会议纪要撰写方法：有效记录讨论的4个技巧

根据越南招聘和技能培训平台的内部调查，70%以上的行政人员和秘书在首次被要求撰写会议记录时感到手足无措。不知道该记录什么、记录多少才算足够、如何正确呈现——这些问题每月都有大量搜索。

本文将指导您如何简单、清晰、规范地撰写会议记录，即使您是新任秘书或以前从未记录过会议。只要掌握正确的方法，您就能学会如何记录、整理和呈现会议记录，使其易于理解、易于使用并获得大家的认可。

技巧一：高效记录会议前的准备

步骤一：会议记录撰写前的准备工作

了解组织会议规定

• 开始之前，请确定您的组织正在采用哪种会议记录撰写方式。

• 如果要求会议记录具有正式性，则需要明确是否遵循罗伯特议事规则或其他内部规定。

• 对于非正式会议，请明确：

  • 会议记录需要记录哪些内容。

  • 会议记录将用于什么目的（存档、报告、跟踪工作）。

• 正确理解规定有助于您准确记录会议重点，避免信息冗余或遗漏。

准备必要的会议流程知识

• 会议记录员不一定要掌握所有的会议规则。

• 然而，最好准备好参考资料以便：

  • 在对投票、提案、内容通过有疑问时快速查询。

  • 更准确地记录会议纪要，特别是对于具有决定性质的会议。

• 实际上，许多秘书会向主席借阅资料以备不时之需。

明确记录员的角色

• 会前，需要明确您是参与讨论还是只专注于记录。

• 有两种常见情况：

  • 只记录会议，不发表意见。

  • 既记录会议又参与讨论。

• 无论在哪种情况下，会议记录员都不应兼任其他重要角色，如会议主持人或协调员。

• 这有助于确保会议记录客观、完整且不遗漏重要内容。

步骤二：会议记录模板应提前准备

准备好会议记录模板

• 实际上，大多数会议的信息结构都是相似的。

• 提前准备好会议记录模板有助于：

  • 更快速地记录，不遗漏重要信息。

  • 统一格式，便于日后查找。

  • 为撰写者和读者节省时间。

必须包含的基本信息

• 组织或单位名称。

• 会议类型，例如：

  • 每周、每月、每年例会。

  • 小组会议、委员会会议、理事会会议。

  • 为特定目标召开的临时会议。

• 会议日期、时间和地点：

  • 应预留位置记录会议开始和结束时间。

• 主持人姓名和记录员姓名：

  • 如有替补人员，需明确注明，以免混淆。

会议参与者名单

• 明确记录：

  • 出席人员名单。

  • 有合理理由缺席人员名单。

• 同时确认：

  • 会议是否有足够法定人数进行表决。

• 这是标准会议记录撰写方法中非常重要的部分，特别是对于决策会议。

会议记录确认签名部分

• 记录员必须签名确认所记录的内容。

• 根据内部规定，会议记录可能还需要以下人员的签名：

  • 主持人。

  • 或会后有权审批的人员。

提前准备会议议程

• 如果已有会议议程，请将其附在模板中或预留笔记部分。

• 如果尚未被要求起草议程：

  • 您应主动向主持人或协调员索取议程。

• 手握会议议程将有助于：

  • 按照正确顺序记录会议纪要。

  • 轻松安排内容，避免记录冗余。

步骤三：准备高效的会议记录工具

选择您惯用的记录工具

• 带上您使用最顺手的笔记本或笔记本电脑。

• 如果经常写会议记录：

  • 专门用一个笔记本只记录会议。

  • 或者在电脑上创建一个固定文件夹，统一存储。

• 这种方法可以帮助您快速记录，避免混乱，并在会后轻松整理。

带上之前的会议记录（如果有）

• 如果您在上次会议中记录了会议纪要，但尚未通过：

