小型企业管理：3条高效管理经验

据统计，超过90%的越南企业是小微企业，但并非所有人都知道如何管理才能持续生存和发展。许多企业主都面临着整天忙碌但利润仍然很低的困境，这是因为他们缺乏全面的管理思维和清晰的流程。

本文将帮助您了解如何实际且易于操作地管理小微企业：从财务管理、客户服务、人员运营到优化运营和业务发展。无论您是初创企业还是经营多年，以下内容都将帮助您掌控企业而不是被企业“牵着鼻子走”，从而节省时间、降低风险并增加长期增长的机会。

经营小微企业须知

选择你擅长并充满热情的领域

• 在自己熟悉的领域创业有助于降低风险，并更快地做出决策。

• 足够大的热情会帮助你在营收不稳定或初期遇到困难时坚持下去。

• 对于小微企业，企业主往往身兼数职，因此了解行业是生存的关键优势。

在考虑利润之前先稳定运营

• 专注于完善销售、客户服务和工作流程等核心运营活动。

• 确保客户获得始终如一、准时、符合承诺的服务。

• 当运营顺畅时，利润会更稳定地到来，而不是快速增长然后崩溃。

严格控制成本，但不牺牲质量

• 限制不必要的开支，以有效管理现金流，尤其是在初期阶段。

• 优先考虑那些直接创造价值的支出，如产品、服务和客户体验。

• 不要削减影响声誉的因素，因为质量是留住客户的长期基础。

经验 1：思维和专注：商业成功的关键

步骤 1：从热情和现有优势开始创业

选择你喜欢并了解的行业

• 在您拥有实际知识的领域创业，这些知识可能来自您之前的工作经验，或者是一种可以发展为职业的认真爱好。

• 当你了解这个行业时，你将避免许多基本错误，并在管理小型企业的过程中做出更准确的决策。

• 热情是帮助你保持日常动力的因素，尤其是在收入不如预期的时候。

如果没有投入，就不要追逐利润

• 一个商业理念在纸面上可能看起来很有吸引力，但如果你不喜欢它，放弃的可能性会很高。

• 利润固然重要，但它很少足以让你每天早到，不断改进并推动长期增长。

• 对于小微企业而言，业主的坚韧往往决定了商业模式的存亡。

利用现有经验，顺利起步

• 例如，如果你曾经做过咖啡师或咖啡馆服务员，并且喜欢优质咖啡，那么开一家小咖啡馆将有很多优势。

• 你已经了解了原料、流程、客户和基本的服务标准。

• 行业知识和热情的结合将帮助您建立一个实际、易于运营并具有长期发展潜力的企业。

步骤 2：在经营小微企业时明确目标

从目标开始，而不仅仅是金钱

• 大多数成功的小微企业并非为钱而创办，而是为了一个更大的目标。

• 目标能让你在做决策时有清晰的方向，并在遇到困难时不轻易放弃。

• 利润仍然重要，但它应该是正确行动的结果，而不是唯一的目标。

选择一个具有实际价值的目标

• 目标可以是为当地社区创造就业机会。

• 或者解决你在日常生活中经常遇到的问题。

• 或者追求一个足够大的热情，让你能够长期投入。

• 这是小型企业可持续经营的重要基础。

将目标作为运营的指导方针

• 清晰的目标有助于您构建一致的产品、服务和客户体验。

• 当面临财务困难或竞争压力时，目标将帮助您保持正确的方向。

• 有明确“存在理由”的企业通常更容易赢得客户的信任。

实际应用示例

• 对于小型咖啡馆模式，目标可以是为每位顾客提供一杯美味且稳定的咖啡。

• 或者建造一个供人们见面、聊天和交流的空间。

• 当目标明确时，从选择原料、培训员工到客户服务的每一个决策都变得更容易。

步骤 3：创业前充分了解客户

在开公司前进行市场调研

• 花时间了解你将要进入的市场和行业，以避免凭直觉行事。

• 确定哪些产品或服务有实际需求，而不仅仅是“听起来不错”的想法。

• 参考美国小企业管理局等可靠来源的报告和数据，以掌握消费趋势和市场需求。

明确你的购买者是谁

• 具体回答：谁会购买你的产品或使用你的服务？

• 他们的年龄、习惯、消费水平以及他们选择你而不是竞争对手的原因是什么？

• 在经营小微企业时，你对客户了解得越透彻，试错成本就越低。

根据不同客户群体调整产品

• 对于咖啡馆，你需要自问：

  • 你服务的是那些懂得品尝咖啡、愿意为一杯手冲咖啡等待5分钟的人吗？

  • 还是服务那些需要快速购买带走的上班族？

  • 还是设计一个能同时满足这两类客户的模式？

• 每个客户群体都需要不同的服务速度、销售价格和体验。

了解客户才能更好地服务

• 当您知道客户需要什么时，您将：

  • 设计符合需求的产品

  • 传达正确的信息

  • 避免浪费在客户不关心的事物上

• 这是有效和可持续经营小微企业的核心要素。

步骤 4：从小处着手，而不是大目标

选择第一步，而不是设定过于遥远的目标

• 创业时，应专注于快速启动一个简单、低成本的模式。

• 如果资源有限，不要试图从一开始就建立一个“宏伟”的企业。

• 在经营小微企业时，生存和稳定运营的能力比初始规模更重要。

建立一个可以立即运行的模型

• 优先选择易于实施、风险低且现金流早的商业模式。

• 一个规模虽小但运作高效的模式，将证明您的想法有能力创造真正的收入。

• 如果您将来想融资或扩张，这是一个关键因素。

避免为过大的目标“烧钱”

