准确的银行对账：2个核对账簿和银行对账单的技巧

银行对账是一项重要的工作，但往往被许多个人和小型企业所忽视。账簿和银行对账单之间即使是微小的差异也可能导致财务错误、资金损失或您未曾察觉的欺诈风险。本文将指导您如何准确地进行银行对账，以简单易懂、贴近实际的方式，帮助您快速检查资金流入流出、发现异常交易并更有效地管理财务，即使您没有深厚的会计背景。

技巧1：如何准确调整银行对账单余额

步骤1：基本的准确银行对账方法

检查银行对账单上的余额
银行发布月末对账单后，您应尽快查看和核对，特别是如果使用网上银行。这有助于在数据与下月重叠之前及时发现差异。

• 记录银行对账单上的期末余额

• 确定主要目标是将银行余额与内部账簿上的现金余额进行比较

• 检查每笔交易是否已同时出现在银行对账单和现金账簿中

正确理解对账单上的借记和贷记概念
在银行对账单中，术语的使用可能与会计不同，如果理解错误很容易导致对账不准。

• 对账单上的借记 (debit) 是指从账户中扣除的资金，如提款、转账、银行费用

• 对账单上的贷记 (credit) 是指存入账户的资金，如客户转入的款项、存款

• 不应机械地将会计中的借记-贷记概念应用于银行对账单

确定银行对账时的差异
如果一笔交易只出现在一方，则需要仔细检查。

• 交易只在对账单中，但尚未在账簿中

• 交易已入账，但银行尚未及时处理

• 这些款项被称为银行对账时的调整项

• 您的任务是找出原因并进行调整，使双方匹配

应用简单的银行对账公式
银行对账可以理解为对资金流动的逻辑检查。

• 账簿现金余额

• 加或减需要调整的差异项

• 结果必须等于银行对账单上的余额
  当这两个数字匹配时，银行对账被视为完成

明确区分账簿余额和银行余额
正确命名有助于您在与会计师或审计师打交道时避免混淆。

• 账面余额 (book balance) 是内部系统中记录的金额

• 银行余额 (bank balance) 是对账单上显示的金额

• 这两个余额之间的差异总是来自调整项，而不是随机错误

步骤2：调整银行余额与待处理存款

加上银行尚未确认的存款
在银行对账过程中，您需要检查已存入但尚未出现在对账单上的款项。这通常被称为待处理存款。

• 您存款的时间与银行增加余额的时间之间存在延迟

• 通过自动取款机或柜台存款通常处理速度更快

• 通过邮件或其他间接方式存款可能需要数天时间

在发生时立即将资金记录在账簿中
在内部管理方面，存款应在您存款时立即记录，无需等待银行更新。

• 现金簿或会计账簿根据已存金额立即增加

• 银行尚未记录会造成银行对账时的差异

• 这种差异并非错误，而是正常情况

对账时增加银行对账单余额
为了准确反映您实际拥有的资金，需要在对账时调整银行余额。

• 将尚未记录的存款加到银行对账单余额中

• 目标是使银行余额与实际资金流一致

• 这是准确银行对账方法中的重要步骤

易于理解的实际示例
应用具体数据可帮助您快速检查对账结果。

• 银行对账单余额：5,000

• 7月31日，您额外存入：1,500

• 7月份对账单尚未显示此款项

• 对账时，将1,500加到对账单上

• 调整后的银行余额：6,500

• 1,500正是银行对账时的调整项

步骤3：从银行余额中减去未清支票

确定已清算支票和未清支票
在银行对账时，您需要明确区分每张支票的状态，以避免余额不符。

• 已清算支票是指银行已确认并从账户中扣款的支票

• 未清支票是指已签发但银行尚未处理的支票

• 这种情况通常发生在您在月底开具支票时

减少未清支票的银行余额
在对账时，需要从银行余额中减去银行尚未确认的支票。

• 这是准确银行对账方法中必不可少的一步

• 目标是反映实际可用的资金金额

易于理解的银行对账示例
一步步应用可帮助您快速检查并避免混淆。

• 初始银行余额：5,000

• 加上待处理存款：1,500

• 调整后的银行余额：6,500

• 月底有5张未清支票，总价值：3,000

• 从调整后的余额中减去3,000

• 最终银行余额：3,500

检查上月未清支票
为了全面对账，不应只查看当月的对账单。

• 重新检查上月对账单，核对仍未清算的支票

• 确认这些支票是否已在本月由银行处理

• 如果支票仍未清算，需要联系收款人以找出原因

处理异常的长期未清支票
长期未清的支票可能隐藏财务风险。

• 超过一个月的未清支票可能已丢失

• 需要主动联系收款人以确认状态

• 必要时，考虑作废支票并重新签发

步骤4：检查并处理银行方面的错误

将银行对账单与内部账簿进行比较
在为个人或企业进行银行对账时，您需要密切核对银行对账单和内部记录数据。对于企业而言，现金数据通常记录在总账 (general ledger) 中。