  • 请随身携带以便需要时核对或补充。

• 这是标准会议记录撰写方法中虽小但非常重要的一步，特别是对于定期会议。

正确使用录音设备

• 录音设备可以在需要完善会议记录时辅助回听。

• 然而：

  • 录音不能取代会议期间的记录。

  • 只有在所有与会者同意的情况下才能录音。

• 避免逐字记录：

  • 会议记录需要主要内容，而不是逐字稿。

快速但有选择性地记录

• 学会使用速记或个人符号将有助于加快记录速度。

• 您不需要——也不应该——记录下每个人的所有发言。

• 请专注于：

  • 主要观点。

  • 通过的决定。

  • 需要执行的工作和责任人。

当众直接记录

• 如果被要求公开记录会议内容：

  • 可以使用投影仪、白板或书写架。

• 需要确保：

  • 记录清晰、易读。

  • 可以将记录带走，以便之后完善会议纪要。

• 避免使用易污损的笔或材料，以免在整理内容时造成困难。

技巧二：快速准确地记录会议内容

步骤一：撰写会议记录时管理参会名单

会议开始时立即分发点名表

• 当所有人都到齐后，请向与会者分发点名表。

• 对于人数众多的会议，可以使用多张表格以避免拥挤。

• 点名表应包含：

  • 姓名。

  • 基本联系信息（电子邮件或部门）。

• 会后，您可以：

  • 使用此表格完善会议记录模板中的参会人员名单。

或根据内部规定，将点名表直接附在已完成的会议记录中。

处理不熟悉与会者的情况

• 如果您不熟悉会议室中的许多人：

  • 请快速绘制座位图。

  • 当他们自我介绍时，记下每个人的名字。

• 在整个会议期间，将此图放在身边，以便：

  • 在记录时更容易正确称呼姓名。

  • 避免成员之间意见混淆。

• 这种做法在跨部门会议或首次会议中特别有用。

第二步：提前填写会议记录模板中的基本信息

提前完成可以预填的部分

• 在等待会议开始时，利用时间提前填写会议记录模板中的固定信息，包括：

  • 组织或单位名称。

  • 会议日期、地点。

  • 会议类型，例如：

    • 每周定期执行委员会会议。

    • 专业委员会会议。

    • 根据特定要求召开的紧急会议。

• 当会议正式开始时，立即记录开始时间，以确保会议记录完整准确。

如果尚未有模板，请在页眉填写信息

• 如果尚未准备好模板：

  • 请在记录页的顶部立即填写上述信息。

• 这是撰写会议记录的基础部分，有助于读者理解背景，而无需再次询问。

对于特殊会议，保留会议通知

• 如果会议是由于以下原因召开的：

  • 有特殊目的。

  • 或在非正常会议时间。

• 请保留已发送给与会者的会议通知。

• 完成会议记录后：

  • 将此通知与会议记录一起附上作为依据。

• 这种做法有助于会议记录明确会议原因，并在日后存储或查阅时增加透明度。

第三步：在会议记录中记录表决结果

完整记录第一项提议的内容

• 在正式会议中，第一项提议通常是通过会议议程。

• 在记录会议纪要时，需要原文记录提议的开头语句，通常以：

  • “我提议通过此会议议程”。

• 如果会议以其他提议开始，记录方式相同，不得遗漏重要信息。

明确提议人

• 清楚记录提议人的姓名。

• 这是标准会议记录的基本要求，有助于在查阅时追溯责任和透明度。

清晰记录表决结果

• 表决后，需要用简洁、统一的词语记录结果：

  • 如果通过：记录“提议通过”。

  • 如果未通过：记录“提议未通过”。

• 无需详细记录争论，只需关注最终结果。