• 许多小微企业失败，是因为目标过高，需要大量资金并依赖投资者。

• 在市场尚未验证的情况下，借贷或大笔融资会带来沉重压力。

• 从小处着手，可以让你快速学习，少犯错误，并及时调整。

实际应用示例

• 对于咖啡商业模式，与其立即建立一个从进口、烘焙到包装的大型系统，不如：

  • 从一家小型咖啡馆开始

  • 然后尝试采购咖啡豆

  • 逐步扩展到烘焙并建立品牌

• 每一步都基于实际结果，而不是期望。

步骤 5：在经营中建立支持网络

放下自我，主动寻求帮助

• 许多小微企业失败并非因为缺乏创意，而是因为他们单打独斗。

• 承认自己需要建议，是小微企业管理中重要的成长一步。

• 成功人士通常善于快速提问、快速学习、快速纠错。

与志同道合的人建立联系

• 与以下人员建立关系：

  • 商业伙伴

  • 其他企业主

  • 会计师、律师、财务顾问

• 拥有实际经验的人会给你提供书本上没有的视角。

• 与优秀的人为伍有助于您学习有效的思维方式、能量和决策方法。

有选择地利用在线知识

• 互联网是小型企业的巨大信息库，涵盖从管理、营销到财务的方方面面。

• 优先选择以下来源：

  • 具有明确专业性

  • 具有实践经验

  • 内容更新及时且透明

• 避免采纳未经证实或仅以“快速致富”为目的的建议。

将人脉转化为长期优势

• 良好的人脉网络有助于您：

  • 做出更准确的决策

  • 避免重蹈他人的错误

  • 获得更多合作和拓展机会

• 这是小型企业可持续经营中一个隐性但非常重要的因素。

第6步：创业时寻找合适的导师

选择具有实际商业经验的人

• 一位好的导师是曾经或正在成功经营企业的人。

• 他们可以是亲戚、朋友或行业关系。

• 实战经验使他们能够提供比书本或理论更贴近实际的建议。

在重要问题上获得支持

• 导师可以帮助您：

  • 管理和招聘人员

  • 建立运营流程

  • 了解基本的税务、法律和财务问题

• 因为他们经历过，所以他们清楚地了解风险以及企业遇到困难时如何处理。

• 这是小型企业在初期运营中的巨大优势。

不一定非要同一种商业模式

• 导师不一定非要从事您创业的行业。

• 然而，如果他们曾经经营过类似的模式，那就更好了。

• 例如：

  • 开过咖啡馆的人会给出非常具体的建议

  • 餐馆老板仍然可以在运营、人员和客户服务方面提供良好的支持

主动寻求和建立关系

• 根据Alena Le Blanc的分享，创业者应该主动寻找导师，以获得更贴近自己行业的指导。

• 您可以：

  • 加入在线企业家社区

  • 在创业群组中建立联系

  • 拓展与志同道合者的关系

• 这些关系在企业建设初期尤为有用。

经验二：有效管理企业运营

第一步：从一开始就专注于核心业务

只做一件事并做到最好

• 刚创业时，不要试图抓住所有机会。

• 做好一件事胜过同时做很多事却做得不好。

• 在小型企业运营中，专注可以显著降低风险并提高效率。

避免过早扩张

• 产品或服务多元化只应在主要业务稳定后才进行。

• 过早接受外部项目或开拓新业务方向会分散您的时间和资源。

• 这通常会导致质量下降和运营难以控制。

将所有资源集中于主要目标

• 当您专注于一个领域时，您将：

  • 更快更准确地做出决策

  • 提高产品或服务质量

  • 优化成本和工作流程

• 这是小型企业可持续发展的重要基础。

实际应用示例

• 对于咖啡馆，如果发现其他地方通过出售杯子、T恤或咖啡配件来赚钱：

  • 如果您的咖啡质量尚未真正稳定，请不要急于效仿

  • 销售辅助商品可能会让您偏离制作美味咖啡的核心目标

