘书或会议记录员，他们通常最了解并能提供正在使用的正确模板。

• 使用正确的表格有助于您的提案不会因形式错误而被驳回。

在没有模板时自行起草文件

• 如果没有模板，请以清晰的结构书面提交提案，包括：

  • 提案标题：简洁，准确反映建议内容。

  • 简要描述：解释问题及需要考虑的原因。

  • 建议决议内容：明确董事会需要通过什么。

• 这种呈现方式有助于领导层轻松阅读和理解，并增加提案被列入会议议程的可能性。

步骤3：明确董事会会议中适合的提案类型

明确您想要提出的提案类型

• 在董事会会议的提案方式中，有四种基本提案类型：

  • 主要提案：提出一个新的、独立的议题供董事会审议。

  • 辅助提案：用于修改、推迟或澄清正在讨论的提案。

  • 优先提案：涉及会议的顺序、时间或权利。

  • 偶发提案：在会议过程中因特定情况而产生。

理解提案与会议内容之间的联系

• 主要提案和优先提案：

  • 不依赖于正在讨论的任何内容。

  • 通常需要提前准备，可以书面形式撰写。

• 辅助提案和偶发提案：

  • 仅在董事会讨论具体问题时出现。

  • 通常在会议上直接提出，不需要（也很难）提前书面准备。

检查董事会的特定规定

• 每个组织可能都有不同的董事会会议规则。

• 对于主要提案，您可能需要：

  • 提前通知会议主席。

  • 在会议前提交提案内容，例如根据内部规定提前24小时。

• 遵守正确的程序有助于提案被列入正式会议议程，避免因程序原因而被忽视。

步骤4：撰写清晰、简洁、易于通过的提案

使用清晰简洁的语言

• 在董事会会议上提出提案时，提案内容应简洁明了，直击要点。

• 请准确描述您希望董事会采取的行动或希望董事会确认的观点。

• 优先使用主动语态，避免冗长表达，以便读者立即理解您的意图。

在内容充足和不冗长之间取得平衡

• 提案需要：

  • 包含所有重要信息，以便董事会做出决策。

  • 避免不必要的冗余细节和长篇解释。

• 实际原则是：

  • 信息不足 → 提案难以通过。

  • 文字过多 → 读者容易错过要点。

在提交前请他人审查

• 如果有时间准备，请：

  • 请一位有董事会会议经验的人重新审阅提案内容。

  • 直接询问是否有任何部分可以在不改变原意的情况下删减。

• 这种方法有助于使提案文件更加连贯，并增加被讨论的可能性。

步骤5：撰写具体提案，避免误解

越具体，通过的可能性越高

• 在董事会会议上提出提案时，提案越笼统，被驳回的几率越大。

• 董事会成员通常不会投票支持提案，如果：

  • 内容不明确。

  • 存在多种理解方式。

  • 担心实施过程中可能产生的风险。

最大程度地减少模糊理解

• 在起草提案时，请设定目标：

  • 不让读者“猜测”您的意图。

  • 不让每个人有不同的理解。

• 避免使用模糊的短语，例如：

  • “考虑改变”

  • “适当调整”

  • “选择更好的单位”

明确名称、行动和期望结果

• 与其笼统地写，不如明确指出：

  • 相关对象是谁。

  • 需要董事会批准的具体行动。

  • 通过后的结果将是什么。

• 实际例子：

  • 不应：提议更换园林维护单位。

  • 应：提议从ABC园林单位更换到XYZ园林单位，自指定月份起生效。

技巧2：在会议上提出有说服力的提案的技巧

步骤1：在董事会会议上提出提案前请求发言权

等待主席允许发言

• 在董事会会议上提出提案时，未经主席认可，您不得擅自发言。

• 具体流程可能因组织而异，但一般原则是：

  • 等待合适时机。

  • 只有在被邀请或被允许时才发言。

按照会议规定发出信号

• 轮到您提出提案时，通常会：

  • 站起来，或者

  • 举手请求发言。

• 在主席点名或确认后，您才开始陈述提案内容。

识别提出提案的正确时机

• 通常，主席会以如下问题开启提案环节：

  • “有任何新的问题需要提出吗？”

  • “有人有新提案吗？”