处理冗长或复杂的提议

• 如果提议内容过长，难以准确记录：

  • 可以建议提议人提交书面形式。

• 如果这种情况经常发生：

  • 应在会后沟通，统一内部规定，例如：超过一定字数的提议必须以书面形式提交。

• 这种做法有助于会议记录清晰，减少错误。

当您也是提议人时如何记录

• 如果您是会议议程的起草人：

  • 您可以同时是提议通过议程的人。

• 在实践中，这是完全可以接受的，只要：

  • 您客观地记录会议纪要。

  • 不添加个人意见，仅限于已表决的内容。

第四步：在会议记录中记录提议

只记录提议，不记录讨论

• 在会议过程中，请充分听取所有意见。

• 但是，在撰写会议记录时，您只需记录提出的提议，除非另有要求，否则无需详细记录讨论部分。

• 这种记录方式有助于会议记录简洁、规范且易于查阅。

每项提议都必须包含3项强制信息

• 对于每项提议，都需要清楚记录：

  • 提议内容的原文。

  • 提议人的姓名。

  • 表决结果（通过或未通过）。

• 这是标准会议记录的核心原则，适用于大多数组织。

必要时记录提议的附议人

• 有些提议只有在有人附议时才能进行表决。

• 当有人说“我同意这项提议”或“我支持这项提议”时：

  • 在会议记录中清楚记录附议人的姓名。

• 此信息有助于会议记录在程序上完整。

主动询问以准确记录

• 如果您：

  • 没有听清提议内容。

  • 不确定提议人姓名。

• 请礼貌地打断并再次询问。

• 准确记录信息比保持会议流畅更重要，这在实践中是完全可以接受的。

处理提议被修改的情况

• 如果提议在会议过程中被修改：

  • 只需在记录中更新最终的提议内容。

• 无需明确记录“已修改”，除非：

  • 修改引起了重大争议。

  • 或直接影响了重要决策。

第五步：在会议记录中记录报告

清楚记录每个报告的信息

• 当会议中宣读报告、通知或新闻稿时，您需要记录：

  • 报告名称。

  • 报告人姓名或执行报告的团队/小组名称。

• 如果报告附有提议：

  • 按照会议记录中其他提议的记录方式记录该提议，包括内容、提议人以及表决结果。

会后主动索取报告副本

• 最有效的方法是：

  • 在会议期间做笔记。

  • 会议结束后，向报告人或主持人索取报告副本。

• 完成会议记录后：

  • 将每份报告的副本与会议记录一起附上。

• 这是专业会议记录的常见做法，有助于内容清晰且易于核查。

没有报告副本时的处理方式

• 如果无法获取副本：

  • 注明报告原件的存放位置（部门、内部系统、保管人）。

• 此信息可能需要在会后进一步询问，以确保会议记录完整。

客观总结口头报告

• 对于口头报告，没有书面材料的情况：

  • 只写简短摘要，抓住要点。

• 避免：

  • 记录过于详细。

  • 原文引用发言人的话语。

• 目的是帮助读者理解报告的主要内容，而不是重现整个发言。

第六步：在会议记录中记录工作和决策

明确记录已执行和已分配的任务

• 会议中，需要记录：

  • 对上次会议分配任务的工作进展回顾。

  • 本次会议中产生的新任务。

• 例如：

  • 谁负责撰写公文、报告或联系合作伙伴。

  • 具体要求和截止日期（如果有）。

• 这是会议记录撰写方法中非常重要的一部分，有助于会后追踪责任和结果。

确定行动是否为建议

• 对于正式会议：

  • 许多行动将以建议的形式通过并进行表决。

• 对于非正式会议：

  • 决策可能会在讨论中零散地提出。