• 当核心产品稳固后，再进行扩张会安全得多。

第二步：初期优先考虑现金流而非利润

现金流比利润更重要

• 刚创业时，利润并不是决定生死的因素。

• 许多小型企业倒闭不是因为亏损，而是因为现金耗尽。

• 在小型企业运营中，控制现金流是首要任务。

正确理解现金流

• 现金流是企业实际收入减去实际支出的金额。

• 即使报告显示盈利，但如果资金不能及时到位支付开支，企业仍面临风险。

• 缺乏稳定的现金流将导致您无法支付工资、租金或基本运营费用。

密切关注固定成本和收入

• 特别注意：

  • 租金成本

  • 员工工资

  • 每月原材料和运营费用

• 评估实际收入而非预期收入。

• 在最初几年，应接受较低的利润，以确保企业始终有周转资金。

初期将利润放在次要位置

• 最初的目标应该是：

  • 生存

  • 稳定运营

  • 保持正现金流

• 当现金流稳固后，利润会随着时间的推移逐渐改善。

• 这是许多小型企业得以生存和长期发展的现实思维。

第三步：从一开始就详细记录财务

跟踪所有收入和支出

• 为了有效经营小型企业，您需要养成记录所有费用和收入的习惯。

• 每一笔进出的钱都反映了企业的财务健康状况。

• 这有助于您控制现金流，避免不明原因的损失。

及早发现财务风险

• 当您清楚钱从何而来，去向何处时，您将：

  • 在为时过晚之前发现资金短缺的迹象

  • 主动调整支出计划

• 许多小型企业陷入危机，仅仅是因为没有密切关注账本。

了解哪里需要削减，哪里应该投资

• 清晰的记录有助于您：

  • 确定哪些支出是不必要的

  • 了解哪些产品或服务带来了良好的收入

• 这是在有控制的情况下增加收入或减少开支的基础，而不是盲目猜测。

实际应用示例

• 对于咖啡馆，请跟踪：

  • 每月购买多少咖啡豆

  • 售出多少杯咖啡

  • 原材料价格如何变化

• 当发现咖啡豆价格逐渐上涨时，您可以：

  • 考虑调整销售价格

  • 或者寻找更合适的供应商

第四步：从一开始就最大限度地控制成本

始终寻求以更少的成本实现相同的效果

• 在经营小型企业时，节约成本是生存法则。

• 在每一笔支出前，请问自己：有没有办法用更少的钱达到同样的效果？

• 这个习惯可以帮助您延长现金流，减轻初期的财务压力。

优先选择经济实惠但仍能确保运营的解决方案

• 如果二手设备仍然运行良好，可以考虑使用。

• 选择成本低但合适的推广方式，例如：

  • 传单

  • 口碑宣传

  • 免费或低成本的线上渠道

• 与供应商或客户重新协商付款条款，以更好地周转资金。

只在真正需要时才花钱

• 避免冲动购物或因为“看到别人这样做”而购买。

• 优先考虑直接产生收入或改善客户体验的支出。

• 保持精简的支出习惯有助于小企业更好地控制和灵活运作。

实际应用示例

• 对于咖啡馆：

  • 可以从一台旧但仍能正常工作的咖啡研磨机开始

  • 从一个供应商那里批量采购杯子、盖子、吸管，以获得更好的价格

• 这些小小的节省加起来将对现金流产生巨大的影响。

第五步：优化供应链以降低成本并提高利润

了解供应链直接影响利润

• 投入成本对小企业的利润率有很大影响。

• 供应链越精简，您浪费的金钱、时间和人力就越少。

• 在小企业运营中，良好管理供应链有助于企业稳定运营并易于扩展。

与供应商建立良好关系

• 与供应商保持定期联系并坦诚合作。

• 当您拥有良好关系时，您可以：

  • 按时稳定地收到货物

  • 在供应短缺时获得优先权

  • 协商更好的价格或更灵活的付款条款

• 这是许多小企业经常忽视的一大优势。