• 这是在董事会会议上提出提案流程的最合适和最安全的时机。

步骤2：在陈述提案前等待主席认可

只有在主席允许时才开始

• 在董事会会议上提出提案时，您需要等待主席准备好接收提案。

• 轮到您时，主席通常会：

  • 指向您，或者

  • 直接点您的名字。

• 此时，您才正式被授权发言并陈述提案。

按照惯例在正确位置发言

• 根据各董事会的规定，您可以：

  • 在座位上发言。

  • 走到会议室前方。

• 遵守正确的发言位置有助于会议有序、专业地进行。

灵活应对小型会议

• 对于小型、更具交流性的董事会会议，大家围坐一桌时：

  • 您可能不需要站起来。

  • 不需要改变位置。

• 然而，仍然需要确保在发言前得到主席的认可。

步骤3：陈述在董事会会议上提出提案的目的

称呼会议主席正确

• 当被认可发言时，请使用正式头衔称呼主席，例如“主席”或“会议主席”。

• 如果不确定头衔，请：

  • 听主席在邀请其他人发言时如何称呼自己。

  • 通常主席会用第三人称说话，例如：“主席认可某某先生/女士的意见……”。

• 之后，按照组织的惯例，礼貌地称呼“先生”或“女士”。

一开始就明确发言目的

• 以简短明确的句子开始，例如：

  • “我请求提出一项提案。”

• 在一些董事会中：

  • 主席会确认目的并允许您继续。

• 在其他情况下：

  • 您可以在开场白之后立即陈述提案内容。

如果需要，确定提案类型

• 根据董事会会议章程，您可能需要：

  • 明确这是一项主要提案、次要提案还是优先提案。

• 正确确定提案类型有助于主席：

  • 按正确顺序处理。

  • 按照规定将提案纳入讨论。

步骤4：如何在董事会前清晰地陈述提案

以标准句子开始提案

• 当被允许继续时，以熟悉的短语开头：

  • “我请求提出……”或“我提议……”

• 紧接着，明确您希望董事会采取的行动。

• 如果您已准备好书面文件，您可以直接阅读提案内容以避免错误。

始终以肯定的方式表达

• 在董事会会议上提出提案时，一个重要的原则是：

  • 明确董事会应该做什么，而不是不应该做什么。

• 肯定的表达方式有助于：

  • 内容易于理解。

  • 表决清晰透明。

  • 避免对理解方式的漫无边际的讨论。

准确说明相关行动和对象

• 一项有效的提案需要清晰地表达：

  • 具体行动。

  • 相关对象或单位。

  • 通过后期望的决定。

• 正确表达的例子：

  • “我提议董事会终止与ABC园林单位的合同，并与XYZ园林单位签订新合同。”

步骤5：在董事会会议上等待提案的支持者

理解提案为何需要支持者

• 在董事会会议上提出提案时，大多数提案必须有至少一名其他成员支持。

• 目的是为了：

  • 避免董事会花费时间讨论纯粹的个人建议。

  • 确保提案得到集体最低限度的关注。

提案支持流程如何进行

• 您陈述完毕后，主席通常会问：

  • “有人支持这项提案吗？”

• 另一位成员会：

  • 站起来或举手。

  • 明确表示：“我支持这项提案”或简短地说“我支持”。

• 只有在有合格的支持者时，提案才能进入正式讨论。

提前主动准备支持者

• 在实际的董事会会议中，有效的方法是：

  • 提前与几位成员沟通提案内容。

  • 简要解释提议的原因和好处。

  • 直接询问他们是否愿意在会议上支持提案。

• 提前准备有助于：

  • 避免提案因无人支持而“胎死腹中”。

  • 提高专业性和提案得到认真讨论的可能性。

技巧3：在董事会会议上快速达成决议的流程

步骤1：聆听主席重申提案内容

理解主席“提出问题”的步骤

• 在您陈述完董事会会议上的提案后，主席将以问题形式向全体董事会重申提案内容。

• 这一步骤通常被称为“提出问题”，其意义在于：

  • 正式确认提案内容。

  • 开启董事会审议和讨论阶段。

为什么要仔细聆听

• 主席重述提议的方式将：

  • 反映董事会对您建议的理解。

  • 作为后续所有讨论和表决的基础。

• 如果内容与原意不符，您可以及时要求澄清。

提问形式始终为“是”或“否”

• 重述后的提议始终以“是/否”问题的形式出现，以方便表决。

• 例如：

  • “董事会是否同意终止与ABC园林公司的合同，并与XYZ园林公司签订合同？”