  • 会议记录员需要仔细聆听，以免遗漏重要的结论。

• 事实证明，这是新手会议记录员常犯的错误。

简要记录决策原因（如果有）

• 如果会议明确说明了某个决策的原因：

  • 请简明扼要、客观地记录。

• 无需详细记录争论，只需记录：

  • 导致决策的主要原因。

• 这有助于读者理解背景，并减少日后查阅会议记录时的疑问。

第七步：在会议记录中记录秩序要点和裁决

完整记录对程序的异议

• 当出现对会议程序提出异议（秩序要点）时，会议记录员需明确记录：

  • 具体的异议内容。

  • 异议的依据，例如：程序错误、表决顺序错误、越权。

• 不要缩减或按个人理解重新解释，因为这是程序性和内部法律信息。

明确记录主持人裁决

• 每一项异议都必须附有会议主持人的正式裁决。

• 会议记录需体现：

  • 主持人的最终决定。

  • 异议是被接受还是被驳回。

• 这是标准会议记录撰写方法中的重要部分，尤其是对于涉及程序争议的会议。

明确援引依据

• 如果主持人或成员援引规定，需明确记录：

  • 罗伯特议事规则。

  • 组织章程。

  • 内部规章制度或公司流程。

• 明确记录依据有助于会议记录：

  • 具有透明度。

  • 在日后发生投诉或审查时易于核对。

客观记录，不添加评论

• 只记录：

  • 异议是什么。

  • 援引了哪些依据。

  • 最终裁决如何。

• 绝不记录个人感受或评判对错。

第八步：仅在要求时总结讨论

仅在有明确指示时记录讨论部分

• 根据通用标准，会议记录应记录已决定的事项，而非所有已说内容。

• 因此：

  • 仅在组织或主持人明确要求时总结讨论。

  • 如果未要求，请勿自行将此部分添加到会议记录中。

• 这是标准会议记录撰写方法中的重要原则，有助于会议记录简洁、符合其角色且易于批准。

客观、中立地记录讨论

• 当必须记录讨论内容时：

  • 仅列出要点、具体信息、明确事实。

  • 避免加入个人情感、评论或猜测。

• 最大限度地限制：

  • 带有评价色彩的形容词、副词。

  • 情感化的语言。

• 一份好的会议记录通常文风：

  • 枯燥。

  • 务实。

  • 中立。

• 听起来可能“平淡”，但这正是专业会议记录的标志。

在讨论总结部分不提及个人姓名

• 在总结讨论时，不要将观点与发言人姓名联系起来。

• 这在以下情况下尤为重要：

  • 有激烈争论的会议。

  • 敏感内容，容易引起误解或冲突。

• 会议记录只需反映：

  • 主要观点。

  • 结论或总体方向（如果有）。

第九步：会议结束时完成会议记录

明确记录会议结束时间

• 会议结束时，需立即记录：

  • 会议的结束时间（散会时间）。

• 这是标准会议记录撰写方法中的必填信息，有助于确定会议的完整时长和合法性。

收集所有相关文件

• 在所有人离开之前，请：

  • 获取已提交的报告、文件的副本。

  • 或提醒负责人会在会后发送给您。

• 这有助于您快速完成会议记录，避免日后追索文件。

当场快速核对笔记

• 花几分钟回顾所有笔记，以便：

  • 发现遗漏的内容。

  • 识别在撰写会议记录时可能引起歧义或误解的地方。

• 这是一个非常实用但常被忽略的步骤，尤其是对于新手会议记录员。

如有需要，立即再次询问以澄清

• 如果对某些点不确定：

  • 建议内容。

  • 任务分配人姓名。

  • 投票结果。

• 趁大家都在场时立即提问。

• 会后立即确认信息，总是比事后追问更容易、更准确。