组织一致的交付和客户服务

• 安排明确的交付时间表，以避免原材料短缺或库存过多。

• 确保客户始终在承诺的时间内得到服务。

• 运营稳定性有助于提高信誉并留住长期客户。

消除原材料和人力的浪费

• 密切跟踪原材料的入库、使用和库存量。

• 发现导致损耗、过剩或效率低下的环节。

• 良好的供应链有助于您精简流程，同时不降低质量。

实际应用示例

• 对于咖啡馆：

  • 与咖啡豆供应商保持良好关系，以避免突然断货

  • 安排定期交货时间表，以确保质量稳定

  • 有机会尝试新豆、协商更好的价格或获得长期优惠

• 这有助于咖啡馆既节省成本又提升客户体验。

第六步：寻找战略合作伙伴以发展企业

正确理解战略合作伙伴

• 战略合作伙伴不仅仅是您的销售商，而是通过合作共同受益的一方。

• 在小企业运营中，正确的合作有助于您在不需要大量资金的情况下更快地增长。

• 一个好的合作伙伴可以带来长期价值，而不仅仅是短期利益。

主动与合适的企业建立联系

• 请接触那些可以补充您业务运营的实体，例如：

  • 原材料供应商

  • 技术、软件公司

  • 拥有相似客户但无直接竞争关系的企业

• 问问自己：这种合作对双方有什么好处？

利用合作的优势

• 有效的合作伙伴关系可以帮助您：

  • 获得免费的交叉推广

  • 降低投入成本或运营费用

  • 拓展新客户群体

• 这是小企业在不“烧钱”的情况下增加利润的聪明方式。

实际应用示例

• 对于咖啡馆：

  • 与供应商合作以获得优惠价格或提前试用新产品

  • 与面包店合作，互相介绍客户

  • 在咖啡馆出售合作伙伴的烘焙食品，反之亦然

• 双方都能增加收入，而无需开设更多门店。

第七步：负责任地管理商业借贷

正确评估偿债能力

• 在借款之前，请实际计算企业是否有足够的现金流来偿还债务。

• 不要基于期望借款，而要基于现有收入和支出借款。

• 在小企业运营中，良好地控制债务可以帮助您避免长期财务压力。

只在真正需要时才借款

• 经营总是有风险的，所以请尽量减少财务义务。

• 只借最低限度的资金，以确保企业能够正常运营。

• 避免为那些尚未直接产生收入的项目额外借款。

优先于其他计划偿还债务

• 一旦借款，请安排现金流尽快偿还债务。

• 优先偿还债务，然后再考虑：

  • 扩展产品

  • 升级设备

  • 投资那些不紧急的计划

• 尽早偿还债务有助于您减轻利息压力和财务风险。

实际应用示例

• 如果您借了20,000美元开咖啡馆：

  • 请专注于稳定销售并还清贷款

  • 在还清债务之前，不应扩大菜单或升级研磨机

• 当不再有债务时，企业将更加灵活和安全。

经验3：营销策略和可持续增长

第一步：在30秒内完善企业介绍

准备一个简短易懂的推介词

• 请准备一个大约30秒的介绍，简短到任何人都能立刻理解您的业务是什么。

• 一个好的推介词可以帮助您自信地进行：

  • 说服客户

  • 与合作伙伴交流

  • 向投资者融资

• 在小企业运营中，清晰的沟通是一个巨大的优势。

一个有效的推介词需要包含什么

• 目的：您的企业为何存在

• 主要产品或服务：您正在销售什么

• 差异点：您比竞争对手的独特之处

• 近期目标：短期发展计划

• 如果在30秒内无法清晰地阐述这些要点，您的商业计划需要重新调整。

保持语言简洁、实际

• 避免使用复杂的术语或冗长的表述。

• 请像向一个从未了解您企业的人解释一样。

• 推介词越容易理解，被记住的可能性就越高。

实际应用示例

• 对于咖啡馆，您可以介绍：

  • 您销售咖啡和饮品