• 这种提问方式有助于：

  • 避免漫无边际的讨论。

  • 确保投票清晰透明。

第二步：在董事会面前陈述支持提议的理由

充分利用允许的发言时间

• 主席重述提议后，您通常会被邀请解释提出建议的理由。

• 发言时间通常有限，因此需要：

  • 直奔主题。

  • 准备好最重要的论点。

向全体董事会发言

• 在陈述时，请：

  • 与全体董事会发言，而不仅仅是主席。

  • 保持中立、专业的语气。

• 您的目标是帮助成员：

  • 清楚了解背景。

  • 看到提议的好处。

  • 自信地投票支持。

着重于用事实和数据说服

• 现在是您：

  • 解释提议为何必要的时候。

  • 说明通过后的积极影响。

  • 提供相关数据、实际案例或实施经验。

• 这种方式有助于使董事会会议上的提议更具可信度和依据。

避免针对个人

• 不应：

  • 发表个人评论。

  • 点名某个成员进行辩论。

• 只有在确实有必要且与提议内容直接相关时才提及个人。

第三步：参与董事会提议的讨论和辩论

为讨论环节做好准备

• 您陈述完理由后，主席将开放讨论供全体董事会成员参与。

• 根据文化和会议章程，此部分可能：

  • 开放、直接地进行交流。

  • 或遵循严格的发言顺序，具有高度形式感。

轮流发言，抓住重点

• 根据董事会会议提议的普遍做法：

  • 每人应就同一问题发言一到两次。

  • 目的是让所有成员都有机会表达意见。

• 轮到您时，请：

  • 补充新论点，不要重复旧观点。

  • 直接回答与提议相关的担忧。

根据每个董事会的流程灵活调整

• 一些董事会采用更灵活的流程：

  • 多次往返交流。

  • 开放式讨论，发言次数限制较少。

• 无论采用何种方式，您仍应：

  • 保持建设性态度。

  • 专注于提议内容，不要陷入个人争论。

第四步：处理讨论过程中出现的附带提案

理解附带提案的作用

• 在董事会会议提议的讨论过程中，任何成员都可以提出：

  • 附带提案，

  • 优先提案，

  • 或附随动议。

• 这些提议旨在：

  • 调整讨论方式，

  • 澄清流程，

  • 或处理会议中出现的情况。

在必要时主动让出发言权

• 当出现附带提案时：

  • 您需要将发言权让给提出该提案的人。

  • 董事会将优先审议和处理附带提案，然后再回到您的原始提案。

• 这是一个正常程序，并不意味着您的提案被驳回。

附带提案的审议流程

• 附带提案将：

  • 按照与普通提案相同的程序进行处理。

  • 根据提案类型，可能需要支持者、讨论和表决。

• 结束后，如果原始议题仍然有效，会议将回到原始议题。

不要修改原始提案，但可以提出新提案

• 通常：

  • 您不能直接更改基于附带提案的原始提案内容。

• 然而：

  • 如果您认为有必要根据会议进展调整建议方向，您可以完全提出新提案。

第五步：在董事会会议上对提案进行表决

掌握进入表决的时机

• 当主席确认讨论充分后，他们将结束辩论并呼吁表决。

• 这是决定提案能否通过的关键阶段，因此所有内容此时必须清晰明确，没有悬而未决的争议。

了解常见的表决形式

• 在董事会会议上提议的方式中，表决通常以以下两种方式之一进行：

  • 举手表示意见。

  • 口头表决（同意或不同意）。

• 主席将根据会议章程选择适当的形式。

计票顺序需注意

• 主席通常会：

  • 首先询问同意票并进行计票。

  • 如果同意票数已明显占多数，他们可能不需要询问反对票。

• 这种做法有助于节省时间，保持会议节奏。

处理提案未获通过的情况

• 如果同意票数未达多数，提案将不获通过。

• 根据每个董事会的规定，您可以：

  • 在下次会议上重新审议该提案。

  • 提出一项经过调整的新提案，使其更符合成员的意见。

• 这需要遵守组织的董事会会议章程。

第六步：提案通过后准备决议草案

准备起草决议

• 当董事会会议动议通过后，您可能需要起草决议，以便董事会正式发布。

• 如果您之前已经提交了书面动议，许多组织要求：

  • 从一开始就附上提议的决议草案。

为什么要主动起草

• 即使没有强制要求，提前准备草案也有助于：

  • 决议内容反映已表决的正确意见。

  • 为主席和秘书节省时间。

  • 避免记录到会议纪要中时出现偏差。

动议通过后如何使用草案

• 动议获得批准后，您可以：

  • 提交或向主席呈交决议草案。

  • 协助秘书完成正式文件。

• 草案应：

  • 简洁明了。

  • 具体说明通过的内容、适用范围和生效时间。

参考资料

1. http://empowerla.org/wp-content/uploads/2012/04/
   Condensed_Roberts_Rules_of_Order.pdf
2. http://www.robertsrules.org/rulesintro.htm
   

翻译：Lesley Collins Tran。