技巧3：会议记录重写指南，清晰完整

步骤1：尽快完成会议记录

会议结束后立即开始起草会议记录

• 撰写会议记录的最佳时机是会议结束后立即进行，因为：

  • 交流内容仍在记忆中清晰可见。

  • 决策和细节尚未被遗忘或混淆。

• 拖延容易导致：

  • 遗漏重要信息。

  • 错误记录建议或任务分配人。

利用刚刚收集的笔记和文件

• 会议结束后，请立即：

  • 重新打开所有笔记。

  • 与已收到的文件和报告进行对照。

• 此时您容易：

  • 发现需要补充的地方。

  • 修改表达方式，使会议记录清晰易懂。

最大限度地减少后续修改时间

• 尽早起草的会议记录通常：

  • 更准确。

  • 更少需要询问他人。

  • 更容易在下一次会议上通过。

• 这是企业中经常记录会议纪要的人的实际经验。

步骤2：根据会议记录将会议纪要输入电脑

使用电脑起草会议纪要以确保清晰

• 会议结束后，请使用电脑输入会议纪要，以便：

  • 便于修改和补充。

  • 呈现清晰、专业。

• 如果您在会议期间已经使用笔记本电脑直接记录：

  • 可以直接利用该笔记文件作为起草会议纪要的来源。

保存原始笔记并创建单独的会议纪要文件

• 始终保存最初的笔记版本。

• 创建一个专门用于正式会议纪要的新文档。

• 同时打开两个文件以便：

  • 比较笔记和会议纪要内容。

  • 确保没有遗漏建议、决定或已分配的工作。

明确区分笔记和正式会议纪要

• 会议记录通常：

  • 零散。

  • 带有符号和缩写。

• 会议纪要需要：

  • 简洁。

  • 规范。

  • 易于未参加会议的人阅读。

• 将两种文档分开有助于您更好地控制会议纪要的质量。

步骤3：会议记录格式清晰，易于核对

将内容分成独立段落

• 每个建议、决定或秩序点都应在一个单独的段落中呈现。

• 这种方式有助于：

  • 读者更容易追踪每个内容。

  • 在需要核对会议记录中的具体决定时，更方便查找。

完成前检查拼写和语法

• 始终检查：

  • 拼写错误。

  • 缺少主语或语法错误的句子。

• 可以使用拼写检查工具来确保会议记录的专业性和可靠性。

保持文档时态一致

• 为整个会议纪要选择单一时态：

  • 过去时或现在时。

• 绝对不要在同一份文档中混用两种时态，因为这会使会议纪要缺乏一致性，难以阅读。

以客观视角记录

• 会议纪要内容不应泄露：

  • 个人观点。

  • 记录者的主观评价。

• 撰写会议纪要的目标是创建一个中立的记录，供所有各方共同使用。

使用简单、准确的语言

• 优先使用：

  • 清晰的词语。

  • 简短、易懂的句子。

• 避免使用：

  • 模糊的词语。

  • 华丽或情感化的表达。

• 如果一个句子有多种理解方式，请修改得更具体。

只记录行动和决定

• 会议记录只应记录：

  • 已通过的事项。

  • 已分配的工作。

  • 已做出的决定。

• 除非组织或主持人明确要求，否则不记录讨论内容。

为便于查找而进行分页

• 会议纪要始终应进行分页，特别是对于：

  • 篇幅长的会议纪要。

  • 内容较多的会议。

• 这样做有助于：

  • 工作时方便引用。

  • 方便日后存档和核查。

步骤4：将会议纪要草稿发送给成员

会议结束后分发会议纪要草稿

• 完成草稿后，请将会议纪要发送给所有与会成员。

• 目的是：

  • 让大家核对准确性。

  • 为下次会议通过会议纪要做准备（如果有）。