  • 提供高品质、本地烘焙的咖啡

  • 在咖啡豆或咖啡馆体验方面具有独特之处

  • 计划开设新分店或推出新产品

• 听众只需30秒就能理解并产生兴趣。

第二步：从最初的销售开始建立服务信誉

良好的信誉是免费的广告形式

• 当顾客满意时，他们会向他人推荐你，并多次回购。

• 对于小企业来说，积极的口碑传播比付费广告更有价值。

• 在小企业运营中，良好的声誉有助于你更轻松、更长久地销售。

将每一次销售视为决定性机会

• 将每笔交易视为企业的成败都系于此。

• 一次糟糕的体验可能导致客户不再光顾，甚至影响整体声誉。

• 反之，一次良好的体验会留下深刻印象并建立信任。

在所有互动中保持一致性

• 产品和服务的质量需要每天保持稳定，不受情绪或环境影响。

• 你今天提供的服务方式需要与明天相同。

• 一致性是客户再次光顾时感到安心的关键因素。

实际应用案例

• 咖啡店为例：

  • 如果咖啡豆烘焙失败，宁愿倒掉也不要卖给顾客

  • 即使需要额外成本，也要始终把质量放在首位

• 顾客会记住你将他们的体验置于短期利润之上。

第三步：通过观察竞争对手快速学习并避免错误

观察竞争对手以吸取经验

• 刚开始时，竞争对手是最好的实际学习来源。

• 他们很可能在你之前已经尝试过并找到了有效的方法。

• 在小企业运营中，向先行者学习可以帮助你节省时间和成本。

找出竞争对手做得好的地方

• 不要只看产品，还要观察：

  • 他们如何服务客户

  • 运营流程

  • 他们如何营销和销售

• 如果他们能够生存并发展，那肯定有做得对的地方。

从学习他们的定价方式开始

• 定价策略是最容易观察和应用的关键因素。

• 与其自己尝试多种价格并承担风险，不如：

  • 参考市场普遍价格水平

  • 初期采用相似定价

• 这有助于客户更容易接受，并避免你“搬起石头砸自己的脚”。

实际应用案例

• 咖啡店为例：

  • 咖啡定价与周围咖啡店相似

  • 在充分了解成本和客户后，再根据自己的策略调整价格

• 这种方式比一开始就尝试过高或过低的价格更安全。

第四步：稳定后不断寻找增长机会

当企业运营良好时，避免停滞不前

• 当业务运营稳定后，最大的危险不是竞争，而是停滞不前。

• 许多小企业因为过于安于现状而停止发展。

• 在小企业运营中，有控制的增长是企业长期生存的关键因素。

确定合适的扩张方向

• 增长机会可能来自多个方面：

  • 更大的店面

  • 提高生产能力

  • 开设新分店

• 具体方向取决于你的商业模式、资源和目标。

• 不是不惜一切代价扩张，而是在准备充分时才扩张。

承担有计划的风险

• 扩张总是伴随着风险，但不扩张也是一种风险。

• 成功的企业明白，必须不断前进，而不是停留在原地。

• 重要的是，你基于数据和实际经验进行扩张，而不是凭感觉。

实际应用案例

• 咖啡店模式：

  • 当现有店面运营顺畅，客源稳定

  • 发现周边地区缺少优质咖啡店

  • 可以考虑开设新的销售点

• 或者根据实际情况，从一个小摊位发展成一家完整的咖啡店。

第五步：稳定后实现收入来源多元化

只有在主营业务稳固后才进行多元化

• 多元化有助于增加价值并降低小企业的风险。

• 然而，只有当核心产品或服务运营稳定后才应实施。

• 在小企业运营中，过早扩张会分散资源并失去控制。

观察顾客的购买行为

• 请注意观察：

  • 顾客通常在你的店里购买什么

  • 之后他们还需要去哪里购买其他东西

• 如果许多顾客有相同的补充需求，那就是创造额外收入的机会。

• 销售顾客真正需要的东西比创造新需求容易得多。