• 核对总账上的每笔现金交易与银行对账单上的活动

• 注意不明来源或无法解释的交易

• 如果发现异常交易，需要立即联系银行进行核实

识别银行常见的处理错误
并非所有差异都源于内部错误，银行也可能录入错误。

• 常见错误是记录金额时数字位置颠倒

• 例如：记录570而非750

• 由于此错误造成的差异通常是9的倍数，这有助于您识别

• 正确识别银行错误后，需要联系银行要求调整

银行调整后消除差异
银行纠正错误后，对账时的差异将自动处理。

• 银行余额得到正确更新

• 银行对账调整项被消除

• 确保余额与内部账簿一致

区分银行错误和欺诈风险
如果不是处理错误，差异可能源于欺诈。

• 非您或企业执行的异常交易

• 支票被盗并被非法提款

• 这是小型企业常见的实际情况

及时处理欺诈交易
当在银行对账单上发现欺诈交易时，需要立即采取行动。

• 联系银行，告知未经授权的交易

• 银行核实并退款（如果证据充分）

• 退款后，银行对账的差额将最终处理

技巧2：如何处理总账余额差异

步骤1：确认所有支票均已由银行入账

对账前准备好所有报告和凭证
收到银行对账单时，您需要有相应的内部数据进行准确对账。

• 企业应从会计软件中打印本月的现金报告、已签发支票列表和存款

• 个人需要核对已保存的支票登记簿和存款单

• 目标是获得足够的证据来检查每笔交易

按支票号码顺序核对支票
按顺序检查有助于避免遗漏或重复。

• 按照支票号码顺序逐一查看已开出的支票

• 与对账单核对，确认支票已由银行支付

• 如果支票已出现在对账单上，则在账簿中记录已支付状态

• 可以直接在会计软件中或手动跟踪表中标记

检查上个月的支票
银行对账不仅限于当月交易。

• 重新检查上个月已开出的支票

• 检查它们是否已在本月对账单中入账

• 如果已支付，则更新记录中的状态

• 如果尚未支付，则需要联系收款人核实情况

列出未付支票清单
完成检查后，您需要汇总所有尚未由银行入账的支票。

• 注明支票号码

• 注明金额

• 注明收款人

• 此清单可帮助您控制未清偿的支付义务

确定银行对账时未清支票的总价值
未付支票的总金额在对账过程中非常重要。

• 此总额即为本月未付支票的价值

• 这是银行对账时的一项调整

• 该数据用于在对账时从银行余额中扣除

步骤2：确认所有存款均已由银行入账

准备存款清单以进行银行对账
开始之前，您需要汇总本月所有已存入的款项。

• 企业应从会计软件中打印本月存款清单

• 同时核对所有已保存的存款单

• 个人需要核对支票簿中的存款清单和存款单

将存款与银行对账单进行核对
收到对账单时，请重点检查银行已入账的款项。

• 查看本月银行对账单上显示的存款清单

• 将每笔款项与内部数据进行比较，以发现遗漏

按时间顺序核对存款
按日期检查有助于确保不遗漏交易。

• 按照存款日期顺序重新查看支票簿或会计报告中的所有存款

• 确认每笔款项是否已出现在银行对账单上

• 如果已入账，则在跟踪簿中标记已入银行状态

检查上个月待处理的存款
不应忽略上期末产生的存款。

• 重新检查上月末待处理的存款

• 检查它们是否已由银行在本月对账单中入账

• 如果已入账，则更新状态以避免对账时重复

列出未入账的存款清单
完成核对后，需要汇总所有尚未出现在对账单上的款项。

• 注明存款金额

• 注明存款日期

• 此清单反映了本月待处理的存款

确定银行对账时待处理存款的总额
未入账存款的总价值在对账中起着重要作用。

• 此总金额即为待处理存款

• 这是银行对账时的一项调整

• 该数据用于在对账时加到银行余额中

步骤3：调整现金簿中的银行费用和自动交易

扣除银行服务费
在银行对账时，您需要全面更新银行已扣除但现金簿尚未记录的所有费用。

• 月度账户服务费