使用签到列表中的信息

• 根据已收集的签到表，通过以下方式发送会议纪要：

  • 电子邮件。

  • 或根据组织规定通过内部通讯渠道。

• 这是确保会议纪要送达正确人员的最快、最准确的方式。

处理联系信息缺失的情况

• 如果您缺少某些成员的联系信息：

  • 请会议主持人或协调员协助转发会议纪要。

• 避免随意遗漏接收人，因为这可能导致误解或日后投诉。

步骤5：通过并完成会议纪要

提交会议纪要以供通过

• 在下一次会议上，您可能会被要求：

  • 宣读会议纪要。

  • 或提交会议纪要供集体审议和表决。

• 表决通过时：

  • 在会议纪要中明确记录会议纪要已获通过。

• 这是使会议记录正式生效的最后确认步骤。

会议记录被接受前的修改处理

• 如果会议记录在通过前收到意见并进行修改：

  • 在文件中进行必要的修改。

  • 在会议记录末尾简要注明会议记录已修改。

• 除非有特殊要求，否则无需详细描述每项修改内容。

记录会议记录通过后的修改建议

• 如果会议记录被接受后有修改建议：

  • 记录修改建议的原文内容。

  • 清楚记录该建议的表决结果（通过或不通过）。

• 此内容应记录在提出修改建议的会议记录中。

技巧 4：标准、易于修改和应用的会议记录模板

步骤 1：使用现有的会议记录模板

参考提供模板的网站

• 目前有许多网站分享了根据标准预先设计的会议记录模板。

• 这些模板通常已：

  • 正确排列了必要的布局。

  • 包含了撰写会议记录时的所有重要部分。

节省准备时间

• 您无需从头开始设计，只需：

  • 选择适合会议类型的模板。

  • 进行微调以符合内部规定。

• 这对于刚学习如何撰写会议记录或需要经常记录会议的人尤其有用。

减少错误，提高专业性

• 现有模板有助于您：

  • 不遗漏时间、参会人员、决定等重要项目。

  • 保持会议记录在各次会议之间的一致性。

• 这是许多企业为标准化会议流程而采用的实际经验。

根据需要灵活定制

• 模板只是一个参考框架。

• 您可以完全：

  • 添加或删除项目。

  • 调整呈现方式以适应组织文化。

步骤 2：如何查找和下载合适的会议记录模板

花时间查看每个模板页面

• 访问提供会议记录模板的网站时，不要急于下载。

• 请：

  • 使用页面上的搜索功能根据需求进行筛选。

  • 滚动页面查看可用模板，而不是只选择第一个。

• 这有助于您选择最适合会议类型和企业风格的会议记录模板。

根据您的需求选择正确的模板类型

• 有些网站有多种不同类型的模板，例如：

  • 通用会议记录模板。

  • 专业会议模板。

  • 正式流程模板。

• 确定需求后：

  • 仔细查找每个项目。

  • 选择最合适的模板。

• 许多网站都有“下载”或“使用此模板”按钮，可快速下载。

将模板保存在易于查找的位置

• 下载后：

  • 请将模板文件保存到您计算机或存储系统中易于记忆的文件夹中。

• 这有助于您：

  • 避免文件丢失。

  • 方便重复用于后续会议。

步骤 3：有效打开和使用会议记录模板

解压并打开模板文件

• 下载后，请：

  • 解压文件（如果文件是压缩格式）。

  • 根据格式，使用Microsoft Word 或 Excel 打开会议记录模板。

• 这是您开始修改并将模板应用于实际的第一步。

优先使用最新的 Microsoft Word 版本

• 为了方便稳定地撰写会议记录：

  • 应使用最新版本的 Microsoft Word。