选择辅助产品或服务

• 优先选择以下产品：

  • 适合现有客户群

  • 不使运营复杂化

  • 可以低成本搭配销售

• 例如，对于咖啡店：

  • 增加糕点销售

  • 面包或小吃

  • 书籍、杂志或相关小商品

• 这些辅助收入来源可以在不增加店面的情况下显著提高收入。

从反馈和失败中学习

• 正如比尔·盖茨所说，从失败中吸取教训比成功更重要。

• 不满意的顾客是改进产品和服务最宝贵的信息来源。

• 倾听反馈有助于你正确调整多元化战略。

为企业主准备财务并降低风险

尽早全额支付各类保险费

• 请提前支付全年重要的保险费用，例如：

  • 责任险

  • 财产险

  • 其他强制性保险（如有）

• 这样做有助于你：

  • 避免意外法律风险

  • 一年内不中断现金流

• 在小企业运营中，保险是防御层，而非多余开支。

始终保持至少六个月的运营资金

• 企业应准备足够的资金，以支付至少6个月的运营费用。

• 这笔资金有助于你：

  • 在收入下降时站稳脚跟

  • 在市场波动时有时间调整策略

• 许多小企业失败并非因为商业模式不佳，而是因为资金过早耗尽。

正确理解本指南的目的

• 本内容旨在作为指南，帮助企业主：

  • 更高效地运营

  • 最大限度地利用现有资源

• 如果你需要关于具体流程、法律或运营的详细分步指南，建议参考更专业的资料：

  • 如何开始小型企业

  • 如何日常经营小型企业

谨慎使用个人资金用于企业

• 当您将个人资金投入公司时，财务风险会更高。

• 如果企业出现问题，您可能会：

  • 失去经营资本

  • 直接影响个人财务

• 将个人资金和企业资金明确分开，以更好地控制风险。

参考资料

1. https://www.entrepreneur.com/growing-a-business/
   10-tips-for-the-first-time-business-owner/307637
2. http://www.forbes.com/sites/nextavenue/2014/09/10/
   secrets-of-successful-small-business-owners/
3. http://www.richdad.com/Resources/Rich-Dad-Financial-Education-Blog/
   August-2013/3-Ways-to-Become-a-Successful-Business-Owner.aspx
4. https://www.investopedia.com/articles/pf/08/make-money-in-business.asp
5. http://www.forbes.com/sites/nextavenue/2014/09/10/
   secrets-of-successful-small-business-owners/
6. http://www.forbes.com/sites/davelavinsky/2013/04/02/
   does-your-business-have-strategic-partners-why-not/2/
7. http://quickbooks.intuit.com/r/managing-debt/
   5-ways-to-reduce-small-business-debt
8. https://www.investopedia.com/articles/pf/08/make-money-in-business.asp
   

译者：阮莉莉。