• 透支费

• 银行收取的其他处理费

• 这些款项通常出现在银行对账单上，但月末尚未及时记录到现金簿中

• 需要从现金簿中扣除这些费用，以使数据匹配

处理未入账的费用
如果费用已出现在对账单上但尚未记录在账簿中，则需要进行调整。

• 例如：对账单显示服务费10

• 现金簿尚未记录此款项

• 需要从现金簿中扣除10

• 在入账之前，此款项被视为银行对账时的差额

将银行利息计入现金簿
产生的利息通常只有在收到对账单时才知道。

• 银行自动将利息计入账户

• 您需要根据所获得的利息增加现金簿

• 在更新之前，此利息也是银行对账时的一项调整

扣除自动付款
许多账户都设置了定期支付每月账单。

• 如果不跟踪扣款计划，您可能在查看对账单之前不知道交易

• 检查对账单以发现自动扣款

• 记录并从现金簿中扣除这些款项

• 全面更新将消除对账时的差额

处理因资金不足而被退回的支票
退回的支票是需要立即在现金簿中进行调整的情况。

• 对账单显示支票因资金不足（NSF）而被退回

• 该款项实际上从未进入账户

• 需要从现金簿中扣除支票的全部价值

• 如果银行额外收取坏支票处理费，也必须扣除此费用

• 如果出现透支，需要额外记录透支费

步骤4：检查并纠正本月发生的记录错误

核对现金簿中因记录错误而产生的错误
在银行对账过程中，不少差异是由于内部记录错误造成的。

• 错误记录支票金额或存款金额

• 更新现金簿时输入错误数据

• 这些错误会造成银行对账时的差额，需要立即纠正

对账时识别数字倒置错误
一个非常典型的迹象，有助于发现记录错误，是按规律出现的差异。

• 如果余额相差9的倍数，如270或630

• 很可能您在记录时倒置了数字位置

• 例如：实际支票金额为310，但错误记录为130

• 这种错误很常见，如果不仔细检查很容易被忽视

纠正错误以消除差异
一旦确定了原因，就需要立即在现金簿中进行调整。

• 根据原始凭证修改正确的金额

• 确保现金账准确反映实际交易

• 调整后，差异将消除

最后重新检查银行对账公式
此步骤有助于确认整个对账过程已准确完成。

• 账面现金余额

• 加或减所有对账差异

• 结果必须等于银行对账单上的余额

• 如果仍然不匹配，需要重新检查每个步骤，直到确定所有差异

参考来源

1. http://www.accountingtools.com/questions-and-answers/
   what-is-the-purpose-of-a-bank-reconciliation.html
2. https://www.youtube.com/watch?v=aeOOZdLTX0s
3. http://accountingexplained.com/financial/
   cash-and-equiv/bank-reconciliation
4. http://docs.oracle.com/cd/E39583_01/fscm92pbr0/eng/fscm/fsbk/
   concept_UnderstandingBooktoBankReconciliation-9f258f.html
5. http://accountinginfocus.com/financial-accounting/
   cash-financial-accounting/cash-bank-reconciliations/
6. https://www.youtube.com/watch?v=aeOOZdLTX0s
7. https://www.youtube.com/watch?v=BoSZZCUP_iA
8. https://www.youtube.com/watch?v=9LfnlMz2Aic

翻译：Lesley Collins Tran。