• 实际好处：

  • 编辑时格式错误较少。

  • 易于使用对齐、表格、拼写检查等辅助功能。

  • 将文件发送给其他人时具有良好的兼容性。

保持软件始终更新

• 更新版本不仅是为了“保持最新”，还有助于：

  • 工作更快。

  • 减少打开或保存会议记录文件时的错误。

  • 易于根据组织的通用模板修改和标准化会议记录。

步骤 4：在会议记录中添加徽标和版权信息

在页眉中插入公司徽标

• 打开会议记录模板后，请：

  • 在页眉部分添加公司徽标。

• 这有助于：

  • 会议记录具有清晰的标识。

  • 体现专业性并与内部文件保持一致。

删除模板中现有的示例徽标

• 大多数下载的模板都有示例徽标。

• 您应该：

  • 删除此示例徽标。

  • 替换为贵公司或组织的官方徽标。

• 这可以避免文件来源混淆。

仔细检查模板的使用条款

• 在长期使用之前，请花时间：

  • 阅读提供模板的网站的使用条款。

• 有些模板：

  • 只允许内部使用。

  • 要求保留版权信息。

• 提前检查有助于您避免不必要的法律纠纷，尤其是在会议记录被广泛存储或分享时。

必要时添加版权符号

• 如果组织有规定：

  • 可以在页眉或页脚添加版权符号和发布年份。

• 这是一个小细节，但体现了文件管理的严谨性。

步骤 5：编辑会议记录标题以匹配会议内容

将默认标题替换为实际会议名称

• 在会议记录模板中，标题部分通常预设为“会议/小组”。

• 您需要：

  • 选中此短语。

  • 重新输入会议记录的准确名称，例如：

    • 三月销售部门会议记录

    • 第一季度执行委员会会议记录

• 清晰的标题有助于读者：

  • 即刻了解会议记录内容。

  • 便于日后查找和保存。

确保标题准确反映内容

• 设置标题时，应体现：

  • 会议对象（部门、委员会、团队）。

  • 会议性质（定期、临时、专题）。

• 这是一个小细节，但在专业的会议记录撰写方法中非常重要，尤其是在公司每月有多次会议的情况下。

步骤6：自定义会议记录界面（可选）

调整颜色使会议记录更专业

• 如果希望会议记录模板更简洁、更现代，您可以：

  • 更改颜色。

  • 应用文件中的现有主题。

• 此为可选步骤，不影响内容，但有助于文档易读和统一。

Word快速操作

• 打开页面布局（或布局）选项卡。

• 进入颜色和主题。

• 选择现有主题或根据需要自定义。

• 这些更改将同步应用于整个会议记录。

优先与公司形象保持一致

• 应选择颜色：

  • 与公司标志相符。

  • 打印或在屏幕上查看时柔和、易读。

• 避免使用过于鲜艳或对比强烈的颜色，以免引起读者不适。

保持简洁和一致性

• 会议记录是工作文件，而非宣传材料。

• 因此：

  • 优先考虑清晰度。

  • 不要滥用颜色或效果。

• 简洁统一的界面有助于使会议记录专业且易于长期使用。

步骤7：自定义会议记录模板中的项目名称

审查并重新命名各项内容以适应需要

• 会议记录模板中通常包含许多信息字段名称。

• 您应该：

  • 保留实际需要使用的项目。

  • 删除不符合会议实际情况的项目。

• 这有助于使会议记录简洁、切合需求，避免冗余。

调整项目标签以便理解

• 如果项目名称不明确或难以使用：

  • 请更改为组织内常用的称呼。

• 例如：

  • “Action Items” → “分配的任务”

  • “Discussion” → “主要内容”

• 清晰的命名方式有助于读者：

  • 快速理解内容。

  • 便于会后审阅和跟进工作。

根据会议类型增减项目

• 根据不同的会议类型，您可以：

  • 添加“进度跟踪”、“重要决定”等项目。

  • 或合并一些小项目，使会议记录更精炼。

• 这是有效撰写会议记录的重要一步，特别是对于经常举行的内部会议。

优先考虑长期一致性

• 模板调整完毕后：

  • 应统一用于同类型会议。

• 这有助于：

  • 规范会议记录方式。

  • 为撰写者和读者节省时间。

步骤8：有效保存和使用会议记录模板

将会议记录模板保存在电脑上，以便会议时即时使用

• 完成模板后，请将文件直接保存到笔记本电脑上，以便：

  • 随身携带并在会议开始时立即打开。

  • 无需花费时间重新查找或创建。

• 这是帮助您从一开始就快速准确地记录会议内容的关键一步。

优先使用Microsoft Office记录会议

• 如果继续使用Microsoft Word或Excel：

  • 记录和编辑将更快捷、更方便、更熟悉。

  • 更容易跟上会议节奏，特别是内容丰富的会议。

• 事实证明，使用统一的工具可以使会议记录：

  • 更清晰。

  • 更少错误。

  • 易于内部存储和共享。

如果需要手写，请打印模板

• 如果使用电脑不方便：

  • 您可以预先打印会议记录模板进行手写。

• 打印时，需注意：

  • 保持模板中信息框的高度不变。

  • 确保有足够的空间记录会议的全部内容。

• 这有助于避免：

  • 记录拥挤。

  • 会议时间过长时遗漏重要信息。

步骤9：审查和完善会议记录模板

使用前检查整个模板

• 完成模板后，请花时间从头到尾阅读一遍，以便：

  • 发现遗漏的项目。

  • 发现表达不清晰或容易引起误解的地方。

• 这是确保会议记录模板真正可用，而不仅仅是形式美观的关键一步。

确保模板能很好地支持记录工作

• 快速自问以下问题：

  • 每个项目是否有足够的空间记录实际信息？

  • 项目顺序是否与会议进展一致？

  • 是否有任何多余或从未使用过的项目？

• 如果发现不合理之处，请立即调整，而不是等到会议时才发现。

完成并标准化会议记录模板

• 当所有内容都清晰明了时：

  • 保存正式模板。

  • 将其统一用于同类型会议。

• 一个好的会议记录模板将有助于：

  • 更快地记录。

  • 减少信息遗漏。

  • 提高每次会议的准确性。

为接下来的会议做好准备

• 有了指引模板，您将：

  • 更专注于会议内容。

  • 不再因担心遗漏项目或记录结构错误而分心。

• 这就是为什么资深行政人员、秘书、经理总是认真投入标准化会议记录模板的原因。

撰写会议记录的重要注意事项

会议结束后立即撰写会议记录

• 会议结束后，立即整理会议纪要，以便信息保持最新和准确。

• 这样做有助于：

  • 减少细节上的错误。

  • 迅速将分配的任务发送给相关人员，以便他们尽早开始执行。

靠近会议主持人就座

• 选择靠近主持人的位置，以便：

  • 清楚听到全部进展。

  • 不打断会议即可在不清楚时立即提问。

• 这是提高记录准确性的实践经验。

将会议纪要安全地存储

• 会议纪要需要：

  • 系统地存储。

  • 妥善保管，因为可能在多年后被查阅。

• 在某些法律情况下，会议纪要可能直接影响个人或组织的声誉或责任。

要求书面提交建议

• 如果可能，请建议提出建议的人：

  • 将建议内容写在纸上或以文件形式发送。

• 这种方式有助于：

  • 避免记录错误。

  • 减轻现场记录的压力。

不清楚时主动提问

• 不要害怕：

  • 礼貌地打断。

  • 请求重复内容或发言者姓名。

• 正确记录重要信息比保持会议流畅更重要。

了解会议纪要的长期价值

• 会议纪要不仅用于下次会议。

• 它们可能：

  • 在多年后被用作对照依据。

  • 出现在检查、争议或法律情况下。

掌握秘书规则

• 如果会议按标准进行，应参考罗伯特议事规则中与秘书角色相关的部分。

• 这有助于您了解：

  • 记录什么是正确的。

  • 记录到何种程度是足够的。

按发生顺序记录

• 所有内容都应按会议中发生的顺序记录。

• 如果一个问题被多次提及：

  • 在每个时间点都记录下来。

  • 不要合并为一个项目。

会议纪要应简洁、切中要点

• 即使被要求记录讨论：

  • 只记录要点。

  • 避免冗余细节。

• 记录过多会导致会议纪要：

  • 难以阅读。

  • 失去实际使用价值。

绝不加入个人意见

• 会议纪要必须：

  • 中立。

  • 客观。

• 记录者的感受、猜测或情绪不得出现在会议纪要中。

妥善处理保密内容

• 对于律师-客户保密的会议部分：

  • 不记录详细内容。

  • 只注明由于保密性，此部分讨论不作记录。

• 如果必须记录：

  • 单独撰写会议纪要。

  • 标记为保密。

  • 单独存储并明确谁有权访问。

参考文献

1. http://www.robertsrules.com/
2. https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/
   attachment_data/file/61207/Guide_20to_20Minute_20Taking.pdf
3. http://www.governance.uwa.edu.au/committees/principles/meetings/
   preparation/minutes#steps

翻译：Lesley Collins Tran。